8. Benutzer und Rollen

Neuen Benutzer anlegen

Um einen neuen Zugang zur Software zu erstellen, unterscheiden Sie zunächst zwischen internen und externen Benutzern.

• Interne Benutzer sind Ihre Mitarbeiter, die bereits in der Software angelegt und in der Mitarbeiterliste aufgeführt sind.
• Externe Benutzer sind beispielsweise Ihr Lohnbuchhalter oder andere Personen außerhalb Ihres Unternehmens.

Je nach Auswahl klicken Sie entweder auf + Neuen externen Benutzer anlegen oder auf + Mitarbeiter eine neue Rolle zuweisen. Anschließend tragen Sie den Namen sowie die E-Mail-Adresse der Person ein. Im nächsten Schritt vergeben Sie eine Rolle, die den Umfang der Zugriffsrechte bestimmt. Eine detaillierte Beschreibung der verfügbaren Rollen finden Sie weiter unten in diesem Kapitel.

Der neu angelegte Benutzer erhält im Anschluss automatisch eine E-Mail von twodoxx by Neolohn. Sollte diese nicht im Posteingang erscheinen, empfehlen wir, den Spam-Ordner zu überprüfen.

In der E-Mail befindet sich ein Link, über den der Benutzer aufgefordert wird, ein individuelles Passwort für seinen Account zu erstellen. Das Passwort muss folgende Anforderungen erfüllen:

• mindestens 10 Zeichen
• enthaltene Sonderzeichen
• Groß- und Kleinbuchstaben
• Zahlen

Nach Abschluss der Passwortvergabe sind die E-Mail-Adresse und das gewählte Passwort die persönlichen Zugangsdaten für den Login in Neolohn.

Die Benutzerverwaltung und Rollenzuweisung finden Sie unter Verwaltung → Benutzer.

---

Die Rollen im Überblick

Neolohn unterscheidet sechs Rollen, die sich in ihrem Berechtigungsumfang von "voller Zugriff auf alles" bis "nur ein einzelnes Zeiterfassungsterminal" abstufen:

Rolle	Berechtigungsstufe
Sachbearbeiter	Höchste Berechtigung – voller Zugriff auf alle Funktionen
Chef vom Dienst (mit Budget)	Zweithöchste Berechtigung – kein Zugriff auf Unternehmensverwaltung, Berichte & Auswertungen
Chef vom Dienst	Wie „Chef vom Dienst (mit Budget)“, jedoch ohne Einsicht in Arbeitgeberkosten/Budget
Dienstplaner	Kann ausschließlich den Dienstplan schreiben – ohne Budget
Zeitenpfleger	Zugriff nur auf Zeiteneingabe und Dienstplan – ohne Budget
Zeiterfassung	Reine Benutzerrolle für ein Zeiterfassungsterminal

Sachbearbeiter

• Hat Zugriff auf die Unternehmensverwaltung
• Kann in Neolohn andere Benutzer anlegen und deaktivieren
• Kann in Neolohn Mitarbeitern weitere Rollen zuweisen
• Kann Mitarbeiter anlegen, auf den Dienstplan zugreifen, die Vergütung der Mitarbeiter sehen und verändern sowie Berichte und Dokumente erstellen
• Einzige Rolle mit vollem Zugriff auf Berechnen, Export und Abschluss sowie die vollständige Unternehmensverwaltung

Chef vom Dienst (mit Budget)

• Kann Mitarbeiter anlegen
• Kann auf den Dienstplan zugreifen (inkl. Schichtvorlagen, Tages-/Schichtnotiz) mit Budget-Einsicht
• Kann Arbeitszeiten bei den Mitarbeitern ergänzen und anpassen
• Kann Arbeitgeberkosten der Mitarbeiter sehen (in der Übersicht und im Dienstplan)
• Kann Urlaubsanträge über die Monatsübersicht genehmigen und ablehnen
• Kein Zugriff auf: Unternehmensverwaltung, Erstellung und Einsicht von Dokumenten und Berichten (Berichte nur als Stundenzettel), Berechnen/Export und Abschluss

Chef vom Dienst

• Kann dasselbe wie „Chef vom Dienst (mit Budget)“
• Zusätzlich kein Zugriff auf: Einsicht der Arbeitgeberkosten pro Mitarbeiter (Dienstplan und Übersichten ohne Budget-Daten)

Dienstplaner

• Kann ausschließlich den Dienstplan planen (Dienstplan, Schichtvorlagen, Tages-/Schichtnotiz) – ohne Budget
• Bei den Mitarbeiter-Stammdaten ausschließlich Lesezugriff auf: Vorname/Nachname, Qualifikation, Sollstunden/Iststunden, Urlaubstage/Überstunden, Wochenstunden
• Kein Zugriff auf Verwaltung, Berechnen, Berichte, Tages-/Monatsübersicht, Bewerbungen, Sofortmeldung, MA-App-Aktivierung oder Mitarbeiter-Archivierung

Zeitenpfleger

• Kann Arbeitszeiten bei den Mitarbeitern ergänzen und anpassen
• Zugriff nur auf die zeitrelevanten Daten der Mitarbeiter: Quick Info, Status, Urlaubsanträge genehmigen/ablehnen, Urlaubsverwaltung, Urlaubskonto, Gutzeitkonto, Krankheitstage
• Voller Zugriff auf den Dienstplan (inkl. Schichtvorlagen, Tages-/Schichtnotiz) – ohne Budget
• Kann in der Tages- und Monatsübersicht lesen/schreiben bzw. Urlaubsanträge genehmigen/ablehnen
• Kein Zugriff auf Verwaltung, Stammdaten-Bearbeitung, Berechnen, Berichte, Bewerbungen, Sofortmeldung, MA-App-Aktivierung oder Mitarbeiter-Archivierung

Zeiterfassung

• Systembenutzer, der ausschließlich auf die Zeiterfassung zugreifen kann
• Reine Benutzerrolle für ein Zeiterfassungsterminal, kein Zugriff auf alle übrigen Funktionsbereiche

Infos zum Aktivieren der Zeiterfassung auf Ihrem Tablet finden Sie hier: 3. Zeiterfassung

---

Detaillierte Berechtigungsmatrix nach Funktion

Für einen schnellen Vergleich aller Rollen auf einen Blick:

Funktion / Bereich	Sachbearbeiter	Chef vom Dienst (mit Budget)	Chef vom Dienst	Dienstplaner	Zeitenpfleger	Zeiterfass-ung
Verwaltung	Alles lesen & schreiben	Nein	Nein	Nein	Nein	Nein
Stammdaten Mitarbeiter	Alles lesen & schreiben	Übersicht,   Personalien, Beschäftigung ohne Währung,   Abgaben Steuer & Sozialversicherung, Zeitkonto, Zeiten,    Urlaubsanträge, Urlaub,   Gutzeitkonto, Zeiten anlegen und ändern	Übersicht,   Personalien, Beschäftigung ohne Währung,   Abgaben Steuer & Sozialversicherung, Zeitkonto, Zeiten, Urlaubsanträge, Urlaub, Gutzeitkonto, Zeiten anlegen und ändern	Nur lesen:   Vorname/ Nachname, Qualifikation,   Sollstunden/ Iststunden,   Urlaubstage/Überstunden, Wochenstunden	Quick Info lesen,   Status lesen,   Urlaubsanträge genehmigen/ ablehnen, Urlaubsverwaltung, Urlaubskonto lesen, Gutzeitkonto lesen, Kranktage lesen, Arbeitszeiten bearbeiten	Nein
Berechnen	Ja	Nein	Nein	Nein	Nein	Nein
Export und Abschluss	Ja	Nein	Nein	Nein	Nein	Nein
Berichte	Alles lesen & schreiben	Nur Stundenzettel	Nur Stundenzettel	Nein	Nein	Nein
Dienstplan	Alles lesen & schreiben	Dienstplan lesen & schreiben, Schichtvorlagen lesen & schreiben – mit Budget, Tagesnotiz, Schichtnotiz	Dienstplan lesen & schreiben, Schichtvorlagen lesen & schreiben – ohne Budget, Tagesnotiz, Schichtnotiz	Dienstplan lesen & schreiben, Schichtvorlagen lesen & schreiben – ohne Budget, Tagesnotiz, Schichtnotiz	Dienstplan lesen & schreiben, Schichtvorlagen lesen & schreiben – ohne Budget, Tagesnotiz, Schichtnotiz	Nein
Tagesübersicht	Alles lesen & schreiben	Lesen & schreiben	Lesen & schreiben	Nein	Lesen & schreiben	Nein
Monatsübersicht	Alles lesen & schreiben	Urlaubsanträge genehmigen & ablehnen	Urlaubsanträge genehmigen & ablehnen	Nein	Urlaubsanträge genehmigen & ablehnen	Nein
Bewerbungen	Versenden von Bewerbungslink	Versenden von Bewerbungslink	Versenden von Bewerbungslink	Nein	Nein	Nein
Sofortmeldung	Ja	Ja	Ja	Nein	Nein	Nein
MA App aktivieren	Ja	Ja	Ja	Nein	Nein	Nein
Mitarbeiter archivieren	Ja	Ja	Ja	Nein	Nein	Nein
GPS-Daten	Ja	Ja	Ja	Ja	Nein	Nein

---