# Neolohn Kunden Handbuch # Erste Schritte in Neolohn Bevor Sie mit Neolohn arbeiten können, sollten zunächst alle wichtigen Grundeinstellungen in der **Verwaltung** vorgenommen werden. Eine vollständige Einrichtung erleichtert die spätere Arbeit erheblich und sorgt dafür, dass Berechnungen, Auswertungen und Exporte korrekt funktionieren. Beginnen Sie daher immer damit, in der Verwaltung alle relevanten Daten Ihres Unternehmens zu vervollständigen. [![Verwaltung I.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/verwaltung-i.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/verwaltung-i.png) --- # Schritt 1: ### Stammdaten des Unternehmens hinterlegen Ergänzen Sie zunächst im Bereich **Stammdaten → Unternehmen** Ihre Unternehmensdaten. Dort hinterlegen Sie unter anderem: - Unternehmensdaten - Steuernummer - Kontaktdaten - Bankverbindung - weitere zentrale Firmendaten Wir empfehlen, alle verfügbaren Felder möglichst vollständig auszufüllen. So haben Sie alle wichtigen Informationen zu Ihrem Unternehmen zentral an einem Ort gesammelt und jederzeit griffbereit. ### Betriebsstätten anlegen Direkt unterhalb des Unternehmens können Sie Ihre Betriebsstätten hinzufügen. Klicken Sie dazu auf **„+ Neue Betriebsstätte hinzufügen“**. ##### Hinweis: Unterschied zwischen Unternehmen und Betriebsstätte Das **Unternehmen** stellt Ihre Hauptfirma dar, z. B. die *Pasta la Vista GmbH*. Die **Betriebsstätte** ist dagegen der jeweilige Betrieb oder Standort, z. B. *Pizzarazzi*. #### Wichtige Unterschiede - Im **Unternehmen** wird die **Steuernummer** hinterlegt. - In der **Betriebsstätte** wird die jeweilige **Betriebsnummer** eingetragen. - Jede Betriebsstätte besitzt eine eigene Betriebsnummer **Hinweis:** Die **Sofortmeldung** läuft über die jeweilige Betriebsnummer. Deshalb können Sie sich pro Betriebsstätte separat für die Sofortmeldung in Neolohn registrieren. ### Bereiche und Posten festlegen Es ist zwingend erforderlich, dass Sie Ihre **Bereiche** und **Posten** bestimmen und entsprechend hinterlegen. Die **Bereiche** werden im Unternehmen angelegt, z. B.: - Service - Küche - Verwaltung In der jeweiligen Betriebsstätte definieren Sie anschließend die dazugehörigen **Posten bzw. Positionen**, z. B.: - Sous Chef - Saucier - Entremetier - Buchhaltung - Service *(Ein Bereich und ein Posten können in kleineren Unternehmen natürlich auch identisch sein.)* Diese Struktur ist wichtig für: - Dienstplanung (Planung nach Bereichen) - Kostenstellen-Auswertungen - Bereichs- und Einsatzort-Auswertungen - Mitarbeiter-Zuordnungen - u. v. m. Weitere Informationen finden Sie hier: [Anleitung Bereiche & Posten](https://handbuch.neolohn.de/books/neolohn-kunden-handbuch/page/2-bereiche-und-posten?utm_source=chatgpt.com) --- ### Weitere Einstellungen vornehmen Nachdem die Stammdaten eingerichtet wurden, sollten Sie die Verwaltung Bereich für Bereich durchgehen und alle Einstellungen anpassen, die für Ihr Unternehmen relevant sind. Dazu gehören unter anderem die Bereiche: - Lohnarten & Bezüge - Qualifikationen - Einsatzorte - Schriftverkehr - Benutzer & Rollen - Zeitregeln - Einstellungen - Krankenkassen Weitere Anleitungen zu den einzelnen Bereichen finden Sie hier: [Neolohn Kunden-Handbuch – Verwaltung & Lohnarten](https://handbuch.neolohn.de/books/neolohn-kunden-handbuch/page/4-lohnartenbezuge?utm_source=chatgpt.com) --- # Schritt 2: ### Mitarbeiter anlegen und vervollständigen Sobald die Verwaltung vollständig eingerichtet wurde, können Sie damit beginnen, neue Mitarbeiter anzulegen oder bestehende Mitarbeiter-Masken zu vervollständigen. Hinterlegen Sie dort alle relevanten Mitarbeiterdaten. Die Anleitung zur Mitarbeiterverwaltung finden Sie hier: [Anleitung Mitarbeiterverwaltung](https://handbuch.neolohn.de/books/neolohn-kunden-handbuch/chapter/mitarbeiterverwaltung?utm_source=chatgpt.com) --- # Schritt 3: ### Lohnfindung und Einrichtung der Abrechnung Für die Lohnfindung ist ein gemeinsamer Online-Termin mit uns erforderlich. In diesem Termin schauen wir uns die einzelnen Mitarbeiter gemeinsam an und bestimmen, wie diese optimal eingestellt und abgerechnet werden sollen. Vereinbaren Sie dazu einfach einen Termin mit uns. Telefon: **089 2000 19595** Oder kontaktieren Sie direkt Ihren Neolohn-Berater. # Verwaltung # 1. Unternehmen und Betriebsstätten Stammdaten ### Verwaltung: Stammdaten Unter **Verwaltung → Stammdaten** pflegen Sie die Stammdaten Ihres Unternehmens sowie die Ihrer Betriebsstätten. Das Unternehmen stellt dabei Ihre Hauptfirma dar, während Sie unter *Betriebsstätten* die Möglichkeit haben, weitere Betriebe anzulegen. Jede Betriebsstätte verfügt über eine eigene **Betriebsstättennummer**, wird jedoch über die **Steuernummer des Unternehmens** geführt. Wir empfehlen, sich einmal die Mühe zu machen, **alle Felder vollständig auszufüllen**, da Sie so einen zentralen Ort haben, von dem aus Sie jederzeit auf alle wichtigen Daten Ihres Unternehmens und Ihrer Betriebsstätten zugreifen können. #### **Betriebsstätte hinzufügen** Unter dem Reiter **Verwaltung → Stammdaten** finden Sie unter Ihrem Unternehmen die Schaltfläche **+ Neue Betriebsstätte hinzufügen**. Klicken Sie darauf, um eine neue Betriebsstätte anzulegen und deren Daten zu erfassen. Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Sie zunächst den **Namen der neuen Betriebsstätte** eintragen. Mit einem Klick auf **OK** wird die Betriebsstätte erstellt. Anschließend erscheint sie unterhalb der Unternehmensdaten, und über die entsprechende Schaltfläche können Sie alle weiteren relevanten Informationen hinterlegen. [![vw betriebstätte.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/vw-betriebstatte.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/vw-betriebstatte.png) #### **Betriebsstätte wechseln** Möchten Sie in die Ansicht einer anderen Betriebsstätte wechseln, klicken Sie links unter der Monatsanzeige auf den aktuell ausgewählten Betrieb. Daraufhin öffnet sich eine Übersicht aller angelegten Betriebsstätten, aus der Sie die gewünschte auswählen können. [![Betirebstätte i.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/betirebstatte-i.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/betirebstatte-i.png) # 2. Bereiche und Posten ### Bereiche und Posten definieren Um die Personal Struktur Ihres Unternehmens festzulegen, Kosten nach Bereichen oder Einsatzorten auszuwerten und den Dienstplaner optimal zu nutzen, legen Sie Bereiche und die dazugehörigen Posten wie folgt an: 1. Navigieren Sie zu **Verwaltung → Stammdaten**. 2. Suchen Sie den Abschnitt **Bereiche** und klicken Sie auf **+ Neuer Bereich**. 3. Geben Sie den Namen des Bereichs ein, z. B. *Verwaltung*, *Service* oder *Küche*. 4. Klicken Sie auf **OK**, um den Bereich zu erstellen. 5. Sobald der Bereich angelegt ist, können Sie die dazugehörigen **Posten** definieren. Diese Zuordnung erleichtert die Strukturierung der Mitarbeitenden und sorgt dafür, dass Kosten, Einsatzorte und Arbeitspläne korrekt ausgewertet werden. [![Bereicheposten.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/bereicheposten.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/bereicheposten.png) ### Posten zuweisen Nachdem die Bereiche angelegt wurden, können Sie jedem Bereich **spezifische Posten** zuordnen. Posten spiegeln die unterschiedlichen **Arbeitspositionen oder Rollen** in Ihrem Unternehmen wider und sorgen dafür, dass Kosten, Einsatzorte und Arbeitspläne korrekt zugeordnet werden. #### Posten anlegen 1. Navigieren Sie in der Software zu **Verwaltung → Stammdaten → Betriebsstätte**. 