8. Benutzer und Rollen

Neuen Benutzer anlegen

Um einen neuen Zugang zur Software zu erstellen, unterscheiden Sie zunächst zwischen internen und externen Benutzern.

• Interne Benutzer sind Ihre Mitarbeiter, die bereits in der Software angelegt und in der Mitarbeiterliste aufgeführt sind.

• Externe Benutzer sind beispielsweise Ihr Lohnbuchhalter oder andere Personen außerhalb Ihres Unternehmens.

Je nach Auswahl klicken Sie entweder auf +Neuen externen Benutzer anlegen oder auf +Mitarbeiter eine neue Rolle zuweisen. Anschließend tragen Sie den Namen sowie die E-Mail-Adresse der Person ein. Im nächsten Schritt vergeben Sie eine Rolle, die den Umfang der Zugriffsrechte bestimmt. Eine detaillierte Beschreibung der verfügbaren Rollen finden Sie weiter unten in diesem Handbuch.

Der neu angelegte Benutzer erhält im Anschluss automatisch eine E-Mail von twodoxx by Neolohn. Sollte diese nicht im Posteingang erscheinen, empfehlen wir, den Spam-Ordner zu überprüfen.

In der E-Mail befindet sich ein Link, über den der Benutzer aufgefordert wird, ein individuelles Passwort für seinen Account zu erstellen. Das Passwort muss folgende Anforderungen erfüllen: mindestens 10 Zeichen, enthaltene Sonderzeichen, Groß- und Kleinbuchstaben sowie Zahlen.

Nach Abschluss der Passwortvergabe sind die E-Mail-Adresse und das gewählte Passwort die persönlichen Zugangsdaten für den Login in Neolohn.

Welcher Benutzer kann was:

Unter Verwaltung -> Benutzer findet man die Benutzerverwaltung und die Rollenzuweisung.

Sachbearbeiter: 

• Hat Zugriff auf die Unternehmensverwaltung
• Kann in neolohn andere Benutzer anlegen und deaktivieren 
• Kann in neolohn Mitarbeitern weitere Rollen zuweisen
• Kann Mitarbeiter anlegen, auf den Dienstplan zugreifen, die Vergütung der Mitarbeiter sehen und verändern und Berichte sowie Dokumente erstellen.

Chef vom Dienst (Budget)

• Kann Mitarbeiter anlegen
• Kann auf den Dienstplan zugreifen
• Kann Arbeitszeiten bei den Mitarbeitern ergänzen und anpassen
• Kann Arbeitgeberkosten der Mitarbeiter sehen (in der Übersicht und im Dienstplan)
• KANN NICHT: Zugriff auf die Unternehmensverwaltung, Erstellung und Einsicht von Dokumenten und Berichten

Chef vom Dienst

• Kann das Selbe wie „Chef vom Dienst (Budget)“
• KANN ZUSÄTZLICH NICHT: Einsicht der Arbeitgeberkosten pro Mitarbeiter

Dienstplaner:

• Kann ausschließlich den Dienst planen (ohne Budget)

Zeitenpfleger: 

• Kann Arbeitszeiten bei den Mitarbeitern ergänzen und anpassen
• Zugriff nur auf die Zeiteneingabe relevanter Daten der Mitarbeiter 
• Voller Zugruff auf den Dienstplan ohne Budget

Zeiterfassung

• Systembenutzer der nur auf die Zeiterfassung zugreifen kann

Infos zum aktivieren der Zeiterfassung auf ihrem Tablet finden sie hier:  https://handbuch.neolohn.de/books/neolohn-kunden-handbuch/page/3-zeiterfassung