Neolohn Kunden Handbuch


Verwaltung


Verwaltung

1. Unternehmen und Betriebsstätten Stammdaten

Verwaltung: Stammdaten

Unter Verwaltung → Stammdaten pflegen Sie die Stammdaten Ihres Unternehmens sowie die Ihrer Betriebsstätten. Das Unternehmen stellt dabei Ihre Hauptfirma dar, während Sie unter Betriebsstätten die Möglichkeit haben, weitere Betriebe anzulegen. Jede Betriebsstätte verfügt über eine eigene Betriebsstättennummer, wird jedoch über die Steuernummer des Unternehmens geführt.

Wir empfehlen, sich einmal die Mühe zu machen, alle Felder vollständig auszufüllen, da Sie so einen zentralen Ort haben, von dem aus Sie jederzeit auf alle wichtigen Daten Ihres Unternehmens und Ihrer Betriebsstätten zugreifen können.

 

Betriebsstätte hinzufügen

Unter dem Reiter Verwaltung → Stammdaten finden Sie unter Ihrem Unternehmen die Schaltfläche + Neue Betriebsstätte hinzufügen. Klicken Sie darauf, um eine neue Betriebsstätte anzulegen und deren Daten zu erfassen.

Screenshot neue Betriebstätte.pngDaraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Sie zunächst den Namen der neuen Betriebsstätte eintragen. Mit einem Klick auf OK wird die Betriebsstätte erstellt. Anschließend erscheint sie unterhalb der Unternehmensdaten, und über die entsprechende Schaltfläche können Sie alle weiteren relevanten Informationen hinterlegen.

 

Betriebsstätte wechseln 

Möchten Sie in die Ansicht einer anderen Betriebsstätte wechseln, klicken Sie links unter der Monatsanzeige auf den aktuell ausgewählten Betrieb. Daraufhin öffnet sich eine Übersicht aller angelegten Betriebsstätten, aus der Sie die gewünschte auswählen können.

Screenshot Auswahl Betriebstätte.png

Verwaltung

2. Bereiche und Posten

Bereiche und Posten definieren

Um die Personal Struktur Ihres Unternehmens festzulegen, Kosten nach Bereichen oder Einsatzorten auszuwerten und den Dienstplaner optimal zu nutzen, legen Sie Bereiche und die dazugehörigen Posten wie folgt an:

  1. Navigieren Sie zu Verwaltung → Stammdaten.

  2. Suchen Sie den Abschnitt Bereiche und klicken Sie auf + Neuer Bereich.

  3. Geben Sie den Namen des Bereichs ein, z. B. Verwaltung, Service oder Küche.

  4. Klicken Sie auf OK, um den Bereich zu erstellen.

  5. Sobald der Bereich angelegt ist, können Sie die dazugehörigen Posten definieren. Diese Zuordnung erleichtert die Strukturierung der Mitarbeitenden und sorgt dafür, dass Kosten, Einsatzorte und Arbeitspläne korrekt ausgewertet werden.

image-1730198059248.png

Posten zuweisen

Nachdem die Bereiche angelegt wurden, können Sie jedem Bereich spezifische Posten zuordnen. Posten spiegeln die unterschiedlichen Arbeitspositionen oder Rollen in Ihrem Unternehmen wider und sorgen dafür, dass Kosten, Einsatzorte und Arbeitspläne korrekt zugeordnet werden.

Posten anlegen

  1. Navigieren Sie in der Software zu Verwaltung → Stammdaten → Betriebsstätte.

  2. Klicken Sie auf Neuer Posten, um einen neuen Posten anzulegen.

  3. Tragen Sie die Bezeichnung des Postens ein und speichern Sie die Eingabe.

Sobald der Posten erstellt wurde, kann er einem Bereich zugewiesen werden und steht für die Planung und Auswertungen innerhalb der Software zur Verfügung.

image-1730200989468.png


Verwaltung

3. Qualifikationen

Verwaltung: Qualifikationen

In der Verwaltung können Sie die Qualifikationen festlegen, die später in der Mitarbeiter-Maske zur Auswahl stehen sollen.

So gehen Sie vor:

  1. Klicken Sie auf + Neue Qualifikation hinzufügen.

  2. Es öffnet sich ein neues Fenster.

  3. Tragen Sie die Qualifikation ein – jeweils in den Formen neutral, weiblich und männlich.

  4. Optional können Sie direkt eine Qualifikationsnummer vergeben.

  5. Klicken Sie auf OK, um die Eingabe zu speichern.

Die Qualifikation ist nun hinterlegt und kann einzelnen Mitarbeitern zugewiesen werden.

Verwaltung

4. Lohnarten

Verwaltung: Lohnarten 

Im Bereich Lohnarten & Bezüge finden Sie alle Lohnarten, die Sie Mitarbeitern zuordnen können. Diese sind an die DATEV-Lohnarten angelehnt.

Die Übersicht ist in folgende Spalten unterteilt:

  • Lohnarten-Nr.
    Nummer, die Neolohn der jeweiligen Lohnart zuweist.

  • Export-Nr.
    Hier wird die Nummer eingetragen, die Ihr Lohnbuchhalter/Steuerberater für diese Lohnart in DATEV vorgibt.
    Beispiel: Die Lohnart Mankogeld hat in DATEV die Nummer 2200 – tragen Sie diese hier ein.

  • Export
    Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn die Lohnart exportiert werden soll. Entfernen Sie das Häkchen, wenn diese nicht im Export berücksichtigt werden soll.

  • Bezeichnung
    Beschreibung der Lohnart.

  • Standard
    Hier können Sie einen Standardwert für die Lohnart hinterlegen.
    Beispiel: Für Mankogeld 16,00 €, damit dieser Betrag automatisch monatlich abgerechnet wird.

  • Rechengröße
    Bestimmt die Berechnungsweise der Lohnart, z. B. monatlich, täglich oder Menge × Faktor.

  • Steuer & Sozialversicherung
    Zeigt an, wie die Lohnart versteuert und verbeitragt wird.

  • Ausgleichsbetrag
    Setzen Sie ein Häkchen, wenn die Lohnart in den Ergänzungslohn einfließen soll.

  • FinBu-Konto
    Hier können Sie das entsprechende Konto der Finanzbuchhaltung hinterlegen.

  • Entfernen
    Entfernt die Lohnart aus der aktiven Liste. Hinweis: Die Lohnart wird nicht endgültig gelöscht, sondern nur aus der aktiven Auswahl entfernt.

Weitere Lohnarten hinzufügen

Sollte eine Lohnart in der aktiven Liste fehlen, können Sie über + Auswahl an Lohnarten weitere Lohnarten hinzufügen. Klicken Sie anschließend auf Verwenden.

Tipp: Falls eine passende Lohnart nicht vorhanden ist, stehen Ihnen Musterlohnarten zur Verfügung. Diese können Sie individuell umbenennen und anschließend hinzufügen.

Lohnartengruppen hinzufügen

Mit Lohnartengruppen haben Sie die Möglichkeit, Vorlagen zu erstellen, die mehrere Lohnarten und Netto-Bezüge enthalten. Diese können Sie anschließend mit nur einem Klick einem Mitarbeiter zuweisen.

So gehen Sie vor:

  1. Klicken Sie auf + Neue Lohnartengruppe hinzufügen.

  2. Vergeben Sie einen passenden Titel für die Vorlage, z. B. Standard Service Lohnarten.

  3. Wählen Sie alle gewünschten Lohnarten und Netto-Bezüge aus, die standardmäßig in dieser Vorlage enthalten sein sollen.

  4. Klicken Sie auf Fertig, damit die Vorlage gespeichert wird.

Screenshot Lohnartengruppe.png

Die erstellte Lohnartengruppe steht anschließend in der Mitarbeiter-Maske zur Auswahl bereit und kann direkt zugewiesen werden.

Verwaltung

5. Netto Be-/Abzüge

Verwaltung: Netto-Be-/Abzüge

Netto-Be-/Abzüge sind Buchungen, die erst nach der Steuer- und Sozialversicherungsberechnung berücksichtigt werden.
Das bedeutet: Sie beeinflussen nicht das Steuer- oder Sozialversicherungs-Brutto, sondern wirken sich direkt auf das Netto aus.

Beispiele für Netto-Abzüge (werden vom Netto abgezogen)

Beispiele für Netto-Bezüge (werden dem Netto hinzugerechnet)

Neue Netto-Be-/Abzüge hinzufügen

Um einen neuen Netto-Bezug oder Abzug zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf + Neue Netto Be-/Abzüge hinzufügen.

  2. Vergeben Sie eine Bezeichnung für den Bezug und bestätigen Sie mit OK.

  3. Der neue Bezug erscheint nun in der aktiven Liste und kann individuell angepasst werden:

    • Lohnarten-Nr.: Nummer, die Neolohn der jeweiligen Lohnart zuweist.

    • Export-Nr.: Nummer, die Ihr Lohnbuchhalter oder Steuerberater für diese Lohnart in DATEV vorgibt.

    • Export: Häkchen setzen, wenn die Lohnart exportiert werden soll. Entfernen Sie das Häkchen, wenn sie nicht exportiert werden soll.

    • ohne „-“: Setzen Sie hier ein Häkchen, damit beim Export das Minuszeichen nicht übernommen wird. Dies ist nützlich, wenn das andere Lohnsystem den Abzug bereits als Minusbetrag hinterlegt hat.

    • Bezeichnung: Beschreibung der Lohnart.

    • Standardbetrag: Hier können Sie einen Standardwert für die Lohnart hinterlegen.

    • Rechengröße: Bestimmt die Berechnungsweise der Lohnart, z. B. monatlich, täglich oder Menge × Faktor.

    • AG-Kostenrelevant: Legt fest, ob der Nettobezug bei den Arbeitgeberkosten berücksichtigt wird.

    • SEPA-Vorschuss: Wird der Haken gesetzt, wird der Bezug im SEPA-Vorschuss berücksichtigt.

    • FinBu-Konto: Hier kann das entsprechende Konto der Finanzbuchhaltung hinterlegt werden.

    • Entfernen: Entfernt die Lohnart aus der aktiven Liste. Hinweis: Die Lohnart wird nicht vollständig gelöscht, sondern nur aus der aktiven Auswahl entfernt.

Verwaltung

6. Einsatzorte

Einsatzorte hinterlegen

In diesem Bereich können Sie alle Einsatzorte Ihrer Betriebstätten hinterlegen. Dies kann sowohl für unterschiedliche Bereiche als auch für Events oder besondere Einsatzorte erfolgen. Einsatzorte sind besonders nützlich, da Sie im Bereich Berichte Auswertungen nach Einsatzort erstellen können. Je nach Bedarf können Sie also beliebig viele Einsatzorte anlegen, um später gezielte Auswertungen zu erhalten.

Einsatzort anlegen: 

Um einen neuen Einsatzort anzulegen, gehen Sie in der Software zu Verwaltung → Einsatzorte und klicken auf + Neuen Einsatzort hinzufügen. Vergeben Sie eine passende Bezeichnung für den Einsatzort und bestätigen Sie mit OK. Der Einsatzort erscheint anschließend in der Mitarbeiter-Maske und kann einzelnen Mitarbeitenden zugewiesen werden.

Verwaltung

7. Schriftverkehr

Schriftverkehr-Vorlagen verwalten

In diesem Bereich können Sie alle Vorlagen für Schriftverkehr verwalten, wie zum Beispiel Arbeitsverträge, Abmahnungen oder Kündigungen, die später in der Mitarbeiter-Maske erstellt werden können.

Eigene Vertragsvorlage erstellen

Um eine neue Vorlage anzulegen, navigieren Sie in der Software zu Verwaltung → Schriftverkehr und klicken dort auf Vorlagen. Wählen Sie anschließend „Neue Vorlage“ aus. Sie haben die Möglichkeit, eine bestehende Vorlage zu kopieren und zu bearbeiten oder „Keine Auswahl“ zu wählen, wenn Sie eine komplett neue Vorlage erstellen möchten.

Geben Sie der Vorlage einen aussagekräftigen Namen, zum Beispiel Vollzeit Arbeitsvertrag Service Betriebsstätte München, und bestätigen Sie mit OK. Die neue Vorlage steht anschließend in der Mitarbeiter-Maske → Reiter Postfach zur Verfügung und kann dort für einzelne Mitarbeitende genutzt werden.

Verwaltung

8. Benutzer und Rollen

Neuen Benutzer anlegen

Um einen neuen Zugang zur Software zu erstellen, unterscheiden Sie zunächst zwischen internen und externen Benutzern.

Je nach Auswahl klicken Sie entweder auf +Neuen externen Benutzer anlegen oder auf +Mitarbeiter eine neue Rolle zuweisen. Anschließend tragen Sie den Namen sowie die E-Mail-Adresse der Person ein. Im nächsten Schritt vergeben Sie eine Rolle, die den Umfang der Zugriffsrechte bestimmt. Eine detaillierte Beschreibung der verfügbaren Rollen finden Sie weiter unten in diesem Handbuch.

Der neu angelegte Benutzer erhält im Anschluss automatisch eine E-Mail von twodoxx by Neolohn. Sollte diese nicht im Posteingang erscheinen, empfehlen wir, den Spam-Ordner zu überprüfen.

In der E-Mail befindet sich ein Link, über den der Benutzer aufgefordert wird, ein individuelles Passwort für seinen Account zu erstellen. Das Passwort muss folgende Anforderungen erfüllen: mindestens 10 Zeichen, enthaltene Sonderzeichen, Groß- und Kleinbuchstaben sowie Zahlen.

Nach Abschluss der Passwortvergabe sind die E-Mail-Adresse und das gewählte Passwort die persönlichen Zugangsdaten für den Login in Neolohn.

 

Welcher Benutzer kann was:

Unter Verwaltung -> Benutzer findet man die Benutzerverwaltung und die Rollenzuweisung.

image-1724831760117.png

Sachbearbeiter: 

Chef vom Dienst (Budget)

Chef vom Dienst

Dienstplaner:

Zeitenpfleger: 

Zeiterfassung

Infos zum aktivieren der Zeiterfassung auf ihrem Tablet finden sie hier:  https://handbuch.neolohn.de/books/neolohn-kunden-handbuch/page/3-zeiterfassung

Verwaltung

Pausenmodelle für Zeiterfassung einstellen & erstellen

In der Verwaltung → Zeitregeln können Sie individuelle Pausenmodelle festlegen, die bei der Zeiterfassung der Mitarbeiter automatisch hinterlegt und genutzt werden können.

Standardmäßig ist das gesetzliche Pausenmodell in der Verwaltung hinterlegt:

Sie können jedoch auch eigene Pausenregelungen erstellen, z. B. für unterschiedliche Bereiche oder Mitarbeitertypen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf „Pausenmodell wählen“.

  2. Geben Sie im leeren Feld unter Bezeichnung den Namen Ihres Pausenmodells ein, z. B. Pause Auszubildende oder Pausen Küche. 

Screenshot Pause.png

  1. Klicken Sie auf „Extra Pause“, um eine neue Pause hinzuzufügen.

  2. Legen Sie fest, nach wie vielen Stunden Arbeitszeit die Pause greifen soll (z. B. 5 Stunden) und wie viele Minuten abgerechnet werden sollen (z. B. 30 Minuten).

  3. Über das Kästchen mit dem €-Symbol können Sie festlegen, ob die Pause bezahlt werden soll. Haken gesetzt = bezahlt, Haken entfernt = unbezahlt.

Screenshot Pause bezahlt.png

Klicken Sie auf „Neu erstellen“, um die Pausen-Vorlage zu speichern. Danach steht Ihre Vorlage zur Verfügung und kann in der Mitarbeiter-Maske → Bereich Beschäftigung/Tätigkeit ausgewählt und dem Mitarbeiter zugewiesen werden.

Screenshot Pause MA Auswahl.png

Sind die Arbeitszeiten in der Mitarbeiter-Maske erfasst, wird die Pause automatisch entsprechend des hinterlegten Pausenmodells berechnet.

Um die Pause für einzelne Tage einzusehen, klicken Sie auf den jeweiligen Tag. Im mittleren Bereich wird die berechnete Pause direkt angezeigt.
Zusätzlich können Sie oberhalb der erfassten Arbeitszeiten eine zweite Anzeigezeile einblenden, indem Sie den Haken in der zweiten Zeile setzen (siehe Markierung im Beispielbild). Dadurch werden die Pausen übersichtlich mit dargestellt.

Screenshot pause zeiten ma.png

Verwaltung

Zeitenimport aus anderen Systemen

Im Reiter Verwaltung > Zeitregeln können im Bereich Zeitenimport aus verschiedenen Quellen importiert werden. Diese Importe können Zeiten von mehreren Mitarbeiter gleichzeitig aus einer Betriebsstätte abrufen und in neolohn importieren.

Zeiten aus E2N

Sofern Sie Ihre Zeiterfassung über die Software von E2N durchführen, können Arbeitszeiten und Abwesenheiten über unsere interne Schnittstelle importiert werden. Hierfür wird der in der E2N-Software hinterlegte API-Key benötigt sowie eine kurze Konfiguration durch das neolohn-Team.

image.png

Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie diese Schnittstelle nutzen möchten, da eine manuelle Freischaltung unsererseits erforderlich ist.

Zeitenimport aus CSV

Ebenfalls können Zeiten aus einer CSV-Datei importiert werden.

image.png

Dafür reicht der Upload einer einfacher CSV-Datei, die im Folgenden Format importiert werden muss:

Feldbeschreibung:

Zeitenimport aus eigener API

Zeiten können ebenfalls aus einer API-Schnittstelle geladen werden, die Einstellungen dafür können in der letzten Option unter Zeiten aus eigener API abrufen getätigt werden. Dieses Feld ist aufklappbar.

image.png

Bitte entnehmen Sie die Informationen zum Import von Zeiten über eine selbst entwickelte Schnittstelle dem folgenden Dokument.

Zeitdatenschnittstelle - neolohn - RESTAPI.pdf

Mitarbeiterverwaltung


Mitarbeiterverwaltung

1. Mitarbeiter anlegen

Neuen Mitarbeiter anlegen

Um einen neuen Mitarbeiter anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf das +-Symbol im Reiter "Mitarbeiter" im oberen Hauptmenü.
Ein Dialogfenster öffnet sich.
2. Geben Sie den Vorname, Nachname und die E-Mail-Adresse des neuen Mitarbeiters ein.
3. Klicken Sie auf OK, um den Mitarbeiter zu speichern.

Nach dem Speichern öffnet sich automatisch der Mitarbeiter im Menüfeld "Übersicht". Die Übersicht bietet einen Überblick über die wichtigsten Daten. Hier können Sie folgende Funktionen nutzen:

- Beschäftigungswechsel
- Registrierungscode generieren
- App-Login aktivieren/deaktivieren
- Mitarbeiter archivieren
- Sofortmeldung

Um Informationen zum Mitarbeiter zu erfassen, wechseln Sie in die entsprechenden Reiter.

1. Personalien

Unter dem Reiter "Personalien" erfassen Sie die persönlichen Informationen des Mitarbeiters. Die rot umrandeten Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden, um die Lohnabrechnung und die Dienstplanfunktion nutzen zu können.

image-1724839243379.png

2. Beschäftigung 

Unter dem Reiter "Beschäftigung" verwalten Sie alle Angaben zum Beschäftigungsverhältnis, einschließlich Qualifikation und Vergütung. Auch die Zuordnung der Posten und Einsatzorte erfolgt hier, was für die Dienstplanung und spätere Auswertungen erforderlich ist.

Wie Sie Qualifikationen und Posten verwalten, erfahren Sie in den entsprechenden Erklärungen:
Qualifikationen und Vergütung
Bereiche und Posten

image-1724839987657.png

3. Abgaben 

Unter dem Reiter "Angaben" hinterlegen Sie Informationen zur

image-1724841962266.png

4. Lohnarten & Bezüge

Unter "Lohnarten & Bezüge" legen Sie fest, welche Lohnarten und Bezüge für die Lohnabrechnung verwendet werden sollen. Eine ausführliche Erklärung zu den verschiedenen Lohnarten finden Sie hier:
Lohnarten und Bezüge

image-1724843732382.png

Lohnarten hinzufügen

1. Klicken Sie auf „+ Lohnarten hinzufügen“. Dadurch öffnet sich eine Liste aller verfügbaren Lohnarten.
2. Um eine Lohnart hinzuzufügen, klicken Sie rechts auf das grüne Feld „verwenden“. Die ausgewählte Lohnart wird dann oben angezeigt und in der Lohnabrechnung verwendet.
3. Sie haben außerdem die Möglichkeit, verschiedene Faktoren nach Ihren Bedürfnissen anzupassen.

Eine Übersicht der gängigsten Einstellungen zu den Lohnarten finden Sie hier:
Lohnarten und Bezüge

5. Zuschläge 

Im Bereich „Zuschläge“ können Sie die SFN-Zuschläge verwalten.

Hinweis: Wir empfehlen, in Bayern das Häkchen bei „SV-pflichtige Zuschläge auf den Ausgleichsbetrag“ zu setzen.

image-1724844844667.png

6. Zeitkonto 

Unter dem Reiter „Zeitkonto“ hinterlegen Sie die Urlaubstage Ihres Mitarbeiters. Wenn Sie im Reiter "Beschäftigung" das Eintrittsdatum und die Beschäftigungsart hinterlegt haben, ist der gesetzliche Urlaubsanspruch bereits automatisch eingetragen. Falls Sie jedoch mit Ihrem Mitarbeiter einen höheren Urlaubsanspruch vereinbart haben, können Sie dies unter „Zusätzlicher Urlaubsanspruch“ vermerken.

Tragen Sie einfach die Differenz zum gesetzlichen Anspruch ein. Beispielsweise beträgt der gesetzliche Urlaubsanspruch für Vollzeitmitarbeiter 20 Tage. Haben Sie jedoch 28 Tage Urlaub vereinbart, geben Sie die zusätzlichen 8 Tage unter „Zusätzlicher Urlaubsanspruch“ ein.

Unterhalb des Eingabefeldes wird die Gesamtsumme des Urlaubsanspruchs angezeigt, in diesem Fall also 28 Tage.

image-1724845574196.png

Später haben Sie die Möglichkeit, hier Urlaubsanträge zu genehmigen oder abzulehnen.

-> Weitere Informationen zur Urlaubsverwaltung finden Sie unter folgendem Link: Urlaubsverwaltung

Auch Gut- und Minusstunden können Sie hier verwalten.

->Erklärungen zur Verwaltung vom Gutzeitkonto finden Sie hier: Zeitkonto

7. Zeiten 

Unter dem Reiter „Zeiten“ erfolgt die Zeiterfassung des Mitarbeiters. Diese wird mithilfe der Mitarbeiter-App und einem QR-Code-Scanner erfasst. Alle weiteren Informationen zum Thema Zeiterfassung finden Sie hier: Zeiterfassung

Manuelle Zeiteingabe

Wenn Sie Zeiten manuell eingeben möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf das entsprechende Datum, an dem Sie die Zeiten einfügen möchten.
2. Im linken Fenster ist die Zeit „von“ markiert. Tragen Sie die gewünschte Uhrzeit ein und drücken Sie Enter.
- Die Zeit wird nun im ausgewählten Datum hinterlegt.

Hinweis: Sollte die erfasste Zeit nicht übernommen werden, könnte dies daran liegen, dass Sie zunächst die Qualifikation und den Posten angeben müssen. Stellen Sie sicher, dass diese Angaben korrekt ausgefüllt sind, bevor Sie die Zeit eingeben.

Urlaub- oder Krankheitstage eintragen

Unter dem Reiter „Mitarbeiter“ > „Zeiten“ haben Sie die Möglichkeit, manuell EGFZ-Tage (Urlaub, Krankheit, Schule usw.) einzutragen. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Im mittleren Feld unter dem blau markierten Bereich „EGFZ Tage eintragen“ geben Sie den Zeitraum an (von … bis).
2. Wählen Sie anschließend eines der darunter liegenden Felder aus, z. B. „Urlaub“  Das Programm überträgt die Urlaubszeiten automatisch und berechnet ausschließlich die Regelarbeitstage als Urlaub.

image-1730211258941.png

Nach der Berechnung des Monats werden die Daten automatisch im Reiter „Zeitkonto“ unter „Urlaubsverwaltung“ angepasst.

Zeiten korrigieren

Um Zeiten zu korrigieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf das Feld, in dem Sie die Zeit korrigieren möchten. Dieses Feld wird dadurch blau markiert.
2. Ändern Sie die Zeiten im linken Feld: 

image-1730205895801.png


3. Drücken Sie erneut Enter. Die Uhrzeit wird jetzt in der Übersicht korrigiert.

Zeiten/Schichten löschen

Um eine Zeit oder Schicht zu löschen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Klicken Sie wie gewohnt auf das Datum oder die Zeit, die gelöscht werden soll.
2. Drücken Sie auf Ihrer Tastatur die Taste „Entf“
3. Sie werden gefragt, ob Sie die Schicht wirklich löschen möchten. Bestätigen Sie dies mit „Ja“
- Die Zeit ist nun gelöscht.

8.  Postfach 

Im Postfach verwalten Sie alle Dokumente Ihres Mitarbeiters.

Hier können Sie auch den entsprechenden Arbeitsvertrag erstellen.

Alle weiteren Informationen dazu finden Sie hier: Postfach

Mitarbeiterverwaltung

2. MA Qualifikation und Vergütung

Qualifikation festlegen 

Um die Vergütung festzulegen, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass die richtige Qualifikation unter Verwaltung > in Qualifikation hinterlegt ist.

Falls Sie eine neue Qualifikation vergeben möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zu Verwaltung > Qualifikation
2. Klicken Sie auf den markierten Streifen „+ Neue Qualifikation hinzufügen“

image-1730214465653.png

Nachdem Sie auf „+ Neue Qualifikation hinzufügen“ geklickt haben, öffnet sich ein Editor, in dem Sie die Details der neuen Qualifikation eintragen müssen.

1. Tragen Sie die erforderlichen Informationen in die entsprechenden Felder ein.
2. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „OK“

image-1730214855793.png

Die neue Qualifikation wird nun im Mitarbeiterprofil hinterlegt.

Vergütung/Lohn festlegen

Um die Vergütung für den Mitarbeiter festzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zum gewünschten Mitarbeiterprofil und wählen Sie den Reiter „Beschäftigung“ > „Qualifikation/Vergütung“
2. Klicken Sie auf „+ Neue Qualifikation/Vergütung“. Es erscheint eine neue Zeile.
3. Wählen Sie zunächst die gewünschte Qualifikation aus und anschließend die Entlohnungsart

image-1730216843901.png

*(Eine Erläuterung zu den verschiedenen Entlohnungsarten finden Sie hier: (#Link einfügen))*

4. Je nach gewählter Entlohnungsart füllen Sie die weiteren Felder aus.

- Beispiel: Für das Effektivlohn-Modell empfehlen wir ein Basisfixum von 10€ (vergleichbar mit einem Bruttobetrag). Der Effektivlohn beschreibt dabei den Auszahlungslohn pro Stunde

5.Neue Vergütung vereinbaren oder zusätzliche Qualifikation hinzufügen

Falls für einen Mitarbeiter eine neue Vergütungsvereinbarung festgelegt werden soll oder der Mitarbeiter **mehrere Qualifikationen mit unterschiedlichen Vergütungen hat, gehen Sie wie folgt vor:


Fügen Sie einfach eine weitere Qualifikation hinzu, indem Sie den bisherigen Vorgang zur Vergütungsvereinbarung wiederholen.

Bestehende Vergütung anpassen oder deaktivieren:
Soll eine bestehende Vergütungsvereinbarung geändert oder nicht mehr berücksichtigt werden, entfernen Sie einfach den blauen Haken bei „anwenden“. Dadurch wird die Vereinbarung inaktiv, ohne sie zu löschen.

image-1730293259612.png

So können Sie flexible Vergütungsmodelle für Mitarbeiter mit unterschiedlichen Qualifikationen verwalten und bei Bedarf schnell anpassen.

Mitarbeiterverwaltung

3. MA Lohnarten und Bezüge

Lohnarten zuweisen

In diesem Bereich sehen Sie alle Lohnarten, die einem Mitarbeiter zugeordnet wurden.
Über die Auswahl der Entlohnung im Reiter Beschäftigung werden die entsprechenden Lohnarten automatisch gemäß der gewählten Entlohnungsart hinzugefügt.

Netto-Be-/Abzüge des Mitarbeiters

In diesem Bereich können Sie Netto-Bezüge und Abzüge für den Mitarbeiter erfassen.

Lohnartengruppe hinzufügen

Wurde in der Verwaltung eine Lohnartengruppe erstellt, können Sie diese direkt im Mitarbeiterprofil übernehmen:

Weitere Informationen zur Erstellung und Verwaltung von Lohnartengruppen finden Sie hier: https://handbuch.neolohn.de/books/iw2-neolohn/page/4-lohnarten

💡 Hinweis bei Differenzen 

Kommt es zu Differenzen im Vergleich zur Lohnabrechnung Ihres Lohnbuchhalters oder den Personalkosten, prüfen Sie bitte Folgendes:

  1. Stimmen die Schlüsselung der Lohnarten überein?

  2. Werden die Lohnarten gleich versteuert und verbeitragt?

Die Schlüsselung der Lohnarten können Sie im Bereich Lohnarten & Bezüge einsehen, indem Sie auf + Lohnarten hinzufügen klicken.

Wichtig:

Screenshot Schlüsselung.png

Mitarbeiterverwaltung

5. MA Postfach / Dokumenten Verwaltung / Vorlagen

Dokumentenübersicht

In die Dokumentenübersicht gelangen Sie über den Reiter „Mitarbeiter“ im Hauptmenü und den Unterpunkt „Postfach“.

Die Dokumentenübersicht zeigt Ihnen eine sortierte Liste aller gespeicherten Dokumente für den ausgewählten Mitarbeiter.

Um ein Dokument einzusehen, klicken Sie auf das entsprechende Dokument. Es öffnet sich anschließend in Ihrem Browserfenster.

image-1727165664432.png

Vorlagen erstellen 

Neolohn bietet Ihnen die Möglichkeit vorgefertigte Mustervorlagen, spezifisch auf einen Mitarbeiter zu erstellen. 

Neolohn Vorlagen: 

Abmahnung
Abmahnung wegen Alkohol
Abmahnung wegen Vernachlässigung der Ausbildung
Allerletzte Abmahnung
Änderung der Vergütungsvereinbarung
Antrag auf Ablehnung der Rentenversicherungspflicht bei Geringfügigkeit
Arbeitsvertrag Geringfügig
Arbeitsvertrag Kurzfristig
Arbeitsvertrag Student
Arbeitsvertrag Vollzeit / Teilzeit
Aufhebungsvertrag Ausführlich
Aufhebungsvertrag mit Restlohnquittung
Erklärung Barzuschüsse zur Internetnutzung
Erklärung Fahrtkosten öffentlich
Fristgerechte Kündigung
Fristlose Kündigung
Quittung
Verlängerung der Befristung

Wählen sie eine der oben genannten Vorlage hier aus: image-1727166565932.png und drücken auf "Erstellen" 

Das ausgewählte Dokument erscheint nun in der Editor-Ansicht, in der Sie es nach Bedarf bearbeiten können.

Um das Dokument fertigzustellen, klicken Sie auf den Button „PDF erstellen“.

PDF speichern: Nachdem Sie auf „PDF erstellen“ geklickt haben, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die PDF in einem entsprechenden Ordner ablegen können. Wählen Sie den gewünschten Ordner aus, z. B. „Verträge“, und klicken Sie auf „OK“. Der Vertrag wird nun als PDF im ausgewählten Ordner gespeichert.

image-1727167852617.png

Dokument herunterladen und speichern

Im ausgewählten Ordner haben Sie nun die Möglichkeit, das Dokument auf Ihren Rechner herunterzuladen und zu speichern oder auszudrucken.

- Klicken Sie dazu auf das Wolkensymbol (#Icon einfügen). Das Dokument wird dann wie gewohnt auf Ihrem Computer gespeichert.

Einsicht der Dokumente für Mitarbeiter freischalten

Um Mitarbeitern Einsicht in bestimmte Dokumente zu gewähren, können Sie einzelne Ordner freischalten:

1. Gehen Sie zum Hauptmenüpunkt „Verwaltung“ und wählen Sie „Einstellungen“.
2. Unter Mitarbeiter Postfach sehen Sie eine Übersicht aller Ordner. 
3. Setzen Sie einen Haken bei den gewünschten Ordnern, um diese für den Mitarbeiter freizuschalten und in seiner Mitarbeiter-App sichtbar zu machen.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, weitere Ordner hinzuzufügen, indem Sie auf „Neues Verzeichnis“ klicken.

image-1727169134570.png

Eigene Dateien hochladen

Um eigene Dateien in Neolohn hochzuladen, nutzen Sie die **Drag-and-Drop**-Funktion. Ziehen Sie dazu einfach die gewünschte Datei aus Ihrem Ordner und lassen Sie sie im entsprechenden Ordnerbereich in Neolohn los. Der Zielordner wird gelb markiert, sobald Sie die Datei darüber ziehen. Lassen Sie die Datei einfach los, um sie dort abzulegen und hochzuladen.

> (#Video oder GIF zur Veranschaulichung einfügen.)

Dieser Vorgang ermöglicht eine schnelle und unkomplizierte Dateiablage direkt in das System.

Mitarbeiterverwaltung

6. Mitarbeiterliste

Tastenkürzel

Strg + A hakt alle Mitarbeiter an, wenn der Fokus gerade in der Mitarbeiterliste ist

Mitarbeiterverwaltung

7. digitaler Personalbogen

Was ist der digitale Personalbogen?

Der digitale Personalbogen ermöglicht es neuen Mitarbeitern, ihre Personalstammdaten selbstständig online einzugeben. Die Daten werden anschließend direkt in Neolohn übernommen – das spart Zeit und vermeidet Erfassungsfehler.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Digitaler Personalbogen über das Bewerberportal

1. Bewerberportal aufrufen

2. E-Mail-Adresse eingeben und Einladung versenden

💡 Alternativ: Du kannst dem Bewerber einfach den Link zum Bewerberportal senden. https://[deineKundennummer].neolohn.de/bewerbung
Dort kann er seine E-Mail-Adresse selbstständig eingeben, um den Prozess zu starten.

3. Einladung per E-Mail empfangen

4. Zugangscode eingeben und Personalbogen ausfüllen

5. Personalbogen ausfüllen

Im digitalen Personalbogen werden alle relevanten Angaben abgefragt, z. B.:

6. Eingang des ausgefüllten Personalbogens prüfen

Nachdem der Bewerber den digitalen Personalbogen erfolgreich abgesendet hat, wird dieser automatisch in Neolohn bereitgestellt.

image-1746694090064.png

7. Bewerberdaten öffnen und prüfen

8. Bewerber übernehmen oder ablehnen

scrolle im geöffneten Personalbogen ganz nach unten, um den Bereich für die abschließende Entscheidung zu erreichen. Dort stehen dir zwei Aktionen zur Verfügung:

✅ Sobald diese beiden Angaben gemacht wurden, werden alle ausgefüllten Daten automatisch in die Mitarbeiterakte übernommen.

Du musst anschließend nur noch die intern relevanten Daten wie Entlohnung, Position, Sollstunden und ähnliche Angaben hinterlegen.

💡 Tipp

Nach der Übernahme kannst du den neuen Mitarbeiter direkt weiterbearbeiten (z. B. für Lohnarten, Verträge erstellen u.v.m.).

Mitarbeiterverwaltung

8. Mitarbeiterstatus Info Symbole

Symbol Beschreibung
unvollständiger Mitarbeiter -  Daten zum Mitarbeiter unvollständig und verhindern das Berechnen des Mitarbeiters. 
Hinweis nach Berechnung, der Mitarbeiter konnte aufgrund Überschreitung der SV Brutto Grenze bei Geringfügigkeit nicht ordnungsgemäß abgerechnet werden - bitte überprüfen. 
Hinweis nach Berechnung, der Mitarbeiter ist korrekt abgerechnet,
abweichende Lohnabrechnung - gibt Differenzen an, nach Upload der Probelohnabrechnungen des Lohnbuchhalters 
Zeiten wurden nach der Berechnung geändert – der Abschluss ist blockiert und es muss zunächst erneut berechnet werden.
offener Urlaubsantrag -   im Zeitkonto eines Mitarbeiters zeigt einen offenen Urlaubsantrag an, der genehmigt oder abgelehnt werden sollte.
abgeschlossener Mitarbeiter – nach Export & Abschluss ist der Mitarbeiter festgeschrieben, die Daten sind gespeichert und nicht mehr veränderbar. Hinweis: Für Korrekturen klicken Sie auf das Schloss, um die Mitarbeiter-Maske wieder zu öffnen. Nach der Anpassung muss der Mitarbeiter erneut abgeschlossen werden.
unabgeschlossener Mitarbeiter – erscheint, wenn ein bereits abgeschlossener Mitarbeiter im Abrechnungsmonat erneut geöffnet wurde, um Korrekturen vorzunehmen.
überlange Schichten – erscheint, wenn ein Mitarbeiter an einem Tag mehr als 10 Stunden gearbeitet hat.
ungelesene Nachrichten – zeigt an, dass im Bereich Übersicht eine ungelesene Nachricht vorliegt.
Hinweis: Setzen Sie rechts neben der Nachricht einen Haken, um den Briefumschlag verschwinden zu lassen; die Nachricht gilt dann als gelesen.
Geburtstage - der Mitarbeiter hat in diesem Monat Geburtstag.

Zeiten


Zeiten

2. Manuelle Zeiterfassung

Manuelle Zeiterfassung in der Mitarbeiter-Maske

Im Bereich Mitarbeiter → Reiter „Zeiten“ können Sie Arbeitszeiten manuell erfassen und bearbeiten.

Zeiten manuell erfassen

Um Arbeitszeiten manuell einzugeben, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die gewünschte Mitarbeiterakte und wechseln Sie in den Reiter „Zeiten“.

  2. Klicken Sie in der Monatsübersicht auf den gewünschten Kalendertag.

  3. Geben Sie die Arbeitszeit per Tastatur ein (Format: z. B. 08:00 - 16:00) und drücken Sie Enter.

Die Zeit wird automatisch gespeichert. Der Cursor springt anschließend direkt zum nächsten Tag, sodass mehrere Tage effizient nacheinander erfasst werden können.

Um gezielt Tage zu überspringen, nutzen Sie die Pfeiltasten Ihrer Tastatur (z. B. von 05.07. direkt auf 09.07.).

Zur Kontrolle:

Zeiten bearbeiten

Um bereits erfasste Zeiten zu ändern:

  1. Klicken Sie auf den Tag, dessen Zeit Sie bearbeiten möchten.

  2. Im mittleren Editor ist die Anfangszeit bereits blau markiert.

  3. Passen Sie dort die Zeit entsprechend an und bestätigen Sie danach mit OK.

Zeiten löschen

Das Löschen von Zeiten erfolgt über die Tastatur:

  1. Klicken Sie in das Feld mit den Zeiten, die Sie löschen möchten.

  2. Drücken Sie die Entf-Taste oder die Rücktaste (←).

Alle aktuell markierten Schichten werden gelöscht.

Zeiten markieren

Sind die gewünschten Zeiten markiert (rot hinterlegt), können diese durch Drücken der Entf-Taste gelöscht werden.

Hinweis zu Urlaubstagen

Urlaubstage in den aktiven Zeiten können auf diese Weise nicht gelöscht werden.
Um Urlaubstage zu entfernen, wechseln Sie in den Reiter Zeitkonto und löschen oder stornieren dort den entsprechenden Urlaubsantrag.

Wenn du willst, kann ich daraus noch eine visuell optimierte Version mit Icons (Tastatur, Maus etc.) machen – das kommt im Handbuch erfahrungsgemäß sehr gut an.

Zeiten

3. Zeiterfassung

Zeiterfassung der Mitarbeiter

Die Zeiterfassung der Mitarbeiter kann auf zwei verschiedene Arten erfolgen:

1. QR-Code-Scan
2. Registrierungscode

In beiden Fällen nutzen die Mitarbeiter ein Tablet oder ein anderes internetfähiges Gerät, um sich vor Beginn ihrer Schicht anzumelden und nach Ende der Schicht wieder abzumelden über den Neolohn Zeiterfassung Account: 

www.IhreKundennr.neolohn.de/zeiterfassung

Die Zeiterfassung läuft wie folgt ab:
- Beim QR-Code-Scan wird der bereitgestellte QR-Code mit der Handy Camara (i.d. Mitarbeiter App)  gescannt, um die Anmeldung bzw. Abmeldung vorzunehmen.
- Beim Registrierungscode geben die Mitarbeiter einen persönlichen 8-stelligen Code ein, um ihre Schichtzeiten zu erfassen.

Diese beiden Methoden ermöglichen eine einfache und zuverlässige Erfassung der Arbeitszeiten, die direkt in das System von Neolohn übertragen werden.

Schritt 1: Erstellen eines Externen Benutzers für die Zeiterfassung

Um die Zeiterfassung über ein Tablet oder ein anderes internetfähiges Gerät zu ermöglichen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zur Verwaltung:
- Gehen Sie im Hauptmenü auf Verwaltung und wählen Sie anschließend den Benutzer-Reiter.

2. Erstellen Sie einen externen Benutzer:

- Klicken Sie auf **neuen externen Benutzer anlegen**.

- Geben Sie einen Vor- und Nachnamen an, der den Zweck beschreibt, z. B. **Zeiterfassung Tablet 1**.

- Tragen Sie eine allgemeine E-Mail-Adresse ein, z. B. **info@ihredomain.de** oder eine ähnliche Adresse ein.

- Weisen Sie die Rolle „Zeiterfassung“ zu und drücken auf "JA". 

image-1729519274957.png

Nachdem der externe Benutzer angelegt wurde, erhalten Sie eine Registrierungs-E-Mail an die zuvor angegebene E-Mail-Adresse.

Rufen Sie die E-Mail auf und folgen Sie den Anweisungen.

Sie werden aufgefordert ein neues Passwort festzulegen.
Das Passwort muss folgende Kriterien erfüllen:
- Mindestens 10 Zeichen lang
- Groß- und Kleinschreibung
- Sonderzeichen und Zahlen enthalten

Hinweis zum Passwort:
- Verwenden Sie ein Passwort, das auch anderen autorisierten Mitarbeitern bekannt sein kann, da der Zeiterfassung-Account möglicherweise abgemeldet wird und ein erneutes Login erforderlich sein könnte.

Schritt 2: Einrichten der Zeiterfassungsseite auf dem Tablet

Folgen Sie diesen Schritten, um die Zeiterfassungsseite auf einem Tablet oder einem Monitor einzurichten, über den sich die Mitarbeiter künftig ein- und ausloggen:

1. Website aufrufen:
- Öffnen Sie einen Internetbrowser (Tipp: wir empfehlen Google Chrome) auf dem Gerät, das für die Zeiterfassung vorgesehen ist und einfach zugänglich für die Mitarbeiter.
- Geben Sie die URL im Format „[Ihre-Kundennummer].neolohn.de/zeiterfassung“ ein und rufen Sie die Seite auf.

2. Login mit dem Zeiterfassungs-Account:
- Melden Sie sich auf der Website mit der E-Mail-Adresse an, die Sie zuvor für den Benutzer „Zeiterfassung“ erstellt haben.
- Geben Sie das gespeicherte Passwort ein und aktivieren Sie die Option **Passwort speichern**, sodass sich bei Bedarf auch andere Mitarbeiter ohne erneute Eingabe einloggen können.

3. Betriebsstätte auswählen:
- Wählen Sie die passende Betriebsstätte aus, die zur Erfassung der Arbeitszeiten genutzt wird.
- Bestätigen Sie die Auswahl, indem Sie auf **Okay** klicken.

4. QR-Code-Fenster:
- Nach der Auswahl öffnet sich ein Fenster mit einem QR-Code, der sich regelmäßig aktualisiert.
Info: Der dynamische QR-Code verhindert, dass Mitarbeiter ihn abfotografieren und für unerlaubtes oder frühzeitiges Einchecken verwenden.

image-1730137016652.png

Zeiterfassung der Mitarbeiter

Die Zeiterfassung der Mitarbeiter kann auf zwei verschiedene Arten erfolgen:

1. QR-Code-Scan
2. Registrierungscode

In beiden Fällen nutzen die Mitarbeiter ein Tablet oder ein anderes internetfähiges Gerät, um sich vor Beginn ihrer Schicht anzumelden und nach Ende der Schicht wieder abzumelden über den Neolohn Zeiterfassung Account: 

www.IhreKundennr.neolohn.de/zeiterfassung 

Die Zeiterfassung läuft wie folgt ab:
- Beim QR-Code-Scan wird der bereitgestellte QR-Code mit der Handy Camara (i.d. Mitarbeiter App)  gescannt, um die Anmeldung bzw. Abmeldung vorzunehmen.
- Beim Registrierungscode geben die Mitarbeiter einen persönlichen 8-stelligen Code ein, um ihre Schichtzeiten zu erfassen.

Diese beiden Methoden ermöglichen eine einfache und zuverlässige Erfassung der Arbeitszeiten, die direkt in das System von Neolohn übertragen werden.

Schritt 1: Erstellen eines Externen Benutzers für die Zeiterfassung

Um die Zeiterfassung über ein Tablet oder ein anderes internetfähiges Gerät zu ermöglichen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zur Verwaltung:
- Gehen Sie im Hauptmenü auf Verwaltung und wählen Sie anschließend den Benutzer-Reiter.

2. Erstellen Sie einen externen Benutzer:

- Klicken Sie auf **neuen externen Benutzer anlegen**.

- Geben Sie einen Vor- und Nachnamen an, der den Zweck beschreibt, z. B. **Zeiterfassung Tablet 1**.

- Tragen Sie eine allgemeine E-Mail-Adresse ein, z. B. **info@ihredomain.de** oder eine ähnliche Adresse ein.

- Weisen Sie die Rolle „Zeiterfassung“ zu und drücken auf "JA". 

image-1729519274957.png

Nachdem der externe Benutzer angelegt wurde, erhalten Sie eine Registrierungs-E-Mail an die zuvor angegebene E-Mail-Adresse.

Rufen Sie die E-Mail auf und folgen Sie den Anweisungen.

Sie werden aufgefordert ein neues Passwort festzulegen.
Das Passwort muss folgende Kriterien erfüllen:
- Mindestens 10 Zeichen lang
- Groß- und Kleinschreibung
- Sonderzeichen und Zahlen enthalten

Hinweis zum Passwort:
- Verwenden Sie ein Passwort, das auch anderen autorisierten Mitarbeitern bekannt sein kann, da der Zeiterfassung-Account möglicherweise abgemeldet wird und ein erneutes Login erforderlich sein könnte.

Schritt 3: Mitarbeiter Zeiterfassung 

Check-in über QR-Code Scan: 
Mitarbeiter können den QR-Code auf zwei Arten einscannen, um die Zeit zu erfassen:
- Über die Mitarbeiter-App (Check-In): Mitarbeiter nutzen die App, um den QR-Code zu scannen.
- Mit der Handykamera: Der QR-Code kann direkt mit der Kamera eines Smartphones eingescannt werden, um die Arbeitszeit zu registrieren.

- Nach dem Scan wird die Anmelde- oder Abmeldezeit des Mitarbeiters automatisch in der Neolohn-Software gespeichert und ist im Bereich **Mitarbeiter > Zeiten** einsehbar.

Alternative Methode: Check-In mit persönlichem Registrierungscode

Falls die Zeiterfassung über QR-Code nicht genutzt werden soll, können Mitarbeiter stattdessen über einen persönlichen Registrierungscode ein- und auschecken. So richten Sie den Registrierungscode ein:

1. Registrierungscode für den Mitarbeiter generieren:
- Öffnen Sie das **Hauptmenü** und gehen Sie zu **Mitarbeiter** wählen Sie den Reiter **Übersicht**.
- Klicken Sie auf **Registrierungscode generieren**, um einen Code für den gewünschten Mitarbeiter zu erstellen.

image-1730137717935.png

- Teilen Sie dem Mitarbeiter den generierten Registrierungscode mit.
- Der Mitarbeiter muss diesen Code einmalig auf dem Zeiterfassungstablet bei der **Erstanmeldung** eingeben.

image-1730137845011.png

- Nach Eingabe des Registrierungscodes wird der Mitarbeiter aufgefordert, einen persönlichen **6-stelligen Code** zu erstellen.
- Dieser persönliche Code dient als Anmeldecode, mit dem sich der Mitarbeiter künftig bei jeder Schicht **identifizieren und anmelden** kann.

image-1730137867914.png

Sobald der persönliche Code erstellt wurde, kann der Mitarbeiter ihn jederzeit verwenden, um sich über das Zeiterfassungstablet ein- und auszuloggen.

Zeiten

4. Dienstplan

Die Dienstplanansicht in neolohn zeigt stets eine Woche von Montag bis Sonntag in tabellarischer Form. Die Bereiche werden in der Reihenfolge angezeigt, die Sie unter Verwaltung/ Stammdaten festlegen können. Innerhalb der einzelnen Bereiche werden alle Mitarbeiter aufgeführt, denen mindestens eine Position in diesem Bereich/ Abteilung zugewiesen wurde. Der fertige Dienstplan wird Ihrem Mitarbeiter in seiner Mitarbeiter-App unter "Mein Dienstplan" angezeigt. 

image-1723105311999.png

Dienstplan Vorbereitung

Anleitung zur Festlegung eines neuen Bereich

Zuerst müssen in der Verwaltung unter Stammdaten die entsprechenden Bereiche korrekt hinterlegt sein, für die ein Dienstplan erstellt wird. 

Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie im Menü zu Verwaltung und wählen Sie Stammdaten aus.
2. Klicken Sie im rechten Fenster "Bereiche", auf die in grün hinterlegte Schaltfläche Neuer Bereich.
3. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Bezeichnung für den neuen Bereich eingeben können (z. B. "Küche").
4. Bestätigen Sie Ihre Eingabe, indem Sie auf OK klicken, um den neuen Bereich zu speichern.

image-1723107017418.png

Nachdem Sie den neuen Bereich angelegt haben, wird dieser nun in Ihrem Dienstplan unter dem Bereich angezeigt.

(Hier könnte ein Foto eines Bereichs im Dienstplan eingefügt werden)

Anleitung zur Festlegung eines neuen Postens

1. Wählen Sie Ihre Betriebsstätte aus, indem Sie rechts auf das „V“-Symbol klicken. Nach der Auswahl werden die vorhandenen Posten ebenfalls auf der rechten Seite angezeigt.

image-1723475045014.png

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neuer Posten“.

3. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Bezeichnung für den neuen Posten eingeben können (z. B. "Spüler"). Dieser Posten wird dem zuvor gewählten Bereich, wie beispielsweise der Küche, zugeordnet.

Hinweis:
Ein Bereich kann mehrere Posten umfassen. Im Bereich Küche könnten zum Beispiel Posten wie Spüler, Küchenhilfe, Küchenchef oder Saucier definiert werden.

4.Klicken Sie auf „OK“, um die Eingabe zu bestätigen und den neuen Posten zu speichern.

Mehrere Posten/Qualifikationen einem Bereich zuweisen

Sie können einem Bereich mehrere Posten oder Qualifikationen zuordnen. Zum Beispiel gibt es im Bereich **Küche** die drei verschiedenen Positionen:  Küchenleitung, Entremetier und Saucier.

Wenn Sie später im Dienstplan den Bereich Küche auswählen, werden Ihnen dort alle zugehörigen Posten angezeigt.

Die Zuweisung der Posten erfolgt unter Verwaltung > Stammdaten > Betriebsstätte im Abschnitt "Posten". Hier können Sie die gewünschten Positionen für den Bereich einstellen.

image-1729255883772.png                                   image-1729255907437.png

 

 

Mitarbeiterzuordnung

Um einem Mitarbeiter einen Posten zuzuordnen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zum Reiter Beschäftigung im Mitarbeiterprofil.
2. Scrollen Sie nach unten, bis Sie das Fenster Zuordnung Posten sehen.
3. Setzen Sie ein Häkchen bei dem entsprechenden Posten, um diesen dem Mitarbeiter zuzuweisen.

Hinweis:
Durch die Zuordnung eines Postens ist auch eine Bereichsauswertung erstellbar, die Ihnen eine detaillierte Analyse der Mitarbeiterzuordnungen in den verschiedenen Bereichen ermöglicht.

 

image-1723536356430.png

 

Mitarbeiter Sortierung festlegen 

Um die Reihenfolge der Mitarbeiter im Dienstplan festzulegen, führen Sie die folgenden Schritte durch:

1. Öffnen Sie die Mitarbeiterdetails und navigieren Sie zum Reiter Personalien.
2. Geben Sie im Fenster Angaben zum Namen im Feld Sortierung im Dienstplan eine Zahl ein, die die Position des Mitarbeiters im Dienstplan bestimmt.
Die niedrigste Zahl wird im Dienstplan zuerst angezeigt.

 

image-1724679387803.png

Dienstplan erstellen

1. Klicken Sie in der oberen Leiste auf Dienstplan, um den Dienstplaner zu öffnen.
2. Wählen Sie zuerst den gewünschten Bereich aus: Oben links können Sie z. B. "Küche"*auswählen.

 

image-1724680260184.png

3. Es werden nun alle Mitarbeiter angezeigt, denen Sie zuvor den Bereich **Küche** zugeordnet haben.
4. Wählen Sie den gewünschten Tag und den entsprechenden Mitarbeiter aus: Klicken Sie auf das „Kalenderzeichen mit dem +“-Zeichen beim gewünschten Tag, um eine Schicht hinzuzufügen.

Dadurch öffnet sich das Fenster Schicht Editor 

image-1724680475382.png

 

5. Schichttitel angeben: Geben Sie unter Schichttitel z. B. „Frühschicht“ ein.

Posten: Ist der vorgegebene Posten welcher im Mitarbeiterprofil hinterlegt wurde 

Qualifikation: Hier können Sie die Qualifikation auswählen ggf. der Mitarbeiter übt mehrere Qualifikationen aus. 

Offener Beginn/Ende: Wenn keine genaue Uhrzeit festgelegt ist, können Sie „Offener Beginn“ oder „Offenes Ende“ auswählen. In den Fällen in denen unklar ist, wann die Schicht endet, wird der Haken bei **„Offenes Ende“** gesetzt. 

Notiz: Geben Sie bei Bedarf eine Notiz wie z. B. „Dresscode“ ein. Diese Information erscheint dann in der Mitarbeiter-App.

Zeitblöcke eintragen: Tragen Sie die Schichtzeiten unter **Zeitblöcke** ein, z. B. von 08:00 bis 16:00 Uhr. Auch wenn das Ende offen bleibt, muss eine Zeit bei **„Bis“** eingetragen werden. Der Mitarbeiter sieht trotz dessen in der App nur die Anfangszeit.

Schicht bestätigen: Klicken Sie auf **„Schicht bestätigen“**, um die Schicht an dem gewünschten Tag zu hinterlegen. Über das Bearbeiten-Symbol können Sie die Schicht später noch anpassen.

 

Dienstplan freigeben

Sobald der Dienstplan für den Bereich fertiggestellt ist, klicken Sie oben rechts auf **„Freigabe“**. Der Dienstplan wird dadurch in der Mitarbeiter-App sichtbar. Beachten Sie, dass Änderungen jedes Mal erneut freigegeben werden müssen, damit sie in der App angezeigt werden.

image-1724681154876.png

 

Schichtvorlagen erstellen

Um sich wiederholende Arbeitszeiten wie z. B. „Küche Frühschicht (08:00-16:00 Uhr)“ effizienter einzuplanen, können Sie Schichtvorlagen erstellen:

1. Wählen Sie oben rechts neben dem Feld „Schichtvorlage wählen“ das Bearbeiten-Symbol aus.
2. Es öffnet sich der Schichtvorlagen Editor.
3. Legen Sie eine neue Vorlage an und weisen Sie ihr eine Farbe zu.
4. Speichern Sie die Vorlage, um sie künftig bei der Dienstplanung schnell auswählen zu können.

 

image-1724681330421.png

Vorlage zuweisen: Die erstellte Schichtvorlage wird nun links im entsprechenden Feld angezeigt. Klicken Sie auf die Vorlage und weisen Sie sie dann über das „Kalender +“-Zeichen im Dienstplaner dem gewünschten Tag und Mitarbeiter zu.

(animiert darstellen) 

image-1724759244666.png

Dienstplan kopieren

Für wiederkehrende Dienstpläne können Sie die Kopierfunktion nutzen:

1. Klicken Sie oben rechts auf "vor 1 KW“ hier besteht die Möglichkeit bis "vor 8 KW" aus zu wählen. 
2. Wählen Sie die gewünschten Mitarbeiter aus, indem Sie den Haken neben den Namen setzen.
3. Klicken Sie auf das Kopieren-Symbol neben "vor 1 KW". Die Schichtzeiten werden dann aus der vorherigen Woche übernommen.

image-1724759749223.png

Kostenübersicht

In der Spalte ganz rechts sehen Sie die Kosten pro Mitarbeiter für die jeweilige Woche laut Dienstplan. In der Zeile am unteren Rand wird die Gesamtsumme angezeigt, für alle Mitarbeiter die für diesen Bereich eingeteilt wurden, für den jeweiligen Tag laut Dienstplan.

 

image-1724761368616.png

 

 

 

 

 

 

 

Zeiten

5. Urlaubsverwaltung

Die Urlaubsverwaltung finden Sie im Reiter Mitarbeiter unter dem Menüpunkt Zeitkonto. Hier verwalten Sie sowohl den Urlaubsanspruch als auch die Urlaubsanträge der Mitarbeiter.

image-1726216109246.png

Zusätzliche Urlaubstage eintragen

Im Bereich Urlaubsverwaltung können Sie im Feld Zusätzlicher Urlaubsanspruch zusätzliche Urlaubstage hinzufügen.

Ändern Sie die vor eingestellte Anzahl der Urlaubstage einfach in die gewünschte Anzahl, falls zusätzliche Tage vereinbart wurden.

Die Gesamtsumme der Urlaubstage für das aktuelle Jahr wird darunter automatisch angezeigt.

image-1726216402415.png

Vorwerte (Resturlaub) 

In diesem Feld wird der Resturlaub angezeigt, sobald der Monat Dezember final abgeschlossen ist. Sie haben zudem die Möglichkeit, Werte manuell einzugeben. Das Feld kann auch genutzt werden, um Korrekturen am Urlaubsanspruch vorzunehmen. Möchten Sie den Anspruch kürzen, können Sie einfach ein Minuszeichen vor die Zahl setzen.

Urlaubsanträge & Urlaubstage 

Ihr Mitarbeiter hat die Möglichkeit, Urlaubsanträge über die Mitarbeiter-App zu stellen. (#Anleitung zur Aktivierung der Mitarbeiter-App finden Sie hier: Link hinterlegen).

Die gestellten Urlaubsanträge werden Ihnen im Reiter Mitarbeiter unter Zeitkonto angezeigt.

Der Mitarbeiter wird über Ihre Entscheidung direkt in seiner Mitarbeiter-App informiert.

Die genehmigten Urlaubstage werden automatisch im Reiter Zeiten beim Mitarbeiter hinterlegt, sofern Sie unter Beschäftigung die Regelarbeitszeiten festgelegt haben.

image-1726219055407.png

Info: Urlaubsansprüche kurz erklärt 

Das Bundesurlaubsgesetz sieht einen Mindesturlaub von 24 Werktagen bei einer 6-Tage-Woche vor. Arbeitet ein Mitarbeiter weniger als 6 Tage pro Woche, wird der Urlaubsanspruch anteilig berechnet.

Formel zur Berechnung des Urlaubsanspruchs:

Urlaubstage = (Arbeitstage pro Woche / 6) × 24 

Beispiele:

  1. Arbeitet der Mitarbeiter 2 Tage pro Woche, wäre der Urlaubsanspruch:

    2 / 6 × 24 = 8 Urlaubstage pro Jahr

  2. Arbeitet der Mitarbeiter 3 Tage pro Woche, ergibt sich folgender Urlaubsanspruch:

    3 / 6 × 24 = 12 Urlaubstage pro Jahr

  3. Arbeitet der Mitarbeiter 5 Tage pro Woche, wäre der Urlaubsanspruch:

    5 / 6 × 24 = 20 Urlaubstage pro Jahr

Zeiten

6. Lohnberechnung

Mitarbeiter final abrechnen

Bevor Sie einen Mitarbeiter final abrechnen, sollten folgende Punkte geprüft und korrekt hinterlegt sein:

Sind alle Punkte geprüft und die Zeiten korrekt eingetragen, können Sie die Abrechnung durchführen. Klicken Sie dazu unten links auf Berechnen, um die Berechnung des Mitarbeiters zu starten.

Screenshot Lohn berechnen.png

Nach dem Klicken auf Berechnen erstellt die Software automatisch den Lohn und generiert eine Lohnabrechnung, auf die Sie im Bereich Berichte zugreifen können. Alternativ können Sie auf LA klicken, um die Lohnabrechnung direkt in einem eigenen Fenster zu öffnen.


Screenshot Berichte.png

 

Zusätzlich können Sie die Arbeitgeber- und Arbeitnehmerkosten aufklappen, indem Sie auf die kleinen Dreiecke klicken. So erhalten Sie eine detaillierte Ansicht aller Kostenpositionen und können die Zusammensetzung der Abrechnung genau einsehen.

Screenshot Kosten.png

 

Mitarbeiter-App


Mitarbeiter-App

1. MA App

Nutzung der Neolohn MA-App

Funktionen und Anleitung 

 

1. Anmelden in der MA-App

So gelangst du zu deinem persönlichen Bereich:

  1. Öffne den Browser auf deinem Smartphone.

  2. Gib folgende Adresse ein:
    [Kundennummer].neolohn.de/ma-app
    (Ersetze „Kundennummer“ durch die tatsächliche Nummer deines Betriebs.)

  3. Gib deine E-Mail-Adresse und dein Passwort ein, das du bei der Registrierung festgelegt hast.

  4. Tippe auf „Anmelden“, um die App zu starten.

💡 Tipp: Notiere oder speichere dein Passwort sicher – du brauchst es bei jedem Login.

2. Profilbild hinzufügen

Ein Foto macht deine Anmeldung persönlicher – besonders in größeren Teams:

3. Zeiterfassung - Check In/Out 

Du hast zwei Möglichkeiten, deine Arbeitszeit zu erfassen:
mit QR-Code oder manuell ohne Code.

A) Zeiterfassung mit QR-Code

Diese Variante nutzt du am Einsatzort – dort ist ein Terminal der den QR-Code anzeigt hinterlegt.

Schicht starten:

  1. Tippe in der App im Home Menü auf „Check In/Out“.

  2. Erlaube der App den Zugriff auf deine Kamera.

  3. Scanne den bereitgestellten QR-Code.

  4. Das Zeiterfassungs-Ticket wird angezeigt.

  5. Tippe auf „Schicht starten“ (grün hinterlegt).
    → Du wirst automatisch zum Startbildschirm weitergeleitet.
    → Unter deinem Namen erscheint der Status „Aktiv“ mit grünem Punkt.

Schicht beenden:

  1. Öffne wieder im Home Menü „Check In/Out“.

  2. Scanne den QR-Code erneut.

  3. Tippe auf „Schicht beenden“ (rot hinterlegt).
    → Der Status wechselt zu „Untätig“ (roter Punkt).
    ✅ Deine Zeit ist damit erfasst.

B) Manuelle Zeiterfassung (ohne QR-Code)

Diese Variante nutzt du, direkt in der App. 

Schicht starten:

  1. Tippe auf Home Menü auf „Check In/Out“.

  2. Tippe auf „Schicht starten“ (grün hinterlegt).

  3. Du kehrst automatisch zur Startseite zurück.
    → Der Status zeigt jetzt „Aktiv“ mit grünem Punkt.

Schicht beenden:

  1. Tippe erneut im Home Menü auf „Check In/Out“.

  2. Tippe auf „Schicht beenden“ (rot hinterlegt).

  3. Der Status wird auf „Untätig“ mit rotem Punkt gesetzt.
    ✅ Deine Arbeitszeit ist damit erfasst.

4. Standortermittlung aktivieren (optional)

 

  1. Gehe in der App zu „Check In/Out“.

  2. Im Zeiterfassungs-Ticket findest du den Button „Standortermittlung aktivieren“.

  3. Tippe darauf und erlaube der App den Zugriff auf deinen Standort.

 

5. Dienstplan 

A) Eigener Dienstplan

  1. Tippe im Hauptmenü auf den Button „Dienstplan“.

  2. Dir wird dein persönlicher Dienstplan in der Wochenansicht (Montag bis Sonntag) angezeigt.

Du kannst dort alle deine geplanten Schichten der aktuellen Woche einsehen – inklusive Uhrzeiten und Positionen 

B) Dienstplan deines Teams

Hinweis: Damit diese Funktion genutzt werden kann, muss sie in der Neolohn-Software unter „Verwaltung > Einstellungen“ durch das Unternehmen aktiviert werden („Teamplan-Funktion aktivieren“).

  1. Wähle innerhalb des Dienstplanbereichs den Reiter „Team“ aus.

  2. Es wird der Team-Dienstplan in der Tagesansicht angezeigt.

  3. Klappe den Tag auf, um die eingetragenen Kollegen und deren geplante Einsätze zu sehen.

6. Arbeitsplanung

Im Bereich „Arbeitsplanung“ kannst du ganz einfach Wunschzeiten eintragen, Urlaub beantragen oder deinen aktuellen Stand bei Arbeitsstunden und Urlaubstagen einsehen – sofern dein Betrieb diese Funktionen freigeschaltet hat.

Wunschzeiten eintragen

So gibst du an, wann du gerne arbeiten möchtest – oder lieber nicht:

  1. Öffne im Hauptmenü den Bereich „Arbeitsplanung“.und wähle "Wunschzeiten hinzufügen" aus

  2. Wähle eine der beiden Optionen aus:

    • „Passt gut“ → Du würdest an diesem Tag gerne eine Schicht übernehmen.

    • „Passt nicht“ → An diesem Tag möchtest du lieber nicht eingeteilt werden.

  3. Tippe nun auf die gewünschten Kalendertage, um deine Auswahl zu markieren.

🟢 Grün bedeutet „Passt gut“
🟠 Orange bedeutet „Passt nicht“

Sobald du die Tage ausgewählt hast, werden deine Angaben automatisch an deinen Betrieb übermittelt.

📝 Notizen hinzufügen

Du kannst jeder Angabe auch eine kurze Notiz beifügen. 

So funktioniert’s:

  1. Trage deine Notiz in das Textfeld unter der Monatsansicht ein. 

  2. Tippe auf das kleine Papierflieger-Symbol rechts neben dem Textfeld, um die Info an deinen Betrieb zu senden.

7.Urlaub beantragen

Urlaubsantrag stellen

Tippe im Hauptmenü auf „Arbeitsplanung“ und anschließend auf „Urlaub beantragen“.

▸ Einzelne Tage

▸ Mehrtägiger Urlaub

  1. Urlaubsantrag absenden
    Tippe auf das Papierflieger-Symbol, um deinen Antrag an dein Unternehmen zu senden.

Status deiner Urlaubsanträge einsehen

In der Übersicht kannst du jederzeit nachverfolgen, wie der aktuelle Stand deiner Anträge ist:

 

8. Dokumente

Im Bereich „Dokumente“ findest du alle Ordner, die dein Arbeitgeber für dich freigegeben hat – inklusive der darin abgelegten Dateien.

Dokumente ansehen und herunterladen

Eigene Dokumente hochladen

Du hast zwei Möglichkeiten, Dokumente an deinen Arbeitgeber zu übermitteln:

Alle hochgeladenen Dateien erscheinen im Ordner „Upload“ – sowohl für dich als auch für deinen Arbeitgeber in der Neolohn-Software einsehbar.

 

. 

 

 

 

 

Mitarbeiter-App

2. Installation Iphone

Mitarbeiter-App Installation auf dem iPhone

Die Neolohn Mitarbeiter-App ist eine Web-App und kann bequem über den Safari-Browser auf dem Home-Bildschirm des iPhones gespeichert werden.

🔹 So funktioniert’s – Schritt für Schritt

  1. Safari öffnen
    Öffne den Safari-Browser auf deinem iPhone.

  2. Startseite der Mitarbeiter-App aufrufen
    Gib in die Adresszeile folgendes ein:
    https://ihrekd-nr.neolohn.de/ma-app
    (Ersetze „ihrekd-nr“ mit der Firmen Kundennummer, diese erfährst du in der Regel von deinen Vorgesetzten). 

  3. Mit Zugangsdaten anmelden
    Melde dich mit deinen persönlichen Neolohn-Mitarbeiter-Zugangsdaten an.

  4. Teilen-Menü öffnen
    Tippe unten in der Mitte auf das „Teilen“-Symbol (🔗).

  5. Zum Home-Bildschirm hinzufügen
    Scrolle im Teilen-Menü nach unten und wähle:
    👉 „Zum Home-Bildschirm“ (oder „Add to Home Screen“ bei englischer Spracheinstellung).

  6. App-Namen bestätigen oder anpassen
    Du kannst den vorgeschlagenen Namen übernehmen oder einen eigenen vergeben.

  7. Hinzufügen Tippe oben rechts auf „Hinzufügen“ (Add).

✅ Fertig!

Die Neolohn-Mitarbeiter-App erscheint jetzt als Icon auf dem Home-Bildschirm und kann wie eine normale App gestartet werden – ohne erneute Anmeldung, solange die Session aktiv ist.

 

 

 

Mitarbeiter-App

3. Installation Android

Mitarbeiter-App Installation auf einem Android-Gerät

Auch auf Android-Geräten kann die Neolohn Mitarbeiter-App als Web-App über den Browser zum Startbildschirm hinzugefügt werden.

🔹 So funktioniert’s – Schritt für Schritt

  1. Browser öffnen
    Öffne den Chrome-Browser (empfohlen) auf deinem Android-Gerät.

  2. Startseite der Mitarbeiter-App aufrufen
    Gib folgende Adresse in die Adresszeile ein:
    https://ihrekd-nr.neolohn.de/ma-app
    (Ersetze „ihrekd-nr“ mit der Firmen Kundennummer. Diese erfährst du in der Regel von deinen Vorgesetzten)

  3. Mit Zugangsdaten anmelden
    Melde dich mit deinen Neolohn-Zugangsdaten an.

  4. Menü öffnen (drei Punkte)
    Tippe oben rechts auf das Menü-Symbol (⋮).

  5. Zum Startbildschirm hinzufügen Wähle im Menü den Punkt „Zum Startbildschirm hinzufügen“ aus.

  6. Name festlegen (optional)
    Du kannst den vorgeschlagenen App-Namen übernehmen oder anpassen.

  7. Hinzufügen bestätigen
    Tippe auf „Hinzufügen“. Je nach Android-Version erscheint zusätzlich eine Bestätigung über das Platzieren des Symbols.

✅ Fertig!

Das Symbol der Neolohn-Mitarbeiter-App ist jetzt direkt auf dem Startbildschirm deines Smartphones verfügbar und kann jederzeit gestartet werden.

 

 

Mitarbeiter-App

Registrierung zur Neolohn Mitarbeiter-App

Allgemeine Hinweise

Zur Nutzung der Neolohn Mitarbeiter-App erhältst du zwei E-Mails von „Neolohn by twodoxx“. Bitte folge den Anweisungen zeitnah, da die Links zeitlich begrenzt gültig sind.

1. E-Mail: Registrierung & Passwortvergabe

Diese E-Mail enthält einen Registrierungslink, der nur 48 Stunden gültig ist.

So gehst du vor:

  1. Klicke auf den Registrierungslink in der E-Mail.

  2. Du wirst aufgefordert, ein sicheres Passwort zu erstellen und deine E-Mail-Adresse zu verifizieren.

  3. Klicke auf den blauen Link „Klicken Sie hier, um fortzufahren“.

  4. Lege dein Passwort fest:

    • Mindestens 10 Zeichen

    • Mindestens 1 Großbuchstabe

    • Mindestens 1 Zahl

    • Mindestens 1 Sonderzeichen

  5. Klicke auf „Zurück zur Applikation“, um den Vorgang abzuschließen.

✅ Nach erfolgreicher Registrierung kannst du dich in der Neolohn Mitarbeiter-App einloggen und alle Funktionen nutzen.

2. E-Mail: Installations- und Nutzungsanleitung

In dieser E-Mail findest du:

Zugang zur App:

➡️ https://[firmen-kundennummer].neolohn.de/ma-app
(Bitte „firmen-kundennummer“ mit der tatsächlichen Firmen Kundennummer ersetzen. Diese erhälst du in der Regel von deinen Vorgesetzten)

Erklärvideos zur Installation & Nutzung:

 

 

 

Export der Lohndaten


Export der Lohndaten

1.Lohnübertragung/Export an den Steuerberater

Lohnübertragung an den Steuerberater

Am Ende eines Abrechnungszeitraums können die Bewegungsdaten aus Neolohn exportiert und im Lohnprogramm des Steuerberaters/Lohnbuchhalters importiert werden.

 Voraussetzungen einrichten

  1. Öffnen Sie in der Neolohn-Software den Bereich „Verwaltung“ und wählen den Reiter „Stammdaten“ aus.

  2. Klicken Sie auf die entsprechende Betriebsstätte.

  3. In dem Bereich „Schnittstellen“ wählen Sie das Programm Ihres Steuerberaters aus (z. B. DATEV Lohn & Gehalt).

  4. Hinterlegen Sie anschließend auch die Beraternummer und Mandantennummer

 

image-1753790296426.png

 

Lohnarten zuordnen (Exportnummern)

Als Nächstes wechseln Sie in den Reiter „Lohnarten & Bezüge“.

Damit die Lohnarten beim Export korrekt zugeordnet werden können, ist es erforderlich, in der Spalte „Export-Nr.“ die Lohnart-Nummer einzutragen, die Ihr Steuerberater in seinem Lohnprogramm (z. B. DATEV, Addison, etc.) verwendet.

💡 Hinweis: Die korrekte Zuordnung der Exportnummern ist entscheidend für eine fehlerfreie Verarbeitung der Daten beim Steuerberater. Fragen Sie im Zweifel direkt bei Ihrer Kanzlei nach der richtigen Nummer.

 

image-1753791154741.png

 

Einheitliche Personalnummern

Damit der Lohnexport korrekt verarbeitet werden kann, müssen die Personalnummern in Neolohn mit denen im Lohnprogramm des Steuerberaters übereinstimmen.

Die Personalnummer kann für jeden Mitarbeiter in der Mitarbeitermaske hinterlegt werden:
Wechsle dazu in den Reiter „Beschäftigung“ und trage die entsprechende Nummer im Feld „Personalnummer“ ein.

 

image-1753880449959.png

 

Bewegungsdaten / Exportdatei erstellen

Sobald alle Mitarbeiter berechnet und mit einem grünen Statuspunkt markiert sind, kann der Abrechnungsmonat abgeschlossen und die Exportdatei erstellt werden.

So gehen Sie vor:

  1. Klicken Sie auf „Export & Abschluss“, um den Abrechnungsmonat final zu schließen.

  2. Abhängig von der gewählten Schnittstelle (unter Verwaltung → Betriebsstätte → Schnittstellen) wird die Datei entweder:

    • per E-Mail zugestellt oder

    • als Download-Datei bereitgestellt.

  3. Die generierte Datei (z. B. im DATEV-kompatiblen Format) kann anschließend in das Lohnprogramm des Steuerberaters importiert werden.

 

 

 

Export der Lohndaten

2. DATEV Lohn und Gehalt

Import der Bewegungsdaten

Wählen Sie zunächst unter Monat der Übernahme den entsprechenden Abrechnungsmonat aus und setzen Sie als Hersteller die Option ISGUS Zeus.

Anschließend wählen Sie unter Dateiauswahl die entsprechende Datei aus. Beachten Sie dabei, dass die Datei zuvor aus der ZIP-Datei entpackt werden muss.

Nach dem Import prüft das System automatisch, ob alle verwendeten Lohnarten vorhanden sind. Falls Unstimmigkeiten auftreten, wird ein entsprechendes Fehlerprotokoll angezeigt.

Sobald alle Fehler behoben wurden, können die Daten erfolgreich übernommen werden

Schritt 1

Datev Schritt 1 Bewegunsdaten.png

Schritt 2 

Datev Schritt 2 Bewegunsdaten.png

Schritt 3

Datev Schritt 3 Bewegunsdaten.png

Im Anschluss können Sie die Probeabrechnungen erstellen und diese per Drag & Drop in Neolohn importieren. Wechseln Sie dazu in den Bereich Berichte und wählen Sie unten die Option „Lohnabrechnungen aus Schnittstellensystem hochladen“.

Im nächsten Schritt klicken Sie auf „Probeabrechnungen ohne Verteilung“. Die Software vergleicht die importierten Abrechnungen automatisch mit den in Neolohn berechneten Werten und zeigt eventuelle Differenzen an. Diese werden in der Mitarbeiter Übersicht durch ein „?“-Symbol beim jeweiligen Mitarbeiter gekennzeichnet. Durch Klicken auf das Symbol erhalten Sie eine  Anzeige der Abweichungen.

Wenn Sie anschließend die finalen Lohnabrechnungen importieren möchten, gehen Sie identisch vor, wählen jedoch die Option „Lohnabrechnung mit Verteilung“. In diesem Fall werden die Abrechnungen automatisch den entsprechenden Mitarbeitern zugeordnet und stehen diesen direkt in der Mitarbeiter-App zur Verfügung.

Probeabrechnung hochladen.png

Auswahl für Upload der Probeabrechnungen aus Datev L&G:

Probeabrechnung hochladen2.png

Export der Lohndaten

6. DLS Daten

Sofortmeldung in Neolohn

Aktivierung der Sofortmeldung in Neolohn

Um die Sofortmeldung zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie in der Verwaltung den Bereich Stammdaten.

  2. Wählen Sie unter Unternehmen den Punkt Betriebsstätte aus.

  3. Im Abschnitt Sofortmeldung können Sie den gewünschten Betrieb registrieren.

  4. Klicken Sie dazu einfach auf „Betriebsstätte registrieren“.

image-1754662103442.png

Nach der Registrierung erhalten Sie innerhalb weniger Tage Post von der ITSG mit einem 20-stelligen Aktivierungscode.
Geben Sie diesen Code im Feld „Activation Code“ ein und klicken Sie auf „Betriebsstätte aktivieren“.

Ab diesem Zeitpunkt können Sie in der Mitarbeitermaske in der Übersicht den gewünschten Mitarbeiter mit nur einem Klick auf das Feld „Sofortmelden“ direkt melden.
Die erstellte Sofortmeldung finden Sie anschließend im Reiter Postfach unter Sofortmeldungen.

 

image-1754662389760.png

 

Probelohnabrechnungen und fertige Lohnabrechnungen in Neolohn hochladen

Fertige Lohnabrechnungen hochladen

So stellen Sie Ihren Mitarbeitern die fertigen Lohnabrechnungen direkt in der Mitarbeiter-App zur Verfügung:

  1. Wechseln Sie auf den Monat, für den Sie die Abrechnungen hochladen möchten.

  2. Klicken Sie im Menü auf Berichte (neben „Mitarbeiter“).

  3. Ganz unten links finden Sie das Feld „Lohnabrechnungen aus Schnittstellensystem hochladen“.

  4. Klicken Sie auf dieses Feld und wählen Sie die Sammeldatei (PDF-Format) mit allen Lohnabrechnungen des entsprechenden Monats aus.

    • Alternativ: Ziehen Sie die Datei per Drag & Drop in das Feld.

  5. Im letzten Schritt wählen Sie aus, ob die Abrechnungen mit oder ohne Verteilung hochgeladen werden sollen.

    • Damit die Abrechnungen im Postfach der Mitarbeiter-App erscheinen, wählen Sie „Lohnabrechnungen mit Verteilung“.

Probelohnabrechnungen hochladen

Mit Probelohnabrechnungen können Sie Abweichungen zwischen der Abrechnung in Neolohn und der Abrechnung Ihres Lohnbuchhalters/Steuerberaters schnell erkennen.

  1. Wechseln Sie auf den Monat, für den Sie die Probelohnabrechnungen hochladen möchten.

  2. Klicken Sie auf Berichte (neben „Mitarbeiter“).

  3. Ganz unten links finden Sie das Feld „Lohnabrechnungen aus Schnittstellensystem hochladen“.

  4. Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie die Sammeldatei (PDF-Format) mit allen Probelohnabrechnungen aus.

    • Alternativ: Datei per Drag & Drop in das Feld ziehen.

  5. Differenzen werden durch einen orangenen Punkt neben dem jeweiligen Mitarbeiternamen angezeigt.

Hinweis: Probelohnabrechnungen werden nicht an Mitarbeiter verteilt. Sie dienen ausschließlich der internen Kontrolle.

Lohnabrechnung

Lohnabrechnung

Lohnabrechnung erstellen

Mitarbeiter final abrechnen

Bevor Sie einen Mitarbeiter final abrechnen, sollten folgende Punkte geprüft und korrekt hinterlegt sein:

Sind alle Punkte geprüft und die Zeiten korrekt eingetragen, können Sie die Abrechnung durchführen. Klicken Sie dazu unten links auf Berechnen, um die Berechnung des Mitarbeiters zu starten.

Screenshot Lohn berechnen.png

Nach dem Klicken auf Berechnen erstellt die Software automatisch den Lohn und generiert eine Lohnabrechnung, auf die Sie im Bereich Berichte zugreifen können. Alternativ können Sie auf LA klicken, um die Lohnabrechnung direkt in einem eigenen Fenster zu öffnen.


Screenshot Berichte.png

Zusätzlich können Sie die Arbeitgeber- und Arbeitnehmerkosten aufklappen, indem Sie auf die kleinen Dreiecke klicken. So erhalten Sie eine detaillierte Ansicht aller Kostenpositionen und können die Zusammensetzung der Abrechnung genau einsehen.

Screenshot Kosten.png

Lohnabrechnung

Fehlermeldungen bei Lohnberechnung

Fehlermeldungen bei der Abrechnung

Während der Lohnabrechnung können verschiedene Fehlermeldungen erscheinen, die auf bestimmte Probleme hinweisen. 

1. „Warnung: offene Vormonate“
Diese Meldung erscheint, wenn der Mitarbeiter im Vormonat noch nicht abgeschlossen wurde. Änderungen, die im aktuellen Monat vorgenommen werden, können sich daher auch auf den Vormonat auswirken.
Um dies zu beheben, navigieren Sie in den Vormonat, markieren den Mitarbeiter und klicken unten links auf Abschluss & Export. Danach erscheint ein Schloss-Symbol, das anzeigt, dass der Monat festgeschrieben ist und nicht mehr verändert werden kann.
Sollten nachträglich Korrekturen erforderlich sein, können Sie auf das Schloss-Symbol klicken, um den Mitarbeiter erneut zu öffnen. Achten Sie darauf, den Mitarbeiter nach der Korrektur wieder abzuschließen, sodass das Schloss-Symbol wieder hinter dem Namen erscheint.

2. „Qualifikation nicht vorhanden/aktiv in den Mitarbeiter-Zeiten“
Diese Meldung erscheint, wenn eine neue Qualifikation eingetragen wurde, obwohl bereits Zeiten für den Mitarbeiter erfasst sind.
Navigieren Sie in den Reiter Zeiten, wählen Sie die neue Qualifikation aus und bestätigen Sie mit OK oder Enter. Dies muss für jeden betroffenen Tag einmal durchgeführt werden. Danach lässt sich der Mitarbeiter wieder normal berechnen.

Screenshot Quli Fehlermeldung.png

Screenshot Quali Fehlermeldung 2.png

 

3. Unvollständige Input-Daten
In diesem Fall sollten Sie überprüfen, ob die Stammdaten des Mitarbeiters korrekt hinterlegt sind. Bereits kleine Eingabefehler, wie beispielsweise ein Sonderzeichen (z. B. `) im Namen, können die Berechnung verhindern. Entfernen Sie das fehlerhafte Zeichen oder korrigieren Sie die Stammdaten entsprechend, damit die Abrechnung erfolgreich durchgeführt werden kann.

Lohnabrechnung

Abweichungen zur Probeabrechnungen

Häufige Gründe für Abweichungen in der Lohnabrechnung

Abweichungen zwischen der in Neolohn erstellten Lohnabrechnung und den Werten Ihres Steuerberaters oder Ihrer Lohn-Buchhaltung können verschiedene Ursachen haben. Nachfolgend finden Sie die häufigsten Gründe:

1. Fehlerhafte oder unvollständige Stammdaten

Bereits kleine Abweichungen in diesen Daten führen unmittelbar zu unterschiedlichen Steuer- und Sozialversicherungsberechnungen.