2. Klicken Sie auf **Neuer Posten**, um einen neuen Posten anzulegen. 3. Tragen Sie die Bezeichnung des Postens ein und speichern Sie die Eingabe. Sobald der Posten erstellt wurde, kann er einem Bereich zugewiesen werden und steht für die Planung und Auswertungen innerhalb der Software zur Verfügung. [![vw posten.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/vw-posten.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/vw-posten.png) # 4. Lohnarten&Bezüge
### Verwaltung: Lohnarten Im Bereich **Lohnarten & Bezüge** finden Sie alle Lohnarten, die Sie Mitarbeitern zuordnen können. Diese sind an die **DATEV-Lohnarten** angelehnt. Die Übersicht ist in folgende Spalten unterteilt:
- **Lohnarten-Nr.** Nummer, die Neolohn der jeweiligen Lohnart zuweist. - **Export-Nr.** Hier wird die Nummer eingetragen, die Ihr Lohnbuchhalter/Steuerberater für diese Lohnart in DATEV vorgibt. *Beispiel:* Die Lohnart *Mankogeld* hat in DATEV die Nummer **2200** – tragen Sie diese hier ein. - **Export** Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn die Lohnart exportiert werden soll. Entfernen Sie das Häkchen, wenn diese nicht im Export berücksichtigt werden soll. - **Bezeichnung** Beschreibung der Lohnart. - **Standard** Hier können Sie einen Standardwert für die Lohnart hinterlegen. *Beispiel:* Für *Mankogeld* 16,00 €, damit dieser Betrag automatisch monatlich abgerechnet wird. - **Rechengröße** Bestimmt die Berechnungsweise der Lohnart, z. B. *monatlich*, *täglich* oder *Menge × Faktor*. - **Steuer & Sozialversicherung** Zeigt an, wie die Lohnart versteuert und verbeitragt wird. - **Ausgleichsbetrag** Setzen Sie ein Häkchen, wenn die Lohnart in den Ergänzungslohn einfließen soll. - **FinBu-Konto** Hier können Sie das entsprechende Konto der Finanzbuchhaltung hinterlegen. - **Entfernen** Entfernt die Lohnart aus der aktiven Liste. Hinweis: Die Lohnart wird **nicht endgültig gelöscht**, sondern nur aus der aktiven Auswahl entfernt. ---
### Weitere Lohnarten hinzufügen Sollte eine Lohnart in der aktiven Liste fehlen, können Sie über **+ Auswahl an Lohnarten** weitere Lohnarten hinzufügen. Klicken Sie anschließend auf **Verwenden**. **Tipp:** Falls eine passende Lohnart nicht vorhanden ist, stehen Ihnen **Musterlohnarten** zur Verfügung. Diese können Sie individuell umbenennen und anschließend hinzufügen. ### Lohnartengruppen hinzufügen Mit **Lohnartengruppen** haben Sie die Möglichkeit, Vorlagen zu erstellen, die mehrere Lohnarten und Netto-Bezüge enthalten. Diese können Sie anschließend mit nur einem Klick einem Mitarbeiter zuweisen. So gehen Sie vor:
1. Klicken Sie auf **+ Neue Lohnartengruppe hinzufügen**. 2. Vergeben Sie einen passenden Titel für die Vorlage, z. B. *Standard Service Lohnarten*. 3. Wählen Sie alle gewünschten **Lohnarten und Netto-Bezüge** aus, die standardmäßig in dieser Vorlage enthalten sein sollen. 4. Klicken Sie auf **Fertig**, damit die Vorlage gespeichert wird.
[![Screenshot Lohnartengruppe.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/screenshot-lohnartengruppe.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-09/screenshot-lohnartengruppe.png) Die erstellte Lohnartengruppe steht anschließend in der **Mitarbeiter-Maske** zur Auswahl bereit und kann direkt zugewiesen werden.
# 5. Netto Be-/Abzüge ### Verwaltung: Netto-Be-/Abzüge **Netto-Be-/Abzüge** sind Buchungen, die **erst nach der Steuer- und Sozialversicherungsberechnung** berücksichtigt werden. Das bedeutet: Sie beeinflussen **nicht** das Steuer- oder Sozialversicherungs-Brutto, sondern wirken sich direkt auf das **Netto** aus. --- #### Beispiele für Netto-Abzüge (werden vom Netto abgezogen) - **Pfändungen** - **Vorschüsse** - **Sachbezugskosten** (z. B. Kantinenpauschale 4,40 € täglich, wenn der Mitarbeiter mitisst) - **Rückzahlungen vom Mitarbeiter** --- #### Beispiele für Netto-Bezüge (werden dem Netto hinzugerechnet) - **steuerfreie Erstattungen** (z. B. Fahrkostenerstattung, Verpflegungspauschalen) - **Auslagenersatz** (z. B. wenn ein Mitarbeiter etwas für die Firma ausgelegt hat und das Geld zurückerhält) - **steuerfreie Zuschüsse** (z. B. Internetzuschuss mit Nachweis) ### Neue Netto-Be-/Abzüge hinzufügen Um einen neuen Netto-Bezug oder Abzug zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie auf **+ Neue Netto Be-/Abzüge hinzufügen**. 2. Vergeben Sie eine **Bezeichnung** für den Bezug und bestätigen Sie mit **OK**. 3. Der neue Bezug erscheint nun in der **aktiven Liste** und kann individuell angepasst werden: - **Lohnarten-Nr.**: Nummer, die Neolohn der jeweiligen Lohnart zuweist. - **Export-Nr.**: Nummer, die Ihr Lohnbuchhalter oder Steuerberater für diese Lohnart in DATEV vorgibt. - **Export**: Häkchen setzen, wenn die Lohnart exportiert werden soll. Entfernen Sie das Häkchen, wenn sie nicht exportiert werden soll. - **ohne „-“**: Setzen Sie hier ein Häkchen, damit beim Export das Minuszeichen nicht übernommen wird. Dies ist nützlich, wenn das andere Lohnsystem den Abzug bereits als Minusbetrag hinterlegt hat. - **Bezeichnung**: Beschreibung der Lohnart. - **Standardbetrag**: Hier können Sie einen Standardwert für die Lohnart hinterlegen. - **Rechengröße**: Bestimmt die Berechnungsweise der Lohnart, z. B. *monatlich*, *täglich* oder *Menge × Faktor*. - **AG-Kostenrelevant**: Legt fest, ob der Nettobezug bei den Arbeitgeberkosten berücksichtigt wird. - **SEPA-Vorschuss**: Wird der Haken gesetzt, wird der Bezug im SEPA-Vorschuss berücksichtigt. - **FinBu-Konto**: Hier kann das entsprechende Konto der Finanzbuchhaltung hinterlegt werden. - **Entfernen**: Entfernt die Lohnart aus der aktiven Liste. Hinweis: Die Lohnart wird **nicht vollständig gelöscht**, sondern nur aus der aktiven Auswahl entfernt. [![netto abzug.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/netto-abzug.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/netto-abzug.png) # 3. Qualifikationen ### Verwaltung: Qualifikationen In der Verwaltung können Sie die **Qualifikationen** festlegen, die später in der **Mitarbeiter-Maske** zur Auswahl stehen sollen. So gehen Sie vor: 1. Klicken Sie auf **+ Neue Qualifikation hinzufügen**. 2. Es öffnet sich ein neues Fenster. 3. Tragen Sie die **Qualifikation** ein – jeweils in den Formen *neutral*, *weiblich* und *männlich*. 4. Optional können Sie direkt eine **Qualifikationsnummer** vergeben. 5. Klicken Sie auf **OK**, um die Eingabe zu speichern. Die Qualifikation ist nun hinterlegt und kann einzelnen Mitarbeitern zugewiesen werden. # 6. Einsatzorte ### Einsatzorte hinterlegen In diesem Bereich können Sie alle **Einsatzorte** Ihrer Betriebstätten hinterlegen. Dies kann sowohl für unterschiedliche Bereiche als auch für **Events** oder besondere Einsatzorte erfolgen. Einsatzorte sind besonders nützlich, da Sie im Bereich **Berichte** Auswertungen nach Einsatzort erstellen können. Je nach Bedarf können Sie also beliebig viele Einsatzorte anlegen, um später gezielte Auswertungen zu erhalten. ##### Einsatzort anlegen: Um einen neuen Einsatzort anzulegen, gehen Sie in der Software zu **Verwaltung → Einsatzorte** und klicken auf **+ Neuen Einsatzort hinzufügen**. Vergeben Sie eine passende **Bezeichnung** für den Einsatzort und bestätigen Sie mit **OK**. Der Einsatzort erscheint anschließend in der **Mitarbeiter-Maske** und kann einzelnen Mitarbeitenden zugewiesen werden. # 7. Schriftverkehr ### Schriftverkehr-Vorlagen verwalten In diesem Bereich können Sie alle **Vorlagen für Schriftverkehr** verwalten, wie zum Beispiel **Arbeitsverträge, Abmahnungen oder Kündigungen**, die später in der **Mitarbeiter-Maske** erstellt werden können. #### Eigene Vertragsvorlage erstellen Um eine neue Vorlage anzulegen, navigieren Sie in der Software zu **Verwaltung → Schriftverkehr** und klicken dort auf **Vorlagen**. Wählen Sie anschließend **„Neue Vorlage“** aus. Sie haben die Möglichkeit, eine bestehende Vorlage zu kopieren und zu bearbeiten oder **„Keine Auswahl“** zu wählen, wenn Sie eine komplett neue Vorlage erstellen möchten. Geben Sie der Vorlage einen aussagekräftigen **Namen**, zum Beispiel *Vollzeit Arbeitsvertrag Service Betriebsstätte München*, und bestätigen Sie mit **OK**. Die neue Vorlage steht anschließend in der **Mitarbeiter-Maske → Reiter Postfach** zur Verfügung und kann dort für einzelne Mitarbeitende genutzt werden. [![schriftverkehr.