# 8. Benutzer und Rollen

## Neuen Benutzer anlegen

Um einen neuen Zugang zur Software zu erstellen, unterscheiden Sie zunächst zwischen **internen** und **externen Benutzern**.

- **Interne Benutzer** sind Ihre Mitarbeiter, die bereits in der Software angelegt und in der Mitarbeiterliste aufgeführt sind.
- **Externe Benutzer** sind beispielsweise Ihr Lohnbuchhalter oder andere Personen außerhalb Ihres Unternehmens.

Je nach Auswahl klicken Sie entweder auf **+ Neuen externen Benutzer anlegen** oder auf **+ Mitarbeiter eine neue Rolle zuweisen**. Anschließend tragen Sie den **Namen** sowie die **E-Mail-Adresse** der Person ein. Im nächsten Schritt vergeben Sie eine **Rolle**, die den Umfang der Zugriffsrechte bestimmt. Eine detaillierte Beschreibung der verfügbaren Rollen finden Sie weiter unten in diesem Kapitel.

Der neu angelegte Benutzer erhält im Anschluss automatisch eine **E-Mail von twodoxx by Neolohn**. Sollte diese nicht im Posteingang erscheinen, empfehlen wir, den **Spam-Ordner** zu überprüfen.

In der E-Mail befindet sich ein Link, über den der Benutzer aufgefordert wird, ein **individuelles Passwort** für seinen Account zu erstellen. Das Passwort muss folgende Anforderungen erfüllen:

- mindestens **10 Zeichen**
- enthaltene **Sonderzeichen**
- **Groß- und Kleinbuchstaben**
- **Zahlen**

Nach Abschluss der Passwortvergabe sind die **E-Mail-Adresse** und das **gewählte Passwort** die persönlichen Zugangsdaten für den Login in Neolohn.

Die Benutzerverwaltung und Rollenzuweisung finden Sie unter **Verwaltung → Benutzer**.

[![Benutzer.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/benutzer.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/benutzer.png)

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## Die Rollen im Überblick

Neolohn unterscheidet sechs Rollen, die sich in ihrem Berechtigungsumfang von "voller Zugriff auf alles" bis "nur ein einzelnes Zeiterfassungsterminal" abstufen:

<table id="bkmrk-rolle-berechtigungss"><thead><tr><th>Rolle</th><th>Berechtigungsstufe</th></tr></thead><tbody><tr><td>**Sachbearbeiter**</td><td>Höchste Berechtigung – voller Zugriff auf alle Funktionen</td></tr><tr><td>**Chef vom Dienst (mit Budget)**</td><td>Zweithöchste Berechtigung – kein Zugriff auf Unternehmensverwaltung, Berichte &amp; Auswertungen</td></tr><tr><td>**Chef vom Dienst**</td><td>Wie „Chef vom Dienst (mit Budget)“, jedoch **ohne Einsicht in Arbeitgeberkosten/Budget**</td></tr><tr><td>**Dienstplaner**</td><td>Kann ausschließlich den Dienstplan schreiben – ohne Budget</td></tr><tr><td>**Zeitenpfleger**</td><td>Zugriff nur auf Zeiteneingabe und Dienstplan – ohne Budget</td></tr><tr><td>**Zeiterfassung**</td><td>Reine Benutzerrolle für ein Zeiterfassungsterminal</td></tr></tbody></table>

### Sachbearbeiter

- Hat Zugriff auf die Unternehmensverwaltung
- Kann in Neolohn andere Benutzer anlegen und deaktivieren
- Kann in Neolohn Mitarbeitern weitere Rollen zuweisen
- Kann Mitarbeiter anlegen, auf den Dienstplan zugreifen, die Vergütung der Mitarbeiter sehen und verändern sowie Berichte und Dokumente erstellen
- Einzige Rolle mit vollem Zugriff auf **Berechnen**, **Export und Abschluss** sowie die vollständige **Unternehmensverwaltung**

