# 5. MA Postfach / Dokumenten Verwaltung / Vorlagen

#### **Dokumentenübersicht**

In die **Dokumentenübersicht** gelangen Sie über den Reiter „**Mitarbeiter**“ im Hauptmenü und den Unterpunkt „**Postfach**“.

Die Dokumentenübersicht zeigt Ihnen eine sortierte Liste aller gespeicherten Dokumente für den ausgewählten Mitarbeiter.

Um ein Dokument einzusehen, klicken Sie auf das entsprechende Dokument. Es öffnet sich anschließend in Ihrem Browserfenster.

[![image-1727165664432.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-09/scaled-1680-/image-1727165664432.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-09/image-1727165664432.png)

**Vorlagen erstellen**

Neolohn bietet Ihnen die Möglichkeit vorgefertigte Mustervorlagen, spezifisch auf einen Mitarbeiter zu erstellen.

Neolohn Vorlagen:

Abmahnung  
Abmahnung wegen Alkohol  
Abmahnung wegen Vernachlässigung der Ausbildung  
Allerletzte Abmahnung  
Änderung der Vergütungsvereinbarung  
Antrag auf Ablehnung der Rentenversicherungspflicht bei Geringfügigkeit  
Arbeitsvertrag Geringfügig  
Arbeitsvertrag Kurzfristig  
Arbeitsvertrag Student  
Arbeitsvertrag Vollzeit / Teilzeit  
Aufhebungsvertrag Ausführlich  
Aufhebungsvertrag mit Restlohnquittung  
Erklärung Barzuschüsse zur Internetnutzung  
Erklärung Fahrtkosten öffentlich  
Fristgerechte Kündigung  
Fristlose Kündigung  
Quittung  
Verlängerung der Befristung

Wählen sie eine der oben genannten Vorlage hier aus: [![image-1727166565932.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-09/scaled-1680-/image-1727166565932.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-09/image-1727166565932.png) und drücken auf "Erstellen"

Das ausgewählte Dokument erscheint nun in der Editor-Ansicht, in der Sie es nach Bedarf bearbeiten können.

Um das Dokument fertigzustellen, klicken Sie auf den Button „**PDF erstellen**“.

PDF speichern: Nachdem Sie auf „PDF erstellen“ geklickt haben, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die PDF in einem entsprechenden Ordner ablegen können. Wählen Sie den gewünschten Ordner aus, z. B. „Verträge“, und klicken Sie auf „OK“. Der Vertrag wird nun als PDF im ausgewählten Ordner gespeichert.

[![image-1727167852617.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-09/scaled-1680-/image-1727167852617.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-09/image-1727167852617.png)

**Dokument herunterladen und speichern**

Im ausgewählten Ordner haben Sie nun die Möglichkeit, das Dokument auf Ihren Rechner herunterzuladen und zu speichern oder auszudrucken.

\- Klicken Sie dazu auf das Wolkensymbol (#Icon einfügen). Das Dokument wird dann wie gewohnt auf Ihrem Computer gespeichert.

**Einsicht der Dokumente für Mitarbeiter freischalten**

Um Mitarbeitern Einsicht in bestimmte Dokumente zu gewähren, können Sie einzelne Ordner freischalten:

1\. Gehen Sie zum Hauptmenüpunkt **„Verwaltung“** und wählen Sie **„Einstellungen“**.  
2\. Unter Mitarbeiter Postfach sehen Sie eine Übersicht aller Ordner.   
3\. Setzen Sie einen **Haken** bei den gewünschten Ordnern, um diese für den Mitarbeiter freizuschalten und in seiner Mitarbeiter-App sichtbar zu machen.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, weitere Ordner hinzuzufügen, indem Sie auf „Neues Verzeichnis“ klicken.

[![image-1727169134570.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-09/scaled-1680-/image-1727169134570.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-09/image-1727169134570.png)

**Eigene Dateien hochladen**

Um eigene Dateien in Neolohn hochzuladen, nutzen Sie die \*\*Drag-and-Drop\*\*-Funktion. Ziehen Sie dazu einfach die gewünschte Datei aus Ihrem Ordner und lassen Sie sie im entsprechenden Ordnerbereich in Neolohn los. Der Zielordner wird gelb markiert, sobald Sie die Datei darüber ziehen. Lassen Sie die Datei einfach los, um sie dort abzulegen und hochzuladen.

> (#Video oder GIF zur Veranschaulichung einfügen.)

Dieser Vorgang ermöglicht eine schnelle und unkomplizierte Dateiablage direkt in das System.