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Datev Lohn&Gehalt Lohnarten anlegen

Leitfaden für Steuerberatungen und Lohnbüros

1. Worum es geht

Neolohn rechnet den Effektivlohn ab. Dafür werden Lohnarten benötigt, die es in DATEV Lohn und Gehalt  in dieser Form nicht als Standard gibt – zum Beispiel den Ausgleichsbetrag oder die Mindestlohnergänzung.

Das Anlegen dieser Lohnarten ist zwingende Voraussetzung für den Bewegungsdatenimport aus Neolohn. Ohne passende Lohnarten im Abrechnungssystem kann die Importdatei nicht verarbeitet werden – die übergebenen Werte finden kein Ziel und laufen ins Leere.

Die Einrichtung ist eine einmalige Aufgabe. Die Lohnarten werden einmal angelegt und stehen danach dauerhaft zur Verfügung; sie müssen weder monatlich noch zu jeder Abrechnung erneut eingerichtet werden. 

2. Zwei verbreitete Missverständnisse vorab

„Lohnarten mit abweichendem Faktor kann man nicht importieren." Doch – das funktioniert. Lohnarten mit abweichendem Faktor lassen sich sowohl importieren als auch in Lohn und Gehalt direkt erfassen, sofern die jeweilige Lohnart einen Faktor grundsätzlich zulässt. Das ist in der Praxis mehrfach bestätigt.

„Beim Ausgleichsbetrag klappt der Faktor nicht." Das ist korrekt und auch so gewollt: Der Ausgleichsbetrag ist ein reiner Betrag, keine Berechnung „Stunden × Faktor". Eine Betragslohnart hat kein Faktorfeld – das ist kein Fehler, sondern die richtige Lohnartenausprägung.

Daraus folgt die zentrale Regel dieses Leitfadens:

Entscheidend ist, welche Lohnart man beim Neuanlegen als Kopiervorlage verwendet. Die Kopiervorlage bestimmt den Lohnartenkern – also ob die Lohnart einen Faktor erwartet oder einen Betrag, und wie sie steuer- und sozialversicherungsrechtlich behandelt wird. Wird die falsche Vorlage gewählt, passt der Lohnartenkern nicht und weder Erfassung noch Import funktionieren sauber.

3. Empfehlung: eigener Nummernkreis

Legen Sie die Neolohn-Lohnarten in einem eigenen Nummernkreis an, zum Beispiel ab 800. Vorteile:

  • Sie erkennen sofort, dass diese Lohnarten ausschließlich für Neolohn gedacht sind.
  • Keine Kollision mit den DATEV-Standardlohnarten.
  • Bei Rückfragen, Prüfungen oder einem Beraterwechsel ist die Systematik nachvollziehbar.

Bitte prüfen Sie vorab in der Mandantenlohnartentafel, dass der gewählte Nummernkreis noch frei ist.

4. So kopieren Sie eine Lohnart in DATEV Lohn und Gehalt

  1. Mandanten öffnen und in die Mandantendaten → Lohnarten wechseln.
  2. In der Lohnartenübersicht die Vorlage-Lohnart markieren, die kopiert werden soll (siehe Tabelle in Abschnitt 5).
  3. Über Neu / Lohnart anlegen die Funktion „auf Basis einer bestehenden Lohnart" bzw. Kopieren wählen. Hier – und nur hier – wird der Lohnartenkern festgelegt.
  4. Neue Lohnartnummer aus dem eigenen Nummernkreis vergeben (z. B. 800).
  5. Bezeichnung auf den Neolohn-Namen ändern, z. B. „Basisgrundlohn". Am besten wortgleich zur Neolohn-Bezeichnung, das erleichtert die Zuordnung beim Import und die spätere Kontrolle.
  6. Schlüsselung prüfen: steuerliche Behandlung (laufend / sonstiger Bezug / steuerfrei) und SV-Behandlung (laufend / einmalig / beitragsfrei) gemäß Tabelle.
  7. Erfassungsart prüfen: Faktorlohnart (Stunden × Faktor) oder Betragslohnart.
  8. Speichern und den Vorgang für die nächste Lohnart wiederholen.

