# 3. Zeiterfassung # Zeiterfassung der Mitarbeiter Neolohn bietet drei Möglichkeiten zur Erfassung der Arbeitszeiten. Wählen Sie die Variante, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt. 1. **Zeiterfassung per QR-Code** 2. **Zeiterfassung per Registrierungscode** 3. **Zeiterfassung direkt über die Mitarbeiter-App (optional mit GPS-Standort)** > 💡 Hinweis > Für die Zeiterfassung per QR-Code oder Registrierungscode wird ein Tablet oder ein anderes internetfähiges Gerät im Betrieb benötigt. Auf diesem Gerät melden Sie sich mit einem **Systembenutzer der Rolle „Zeiterfassung“** an. Anschließend können sich Ihre Mitarbeiter dort ein- und ausstempeln. --- # Zeiterfassung per QR-Code oder Registrierungscode einrichten Bevor Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten per QR-Code oder Registrierungscode erfassen können, muss einmalig ein **Systembenutzer für die Zeiterfassung** eingerichtet werden. ## Schritt 1: Systembenutzer „Zeiterfassung“ anlegen 1. Öffnen Sie **Verwaltung → Benutzer**. 2. Klicken Sie auf **„+ Neuen externen Benutzer anlegen“**. 3. Vergeben Sie einen Namen, z. B. **„Zeiterfassung Tablet 1“**. 4. Hinterlegen Sie eine allgemeine E-Mail-Adresse. 5. Wählen Sie als Rolle **„Zeiterfassung“**. 6. Bestätigen Sie die Anlage des Benutzers. [![Zeiterfassung Rolle.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/zeiterfassung-rolle.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/zeiterfassung-rolle.png) --- ## Schritt 2: Benutzer registrieren Nach dem Anlegen erhält die angegebene E-Mail-Adresse eine Registrierungs-E-Mail. Folgen Sie dem Registrierungslink und vergeben Sie ein Passwort. Das Passwort muss: - mindestens 10 Zeichen enthalten, - Groß- und Kleinbuchstaben, - Zahlen sowie - Sonderzeichen enthalten. > 💡 **Tipp** > Verwenden Sie ein Passwort, das Sie auch Ihren Mitarbeitern mitteilen können. Sollte sich der Systembenutzer einmal abmelden, kann sich jeder Mitarbeiter selbstständig wieder anmelden. --- ## Schritt 3: Tablet oder Terminal einrichten Öffnen Sie auf dem Tablet oder einem anderen internetfähigen Gerät einen Browser (Empfehlung: **Google Chrome**) und rufen Sie folgende Adresse auf: `https://IhreKundennummer.neolohn.de/zeiterfassung` Melden Sie sich anschließend mit dem zuvor angelegten Zeiterfassungs-Benutzer an. Wählen Sie danach die gewünschte Betriebsstätte aus. Nach der Anmeldung wird automatisch der Zeiterfassungsbildschirm geöffnet. [![QR-code.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/qr-code.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/qr-code.png) > ℹ️ **Hinweis** > Der angezeigte QR-Code wird regelmäßig automatisch erneuert. Dadurch wird verhindert, dass Mitarbeiter einen QR-Code fotografieren und sich außerhalb des Betriebs ein- oder ausstempeln. --- # 1. Zeiterfassung per QR-Code Bei dieser Variante scannt der Mitarbeiter den angezeigten QR-Code mit der **Neolohn Mitarbeiter-App**. Nach dem erfolgreichen Scan beginnt der Mitarbeiter seine Schicht oder beendet sie. Die Arbeitszeiten werden direkt in Neolohn übernommen und können im Bereich **Mitarbeiter → Zeiten** eingesehen werden. --- # 2. Zeiterfassung per Registrierungscode Alternativ können sich Mitarbeiter ohne QR-Code über einen persönlichen Registrierungscode anmelden. ## Registrierungscode einrichten 1. Öffnen Sie die Mitarbeiter-Maske. 2. Wechseln Sie in den Reiter **„Übersicht“**. 3. Klicken Sie auf **„Registrierungscode generieren“**. [![Code aktivieren.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/eClcode-aktivieren.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/eClcode-aktivieren.png) Teilen Sie dem Mitarbeiter den generierten Registrierungscode mit. Bei der ersten Anmeldung gibt der Mitarbeiter diesen Registrierungscode am Zeiterfassungs-Terminal ein. Anschließend vergibt er einen persönlichen **6-stelligen PIN-Code**. Dieser PIN-Code dient künftig zum Ein- und Ausstempeln.[![Registrierungs-code.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/registrierungs-code.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/registrierungs-code.png) --- # 3. Zeiterfassung über die Mitarbeiter-App Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten auch direkt über die **Neolohn Mitarbeiter-App** erfassen. ## Manuelle Zeiterfassung aktivieren Öffnen Sie die **Mitarbeiter-Maske** und wechseln Sie in den Bereich **„Beschäftigung“**. Aktivieren Sie dort unter **„App-Einstellungen“** die Option **„Manuelle Zeiterfassung (ohne QR-Code)“**. Danach kann der Mitarbeiter seine Arbeitszeiten direkt über die Mitarbeiter-App erfassen. [![manuelle Zeiterfassung aktivieren.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/manuelle-zeiterfassung-aktivieren.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/manuelle-zeiterfassung-aktivieren.png) ## Standortermittlung aktivieren (optional) Möchten Sie zusätzlich den Standort beim Ein- und Ausstempeln erfassen, aktivieren Sie in der **Verwaltung → Einstellungen** die Option **„Standortermittlungspflicht“**. [![standortermittlungspflicht.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/standortermittlungspflicht.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/standortermittlungspflicht.png) > 💡 **Hinweis** > Der Mitarbeiter muss anschließend in der Mitarbeiter-App den Zugriff auf seinen Standort erlauben. Erst danach kann die Zeiterfassung genutzt werden. Im Reiter **„Zeiten“** der Mitarbeiter-Maske können Sie anschließend nachvollziehen, an welchem Standort sich der Mitarbeiter beim Ein- und Ausstempeln befunden hat.