8. Benutzer und Rollen

Neuen Benutzer anlegen

Um einen neuen Zugang zur Software zu erstellen, unterscheiden Sie zunächst zwischen internen und externen Benutzern.

• Interne Benutzer sind Ihre Mitarbeiter, die bereits in der Software angelegt und in der Mitarbeiterliste aufgeführt sind.
• Externe Benutzer sind beispielsweise Ihr Lohnbuchhalter oder andere Personen außerhalb Ihres Unternehmens.

Je nach Auswahl klicken Sie entweder auf + Neuen externen Benutzer anlegen oder auf + Mitarbeiter eine neue Rolle zuweisen. Anschließend tragen Sie den Namen sowie die E-Mail-Adresse der Person ein. Im nächsten Schritt vergeben Sie eine Rolle, die den Umfang der Zugriffsrechte bestimmt. Eine detaillierte Beschreibung der verfügbaren Rollen finden Sie weiter unten in diesem Kapitel.

Der neu angelegte Benutzer erhält im Anschluss automatisch eine E-Mail von twodoxx by Neolohn. Sollte diese nicht im Posteingang erscheinen, empfehlen wir, den Spam-Ordner zu überprüfen.

In der E-Mail befindet sich ein Link, über den der Benutzer aufgefordert wird, ein individuelles Passwort für seinen Account zu erstellen. Das Passwort muss folgende Anforderungen erfüllen:

• mindestens 10 Zeichen
• enthaltene Sonderzeichen
• Groß- und Kleinbuchstaben
• Zahlen

Nach Abschluss der Passwortvergabe sind die E-Mail-Adresse und das gewählte Passwort die persönlichen Zugangsdaten für den Login in Neolohn.

Die Benutzerverwaltung und Rollenzuweisung finden Sie unter Verwaltung → Benutzer.

Die Rollen im Überblick

Neolohn unterscheidet sechs Rollen, die sich in ihrem Berechtigungsumfang von "voller Zugriff auf alles" bis "nur ein einzelnes Zeiterfassungsterminal" abstufen:

Sachbearbeiter

• Hat Zugriff auf die Unternehmensverwaltung
• Kann in Neolohn andere Benutzer anlegen und deaktivieren
• Kann in Neolohn Mitarbeitern weitere Rollen zuweisen
• Kann Mitarbeiter anlegen, auf den Dienstplan zugreifen, die Vergütung der Mitarbeiter sehen und verändern sowie Berichte und Dokumente erstellen
• Einzige Rolle mit vollem Zugriff auf Berechnen, Export und Abschluss sowie die vollständige Unternehmensverwaltung

Chef vom Dienst (mit Budget)

• Kann Mitarbeiter anlegen
• Kann auf den Dienstplan zugreifen (inkl. Schichtvorlagen, Tages-/Schichtnotiz) mit Budget-Einsicht
• Kann Arbeitszeiten bei den Mitarbeitern ergänzen und anpassen
• Kann Arbeitgeberkosten der Mitarbeiter sehen (in der Übersicht und im Dienstplan)
• Kann Urlaubsanträge über die Monatsübersicht genehmigen und ablehnen
• Kein Zugriff auf: Unternehmensverwaltung, Erstellung und Einsicht von Dokumenten und Berichten (Berichte nur als Stundenzettel), Berechnen/Export und Abschluss

Chef vom Dienst

• Kann dasselbe wie „Chef vom Dienst (mit Budget)“
• Zusätzlich kein Zugriff auf: Einsicht der Arbeitgeberkosten pro Mitarbeiter (Dienstplan und Übersichten ohne Budget-Daten)

Dienstplaner

• Kann ausschließlich den Dienstplan planen (Dienstplan, Schichtvorlagen, Tages-/Schichtnotiz) – ohne Budget
• Bei den Mitarbeiter-Stammdaten ausschließlich Lesezugriff auf: Vorname/Nachname, Qualifikation, Sollstunden/Iststunden, Urlaubstage/Überstunden, Wochenstunden
• Kein Zugriff auf Verwaltung, Berechnen, Berichte, Tages-/Monatsübersicht, Bewerbungen, Sofortmeldung, MA-App-Aktivierung oder Mitarbeiter-Archivierung

Zeitenpfleger

• Kann Arbeitszeiten bei den Mitarbeitern ergänzen und anpassen
• Zugriff nur auf die zeitrelevanten Daten der Mitarbeiter: Quick Info, Status, Urlaubsanträge genehmigen/ablehnen, Urlaubsverwaltung, Urlaubskonto, Gutzeitkonto, Krankheitstage
• Voller Zugriff auf den Dienstplan (inkl. Schichtvorlagen, Tages-/Schichtnotiz) – ohne Budget
• Kann in der Tages- und Monatsübersicht lesen/schreiben bzw. Urlaubsanträge genehmigen/ablehnen
• Kein Zugriff auf Verwaltung, Stammdaten-Bearbeitung, Berechnen, Berichte, Bewerbungen, Sofortmeldung, MA-App-Aktivierung oder Mitarbeiter-Archivierung

Zeiterfassung

• Systembenutzer, der ausschließlich auf die Zeiterfassung zugreifen kann
• Reine Benutzerrolle für ein Zeiterfassungsterminal, kein Zugriff auf alle übrigen Funktionsbereiche

Infos zum Aktivieren der Zeiterfassung auf Ihrem Tablet finden Sie hier: 3. Zeiterfassung

Detaillierte Berechtigungsmatrix nach Funktion

Für einen schnellen Vergleich aller Rollen auf einen Blick: