Mitarbeiterverwaltung

1. Mitarbeiter anlegen
2. MA Qualifikation und Vergütung
3. MA Lohnarten und Bezüge
5. MA Postfach / Dokumenten Verwaltung / Vorlagen
6. Mitarbeiterliste
7. digitaler Personalbogen
8. Mitarbeiterstatus Info Symbole

1. Mitarbeiter anlegen

Neuen Mitarbeiter anlegen

Um einen neuen Mitarbeiter anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf das +-Symbol im Reiter "Mitarbeiter" im oberen Hauptmenü.
Ein Dialogfenster öffnet sich.
2. Geben Sie den Vorname, Nachname und die E-Mail-Adresse des neuen Mitarbeiters ein.
3. Klicken Sie auf OK, um den Mitarbeiter zu speichern.

Nach dem Speichern öffnet sich automatisch der Mitarbeiter im Menüfeld "Übersicht". Die Übersicht bietet einen Überblick über die wichtigsten Daten. Hier können Sie folgende Funktionen nutzen:

- Beschäftigungswechsel
- Registrierungscode generieren
- App-Login aktivieren/deaktivieren
- Mitarbeiter archivieren
- Sofortmeldung

Um Informationen zum Mitarbeiter zu erfassen, wechseln Sie in die entsprechenden Reiter.

1. Personalien

Unter dem Reiter "Personalien" erfassen Sie die persönlichen Informationen des Mitarbeiters. Die rot umrandeten Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden, um die Lohnabrechnung und die Dienstplanfunktion nutzen zu können.

2. Beschäftigung

Unter dem Reiter "Beschäftigung" verwalten Sie alle Angaben zum Beschäftigungsverhältnis, einschließlich Qualifikation und Vergütung. Auch die Zuordnung der Posten und Einsatzorte erfolgt hier, was für die Dienstplanung und spätere Auswertungen erforderlich ist.

Wie Sie Qualifikationen und Posten verwalten, erfahren Sie in den entsprechenden Erklärungen:
Qualifikationen und Vergütung
Bereiche und Posten

3. Abgaben

Unter dem Reiter "Angaben" hinterlegen Sie Informationen zur

Lohnsteuer
Sozialversicherung
Krankenkasse
Finanzamt

4. Lohnarten & Bezüge

Unter "Lohnarten & Bezüge" legen Sie fest, welche Lohnarten und Bezüge für die Lohnabrechnung verwendet werden sollen. Eine ausführliche Erklärung zu den verschiedenen Lohnarten finden Sie hier:
Lohnarten und Bezüge

Lohnarten hinzufügen

1. Klicken Sie auf „+ Lohnarten hinzufügen“. Dadurch öffnet sich eine Liste aller verfügbaren Lohnarten.
2. Um eine Lohnart hinzuzufügen, klicken Sie rechts auf das grüne Feld „verwenden“. Die ausgewählte Lohnart wird dann oben angezeigt und in der Lohnabrechnung verwendet.
3. Sie haben außerdem die Möglichkeit, verschiedene Faktoren nach Ihren Bedürfnissen anzupassen.

Eine Übersicht der gängigsten Einstellungen zu den Lohnarten finden Sie hier:
Lohnarten und Bezüge

5. Zuschläge

Im Bereich „Zuschläge“ können Sie die SFN-Zuschläge verwalten.

Hinweis: Wir empfehlen, in Bayern das Häkchen bei „SV-pflichtige Zuschläge auf den Ausgleichsbetrag“ zu setzen.

6. Zeitkonto

Unter dem Reiter „Zeitkonto“ hinterlegen Sie die Urlaubstage Ihres Mitarbeiters. Wenn Sie im Reiter "Beschäftigung" das Eintrittsdatum und die Beschäftigungsart hinterlegt haben, ist der gesetzliche Urlaubsanspruch bereits automatisch eingetragen. Falls Sie jedoch mit Ihrem Mitarbeiter einen höheren Urlaubsanspruch vereinbart haben, können Sie dies unter „Zusätzlicher Urlaubsanspruch“ vermerken.

Tragen Sie einfach die Differenz zum gesetzlichen Anspruch ein. Beispielsweise beträgt der gesetzliche Urlaubsanspruch für Vollzeitmitarbeiter 20 Tage. Haben Sie jedoch 28 Tage Urlaub vereinbart, geben Sie die zusätzlichen 8 Tage unter „Zusätzlicher Urlaubsanspruch“ ein.

Unterhalb des Eingabefeldes wird die Gesamtsumme des Urlaubsanspruchs angezeigt, in diesem Fall also 28 Tage.

Später haben Sie die Möglichkeit, hier Urlaubsanträge zu genehmigen oder abzulehnen.

-> Weitere Informationen zur Urlaubsverwaltung finden Sie unter folgendem Link: Urlaubsverwaltung

Auch Gut- und Minusstunden können Sie hier verwalten.

->Erklärungen zur Verwaltung vom Gutzeitkonto finden Sie hier: Zeitkonto

7. Zeiten

Unter dem Reiter „Zeiten“ erfolgt die Zeiterfassung des Mitarbeiters. Diese wird mithilfe der Mitarbeiter-App und einem QR-Code-Scanner erfasst. Alle weiteren Informationen zum Thema Zeiterfassung finden Sie hier: Zeiterfassung

Manuelle Zeiteingabe

Wenn Sie Zeiten manuell eingeben möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf das entsprechende Datum, an dem Sie die Zeiten einfügen möchten.
2. Im linken Fenster ist die Zeit „von“ markiert. Tragen Sie die gewünschte Uhrzeit ein und drücken Sie Enter.
- Die Zeit wird nun im ausgewählten Datum hinterlegt.

Hinweis: Sollte die erfasste Zeit nicht übernommen werden, könnte dies daran liegen, dass Sie zunächst die Qualifikation und den Posten angeben müssen. Stellen Sie sicher, dass diese Angaben korrekt ausgefüllt sind, bevor Sie die Zeit eingeben.

Urlaub- oder Krankheitstage eintragen

Unter dem Reiter „Mitarbeiter“ > „Zeiten“ haben Sie die Möglichkeit, manuell EGFZ-Tage (Urlaub, Krankheit, Schule usw.) einzutragen. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Im mittleren Feld unter dem blau markierten Bereich „EGFZ Tage eintragen“ geben Sie den Zeitraum an (von … bis).
2. Wählen Sie anschließend eines der darunter liegenden Felder aus, z. B. „Urlaub“ Das Programm überträgt die Urlaubszeiten automatisch und berechnet ausschließlich die Regelarbeitstage als Urlaub.

Nach der Berechnung des Monats werden die Daten automatisch im Reiter „Zeitkonto“ unter „Urlaubsverwaltung“ angepasst.

Zeiten korrigieren

Um Zeiten zu korrigieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf das Feld, in dem Sie die Zeit korrigieren möchten. Dieses Feld wird dadurch blau markiert.
2. Ändern Sie die Zeiten im linken Feld:

3. Drücken Sie erneut Enter. Die Uhrzeit wird jetzt in der Übersicht korrigiert.

Zeiten/Schichten löschen

Um eine Zeit oder Schicht zu löschen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Klicken Sie wie gewohnt auf das Datum oder die Zeit, die gelöscht werden soll.
2. Drücken Sie auf Ihrer Tastatur die Taste „Entf“
3. Sie werden gefragt, ob Sie die Schicht wirklich löschen möchten. Bestätigen Sie dies mit „Ja“
- Die Zeit ist nun gelöscht.

8. Postfach

Im Postfach verwalten Sie alle Dokumente Ihres Mitarbeiters.

Hier können Sie auch den entsprechenden Arbeitsvertrag erstellen.

Alle weiteren Informationen dazu finden Sie hier: Postfach

2. MA Qualifikation und Vergütung

Qualifikation festlegen

Um die Vergütung festzulegen, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass die richtige Qualifikation unter Verwaltung > in Qualifikation hinterlegt ist.

