Mitarbeiter Beschäftigungswechsel

Wenn Sie einem Mitarbeiter eine neue Beschäftigungsart zuweisen möchten – beispielsweise den Wechsel von geringfügig auf Vollzeit (sozialversicherungspflichtig) – gehen Sie wie folgt vor:

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Mitarbeitermaske öffnen Öffnen Sie die Mitarbeitermaske des betreffenden Mitarbeiters und wechseln Sie in den Bereich Übersicht.

2. "Neue Beschäftigung" anklicken Im Bereich Übersicht finden Sie den Button „Neue Beschäftigung". Klicken Sie darauf, um den Beschäftigungswechsel zu starten.

1. Austrittsdatum eingeben Tragen Sie das Austrittsdatum der bisherigen Beschäftigung ein.

2. Neues Eintrittsdatum eingeben Tragen Sie das neue Eintrittsdatum der neuen Beschäftigung ein.

3. Neue Beschäftigungsart (Personengruppenschlüssel) wählen Wählen Sie die gewünschte neue Beschäftigungsart (PGS) aus, z. B. 101 für sozialversicherungspflichtig oder 109 für geringfügig entlohnt.

4. Mit „Fortfahren" bestätigen Klicken Sie abschließend auf „Fortfahren".

Neolohn erstellt daraufhin automatisiert eine neue Mitarbeitermaske mit den Eigenschaften der gewählten Personengruppe. Die neue Mitarbeitermaske finden Sie in dem Monat, in dem Sie das neue Eintrittsdatum eingetragen haben.

Hinweis: In der Mitarbeiterauflistung wird neben dem Namen des Mitarbeiters zur Orientierung immer die Nummer der aktuellen Beschäftigungsart (Personengruppenschlüssel) angezeigt.

Übersicht der wichtigsten Personengruppenschlüssel (PGS)

Der Personengruppenschlüssel ist eine dreistellige, gesetzlich vorgegebene Nummer (DEÜV-Meldeverfahren), die die sozialversicherungsrechtliche Einordnung der Beschäftigung kennzeichnet. Die gängigsten Schlüssel im Überblick:

Wichtig zu wissen

• Ein Beschäftigungswechsel bildet immer zwei getrennte Beschäftigungsverhältnisse ab: das alte (mit Austrittsdatum beendet) und das neue (mit dem neuen Eintrittsdatum beginnend).
• Die alte Mitarbeitermaske bleibt für den abgelaufenen Zeitraum bestehen und ist weiterhin einsehbar.
• Die neue Mitarbeitermaske übernimmt automatisch die Eigenschaften der neu gewählten Personengruppe (z. B. Beitragsgruppen, Meldepflichten).
• Achten Sie darauf, dass Austrittsdatum der alten und Eintrittsdatum der neuen Beschäftigung lückenlos bzw. korrekt aufeinanderfolgend gewählt werden.

⚠️ Zeitpunkt des Beschäftigungswechsels beachten

Ein Beschäftigungswechsel sollte immer zum Ende eines Monats bzw. zum Ende des Abrechnungsmonats vorgenommen werden – also mit Austrittsdatum der alten Beschäftigung zum Monatsletzten und neuem Eintrittsdatum zum 1. des Folgemonats.

Ein Wechsel mitten im Monat kann zu fehlerhaften oder unvollständigen Abrechnungen führen, da die alte und die neue Beschäftigung innerhalb desselben Abrechnungsmonats getrennt abgerechnet werden müssen. Bitte prüfen Sie daher vor dem Anlegen der neuen Beschäftigung immer, ob das gewählte Datum am Monatsende liegt.