### Chef vom Dienst (mit Budget)

- Kann Mitarbeiter anlegen
- Kann auf den Dienstplan zugreifen (inkl. Schichtvorlagen, Tages-/Schichtnotiz) **mit Budget-Einsicht**
- Kann Arbeitszeiten bei den Mitarbeitern ergänzen und anpassen
- Kann Arbeitgeberkosten der Mitarbeiter sehen (in der Übersicht und im Dienstplan)
- Kann Urlaubsanträge über die Monatsübersicht genehmigen und ablehnen
- **Kein Zugriff** auf: Unternehmensverwaltung, Erstellung und Einsicht von Dokumenten und Berichten (Berichte nur als Stundenzettel), Berechnen/Export und Abschluss

### Chef vom Dienst

- Kann dasselbe wie „Chef vom Dienst (mit Budget)“
- **Zusätzlich kein Zugriff** auf: Einsicht der Arbeitgeberkosten pro Mitarbeiter (Dienstplan und Übersichten ohne Budget-Daten)

### Dienstplaner

- Kann ausschließlich den Dienstplan planen (Dienstplan, Schichtvorlagen, Tages-/Schichtnotiz) – **ohne Budget**
- Bei den Mitarbeiter-Stammdaten ausschließlich **Lesezugriff** auf: Vorname/Nachname, Qualifikation, Sollstunden/Iststunden, Urlaubstage/Überstunden, Wochenstunden
- Kein Zugriff auf Verwaltung, Berechnen, Berichte, Tages-/Monatsübersicht, Bewerbungen, Sofortmeldung, MA-App-Aktivierung oder Mitarbeiter-Archivierung

### Zeitenpfleger

- Kann Arbeitszeiten bei den Mitarbeitern ergänzen und anpassen
- Zugriff nur auf die zeitrelevanten Daten der Mitarbeiter: Quick Info, Status, Urlaubsanträge genehmigen/ablehnen, Urlaubsverwaltung, Urlaubskonto, Gutzeitkonto, Krankheitstage
- Voller Zugriff auf den Dienstplan (inkl. Schichtvorlagen, Tages-/Schichtnotiz) – **ohne Budget**
- Kann in der Tages- und Monatsübersicht lesen/schreiben bzw. Urlaubsanträge genehmigen/ablehnen
- Kein Zugriff auf Verwaltung, Stammdaten-Bearbeitung, Berechnen, Berichte, Bewerbungen, Sofortmeldung, MA-App-Aktivierung oder Mitarbeiter-Archivierung

### Zeiterfassung

- Systembenutzer, der ausschließlich auf die Zeiterfassung zugreifen kann
- Reine **Benutzerrolle für ein Zeiterfassungsterminal**, kein Zugriff auf alle übrigen Funktionsbereiche

Infos zum Aktivieren der Zeiterfassung auf Ihrem Tablet finden Sie hier: [3. Zeiterfassung](https://handbuch.neolohn.de/books/neolohn-kunden-handbuch/page/3-zeiterfassung)

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## Detaillierte Berechtigungsmatrix nach Funktion

Für einen schnellen Vergleich aller Rollen auf einen Blick:

<table id="bkmrk-funktion-%2F-bereich-s" style="width: 103.452%; height: 1444px;"><thead><tr style="height: 96.125px;"><th style="width: 15.1371%; height: 96.125px;">Funktion / Bereich</th><th style="width: 14.6603%; height: 96.125px;">Sachbearbeiter</th><th style="width: 16.9249%; height: 96.125px;">Chef vom Dienst (mit Budget)</th><th style="width: 15.1371%; height: 96.125px;">Chef vom Dienst</th><th style="width: 12.3957%; height: 96.125px;">Dienstplaner</th><th style="width: 16.091%; height: 96.125px;">Zeitenpfleger</th><th style="width: 9.65392%; height: 96.125px;">Zeiterfass-ung</th></tr></thead><tbody><tr style="height: 86.9375px;"><td style="width: 15.1371%; height: 86.9375px;">**Verwaltung**</td><td style="width: 14.6603%; height: 86.9375px;">Alles lesen &amp; schreiben</td><td style="width: 16.9249%; height: 86.9375px;">Nein</td><td style="width: 15.1371%; height: 86.9375px;">Nein</td><td style="width: 12.3957%; height: 86.9375px;">Nein</td><td style="width: 16.091%; height: 86.9375px;">Nein</td><td style="width: 9.65392%; height: 86.9375px;">Nein</td></tr><tr style="height: 310.938px;"><td style="width: 15.1371%; height: 310.938px;">**Stammdaten Mitarbeiter**</td><td style="width: 14.6603%; height: 310.938px;">Alles lesen &amp; schreiben</td><td style="width: 16.9249%; height: 310.938px;">Übersicht,