Falls Sie eine neue Qualifikation vergeben möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zu Verwaltung > Qualifikation
2. Klicken Sie auf den markierten Streifen „+ Neue Qualifikation hinzufügen“

Nachdem Sie auf „+ Neue Qualifikation hinzufügen“ geklickt haben, öffnet sich ein Editor, in dem Sie die Details der neuen Qualifikation eintragen müssen.

1. Tragen Sie die erforderlichen Informationen in die entsprechenden Felder ein.
2. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „OK“

Die neue Qualifikation wird nun im Mitarbeiterprofil hinterlegt.

Vergütung/Lohn festlegen

Um die Vergütung für den Mitarbeiter festzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zum gewünschten Mitarbeiterprofil und wählen Sie den Reiter „Beschäftigung“ > „Qualifikation/Vergütung“
2. Klicken Sie auf „+ Neue Qualifikation/Vergütung“. Es erscheint eine neue Zeile.
3. Wählen Sie zunächst die gewünschte Qualifikation aus und anschließend die Entlohnungsart

*(Eine Erläuterung zu den verschiedenen Entlohnungsarten finden Sie hier: (#Link einfügen))*

4. Je nach gewählter Entlohnungsart füllen Sie die weiteren Felder aus.

- Beispiel: Für das Effektivlohn-Modell empfehlen wir ein Basisfixum von 10€ (vergleichbar mit einem Bruttobetrag). Der Effektivlohn beschreibt dabei den Auszahlungslohn pro Stunde

5.Neue Vergütung vereinbaren oder zusätzliche Qualifikation hinzufügen

Falls für einen Mitarbeiter eine neue Vergütungsvereinbarung festgelegt werden soll oder der Mitarbeiter **mehrere Qualifikationen mit unterschiedlichen Vergütungen hat, gehen Sie wie folgt vor:

Fügen Sie einfach eine weitere Qualifikation hinzu, indem Sie den bisherigen Vorgang zur Vergütungsvereinbarung wiederholen.

Bestehende Vergütung anpassen oder deaktivieren:
Soll eine bestehende Vergütungsvereinbarung geändert oder nicht mehr berücksichtigt werden, entfernen Sie einfach den blauen Haken bei „anwenden“. Dadurch wird die Vereinbarung inaktiv, ohne sie zu löschen.

So können Sie flexible Vergütungsmodelle für Mitarbeiter mit unterschiedlichen Qualifikationen verwalten und bei Bedarf schnell anpassen.

3. MA Lohnarten und Bezüge

Lohnarten zuweisen

In diesem Bereich sehen Sie alle Lohnarten, die einem Mitarbeiter zugeordnet wurden.
Über die Auswahl der Entlohnung im Reiter Beschäftigung werden die entsprechenden Lohnarten automatisch gemäß der gewählten Entlohnungsart hinzugefügt.

+ Lohnart hinzufügen
Über diese Funktion können Sie zusätzliche Lohnarten auswählen. Durch Klick auf Verwenden wird die gewählte Lohnart den aktiven Lohnarten des Mitarbeiters hinzugefügt.
Entfernen
Entfernt eine Lohnart aus den aktiven Lohnarten des Mitarbeiters.
Verwenden (Häkchen setzen/entfernen)
- Ist das Häkchen gesetzt, wird die Lohnart aktiv genutzt.
- Entfernen Sie das Häkchen, bleibt die Lohnart zwar in der Liste der aktiven Lohnarten bestehen, wird jedoch pausiert und nicht mehr berücksichtigt. Sie kann jederzeit wieder aktiviert werden, indem Sie das Häkchen erneut setzen.
Einmalig aktivieren
Wird hier ein Häkchen gesetzt, ist die gewählte Lohnart nur für den Monat aktiv, in dem die Auswahl getroffen wurde. Danach wird sie automatisch wieder deaktiviert.

Netto-Be-/Abzüge des Mitarbeiters

In diesem Bereich können Sie Netto-Bezüge und Abzüge für den Mitarbeiter erfassen.