Hinweis LODAS: In DATEV LODAS heißt der Weg Mandantendaten → Lohnarten → Kopieren; die Logik ist identisch, die Bezeichnungen der Felder weichen leicht ab.

5. Zuordnungstabelle Neolohn → DATEV

Neolohn-Lohnart DATEV Lohnart kopieren Erfassung Steuer SV
Basisgrundlohn 1000 Stunden × Faktor laufend laufend
Ausgleichsbetrag 2000 Betrag laufend laufend
Entgeltfortzahlung Feiertag (Brutto-Schnittwert lt. EFZG) 1000 Stunden × Faktor laufend laufend
Entgeltfortzahlung Urlaub (Auszahlungsbetrag) 1000 Betrag/Faktor – siehe Hinweis laufend laufend
Entgeltfortzahlung Krank (Auszahlungsbetrag) 1000 Betrag/Faktor – siehe Hinweis laufend laufend
Mindestlohnergänzung 2000 Betrag laufend laufend
SFN-Zuschläge (steuer- und sv-frei) 3701 Stunden × Faktor steuerfrei beitragsfrei
SFN-Zuschläge (sv-pflichtig) 3801 Stunden × Faktor steuerfrei pflichtig, laufend
Wäschegeld 3701 Betrag steuerfrei beitragsfrei
Mankogeld 3701 Betrag steuerfrei beitragsfrei

Die Logik dahinter

  • 1000 = laufender, steuer- und sv-pflichtiger Bezug mit Faktorfeld → für alles, was sich aus Stunden × Wert ergibt.
  • 2000 = laufender, steuer- und sv-pflichtiger Bezug als reiner Betrag → für Ausgleichsbetrag und Mindestlohnergänzung.
  • 3701 = steuerfreier und beitragsfreier Bezug.
  • 3801 = steuerfreier, aber beitragspflichtiger Bezug.

Hinweis zu den Entgeltfortzahlungen Urlaub und Krank: Neolohn übergibt hier einen Auszahlungsbetrag. Prüfen Sie beim Anlegen, ob Sie die Lohnart als Betragslohnart oder als Faktorlohnart (Stunden × Durchschnittswert) betreiben möchten – das hängt davon ab, wie die Werte in Ihrer Schnittstellendatei geliefert werden. Beide Varianten lassen sich aus der 1000er-Vorlage ableiten.

Hinweis zu den SFN-Zuschlägen: Es sind bewusst zwei Lohnarten, weil Steuer- und SV-Freiheit unterschiedliche Grenzen haben. Zuschläge sind steuerfrei bis zu einem Grundlohn von 50 EUR/Stunde, beitragsfrei in der Sozialversicherung aber nur bis 25 EUR/Stunde. Der übersteigende Teil bleibt steuerfrei, wird aber beitragspflichtig – dafür ist die Lohnart auf Basis 3801 vorgesehen.

Bitte prüfen: Die genannten DATEV-Nummern stammen aus der DATEV-Standardlohnartentafel. In Mandanten mit individuell angepasster Lohnartentafel können abweichende Nummern hinterlegt sein. Ein kurzer Blick in die Mandantenlohnartentafel vor dem Kopieren vermeidet Fehlzuordnungen.

6. Test und Fehlersuche

Wenn nach dem Bewegungsdatenimport Werte nicht ankommen oder falsch verarbeitet werden, grenzen Sie in dieser Reihenfolge ein:

  1. Manuelle Erfassung testen. Geben Sie in der Monatserfassung direkt bei der neu angelegten Lohnart einen Wert ein.
    • Funktioniert es → Die Lohnart ist korrekt angelegt, das Problem liegt beim Bewegungsdatenimport bzw. der Schnittstellendatei.
    • Funktioniert es nicht → Der Lohnartenkern passt nicht. In diesem Fall die Lohnart löschen und mit der richtigen Kopiervorlage neu anlegen. Nachträglich lässt sich der Kern nicht mehr ändern.
  2. Erfassungsart abgleichen. Erwartet die Lohnart einen Faktor, die Datei liefert aber einen Betrag (oder umgekehrt)?
  3. Lohnartnummern abgleichen. Stimmen die Nummern in der Importdatei mit den tatsächlich angelegten überein?
  4. Schlüsselung prüfen. Landet der Wert im richtigen Steuer- und SV-Brutto?


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