2. Abweichende Lohnarten-Schlüsselung

Ein sehr häufiger Grund für Differenzen ist eine nicht übereinstimmende Schlüsselung der Lohnarten. Entscheidend ist dabei, wie eine Lohnart:

In der Verwaltung können Sie einsehen, welche Lohnarten in der Mitarbeiter-Maske zur Verfügung stehen und wie diese steuer- und sozialversicherungsrechtlich behandelt werden.

Screenshot LohnartenVW.png

Nach der Berechnung sehen Sie außerdem in der Lohnabrechnung, wie die jeweilige Lohnart tatsächlich geschlüsselt wurde.

Stimmt diese Behandlung nicht zu 100 % mit den Vorgaben Ihres Steuerberaters überein, entstehen Differenzen.

Screenshot La Schlüsslung.png

Lohnarten korrekt auswählen oder anpassen

Um eine passende Lohnart auszuwählen oder zu ergänzen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die Verwaltung.

  2. Wechseln Sie in den Bereich Lohnarten & Bezüge.

  3. Klicken Sie auf „+ Auswahl an Lohnarten“.

  4. Suchen Sie die passende Lohnart und klicken Sie auf „Verwenden“.

Die Lohnart steht nun in der Mitarbeiter-Maske zur Verfügung.

Um sie einem Mitarbeiter zuzuordnen:

  1. Öffnen Sie die Mitarbeiter-Maske.

  2. Wechseln Sie in den Bereich Lohnarten & Bezüge.

  3. Klicken Sie auf „+ Lohnart hinzufügen“.

  4. Wählen Sie die gewünschte Lohnart aus und klicken Sie auf „Verwenden“.

Die Lohnart wird nun den aktiven Lohnarten des Mitarbeiters hinzugefügt.

Eine falsch verwendete Lohnart können Sie entweder vollständig entfernen oder den Haken bei „Verwenden“ deaktivieren.

Weitere mögliche Ursachen für Abweichungen

Zusätzlich können Differenzen entstehen durch:

Lohnzahlungs-SEPA-Datei für das Online-Banking erstellen

Mit der SEPA-Datei stellen Sie eine vollständig vorbereitete Zahlungsdatei für Ihr Online-Banking bereit. Diese Datei enthält alle Lohnauszahlungsbeträge und kann direkt in Ihrem Banking-Tool hochgeladen werden – die Überweisungen sind sofort zahlungsfertig vorbereitet.

Voraussetzungen: 

Erst wenn diese Angaben vollständig sind, kann die SEPA-Datei ohne Fehlermeldung erstellt und exportiert werden.

Sind alle Mitarbeiter korrekt berechnet, wählen Sie diejenigen aus, für die eine SEPA-Datei erstellt werden soll. Über den Button „Angezeigte MA“ können Sie alle sichtbaren Mitarbeiter mit einem Klick markieren.

Anschließend wechseln Sie in den Menüpunkt Berichte. Im Bereich Exporte wählen Sie „SEPA Mitarbeiterlöhne“ aus. Neolohn erzeugt daraufhin automatisch eine XML-Datei, die Sie lokal abspeichern können.

Screenshot Sepa.png

Diese XML-Datei laden Sie anschließend in Ihrem Online-Banking hoch – die Überweisungen sind damit vollständig vorbereitet und können direkt ausgeführt werden.

SEPA-Datei für Vorschüsse und Abschläge erstellen

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Vorschüsse oder Abschläge auszahlen, können Sie in Neolohn ebenfalls eine SEPA-Datei erzeugen, die sich bequem in Ihr Online-Banking hochladen lässt. Voraussetzung ist, dass der Vorschuss beim Mitarbeiter als Netto-Be-/Abzug abgerechnet wurde.

Um die Lohnart für Vorschüsse oder Abschläge korrekt einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie in der Verwaltung den Bereich Lohnarten & Bezüge.

  2. Scrollen Sie nach unten zu Netto-Be-/Abzüge und klicken Sie auf + neuen Netto Be-/Abzug hinzufügen.

  3. Vergeben Sie eine Bezeichnung, z. B. Vorschuss oder Abschlag.

  4. Tragen Sie eine Lohnarten-Nr. ein.

  5. Wählen Sie als Rechnungsgröße den Wert Monat.

  6. Den Standardbetrag lassen Sie auf 0, da der tatsächliche Betrag später direkt in der Mitarbeiter-Maske MA-spezifisch hinterlegt wird.

  7. WICHTIG: Setzen Sie unbedingt den Haken bei SEPA Vorschuss, damit die Buchung später in der SEPA-Datei berücksichtigt wird.

Screenshot Sepa Vorschuss.png

Nachdem die Lohnart für Vorschüsse eingerichtet wurde, können Sie den Vorschuss direkt beim Mitarbeiter hinterlegen. Öffnen Sie dazu in der Mitarbeiter-Maske den Bereich Lohnarten & Bezüge und fügen Sie unter Netto-Be-/Abzüge den zuvor angelegten Vorschuss hinzu. Tragen Sie den individuellen Betrag ein und berechnen Sie anschließend den Mitarbeiter. Wiederholen Sie diesen Schritt bei allen Mitarbeitern, für die ein Vorschuss abgerechnet werden soll.

Screenshot sepa vs .png

Sind alle Vorschüsse erfasst und berechnet, markieren Sie die betreffenden Mitarbeiter und wechseln in den Bereich Berichte. Dort wählen Sie den Button SEPA Mitarbeiter Vorschüsse aus. Neolohn erstellt daraufhin automatisch eine XML-Datei, die Ihnen direkt zum Download bereitsteht. Diese Datei können Sie anschließend in Ihrem Online-Banking hochladen und die Überweisungen damit bequem ausführen.

Tagesübersicht

Die Tagesübersicht bietet Ihnen eine kompakte und sofort verständliche Darstellung des aktuellen Personalstatus.
Diese Ansicht ist besonders hilfreich, wenn Ihr Betrieb die Neolohn-Zeiterfassung und/oder den Dienstplan nutzt.

Sie sehen auf einen Blick:

Die Tagesübersicht dient somit als schnelle Kontroll- und Entscheidungsgrundlage – insbesondere für Betriebsleiter oder Schichtführer.
Personelle Abweichungen und kritische Situationen lassen sich sofort erkennen und direkt korrigieren.

Tagesübersicht.png

Produktivität anzeigen lassen

In diesem Bereich können Sie die tägliche Produktivität Ihres Betriebs ermitteln.
Sobald Soll- & Ist-Tagesumsatz sowie Soll- & Ist-Lohnkosten eingetragen sind, berechnet Neolohn automatisch die Produktivität in Prozent.

Sie haben zwei Möglichkeiten, die Lohnkosten zu hinterlegen:

  1. Manuelle Eingabe
    Tragen Sie die gewünschten Werte direkt in die entsprechenden Felder ein.

  2. Übernahme aus dem Dienstplan
    Wenn Sie die im Dienstplan hinterlegten Sollkosten verwenden möchten, klicken Sie einfach auf das kleine Dienstplan-Symbol.
    Die Daten werden automatisch übernommen.

Diese Funktion ermöglicht Ihnen eine schnelle und transparente Einschätzung der wirtschaftlichen Leistung eines Tages.

Tagesübersicht Dienstplankosten.png

Um die Produktivität einzelner Mitarbeiter einzusehen, tragen Sie im Feld „MA-Umsatz“ den Umsatz ein, den der jeweilige Mitarbeiter erzielt hat.
Neolohn berechnet daraufhin automatisch die jeweilige Produktivität in Prozent.

Ma-Umsatz.png

Nachrichten System

Über das integrierte Nachrichtensystem können Sie direkt mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren. Die Nachrichten werden den Mitarbeitern in der Neolohn Mitarbeiter-App angezeigt und dienen der internen Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Personal.

Voraussetzung

Damit das Nachrichtensystem genutzt werden kann, muss die Funktion in Neolohn aktiviert werden.
Öffnen Sie dazu die Verwaltung, wechseln Sie in den Bereich Einstellungen und aktivieren Sie unter App-Module die Option „Nachrichten-Funktion aktivieren“.

Berechtigungen und Empfang

Die Rollen Sachbearbeiter und Chef vom Dienst sind berechtigt, Nachrichten an die Mitarbeiter-App zu senden.
Der Mitarbeiter kann die empfangenen Nachrichten jederzeit in der Mitarbeiter-App einsehen und darauf Antworten. 

Nachrichten Funktion deaktivieren 

    1. Gehen Sie in die Verwaltung.

    2. Wechseln Sie in den Bereich Einstellungen.

    3. Entfernen Sie den Haken bei „Nachrichten-Funktion aktivieren“.

Das Nachrichtensystem ist nun deaktiviert und Nachrichten können nicht mehr versendet oder empfangen werden.

Nachricht versenden

Um eine Nachricht an einen Mitarbeiter zu senden, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die Mitarbeitermaske des entsprechenden Mitarbeiters.

  2. Wechseln Sie in den Reiter Postfach.

  3. Wählen Sie dort den Bereich „Nachrichten (App)“ aus.

  4. Sie gelangen nun in das Nachrichtensystem und können Ihre Nachricht verfassen und absenden.

     


Screenshot Nachricht verfassen.png

 

FAQ für Steuerberater

In diesem Abschnitt beantworten wir häufige Fragen der Steuerberater

Darf man Zuschläge nutzen, um den Mindestlohn zu erreichen – insbesondere Nachtzuschläge?

Ja. Auf der Seite des Zolls ist beschrieben, dass Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge zur Erreichung des Mindestlohns genutzt werden können:
https://www.zoll.de/DE/Fachthemen/Arbeit/Mindestarbeitsbedingungen/Mindestlohn-Mindestlohngesetz/Berechnung-Zahlung-Mindestlohns/Sonstige-Lohnbestandteile-Zulagen-Zuschlaege/sonstige-lohnbestandteile-zulagen-zuschlaege_node.html

Wichtig ist hierbei die Unterscheidung:

Nur wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, handelt es sich um Nachtarbeit im gesetzlichen Sinne. In diesem Fall können Zuschläge zwar weiterhin steuer- und sozialversicherungsfrei gezahlt werden, sind jedoch nicht mindestlohnrelevant.

Berücksichtigungsfähig sind Nachtzuschläge:

Grafik Zuschläge.png

Werden Zuschläge auch für Urlaubs- und Krankheitstage berechnet?

Ja, nach dem Entgeltausfallprinzip (§ 4 EFZG).

Das bedeutet, dass Mitarbeitende bei Krankheit oder Urlaub weder besser noch schlechter gestellt werden dürfen als bei regulärer Arbeit.

Konkret:

Den entsprechenden EFZG-Durchschnittswert berechnet Neolohn automatisch. Dieser wird auch in den Bewegungsdaten übermittelt, sodass keine eigene Berechnung notwendig ist.

Wie werden Zuschläge in Neolohn berechnet?

Zuschläge werden in Neolohn nach gesetzlichen Vorgaben berechnet.

Zusätzlich gilt:

Was ist die Lohnart „SFN Zuschläge aus Ausgleichsbetrag SV-pflichtig“?

In Bayern (nur in Bayern) verlangt die Rentenversicherung, dass für diese Zuschläge Sozialversicherungsbeiträge abgeführt werden.
Das Finanzamt lässt diese weiterhin (berechtigterweise) steuerfrei auszahlen.

Wieso benötigt man eine zusammenführende Lohnart für Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge?

Die Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit werden in einer gemeinsamen SFN-Zuschlagslohnart zusammengeführt, um die Lohnabrechnung übersichtlich zu halten und nicht unnötig zu verlängern oder zu verkomplizieren.

In Neolohn stehen dennoch detaillierte Auswertungen zur Verfügung, wie z. B. die Stundenauswertung, in der genau ersichtlich ist, wann welche Zuschläge berechnet wurden.

Wo sieht man die genaue Berechnung der Zuschläge?

In Neolohn gibt es den Bericht Stundenauswertungen. Dort ist genau aufgegliedert, wann welche Zuschläge berechnet wurden.

Stdauswertung.png