5. MA Postfach / Dokumenten Verwaltung / Vorlagen

Dokumentenübersicht 

 In die Dokumentenübersicht gelangen Sie über den Reiter „ Mitarbeiter “ im Hauptmenü und den Unterpunkt „ Postfach “. 

 Die Dokumentenübersicht zeigt Ihnen eine sortierte Liste aller gespeicherten Dokumente für den ausgewählten Mitarbeiter. 

 Um ein Dokument einzusehen, klicken Sie auf das entsprechende Dokument. Es öffnet sich anschließend in Ihrem Browserfenster. 

 

 Vorlagen erstellen  

 Neolohn bietet Ihnen die Möglichkeit vorgefertigte Mustervorlagen, spezifisch auf einen Mitarbeiter zu erstellen.  

 Neolohn Vorlagen:  

 Abmahnung Abmahnung wegen Alkohol Abmahnung wegen Vernachlässigung der Ausbildung Allerletzte Abmahnung Änderung der Vergütungsvereinbarung Antrag auf Ablehnung der Rentenversicherungspflicht bei Geringfügigkeit Arbeitsvertrag Geringfügig Arbeitsvertrag Kurzfristig Arbeitsvertrag Student Arbeitsvertrag Vollzeit / Teilzeit Aufhebungsvertrag Ausführlich Aufhebungsvertrag mit Restlohnquittung Erklärung Barzuschüsse zur Internetnutzung Erklärung Fahrtkosten öffentlich Fristgerechte Kündigung Fristlose Kündigung Quittung Verlängerung der Befristung 

 Wählen sie eine der oben genannten Vorlage hier aus: und drücken auf "Erstellen"  

 Das ausgewählte Dokument erscheint nun in der Editor-Ansicht, in der Sie es nach Bedarf bearbeiten können. 

 Um das Dokument fertigzustellen, klicken Sie auf den Button „ PDF erstellen “. 

 PDF speichern: Nachdem Sie auf „PDF erstellen“ geklickt haben, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die PDF in einem entsprechenden Ordner ablegen können. Wählen Sie den gewünschten Ordner aus, z. B. „Verträge“, und klicken Sie auf „OK“. Der Vertrag wird nun als PDF im ausgewählten Ordner gespeichert. 

 

 Dokument herunterladen und speichern 

 Im ausgewählten Ordner haben Sie nun die Möglichkeit, das Dokument auf Ihren Rechner herunterzuladen und zu speichern oder auszudrucken. 

 - Klicken Sie dazu auf das Wolkensymbol (#Icon einfügen). Das Dokument wird dann wie gewohnt auf Ihrem Computer gespeichert. 

 Einsicht der Dokumente für Mitarbeiter freischalten 

 Um Mitarbeitern Einsicht in bestimmte Dokumente zu gewähren, können Sie einzelne Ordner freischalten: 

 1. Gehen Sie zum Hauptmenüpunkt „Verwaltung“ und wählen Sie „Einstellungen“ . 2. Unter Mitarbeiter Postfach sehen Sie eine Übersicht aller Ordner.  3. Setzen Sie einen Haken bei den gewünschten Ordnern, um diese für den Mitarbeiter freizuschalten und in seiner Mitarbeiter-App sichtbar zu machen. 

 Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, weitere Ordner hinzuzufügen, indem Sie auf „Neues Verzeichnis“ klicken. 

 

 Eigene Dateien hochladen 

 Um eigene Dateien in Neolohn hochzuladen, nutzen Sie die **Drag-and-Drop**-Funktion. Ziehen Sie dazu einfach die gewünschte Datei aus Ihrem Ordner und lassen Sie sie im entsprechenden Ordnerbereich in Neolohn los. Der Zielordner wird gelb markiert, sobald Sie die Datei darüber ziehen. Lassen Sie die Datei einfach los, um sie dort abzulegen und hochzuladen. 

 > (#Video oder GIF zur Veranschaulichung einfügen.) 

 Dieser Vorgang ermöglicht eine schnelle und unkomplizierte Dateiablage direkt in das System.