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/schriftverkehr.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/schriftverkehr.png) # 8. Benutzer und Rollen ## Neuen Benutzer anlegen Um einen neuen Zugang zur Software zu erstellen, unterscheiden Sie zunächst zwischen **internen** und **externen Benutzern**. - **Interne Benutzer** sind Ihre Mitarbeiter, die bereits in der Software angelegt und in der Mitarbeiterliste aufgeführt sind. - **Externe Benutzer** sind beispielsweise Ihr Lohnbuchhalter oder andere Personen außerhalb Ihres Unternehmens. Je nach Auswahl klicken Sie entweder auf **+ Neuen externen Benutzer anlegen** oder auf **+ Mitarbeiter eine neue Rolle zuweisen**. Anschließend tragen Sie den **Namen** sowie die **E-Mail-Adresse** der Person ein. Im nächsten Schritt vergeben Sie eine **Rolle**, die den Umfang der Zugriffsrechte bestimmt. Eine detaillierte Beschreibung der verfügbaren Rollen finden Sie weiter unten in diesem Kapitel. Der neu angelegte Benutzer erhält im Anschluss automatisch eine **E-Mail von twodoxx by Neolohn**. Sollte diese nicht im Posteingang erscheinen, empfehlen wir, den **Spam-Ordner** zu überprüfen. In der E-Mail befindet sich ein Link, über den der Benutzer aufgefordert wird, ein **individuelles Passwort** für seinen Account zu erstellen. Das Passwort muss folgende Anforderungen erfüllen: - mindestens **10 Zeichen** - enthaltene **Sonderzeichen** - **Groß- und Kleinbuchstaben** - **Zahlen** Nach Abschluss der Passwortvergabe sind die **E-Mail-Adresse** und das **gewählte Passwort** die persönlichen Zugangsdaten für den Login in Neolohn. Die Benutzerverwaltung und Rollenzuweisung finden Sie unter **Verwaltung → Benutzer**. [![Benutzer.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/benutzer.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/benutzer.png) --- ## Die Rollen im Überblick Neolohn unterscheidet sechs Rollen, die sich in ihrem Berechtigungsumfang von "voller Zugriff auf alles" bis "nur ein einzelnes Zeiterfassungsterminal" abstufen:
RolleBerechtigungsstufe
**Sachbearbeiter**Höchste Berechtigung – voller Zugriff auf alle Funktionen
**Chef vom Dienst (mit Budget)**Zweithöchste Berechtigung – kein Zugriff auf Unternehmensverwaltung, Berichte & Auswertungen
**Chef vom Dienst**Wie „Chef vom Dienst (mit Budget)“, jedoch **ohne Einsicht in Arbeitgeberkosten/Budget**
**Dienstplaner**Kann ausschließlich den Dienstplan schreiben – ohne Budget
**Zeitenpfleger**Zugriff nur auf Zeiteneingabe und Dienstplan – ohne Budget
**Zeiterfassung**Reine Benutzerrolle für ein Zeiterfassungsterminal
### Sachbearbeiter - Hat Zugriff auf die Unternehmensverwaltung - Kann in Neolohn andere Benutzer anlegen und deaktivieren - Kann in Neolohn Mitarbeitern weitere Rollen zuweisen - Kann Mitarbeiter anlegen, auf den Dienstplan zugreifen, die Vergütung der Mitarbeiter sehen und verändern sowie Berichte und Dokumente erstellen - Einzige Rolle mit vollem Zugriff auf **Berechnen**, **Export und Abschluss** sowie die vollständige **Unternehmensverwaltung** ### Chef vom Dienst (mit Budget) - Kann Mitarbeiter anlegen - Kann auf den Dienstplan zugreifen (inkl. Schichtvorlagen, Tages-/Schichtnotiz) **mit Budget-Einsicht** - Kann Arbeitszeiten bei den Mitarbeitern ergänzen und anpassen - Kann Arbeitgeberkosten der Mitarbeiter sehen (in der Übersicht und im Dienstplan) - Kann Urlaubsanträge über die Monatsübersicht genehmigen und ablehnen - **Kein Zugriff** auf: Unternehmensverwaltung, Erstellung und Einsicht von Dokumenten und Berichten (Berichte nur als Stundenzettel), Berechnen/Export und Abschluss ### Chef vom Dienst - Kann dasselbe wie „Chef vom Dienst (mit Budget)“ - **Zusätzlich kein Zugriff** auf: Einsicht der Arbeitgeberkosten pro Mitarbeiter (Dienstplan und Übersichten ohne Budget-Daten) ### Dienstplaner - Kann ausschließlich den Dienstplan planen (Dienstplan, Schichtvorlagen, Tages-/Schichtnotiz) – **ohne Budget** - Bei den Mitarbeiter-Stammdaten ausschließlich **Lesezugriff** auf: Vorname/Nachname, Qualifikation, Sollstunden/Iststunden, Urlaubstage/Überstunden, Wochenstunden - Kein Zugriff auf Verwaltung, Berechnen, Berichte, Tages-/Monatsübersicht, Bewerbungen, Sofortmeldung, MA-App-Aktivierung oder Mitarbeiter-Archivierung ### Zeitenpfleger - Kann Arbeitszeiten bei den Mitarbeitern ergänzen und anpassen - Zugriff nur auf die zeitrelevanten Daten der Mitarbeiter: Quick Info, Status, Urlaubsanträge genehmigen/ablehnen, Urlaubsverwaltung, Urlaubskonto, Gutzeitkonto, Krankheitstage - Voller Zugriff auf den Dienstplan (inkl. Schichtvorlagen, Tages-/Schichtnotiz) – **ohne Budget** - Kann in der Tages- und Monatsübersicht lesen/schreiben bzw. Urlaubsanträge genehmigen/ablehnen - Kein Zugriff auf Verwaltung, Stammdaten-Bearbeitung, Berechnen, Berichte, Bewerbungen, Sofortmeldung, MA-App-Aktivierung oder Mitarbeiter-Archivierung ### Zeiterfassung - Systembenutzer, der ausschließlich auf die Zeiterfassung zugreifen kann - Reine **Benutzerrolle für ein Zeiterfassungsterminal**, kein Zugriff auf alle übrigen Funktionsbereiche Infos zum Aktivieren der Zeiterfassung auf Ihrem Tablet finden Sie hier: [3. Zeiterfassung](https://handbuch.neolohn.de/books/neolohn-kunden-handbuch/page/3-zeiterfassung) --- ## Detaillierte Berechtigungsmatrix nach Funktion Für einen schnellen Vergleich aller Rollen auf einen Blick:
Funktion / BereichSachbearbeiterChef vom Dienst (mit Budget)Chef vom DienstDienstplanerZeitenpflegerZeiterfass-ung
**Verwaltung**Alles lesen & schreibenNeinNeinNeinNeinNein
**Stammdaten Mitarbeiter**Alles lesen & schreibenÜbersicht, Personalien, Beschäftigung ohne Währung, Abgaben Steuer & Sozialversicherung, Zeitkonto, Zeiten, Urlaubsanträge, Urlaub, Gutzeitkonto, Zeiten anlegen und ändern Übersicht, Personalien, Beschäftigung ohne Währung, Abgaben Steuer & Sozialversicherung, Zeitkonto, Zeiten, Urlaubsanträge, Urlaub, Gutzeitkonto, Zeiten anlegen und ändern Nur lesen: Vorname/ Nachname, Qualifikation, Sollstunden/ Iststunden, Urlaubstage/Überstunden, Wochenstunden Quick Info lesen, Status lesen, Urlaubsanträge genehmigen/ ablehnen, Urlaubsverwaltung, Urlaubskonto lesen, Gutzeitkonto lesen, Kranktage lesen, Arbeitszeiten bearbeiten Nein
**Berechnen**JaNeinNeinNeinNeinNein
**Export und Abschluss**JaNeinNeinNeinNeinNein
**Berichte**Alles lesen & schreibenNur StundenzettelNur StundenzettelNeinNeinNein
**Dienstplan**Alles lesen & schreibenDienstplan lesen & schreiben, Schichtvorlagen lesen & schreiben – **mit Budget**, Tagesnotiz, SchichtnotizDienstplan lesen & schreiben, Schichtvorlagen lesen & schreiben – **ohne Budget**, Tagesnotiz, SchichtnotizDienstplan lesen & schreiben, Schichtvorlagen lesen & schreiben – **ohne Budget**, Tagesnotiz, SchichtnotizDienstplan lesen & schreiben, Schichtvorlagen lesen & schreiben – **ohne Budget**, Tagesnotiz, SchichtnotizNein
**Tagesübersicht**Alles lesen & schreibenLesen & schreibenLesen & schreibenNeinLesen & schreibenNein
**Monatsübersicht**Alles lesen & schreibenUrlaubsanträge genehmigen & ablehnenUrlaubsanträge genehmigen & ablehnenNeinUrlaubsanträge genehmigen & ablehnenNein
**Bewerbungen**Versenden von BewerbungslinkVersenden von BewerbungslinkVersenden von BewerbungslinkNeinNeinNein
**Sofortmeldung**JaJaJaNeinNeinNein
**MA App aktivieren**JaJaJaNeinNeinNein
**Mitarbeiter archivieren**JaJaJaNeinNeinNein
**GPS-Daten**Ja*Ja**Ja**Ja*Nein*Nein*
--- # Pausenmodelle für Zeiterfassung einstellen & erstellen In der **Verwaltung → Zeitregeln** können Sie individuelle **Pausenmodelle** festlegen, die bei der Zeiterfassung der Mitarbeiter automatisch hinterlegt und genutzt werden können. Standardmäßig ist das **gesetzliche Pausenmodell** in der Verwaltung hinterlegt: - **Ab 6 Stunden Arbeitszeit:** 30 Minuten Pause - **Ab 9 Stunden Arbeitszeit:** 15 Minuten Pause [![Pausenmodell.