Klicken Sie dazu auf + Netto Be-/Abzüge hinzufügen. Es öffnet sich eine Liste mit allen Bezügen, die zuvor in der Verwaltung hinterlegt wurden.
Soll ein neuer Bezug hinzugefügt werden, muss dieser zunächst in der Verwaltung unter Lohnarten & Bezüge über + neuen Netto Be-/Abzug hinzufügen erstellt werden.
Nach dem Erstellen steht der neue Bezug automatisch in der Mitarbeitermaske zur Verfügung und kann dort ausgewählt werden.
Tragen Sie den gewünschten Betrag ein.
- Tipp: Soll der Bezug als Abzug berücksichtigt werden, setzen Sie ein Minuszeichen vor den Betrag.
Mit Klick auf Verwenden wird der Bezug aktiviert.

Lohnartengruppe hinzufügen

Wurde in der Verwaltung eine Lohnartengruppe erstellt, können Sie diese direkt im Mitarbeiterprofil übernehmen:

Klicken Sie auf + Lohnartengruppe auswählen.
Alle in der Vorlage enthaltenen Lohnarten & Bezüge werden automatisch dem Mitarbeiter zugewiesen.

Weitere Informationen zur Erstellung und Verwaltung von Lohnartengruppen finden Sie hier: https://handbuch.neolohn.de/books/iw2-neolohn/page/4-lohnarten

💡 Hinweis bei Differenzen

Kommt es zu Differenzen im Vergleich zur Lohnabrechnung Ihres Lohnbuchhalters oder den Personalkosten, prüfen Sie bitte Folgendes:

Stimmen die Schlüsselung der Lohnarten überein?
Werden die Lohnarten gleich versteuert und verbeitragt?

Die Schlüsselung der Lohnarten können Sie im Bereich Lohnarten & Bezüge einsehen, indem Sie auf + Lohnarten hinzufügen klicken.

Wichtig:

Wird die gleiche Lohnbezeichnung verwendet, aber Versteuerung oder Verbeitragung stimmen nicht überein, kann dies zu Differenzen führen.
In diesem Fall erstellen Sie bitte eine neue Lohnart, die exakt die Werte Ihres Lohnbuchhalters übernimmt.
Die bisherige Lohnart kann durch Entfernen des Häkchens bei „Verwenden“ deaktiviert werden, ohne dass sie endgültig gelöscht wird.

5. MA Postfach / Dokumenten Verwaltung / Vorlagen

Dokumentenübersicht

In die Dokumentenübersicht gelangen Sie über den Reiter „Mitarbeiter“ im Hauptmenü und den Unterpunkt „Postfach“.

Die Dokumentenübersicht zeigt Ihnen eine sortierte Liste aller gespeicherten Dokumente für den ausgewählten Mitarbeiter.

Um ein Dokument einzusehen, klicken Sie auf das entsprechende Dokument. Es öffnet sich anschließend in Ihrem Browserfenster.

Vorlagen erstellen

Neolohn bietet Ihnen die Möglichkeit vorgefertigte Mustervorlagen, spezifisch auf einen Mitarbeiter zu erstellen.

Neolohn Vorlagen:

Abmahnung
Abmahnung wegen Alkohol
Abmahnung wegen Vernachlässigung der Ausbildung
Allerletzte Abmahnung
Änderung der Vergütungsvereinbarung
Antrag auf Ablehnung der Rentenversicherungspflicht bei Geringfügigkeit
Arbeitsvertrag Geringfügig
Arbeitsvertrag Kurzfristig
Arbeitsvertrag Student
Arbeitsvertrag Vollzeit / Teilzeit
Aufhebungsvertrag Ausführlich
Aufhebungsvertrag mit Restlohnquittung
Erklärung Barzuschüsse zur Internetnutzung
Erklärung Fahrtkosten öffentlich
Fristgerechte Kündigung
Fristlose Kündigung
Quittung
Verlängerung der Befristung

Wählen sie eine der oben genannten Vorlage hier aus: und drücken auf "Erstellen"

Das ausgewählte Dokument erscheint nun in der Editor-Ansicht, in der Sie es nach Bedarf bearbeiten können.