Personalien, Beschäftigung ohne Währung,

Abgaben Steuer &amp; Sozialversicherung, Zeitkonto, Zeiten,

Urlaubsanträge, Urlaub,

Gutzeitkonto, Zeiten anlegen und ändern

</td><td style="width: 15.1371%; height: 310.938px;">Übersicht,

Personalien, Beschäftigung ohne Währung,

Abgaben Steuer &amp; Sozialversicherung,

Zeitkonto, Zeiten, Urlaubsanträge, Urlaub, Gutzeitkonto, Zeiten anlegen und ändern

</td><td style="width: 12.3957%; height: 310.938px;">Nur lesen:

Vorname/

Nachname, Qualifikation,

Sollstunden/

Iststunden,

Urlaubstage/Überstunden, Wochenstunden

</td><td style="width: 16.091%; height: 310.938px;">Quick Info lesen,

Status lesen,

Urlaubsanträge genehmigen/

ablehnen, Urlaubsverwaltung,

Urlaubskonto lesen, Gutzeitkonto lesen, Kranktage lesen, Arbeitszeiten bearbeiten

</td><td style="width: 9.65392%; height: 310.938px;">Nein</td></tr><tr style="height: 61.5938px;"><td style="width: 15.1371%; height: 61.5938px;">**Berechnen**</td><td style="width: 14.6603%; height: 61.5938px;">Ja</td><td style="width: 16.9249%; height: 61.5938px;">Nein</td><td style="width: 15.1371%; height: 61.5938px;">Nein</td><td style="width: 12.3957%; height: 61.5938px;">Nein</td><td style="width: 16.091%; height: 61.5938px;">Nein</td><td style="width: 9.65392%; height: 61.5938px;">Nein</td></tr><tr style="height: 61.5938px;"><td style="width: 15.1371%; height: 61.5938px;">**Export und Abschluss**</td><td style="width: 14.6603%; height: 61.5938px;">Ja</td><td style="width: 16.9249%; height: 61.5938px;">Nein</td><td style="width: 15.1371%; height: 61.5938px;">Nein</td><td style="width: 12.3957%; height: 61.5938px;">Nein</td><td style="width: 16.091%; height: 61.5938px;">Nein</td><td style="width: 9.65392%; height: 61.5938px;">Nein</td></tr><tr style="height: 97.9375px;"><td style="width: 15.1371%; height: 97.9375px;">**Berichte**</td><td style="width: 14.6603%; height: 97.9375px;">Alles lesen &amp; schreiben</td><td style="width: 16.9249%; height: 97.9375px;">Nur Stundenzettel</td><td style="width: 15.1371%; height: 97.9375px;">Nur Stundenzettel</td><td style="width: 12.3957%; height: 97.9375px;">Nein</td><td style="width: 16.091%; height: 97.9375px;">Nein</td><td style="width: 9.65392%; height: 97.9375px;">Nein</td></tr><tr style="height: 175.938px;"><td style="width: 15.1371%; height: 175.938px;">**Dienstplan**</td><td style="width: 14.6603%; height: 175.938px;">Alles lesen &amp; schreiben</td><td style="width: 16.9249%; height: 175.938px;">Dienstplan lesen &amp; schreiben, Schichtvorlagen lesen &amp; schreiben – **mit Budget**, Tagesnotiz, Schichtnotiz</td><td style="width: 15.1371%; height: 175.938px;">Dienstplan lesen &amp; schreiben, Schichtvorlagen lesen &amp; schreiben – **ohne Budget**, Tagesnotiz, Schichtnotiz</td><td style="width: 12.3957%; height: 175.938px;">Dienstplan lesen &amp; schreiben, Schichtvorlagen lesen &amp; schreiben – **ohne Budget**, Tagesnotiz, Schichtnotiz</td><td style="width: 16.091%; height: 175.938px;">Dienstplan lesen &amp; schreiben, Schichtvorlagen lesen &amp; schreiben – **ohne Budget**, Tagesnotiz, Schichtnotiz</td><td style="width: 9.65392%; height: 175.938px;">Nein</td></tr><tr style="height: 80.9375px;"><td style="width: 15.1371%; height: 80.9375px;">**Tagesübersicht**</td><td style="width: 14.6603%; height: 80.9375px;">Alles