# 8. Benutzer und Rollen
### Neuen Benutzer anlegen
Um einen neuen Zugang zur Software zu erstellen, unterscheiden Sie zunächst zwischen **internen** und **externen Benutzern**.
- **Interne Benutzer** sind Ihre Mitarbeiter, die bereits in der Software angelegt und in der Mitarbeiterliste aufgeführt sind.
- **Externe Benutzer** sind beispielsweise Ihr Lohnbuchhalter oder andere Personen außerhalb Ihres Unternehmens.
Je nach Auswahl klicken Sie entweder auf **+Neuen externen Benutzer anlegen** oder auf **+Mitarbeiter eine neue Rolle zuweisen**. Anschließend tragen Sie den **Namen** sowie die **E-Mail-Adresse** der Person ein. Im nächsten Schritt vergeben Sie eine **Rolle**, die den Umfang der Zugriffsrechte bestimmt. Eine detaillierte Beschreibung der verfügbaren Rollen finden Sie weiter unten in diesem Handbuch.
---
Der neu angelegte Benutzer erhält im Anschluss automatisch eine **E-Mail von twodoxx by Neolohn**. Sollte diese nicht im Posteingang erscheinen, empfehlen wir, den **Spam-Ordner** zu überprüfen.
In der E-Mail befindet sich ein Link, über den der Benutzer aufgefordert wird, ein **individuelles Passwort** für seinen Account zu erstellen. Das Passwort muss folgende Anforderungen erfüllen: mindestens **10 Zeichen**, enthaltene **Sonderzeichen**, **Groß- und Kleinbuchstaben** sowie **Zahlen**.
Nach Abschluss der Passwortvergabe sind die **E-Mail-Adresse** und das **gewählte Passwort** die persönlichen Zugangsdaten für den Login in Neolohn.
**Welcher Benutzer kann was:**
Unter **Verwaltung** -> **Benutzer** findet man die Benutzerverwaltung und die Rollenzuweisung.
[](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/image-1724831760117.png)
**Sachbearbeiter:**
- Hat Zugriff auf die Unternehmensverwaltung
- Kann in neolohn andere Benutzer anlegen und deaktivieren
- Kann in neolohn Mitarbeitern weitere Rollen zuweisen
- Kann Mitarbeiter anlegen, auf den Dienstplan zugreifen, die Vergütung der Mitarbeiter sehen und verändern und Berichte sowie Dokumente erstellen.
**Chef vom Dienst (Budget)**
- Kann Mitarbeiter anlegen
- Kann auf den Dienstplan zugreifen
- Kann Arbeitszeiten bei den Mitarbeitern ergänzen und anpassen
- Kann Arbeitgeberkosten der Mitarbeiter sehen (in der Übersicht und im Dienstplan)
- KANN NICHT: Zugriff auf die Unternehmensverwaltung, Erstellung und Einsicht von Dokumenten und Berichten
**Chef vom Dienst**
- Kann das Selbe wie „Chef vom Dienst (Budget)“
- KANN ZUSÄTZLICH NICHT: Einsicht der Arbeitgeberkosten pro Mitarbeiter
**Dienstplaner:**
- Kann ausschließlich den Dienst planen (ohne Budget)
**Zeitenpfleger:**
- Kann Arbeitszeiten bei den Mitarbeitern ergänzen und anpassen
- Zugriff nur auf die Zeiteneingabe relevanter Daten der Mitarbeiter
- Voller Zugruff auf den Dienstplan ohne Budget
**Zeiterfassung**
- Systembenutzer der nur auf die Zeiterfassung zugreifen kann
Infos zum aktivieren der Zeiterfassung auf ihrem Tablet finden sie hier: [https://handbuch.neolohn.de/books/neolohn-kunden-handbuch/page/3-zeiterfassung](https://handbuch.neolohn.de/books/neolohn-kunden-handbuch/page/3-zeiterfassung)