Um das Dokument fertigzustellen, klicken Sie auf den Button „PDF erstellen“.

PDF speichern: Nachdem Sie auf „PDF erstellen“ geklickt haben, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die PDF in einem entsprechenden Ordner ablegen können. Wählen Sie den gewünschten Ordner aus, z. B. „Verträge“, und klicken Sie auf „OK“. Der Vertrag wird nun als PDF im ausgewählten Ordner gespeichert.

Dokument herunterladen und speichern

Im ausgewählten Ordner haben Sie nun die Möglichkeit, das Dokument auf Ihren Rechner herunterzuladen und zu speichern oder auszudrucken.

- Klicken Sie dazu auf das Wolkensymbol (#Icon einfügen). Das Dokument wird dann wie gewohnt auf Ihrem Computer gespeichert.

Einsicht der Dokumente für Mitarbeiter freischalten

Um Mitarbeitern Einsicht in bestimmte Dokumente zu gewähren, können Sie einzelne Ordner freischalten:

1. Gehen Sie zum Hauptmenüpunkt „Verwaltung“ und wählen Sie „Einstellungen“.
2. Unter Mitarbeiter Postfach sehen Sie eine Übersicht aller Ordner.
3. Setzen Sie einen Haken bei den gewünschten Ordnern, um diese für den Mitarbeiter freizuschalten und in seiner Mitarbeiter-App sichtbar zu machen.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, weitere Ordner hinzuzufügen, indem Sie auf „Neues Verzeichnis“ klicken.

Eigene Dateien hochladen

Um eigene Dateien in Neolohn hochzuladen, nutzen Sie die **Drag-and-Drop**-Funktion. Ziehen Sie dazu einfach die gewünschte Datei aus Ihrem Ordner und lassen Sie sie im entsprechenden Ordnerbereich in Neolohn los. Der Zielordner wird gelb markiert, sobald Sie die Datei darüber ziehen. Lassen Sie die Datei einfach los, um sie dort abzulegen und hochzuladen.

> (#Video oder GIF zur Veranschaulichung einfügen.)

Dieser Vorgang ermöglicht eine schnelle und unkomplizierte Dateiablage direkt in das System.

6. Mitarbeiterliste

Tastenkürzel

Strg + A hakt alle Mitarbeiter an, wenn der Fokus gerade in der Mitarbeiterliste ist

7. digitaler Personalbogen

Was ist der digitale Personalbogen?

Der digitale Personalbogen ermöglicht es neuen Mitarbeitern, ihre Personalstammdaten selbstständig online einzugeben. Die Daten werden anschließend direkt in Neolohn übernommen – das spart Zeit und vermeidet Erfassungsfehler.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Digitaler Personalbogen über das Bewerberportal

1. Bewerberportal aufrufen

Öffne Neolohn.
Klicke oben rechts auf das Symbol neben „Verwaltung“ (Bewerberportal-Symbol).

Alternativ: Rufe die URL direkt auf:
https://[deineKundennummer].neolohn.de/bewerbung

2. E-Mail-Adresse eingeben und Einladung versenden

Gib die E-Mail-Adresse des potenziellen Bewerbers ein.
Klicke auf das Senden-Symbol (📤), um die Einladung zu verschicken.

💡 Alternativ: Du kannst dem Bewerber einfach den Link zum Bewerberportal senden. https://[deineKundennummer].neolohn.de/bewerbung
Dort kann er seine E-Mail-Adresse selbstständig eingeben, um den Prozess zu starten.

3. Einladung per E-Mail empfangen

Der Bewerber erhält eine E-Mail von Neolohn by Twodoxx an die angegebene Adresse.
Diese enthält:
- Einen Link zum Bewerberportal
- Einen persönlichen Bestätigungscode

4. Zugangscode eingeben und Personalbogen ausfüllen

Der Bewerber klickt auf den Link in der E-Mail.
Im Portal wird er aufgefordert, den Zugangscode einzugeben.
Anschließend öffnet sich der digitale Personalbogen.