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/pausenmodell.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/pausenmodell.png) Sie können jedoch auch **eigene Pausenregelungen** erstellen, z. B. für unterschiedliche Bereiche oder Mitarbeitertypen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Klicken Sie auf **„Pausenmodell wählen“**. 2. Geben Sie im leeren Feld unter **Bezeichnung** den Namen Ihres Pausenmodells ein, z. B. *Pause Auszubildende* oder *Pausen Küche.* [![Pausenmodell II.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/pausenmodell-ii.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/pausenmodell-ii.png) 3. Klicken Sie auf **„Extra Pause“**, um eine neue Pause hinzuzufügen. 4. Legen Sie fest, **nach wie vielen Stunden** Arbeitszeit die Pause greifen soll (z. B. 5 Stunden) und **wie viele Minuten** abgerechnet werden sollen (z. B. 30 Minuten). 5. Über das Kästchen mit dem **€-Symbol** können Sie festlegen, ob die Pause **bezahlt** werden soll. Haken gesetzt = bezahlt, Haken entfernt = unbezahlt. Klicken Sie auf **„Neu erstellen“**, um die Pausen-Vorlage zu speichern. Danach steht Ihre Vorlage zur Verfügung und kann in der **Mitarbeiter-Maske → Bereich Beschäftigung/Tätigkeit** ausgewählt und dem Mitarbeiter zugewiesen werden. Sind die Arbeitszeiten in der **Mitarbeiter-Maske** erfasst, wird die Pause automatisch entsprechend des hinterlegten Pausenmodells berechnet. [![Pausenmodell MA.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/pausenmodell-ma.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/pausenmodell-ma.png) Um die Pause für einzelne Tage einzusehen, klicken Sie auf den jeweiligen Tag. Im mittleren Bereich wird die berechnete Pause direkt angezeigt. Zusätzlich können Sie oberhalb der erfassten Arbeitszeiten eine **zweite Anzeigezeile** einblenden, indem Sie den Haken in der zweiten Zeile setzen (siehe Markierung im Beispielbild). Dadurch werden die Pausen übersichtlich mit dargestellt. [![Pause Zeiten.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/pause-zeiten.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/pause-zeiten.png) # Zeitenimport aus anderen Systemen Im Reiter **Verwaltung > Zeitregeln** können im Bereich Zeitenimport aus verschiedenen Quellen importiert werden. Diese Importe können Zeiten von mehreren Mitarbeiter gleichzeitig aus einer Betriebsstätte abrufen und in neolohn importieren. ### Zeiten aus E2N Sofern Sie Ihre Zeiterfassung über die Software von E2N durchführen, können Arbeitszeiten und Abwesenheiten über unsere interne Schnittstelle importiert werden. Hierfür wird der in der E2N-Software hinterlegte API-Key benötigt sowie eine kurze Konfiguration durch das neolohn-Team. [![Zeitenimport.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/Bybzeitenimport.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/Bybzeitenimport.png) Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie diese Schnittstelle nutzen möchten, da eine manuelle Freischaltung unsererseits erforderlich ist. ### Zeitenimport aus CSV Ebenfalls können Zeiten **aus einer CSV-Datei** importiert werden. [![image.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/image.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-01/image.png) Dafür reicht der Upload einer einfacher CSV-Datei, die im Folgenden Format importiert werden muss: - Betriebsnummer;Personalnummer;Postennummer;Qualifikationsnummer;Datum;Von;Bis;Dauer;Schichtnummer(optional);EGFZ;Einsatzort(optional) - Bitte geben Sie keine Headerzeile an - Pausen werden hier einzeln angegeben - Das **Pausenmodell** ist auch anwendbar wenn keine Pausen explizit angewendet werden, dann muss das Feld **Dauer** die **gesamte** **Schichtzeit** inklusive Pausen betragen. - Beispiel: - 12345678;123;7;2;06.05.2025;06:45;11:08;04:23;1;1;16 - 12345678;123;7;2;06.05.2025;11:08;11:53;00:45;2;31;16 - 12345678;123;7;2;06.05.2025;11:53;16:15;04:22;3;1;16 Feldbeschreibung: - **Betriebsnummer:** Die in der Betriebstätte hinterlegte Betriebsnummer - **Personalnummer:** Die im Mitarbeiter hinterlegte Personalnummer - **Postennummer:** Die in der Betriebsstätte hinterlegte Postennummer (Kostenstelle) - **Qualifikationsnummer:** Die hinterlege Qualifikationsnummer (muss dem Mitarbeiter zugeordnet sein) - **Datum:** Das Datum der Schicht im Format TT.MM.JJJJ bzw. DD.MM.YYYY, z.B. "07.06.2025" - **Von:** Start Uhrzeit der Schicht im Format HH:mm, z.B. "07:00" - **Bis:** Ende Uhrzeit der Schicht im Format HH:mm, z.B. "15:05" - **Dauer:** Dauer der Schicht im Format HH:mm, z.B. "08:05" für 8 Stunden und 5 Minuten - **Schichtnummer:** Laufende Schichtnummer des Tages (optional) - **EGFZ:** Typ der Schicht (z.B. 1 für Arbeit, 2 Urlaub, 3 Krank, 31 unbezahlte Pause, siehe Tabelle unten...) - **Einsatzort:** Die im Unternehmen hinterlegte Einsatzortsnummer (muss dem Mitarbeiter zugeordnet sein) (optional) ### Zeitenimport aus eigener API Zeiten können ebenfalls aus einer API-Schnittstelle geladen werden, die Einstellungen dafür können in der letzten Option unter **Zeiten aus eigener API abrufen** getätigt werden. Dieses Feld ist aufklappbar. [![Import api.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/import-api.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/import-api.png) Bitte entnehmen Sie die Informationen zum Import von Zeiten über eine selbst entwickelte Schnittstelle dem folgenden Dokument. [Zeitdatenschnittstelle - neolohn - RESTAPI.pdf](https://handbuch.neolohn.de/attachments/12) #### EGFZ Tabelle
EGFZID Bezeichnung BezeichnungKurz Description English
1 Arbeit Arbeit Work
2 Urlaub Urlaub Vacation
3 Krank Krank Sick leave
4 Schule Schule School
5 Seminar Seminar Seminar
6 unbezahlt frei u Frei Unpaid leave
7 Feiertag Feiertag Holiday
8 Geschworener Geschw. Jury
9 Schöffe Schöfffe Lay judge
10 Zeugenvorladung Zeuge Witness
11 Umzug Umzug Move
12 Untersuchung UntrS Inspection
13 Eheschließung Heirat Wedding
14 Entbindung Ehefrau MA Geburt Wife gives birth
15 Beerdigung Familie MA Beerdigung Funeral of a family member
16 Familienpflege MA Pflege Family caretaking
17 Kur Kur Medical treatment
18 Tod Familie MA FaTod Death in family
19 Unentschuldigt krank Ukrank Unpaid sick leave
20 Unterbrechung krank 6 Wochen 6WKrank Sick leave for more than 6 weeks
21 Gutzeit Aufbau GZ+ Overtime hours (unpaid)
22 Gutzeit Abbau GZ- Undertime hours (paid)
23 Kurzarbeit KU Short-time work
24 Quarantäne Quar Quarantine
25 Arbeit am Feiertag Arbeit FT Work on holiday
26 bezahlt frei b Frei Paid leave
27 frei nach Vereinbarung frei n.V.