lesen &amp; schreiben</td><td style="width: 16.9249%; height: 80.9375px;">Lesen &amp; schreiben</td><td style="width: 15.1371%; height: 80.9375px;">Lesen &amp; schreiben</td><td style="width: 12.3957%; height: 80.9375px;">Nein</td><td style="width: 16.091%; height: 80.9375px;">Lesen &amp; schreiben</td><td style="width: 9.65392%; height: 80.9375px;">Nein</td></tr><tr style="height: 104.938px;"><td style="width: 15.1371%; height: 104.938px;">**Monatsübersicht**</td><td style="width: 14.6603%; height: 104.938px;">Alles lesen &amp; schreiben</td><td style="width: 16.9249%; height: 104.938px;">Urlaubsanträge genehmigen &amp; ablehnen</td><td style="width: 15.1371%; height: 104.938px;">Urlaubsanträge genehmigen &amp; ablehnen</td><td style="width: 12.3957%; height: 104.938px;">Nein</td><td style="width: 16.091%; height: 104.938px;">Urlaubsanträge genehmigen &amp; ablehnen</td><td style="width: 9.65392%; height: 104.938px;">Nein</td></tr><tr style="height: 99.5156px;"><td style="width: 15.1371%; height: 99.5156px;">**Bewerbungen**</td><td style="width: 14.6603%; height: 99.5156px;">Versenden von Bewerbungslink</td><td style="width: 16.9249%; height: 99.5156px;">Versenden von Bewerbungslink</td><td style="width: 15.1371%; height: 99.5156px;">Versenden von Bewerbungslink</td><td style="width: 12.3957%; height: 99.5156px;">Nein</td><td style="width: 16.091%; height: 99.5156px;">Nein</td><td style="width: 9.65392%; height: 99.5156px;">Nein</td></tr><tr style="height: 61.5938px;"><td style="width: 15.1371%; height: 61.5938px;">**Sofortmeldung**</td><td style="width: 14.6603%; height: 61.5938px;">Ja</td><td style="width: 16.9249%; height: 61.5938px;">Ja</td><td style="width: 15.1371%; height: 61.5938px;">Ja</td><td style="width: 12.3957%; height: 61.5938px;">Nein</td><td style="width: 16.091%; height: 61.5938px;">Nein</td><td style="width: 9.65392%; height: 61.5938px;">Nein</td></tr><tr style="height: 61.5938px;"><td style="width: 15.1371%; height: 61.5938px;">**MA App aktivieren**</td><td style="width: 14.6603%; height: 61.5938px;">Ja</td><td style="width: 16.9249%; height: 61.5938px;">Ja</td><td style="width: 15.1371%; height: 61.5938px;">Ja</td><td style="width: 12.3957%; height: 61.5938px;">Nein</td><td style="width: 16.091%; height: 61.5938px;">Nein</td><td style="width: 9.65392%; height: 61.5938px;">Nein</td></tr><tr style="height: 61.5938px;"><td style="width: 15.1371%; height: 61.5938px;">**Mitarbeiter archivieren**</td><td style="width: 14.6603%; height: 61.5938px;">Ja</td><td style="width: 16.9249%; height: 61.5938px;">Ja</td><td style="width: 15.1371%; height: 61.5938px;">Ja</td><td style="width: 12.3957%; height: 61.5938px;">Nein</td><td style="width: 16.091%; height: 61.5938px;">Nein</td><td style="width: 9.65392%; height: 61.5938px;">Nein</td></tr><tr style="height: 76.555px;"><td style="width: 15.1371%; height: 76.555px;">**GPS-Daten**</td><td style="width: 14.6603%; height: 76.555px;">Ja</td><td style="width: 16.9249%; height: 76.555px;">*Ja*</td><td style="width: 15.1371%; height: 76.555px;">*Ja*</td><td style="width: 12.3957%; height: 76.555px;">*Ja*</td><td style="width: 16.091%; height: 76.555px;">Nein</td><td style="width: 9.65392%; height: 76.555px;">*Nein*</td></tr></tbody></table>

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