5. Personalbogen ausfüllen

Im digitalen Personalbogen werden alle relevanten Angaben abgefragt, z. B.:

Persönliche Daten
Anschrift
Steuer-ID
Sozialversicherungsdaten
Bankverbindung
Notfallkontakt
Hochladen von Dokumenten (optional)

6. Eingang des ausgefüllten Personalbogens prüfen

Nachdem der Bewerber den digitalen Personalbogen erfolgreich abgesendet hat, wird dieser automatisch in Neolohn bereitgestellt.

Wähle links den Filterbereich „Bewerbungen“ aus.
Es erscheint eine Liste mit allen eingegangenen digitalen Personalbögen.

7. Bewerberdaten öffnen und prüfen

Klicke auf den Namen des Bewerbers in der Liste.
Der ausgefüllte Personalbogen wird geöffnet.

8. Bewerber übernehmen oder ablehnen

scrolle im geöffneten Personalbogen ganz nach unten, um den Bereich für die abschließende Entscheidung zu erreichen. Dort stehen dir zwei Aktionen zur Verfügung:

Bewerber ablehnen
→ Der Personalbogen wird archiviert und nicht übernommen.
Bewerber übernehmen
→ Wähle hier:
1. Dein Unternehmen aus.
2. Gib das gewünschte Eintrittsdatum ein.

✅ Sobald diese beiden Angaben gemacht wurden, werden alle ausgefüllten Daten automatisch in die Mitarbeiterakte übernommen.

Du musst anschließend nur noch die intern relevanten Daten wie Entlohnung, Position, Sollstunden und ähnliche Angaben hinterlegen.

💡 Tipp

Nach der Übernahme kannst du den neuen Mitarbeiter direkt weiterbearbeiten (z. B. für Lohnarten, Verträge erstellen u.v.m.).

8. Mitarbeiterstatus Info Symbole

Symbol	Beschreibung
	unvollständiger Mitarbeiter - Daten zum Mitarbeiter unvollständig und verhindern das Berechnen des Mitarbeiters.
	Hinweis nach Berechnung, der Mitarbeiter konnte aufgrund Überschreitung der SV Brutto Grenze bei Geringfügigkeit nicht ordnungsgemäß abgerechnet werden - bitte überprüfen.
	Hinweis nach Berechnung, der Mitarbeiter ist korrekt abgerechnet,
	abweichende Lohnabrechnung - gibt Differenzen an, nach Upload der Probelohnabrechnungen des Lohnbuchhalters
	Zeiten wurden nach der Berechnung geändert – der Abschluss ist blockiert und es muss zunächst erneut berechnet werden.
	offener Urlaubsantrag - im Zeitkonto eines Mitarbeiters zeigt einen offenen Urlaubsantrag an, der genehmigt oder abgelehnt werden sollte.
	abgeschlossener Mitarbeiter – nach Export & Abschluss ist der Mitarbeiter festgeschrieben, die Daten sind gespeichert und nicht mehr veränderbar. Hinweis: Für Korrekturen klicken Sie auf das Schloss, um die Mitarbeiter-Maske wieder zu öffnen. Nach der Anpassung muss der Mitarbeiter erneut abgeschlossen werden.
	unabgeschlossener Mitarbeiter – erscheint, wenn ein bereits abgeschlossener Mitarbeiter im Abrechnungsmonat erneut geöffnet wurde, um Korrekturen vorzunehmen.
	überlange Schichten – erscheint, wenn ein Mitarbeiter an einem Tag mehr als 10 Stunden gearbeitet hat.
	ungelesene Nachrichten – zeigt an, dass im Bereich Übersicht eine ungelesene Nachricht vorliegt. Hinweis: Setzen Sie rechts neben der Nachricht einen Haken, um den Briefumschlag verschwinden zu lassen; die Nachricht gilt dann als gelesen.
	Geburtstage - der Mitarbeiter hat in diesem Monat Geburtstag.