28 Krank im frei k Frei Sick on free day
29 unbezahlter Urlaub unbez. U Unpaid vacation
30 Unbezahlt Raucherpause RauPau Smoking break (unpaid)
31 unbezahlt Pause uPau Break (unpaid)
32 bezahlt Pause bPau Smoking break (paid)
33 bezahlt Raucherpause bRauPau Break (paid)
34 Krank in Kurzarbeit WK Sick in short-time work
35 Mutterschutz Muttersch. Maternity leave
36 Beschäftigungsverbot besch. Ver. Employment ban
37 Elternzeit Elternzeit Parental leave
40 Ab 1. Tag krank KO Sick since the first day of work
41 Min. 1 Tag Arbeit in ersten 28Tg u4K Sick in first month
42 Kind krank PK Child is sick
# Einstellungen Im Bereich **Einstellungen** finden Sie die Standard-Einstellungen für die **Mitarbeiter-App** sowie Vorgaben für **neu angelegte Mitarbeiter**. Außerdem können Sie hier zusätzliche **Ordner für das Mitarbeiter-Postfach** in der Mitarbeiter-Maske anlegen. --- ### MA-App Einstellungen Hier können Sie die Funktionen der Mitarbeiter-App individuell an Ihr Unternehmen anpassen. Sie haben unter anderem die Möglichkeit, folgende Funktionen zu aktivieren oder zu deaktivieren: - Schichttausch - Dienstplan - Zeiterfassung - Nachrichten-Funktion - weitere App-Module Zusätzlich können Sie bestimmen, welche Informationen in der Mitarbeiter-App angezeigt werden sollen. So können Sie beispielsweise den: - Monatsstatus ausblenden - Urlaubsanspruch ausblenden Arbeiten Sie mit der Zeiterfassung direkt über die Mitarbeiter-App, können Sie außerdem die **Standortermittlungspflicht** aktivieren. Dadurch wird beim Stempeln der Standort des Mitarbeiters erfasst. [![ma-einstellungen.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/ma-einstellungen.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/ma-einstellungen.png) --- ### Standard-Einstellungen für neue Mitarbeiter Die hier gesetzten Einstellungen werden automatisch für neu angelegte Mitarbeiter übernommen. Standardmäßig empfehlen wir, folgende Haken aktiviert zu lassen: - **SFN-Zuschläge kappen** - **Mindestlohnrelevante Zuschläge** **! Wichtiger Hinweis für Bayern:** Wenn Ihr Lohnbuchhalter in Bayern abrechnet, muss zusätzlich der Haken bei: **„SV-pflichtige Zuschläge auf den Ausgleichsbetrag“** aktiviert werden. Die Rentenversicherung prüft bundesweit unterschiedlich. Ausschließlich die Rentenversicherung in Bayern verlangt, dass Zuschläge auf den Ausgleichsbetrag sozialversicherungspflichtig verbeitragt werden. [![standard neue ma.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/standard-neue-ma.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/standard-neue-ma.png) --- ### Zusätzlicher Nachtarbeitszuschlag N6 Dieser Zuschlag muss nur aktiviert werden, wenn Mitarbeiter regelmäßig Nachtarbeit leisten. Der Zuschlag betrifft Arbeitszeiten im gesetzlichen Nachtarbeitszeitraum und kann vom Mitarbeiter unter bestimmten Voraussetzungen eingefordert werden. Dieser Zuschlag wird nicht aktiv von Behörden geprüft, kann jedoch im Streitfall arbeitsrechtlich geltend gemacht werden. Voraussetzung dafür ist, dass der Mitarbeiter tatsächlich regelmäßig in den entsprechenden Nachtzeiten arbeitet. --- ### SFN Steuer-/SV-freie Zuschläge einzeln ausweisen Diese Einstellung bestimmt lediglich, ob Zuschläge einzeln auf der Lohnabrechnung dargestellt werden. Unsere Empfehlung ist, die Zuschläge in einer gemeinsamen Lohnart **„SFN-Zuschläge“** zusammenzuführen. Dadurch bleibt die Lohnabrechnung deutlich übersichtlicher, da einzelne Zuschlagsarten die Abrechnung schnell unnötig verlängern und komplizierter machen können. --- ### Tägliche Gutzeit stempeln Mit dieser Funktion gleicht die Software bei der Zeiterfassung täglich automatisch auf die Sollstunden des Mitarbeiters aus und bucht entsprechend Stunden hinzu oder ab. Unsere Empfehlung ist die Nutzung der **monatlichen Gutzeit**, da diese in der Praxis meist übersichtlicher und flexibler ist. --- ### Zeiterfassung nur mit Dienstplan in der App Wird diese Funktion aktiviert, können Mitarbeiter die Zeiterfassung in der Mitarbeiter-App nur nutzen, wenn für den entsprechenden Zeitraum eine passende Schicht im Dienstplan hinterlegt wurde. --- ### Urlaubsanträge – Urlaub an Feiertagen Mit der Funktion **„Urlaub am Feiertag einfügen“** bestimmen Sie, wie Feiertage innerhalb eines beantragten Urlaubs behandelt werden. Ist die Funktion aktiviert und ein Mitarbeiter beantragt Urlaub über die Mitarbeiter-App, wird ein Feiertag innerhalb des Urlaubszeitraums ebenfalls als Urlaubstag berechnet und nicht separat als Feiertag behandelt. --- ### Betriebsbezogene Personalnummer Aktivieren Sie diese Funktion, wenn Sie Ihre eigenen Personalnummern verwalten möchten. Ist die Funktion deaktiviert, erstellt Neolohn die Personalnummern automatisch. --- ### Arbeit am Feiertag Hier legen Sie fest, wie Arbeit an Feiertagen behandelt werden soll. Ihnen stehen folgende Optionen zur Verfügung: - **Ohne Berücksichtigung** - **Zusätzliche Gutzeit** - **Zusätzliche Vergütung** Die ausgewählte Einstellung wird bei Feiertagsarbeit automatisch berücksichtigt und entsprechend berechnet. --- ### Automatische Probezeit nach Monaten Geben Sie hier an, wie lange die Probezeit standardmäßig dauern soll. Diese Einstellung wird automatisch bei neuen Mitarbeitern hinterlegt, kann jedoch jederzeit mitarbeiterspezifisch angepasst werden. --- ### Automatische Befristung nach Monaten Hier definieren Sie die standardmäßige Dauer einer Befristung für neu angelegte Mitarbeiter. Auch diese Einstellung kann später individuell beim jeweiligen Mitarbeiter angepasst werden. --- ### Pausenmodell auswählen Hier wählen Sie das standardmäßig verwendete Pausenmodell aus. Im Bereich **Zeitregeln** können Sie zusätzlich eigene Pausenmodelle erstellen und verwalten. Weitere Informationen dazu finden Sie hier: [Pausenmodelle für die Zeiterfassung erstellen und verwalten](https://handbuch.neolohn.de/books/neolohn-kunden-handbuch/page/pausenmodelle-fur-zeiterfassung-einstellen-erstellen?utm_source=chatgpt.com) --- ### EFZG-Stunden Hier legen Sie fest, wie die Stunden bei Urlaub und Krankheit berechnet werden sollen. Zur Auswahl stehen: - **Sollstunden** - **IST-Stunden** - **Keine Berechnung** Die ausgewählte Option wird anschließend automatisch für die EFZG-Berechnung verwendet. --- ### Mitarbeiter-Postfach Im Bereich **Mitarbeiter-Postfach** verwalten Sie die Ordner, die in der Mitarbeiter-Maske unter dem Reiter **„Postfach“** zur Verfügung stehen. Ein gesetzter **Haken** hinter einem Ordner bedeutet, dass dieser zusätzlich mit der **Neolohn Mitarbeiter-App** synchronisiert wird. Der Mitarbeiter hat dadurch Zugriff auf den Ordner und kann die darin enthaltenen Dokumente einsehen. Je nach Ordner kann der Mitarbeiter außerdem selbst Dokumente oder Fotos hochladen. Über **„Neues Verzeichnis“** können Sie weitere Ordner anlegen. Neu erstellte Ordner werden automatisch bei allen Mitarbeitern im Postfach angelegt und stehen dort zur Verfügung. [![Verzeichnisse.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/verzeichnisse.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/verzeichnisse.png) # Mitarbeiterverwaltung # 1. Mitarbeiter anlegen **Neuen Mitarbeiter anlegen** Um einen neuen Mitarbeiter anzulegen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie auf das **+**-Symbol im Reiter "**Mitarbeiter**" im oberen Hauptmenü. [![ma anlegen.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/ma-anlegen.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/ma-anlegen.png) 2\. Ein Dialogfenster öffnet sich. 3\. Geben Sie den **Vorname, Nachname** und die **E-Mail-Adresse** des neuen Mitarbeiters ein. 4\. Klicken Sie auf **OK,** um den Mitarbeiter zu speichern. Nach dem Speichern öffnet sich automatisch der Mitarbeiter im Menüfeld "**Übersicht**". Die Übersicht bietet einen Überblick über die wichtigsten Daten. Hier können Sie folgende Funktionen nutzen: \- Beschäftigungswechsel \- Registrierungscode generieren \- App-Login aktivieren/deaktivieren \- Mitarbeiter archivieren \- Sofortmeldung Um Informationen zum Mitarbeiter zu erfassen, wechseln Sie in die entsprechenden Reiter. **1. Personalien** Unter dem Reiter "**Personalien"** erfassen Sie die persönlichen Informationen des Mitarbeiters. Die rot umrandeten Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden, um die Lohnabrechnung und die Dienstplanfunktion nutzen zu können. [![ma perso.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/ma-perso.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/ma-perso.png) **2. Beschäftigung** Unter dem Reiter "**Beschäftigung"** verwalten Sie alle **Angaben zum Beschäftigungsverhältnis**, einschließlich Qualifikation und Vergütung. Auch die Zuordnung der Posten und Einsatzorte erfolgt hier, was für die Dienstplanung und spätere Auswertungen erforderlich ist. Wie Sie Qualifikationen und Posten verwalten, erfahren Sie in den entsprechenden Erklärungen: [Qualifikationen und Vergütung](https://handbuch.neolohn.de/books/neolohn-kunden-handbuch/page/2-ma-qualifikation-und-vergutung "Qualifikationen und Vergütung") [Bereiche und Posten ](https://handbuch.neolohn.de/books/neolohn-kunden-handbuch/page/2-bereiche-und-posten "Bereiche und Posten ") [![ma beschäftigung.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/ma-beschaftigung.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/ma-beschaftigung.png) **3. Abgaben** Unter dem Reiter "**Abgaben"** hinterlegen Sie Informationen zur - Lohnsteuer - Sozialversicherung - Krankenkasse - Finanzamt [![ma abgaben.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/Kgwma-abgaben.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/Kgwma-abgaben.png) **4. Lohnarten & Bezüge** Unter "**Lohnarten & Bezüge**" legen Sie fest, welche Lohnarten und Bezüge für die Lohnabrechnung verwendet werden sollen. Eine ausführliche Erklärung zu den verschiedenen Lohnarten finden Sie hier: [Lohnarten und Bezüge](https://handbuch.neolohn.de/books/neolohn-kunden-handbuch/page/3-ma-lohnarten-und-bezuge "Lohnarten und Bezüge") [![ma lohnarten.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/ma-lohnarten.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/ma-lohnarten.png) **Lohnarten hinzufügen** 1\. Klicken Sie auf „**+ Lohnarten hinzufügen**“. Dadurch öffnet sich eine Liste aller verfügbaren Lohnarten. 2\. Um eine Lohnart hinzuzufügen, klicken Sie rechts auf das grüne Feld „**verwenden**“. Die ausgewählte Lohnart wird dann oben angezeigt und in der Lohnabrechnung verwendet. 3\. Sie haben außerdem die Möglichkeit, verschiedene Faktoren nach Ihren Bedürfnissen anzupassen. Eine Übersicht der gängigsten Einstellungen zu den Lohnarten finden Sie hier: [Lohnarten und Bezüge](https://handbuch.neolohn.de/books/neolohn-kunden-handbuch/page/3-ma-lohnarten-und-bezuge "Lohnarten und Bezüge") **5. Zuschläge** Im Bereich „**Zuschläge**“ können Sie die SFN-Zuschläge verwalten. Hinweis: Wir empfehlen, in Bayern das Häkchen bei „SV-pflichtige Zuschläge auf den Ausgleichsbetrag“ zu setzen. [![ma Zuschläge.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/ma-zuschlage.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/ma-zuschlage.png) **6. Zeitkonto** Unter dem Reiter „**Zeitkonto**“ hinterlegen Sie die Urlaubstage Ihres Mitarbeiters. Wenn Sie im Reiter "Beschäftigung" das Eintrittsdatum und die Beschäftigungsart hinterlegt haben, ist der gesetzliche Urlaubsanspruch bereits automatisch eingetragen. Falls Sie jedoch mit Ihrem Mitarbeiter einen höheren Urlaubsanspruch vereinbart haben, können Sie dies unter „**Zusätzlicher Urlaubsanspruch**“ vermerken. Tragen Sie einfach die Differenz zum gesetzlichen Anspruch ein. Beispielsweise beträgt der gesetzliche Urlaubsanspruch für Vollzeitmitarbeiter 20 Tage. Haben Sie jedoch 28 Tage Urlaub vereinbart, geben Sie die zusätzlichen 8 Tage unter „Zusätzlicher Urlaubsanspruch“ ein. Unterhalb des Eingabefeldes wird die Gesamtsumme des Urlaubsanspruchs angezeigt, in diesem Fall also 28 Tage. [![ma zeitkonto.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/ma-zeitkonto.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/ma-zeitkonto.png) Später haben Sie die Möglichkeit, hier Urlaubsanträge zu genehmigen oder abzulehnen. -> Weitere Informationen zur Urlaubsverwaltung finden Sie unter folgendem Link: [Urlaubsverwaltung](https://handbuch.neolohn.de/books/neolohn-kunden-handbuch/page/5-urlaubsverwaltung "Urlaubsverwaltung") Auch Gut- und Minusstunden können Sie hier verwalten. ->Erklärungen zur Verwaltung vom Gutzeitkonto finden Sie hier: [Zeitkonto](https://handbuch.neolohn.de/books/neolohn-kunden-handbuch/page/1-ma-gutzeitkonto "Zeitkonto") **7. Zeiten** Unter dem Reiter **„Zeiten“** erfolgt die **Zeiterfassung** des Mitarbeiters. Diese wird mithilfe der Mitarbeiter-App und einem QR-Code-Scanner erfasst. Alle weiteren Informationen zum Thema Zeiterfassung finden Sie hier: [Zeiterfassung](https://handbuch.neolohn.de/books/neolohn-kunden-handbuch/page/3-zeiterfassung "Zeiterfassung") **Manuelle Zeiteingabe** Wenn Sie Zeiten manuell eingeben möchten, gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie auf das **entsprechende Datum**, an dem Sie die Zeiten einfügen möchten. 2. Im linken Fenster ist die Zeit „**von**“ markiert. Tragen Sie die gewünschte Uhrzeit ein und drücken Sie **Enter**. \- Die Zeit wird nun im ausgewählten Datum hinterlegt. [![ma zeiten II.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/ma-zeiten-ii.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/ma-zeiten-ii.png) Hinweis: Sollte die erfasste Zeit nicht übernommen werden, könnte dies daran liegen, dass Sie zunächst die **Qualifikation** und den **Posten** angeben müssen. Stellen Sie sicher, dass diese Angaben korrekt ausgefüllt sind, bevor Sie die Zeit eingeben. **Urlaub- oder Krankheitstage eintragen** Unter dem Reiter „**Mitarbeiter**“ > „**Zeiten“** haben Sie die Möglichkeit, manuell **EGFZ-Tage** (Urlaub, Krankheit, Schule usw.) einzutragen. Gehen Sie wie folgt vor: 1\. Im mittleren Feld unter dem blau markierten Bereich „**EGFZ Tage eintragen**“ geben Sie den Zeitraum an (von … bis). 2\. Wählen Sie anschließend eines der darunter liegenden Felder aus, z. B. „Urlaub“ Das Programm überträgt die Urlaubszeiten automatisch und berechnet ausschließlich die Regelarbeitstage als Urlaub. [![ma zeiten.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/ma-zeiten.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/ma-zeiten.png) Nach der Berechnung des Monats werden die Daten automatisch im Reiter „**Zeitkonto**“ unter „**Urlaubsverwaltung**“ angepasst. **Zeiten korrigieren** Um Zeiten zu korrigieren, gehen Sie wie folgt vor: 1\. Klicken Sie auf das Feld, in dem Sie die Zeit korrigieren möchten. Dieses Feld wird dadurch blau markiert. 2\. Ändern Sie die Zeiten im linken Feld: 3\. Drücken Sie erneut **Enter oder Speichern**. Die Uhrzeit wird jetzt in der Übersicht korrigiert. **Zeiten/Schichten löschen** Um eine Zeit oder Schicht zu löschen, folgen Sie diesen Schritten: 1. Klicken Sie wie gewohnt auf das Datum oder die Zeit, die gelöscht werden soll. 2. Drücken Sie auf Ihrer Tastatur die Taste **„Entf“** 3. Sie werden gefragt, ob Sie die Schicht wirklich löschen möchten. Bestätigen Sie dies mit **„Ja“** \- Die Zeit ist nun gelöscht. 1. [![Zeiten löschen.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/zeiten-loschen.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/zeiten-loschen.png) **8. Postfach** Im **Postfach** verwalten Sie alle Dokumente Ihres Mitarbeiters. Hier können Sie auch den entsprechenden Arbeitsvertrag erstellen. Alle weiteren Informationen dazu finden Sie hier: [Postfach](https://handbuch.neolohn.de/books/neolohn-kunden-handbuch/page/9-ma-postfach "Postfach") [![ma postfach.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/ma-postfach.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/ma-postfach.png) # 2. MA Qualifikation und Vergütung **Qualifikation festlegen** Um die Vergütung festzulegen, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass die richtige **Qualifikation** unter **Verwaltung** > in **Qualifikation** hinterlegt ist. Falls Sie eine neue Qualifikation vergeben möchten, gehen Sie wie folgt vor: 1\. Navigieren Sie zu **Verwaltung > Qualifikation** 2\. Klicken Sie auf den markierten Streifen **„+ Neue Qualifikation hinzufügen“** [![Qulifikation.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/qulifikation.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/qulifikation.png) Nachdem Sie auf „+ Neue Qualifikation hinzufügen“ geklickt haben, öffnet sich ein Editor, in dem Sie die Details der neuen Qualifikation eintragen müssen. 1\. Tragen Sie die erforderlichen Informationen in die entsprechenden Felder ein. 2\. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „OK“ [![neue qualifikation.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/neue-qualifikation.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/neue-qualifikation.png) Die neue Qualifikation wird nun im Mitarbeiterprofil hinterlegt. **Vergütung/Lohn festlegen** Um die Vergütung für den Mitarbeiter festzulegen, gehen Sie wie folgt vor: 1\. Navigieren Sie zum gewünschten Mitarbeiterprofil und wählen Sie den Reiter **„Beschäftigung“ > „Qualifikation/Vergütung“** 2\. Klicken Sie auf „+ Neue Qualifikation/Vergütung“. Es erscheint eine neue Zeile. 3\. Wählen Sie zunächst die gewünschte Qualifikation aus und anschließend die Entlohnungsart [![neue qualifikation II.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/neue-qualifikation-ii.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/neue-qualifikation-ii.png) 4\. Je nach gewählter Entlohnungsart füllen Sie die weiteren Felder aus. \- Beispiel: Für das Effektivlohn-Modell empfehlen wir ein Basisfixum (Bruttolohn pro Stunde) von mind. 10€ . Der Effektivlohn beschreibt dabei den Auszahlungslohn pro Stunde **5.Neue Vergütung vereinbaren oder zusätzliche Qualifikation hinzufügen** Falls für einen Mitarbeiter eine **neue** Vergütungsvereinbarung festgelegt werden soll oder der Mitarbeiter \*\***mehrere Qualifikationen** mit unterschiedlichen Vergütungen hat, gehen Sie wie folgt vor: Fügen Sie einfach eine weitere Qualifikation hinzu, indem Sie den bisherigen Vorgang zur Vergütungsvereinbarung wiederholen. Bestehende Vergütung deaktivieren: Soll eine bestehende Vergütungsvereinbarung nicht mehr berücksichtigt werden, entfernen Sie einfach den **blauen Haken** bei „Verw.“. Dadurch wird die Vereinbarung inaktiv, ohne sie zu löschen. [![quilifikationen III.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/quilifikationen-iii.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/quilifikationen-iii.png) So können Sie flexible Vergütungsmodelle für Mitarbeiter mit unterschiedlichen Qualifikationen verwalten und bei Bedarf schnell anpassen. # 3. MA Lohnarten und Bezüge ### Lohnarten zuweisen In diesem Bereich sehen Sie alle Lohnarten, die einem Mitarbeiter **zugeordnet** wurden. Über die Auswahl der **Entlohnung** im Reiter **Beschäftigung** werden die entsprechenden Lohnarten automatisch gemäß der gewählten Entlohnungsart hinzugefügt. - **+ Lohnart hinzufügen** Über diese Funktion können Sie zusätzliche Lohnarten auswählen. Durch Klick auf **Verwenden** wird die gewählte Lohnart den **aktiven Lohnarten** des Mitarbeiters hinzugefügt. - **Entfernen** Entfernt eine Lohnart aus den aktiven Lohnarten des Mitarbeiters. - **Verwenden (Häkchen setzen/entfernen)** - Ist das Häkchen gesetzt, wird die Lohnart aktiv genutzt. - Entfernen Sie das Häkchen, bleibt die Lohnart zwar in der Liste der aktiven Lohnarten bestehen, wird jedoch **pausiert** und nicht mehr berücksichtigt. Sie kann jederzeit wieder aktiviert werden, indem Sie das Häkchen erneut setzen. - **Einmalig aktivieren** Wird hier ein Häkchen gesetzt, ist die gewählte Lohnart nur für den Monat aktiv, in dem die Auswahl getroffen wurde. Danach wird sie automatisch wieder deaktiviert. ### Netto-Be-/Abzüge des Mitarbeiters In diesem Bereich können Sie **Netto-Bezüge und Abzüge** für den Mitarbeiter erfassen. - Klicken Sie dazu auf **+ Netto Be-/Abzüge hinzufügen**. Es öffnet sich eine Liste mit allen Bezügen, die zuvor in der Verwaltung hinterlegt wurden. - Soll ein neuer Bezug hinzugefügt werden, muss dieser zunächst in der Verwaltung unter **Lohnarten & Bezüge** über **+ neuen Netto Be-/Abzug hinzufügen** erstellt werden. - Nach dem Erstellen steht der neue Bezug automatisch in der **Mitarbeitermaske** zur Verfügung und kann dort ausgewählt werden. - Tragen Sie den gewünschten Betrag ein. - **Tipp:** Soll der Bezug als **Abzug** berücksichtigt werden, setzen Sie ein **Minuszeichen** vor den Betrag. - Mit Klick auf **Verwenden** wird der Bezug aktiviert. --- ### Lohnartengruppe hinzufügen Wurde in der Verwaltung eine **Lohnartengruppe** erstellt, können Sie diese direkt im Mitarbeiterprofil übernehmen: - Klicken Sie auf **+ Lohnartengruppe auswählen**. - Alle in der Vorlage enthaltenen **Lohnarten & Bezüge** werden automatisch dem Mitarbeiter zugewiesen. Weitere Informationen zur Erstellung und Verwaltung von Lohnartengruppen finden Sie hier: [https://handbuch.neolohn.de/books/iw2-neolohn/page/4-lohnarten](https://handbuch.neolohn.de/books/neolohn-kunden-handbuch/page/4-lohnartenbezuge) ### 💡 Hinweis bei Differenzen Kommt es zu **Differenzen** im Vergleich zur Lohnabrechnung Ihres Lohnbuchhalters oder den Personalkosten, prüfen Sie bitte Folgendes: 1. Stimmen die **Schlüsselung der Lohnarten** überein? 2. Werden die Lohnarten **gleich versteuert und verbeitragt**? Die **Schlüsselung der Lohnarten** können Sie im Bereich **Lohnarten & Bezüge** einsehen, indem Sie auf **+ Lohnarten hinzufügen** klicken. **Wichtig:** - Wird die gleiche Lohnbezeichnung verwendet, aber **Versteuerung oder Verbeitragung stimmen nicht überein**, kann dies zu Differenzen führen. - In diesem Fall erstellen Sie bitte eine **neue Lohnart**, die exakt die Werte Ihres Lohnbuchhalters übernimmt. - Die bisherige Lohnart kann durch **Entfernen des Häkchens bei „Verwenden“** deaktiviert werden, ohne dass sie endgültig gelöscht wird. [![Lohnarten.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/lohnarten.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/lohnarten.png) # 4. MA Zuschläge Im Bereich **Zuschläge** legen Sie fest, welche Zuschläge für einen Mitarbeiter berücksichtigt werden und wie diese berechnet werden. [![Zuschläge.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/zuschlage.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/zuschlage.png) ### Zuschläge aktivieren Um Zuschläge für einen Mitarbeiter zu aktivieren, klicken Sie auf **Standard**. Dadurch werden die voreingestellten Zuschläge übernommen. Sie können die Prozentzahl jederzeit direkt im Feld anpassen. --- ### Zuschläge deaktivieren Um Zuschläge zu deaktivieren, klicken Sie auf **Aus (0 %)**. Der Zuschlag wird damit nicht mehr berücksichtigt. --- ### SFN-Zuschläge kappen Setzen Sie hier den Haken, wenn die **Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge (SFN-Zuschläge)** nur bis zum Erreichen des vereinbarten Nettoentgelts berücksichtigt werden sollen. Sobald das vereinbarte Netto erreicht ist, werden darüber hinausgehende Zuschläge **nicht mehr ausgezahlt**. Ist der Haken **nicht** gesetzt, werden alle erarbeiteten SFN-Zuschläge **in voller Höhe vergütet**. Dies kann insbesondere in Monaten mit vielen Zuschlägen dazu führen, dass der Mitarbeiter ein **höheres Nettoentgelt als vereinbart** erhält. --- ### Nachtarbeitszuschlag N6 (lt. §6 Abs. 5 ArbZG) Die Grundlage für einen Nachtzuschlag ist § 6 Abs. 5 ArbZG (Arbeitszeitgesetz). Dieser fordert einen Bruttoentgeltzuschlag oder Freizeitausgleich für die in der Nachtzeit geleisteten Arbeitsstunden. Also für die zwischen 23.00 Uhr und 6.00 Uhr geleisteten Nachtarbeitsstunden. Jedoch ist nicht in jedem Fall der Nachtarbeit ein Ausgleich zu leisten. Dies richtet sich nach der Qualifizierung als Nachtarbeitnehmer. Nach § 2 Absatz 5 ArbZG handelt es sich dabei um einen Arbeitnehmer, **der in der Regel Nachtarbeit in Wechselschicht leistet oder mindestens 48 Tage im Kalenderjahr Nachtarbeit leistet**. Nach der Qualifizierung als Nachtarbeitnehmer gilt § 6 Abs. 5 ArbZG, welcher einen besonderen Schutzcharakter aufweist. Es sind insbesondere Gesundheitsbestimmungen getroffen worden, um die durch die Nachtarbeit möglicherweise auftretenden Gefahren einzudämmen und zu erkennen. Dazu tritt eine Weiterbeschäftigungspflicht, sollte die Nachtarbeit aus medizinischen Gründen nicht mehr möglich sein. Die Art des in § 6 Abs. 5 ArbZG geforderten Ausgleichs liegt im Ermessen des Arbeitnehmers. Es handelt sich Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts um eine Wahlschuld (BAG, Urt. v. 05.09.2002 – 9 AZR 202/01). Der Ausgleich für die Nachtarbeit ist nicht fest geregelt, sondern muss angemessen sein. --- ### Mindestlohnrelevante Zuschläge Setzen Sie hier den Haken, um **mindestlohnrelevante SFN-Zuschläge** zu nutzen. Diese können unter den gesetzlichen Voraussetzungen zur Erreichung des Mindestlohns herangezogen werden. --- ### SV-pflichtige Zuschläge auf den Ausgleichsbetrag Die Rentenversicherung prüft bundesweit unterschiedlich. Ausschließlich die **Rentenversicherung in Bayern** verlangt, dass Zuschläge auf den Ausgleichsbetrag sozialversicherungspflichtig verbeitragt werden. Maßgeblich ist dabei der Sitz des Lohnbuchhalters bzw. der Lohnabrechnungsstelle. Rechnet Ihr Lohnbuchhalter in Bayern ab, empfehlen wir, diese Funktion zu aktivieren. Befindet sich Ihr Betrieb zwar in Bayern, die Lohnabrechnung wird jedoch von einem Lohnbuchhalter außerhalb Bayerns erstellt, ist die Aktivierung in der Regel nicht erforderlich. --- ### SFN Steuer-/SV-freie Zuschläge einzeln ausweisen Mit dieser Einstellung legen Sie fest, ob SFN-Zuschläge auf der Lohnabrechnung **einzeln** oder **zusammengefasst** dargestellt werden. Unsere Empfehlung ist, die Zuschläge in einer gemeinsamen Lohnart **„SFN-Zuschläge“** zusammenzufassen. Dadurch bleibt die Lohnabrechnung übersichtlicher und wird nicht unnötig durch zahlreiche einzelne Zuschlagspositionen verlängert. --- ### Pauschale Zuschläge bezahlen Mit dieser Funktion können Sie pauschale Zuschläge abrechnen. Aktivieren Sie die Funktion und hinterlegen Sie anschließend die Höhe der pauschalen Zuschläge. Diese werden bei der Berechnung entsprechend berücksichtigt. # 5. MA Postfach / Dokumenten Verwaltung / Vorlagen #### **Dokumentenübersicht** In die **Dokumentenübersicht** gelangen Sie über den Reiter „**Mitarbeiter**“ im Hauptmenü und den Unterpunkt „**Postfach**“. Die Dokumentenübersicht zeigt Ihnen eine sortierte Liste aller gespeicherten Dokumente für den ausgewählten Mitarbeiter. Um ein Dokument einzusehen, klicken Sie auf das entsprechende Dokument. Es öffnet sich anschließend in Ihrem Browserfenster. [![Postfach.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/postfach.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/postfach.png) **Vorlagen erstellen** Neolohn bietet Ihnen die Möglichkeit vorgefertigte Mustervorlagen, spezifisch auf einen Mitarbeiter zu erstellen. Neolohn Vorlagen: Abmahnung Abmahnung wegen Alkohol Abmahnung wegen Vernachlässigung der Ausbildung Allerletzte Abmahnung Änderung der Vergütungsvereinbarung Antrag auf Ablehnung der Rentenversicherungspflicht bei Geringfügigkeit Arbeitsvertrag Geringfügig Arbeitsvertrag Kurzfristig Arbeitsvertrag Student Arbeitsvertrag Vollzeit / Teilzeit Aufhebungsvertrag Ausführlich Aufhebungsvertrag mit Restlohnquittung Erklärung Barzuschüsse zur Internetnutzung Erklärung Fahrtkosten öffentlich Fristgerechte Kündigung Fristlose Kündigung Quittung Verlängerung der Befristung Wählen sie eine der oben genannten Vorlage hier aus: und drücken auf "Erstellen" Das ausgewählte Dokument erscheint nun in der Editor-Ansicht, in der Sie es nach Bedarf bearbeiten können.[![Postfach .png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/QB1postfach.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/QB1postfach.png) Um das Dokument fertigzustellen, klicken Sie auf den Button „**PDF erstellen**“. [![Vertrag erstellen.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/vertrag-erstellen.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/vertrag-erstellen.png) PDF speichern: Nachdem Sie auf „PDF erstellen“ geklickt haben, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die PDF in einem entsprechenden Ordner ablegen können. Wählen Sie den gewünschten Ordner aus, z. B. „Verträge“, und klicken Sie auf „OK“. Der Vertrag wird nun als PDF im ausgewählten Ordner gespeichert. [![image-1727167852617.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-09/scaled-1680-/image-1727167852617.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-09/image-1727167852617.png) **Dokument herunterladen und speichern** Im ausgewählten Ordner haben Sie nun die Möglichkeit, das Dokument auf Ihren Rechner herunterzuladen und zu speichern oder auszudrucken. \- Klicken Sie dazu auf das Wolkensymbol (#Icon einfügen). Das Dokument wird dann wie gewohnt auf Ihrem Computer gespeichert. **Einsicht der Dokumente für Mitarbeiter freischalten** Um Mitarbeitern Einsicht in bestimmte Dokumente zu gewähren, können Sie einzelne Ordner freischalten: 1\. Gehen Sie zum Hauptmenüpunkt **„Verwaltung“** und wählen Sie **„Einstellungen“**. 2\. Unter Mitarbeiter Postfach sehen Sie eine Übersicht aller Ordner. 3\. Setzen Sie einen **Haken** bei den gewünschten Ordnern, um diese für den Mitarbeiter freizuschalten und in seiner Mitarbeiter-App sichtbar zu machen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, weitere Ordner hinzuzufügen, indem Sie auf „Neues Verzeichnis“ klicken. [![ma Postfach I .png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/ma-postfach-i.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/ma-postfach-i.png) **Eigene Dateien hochladen** Um eigene Dateien in Neolohn hochzuladen, nutzen Sie die \*\*Drag-and-Drop\*\*-Funktion. Ziehen Sie dazu einfach die gewünschte Datei aus Ihrem Ordner und lassen Sie sie im entsprechenden Ordnerbereich in Neolohn los. Der Zielordner wird gelb markiert, sobald Sie die Datei darüber ziehen. Lassen Sie die Datei einfach los, um sie dort abzulegen und hochzuladen. Dieser Vorgang ermöglicht eine schnelle und unkomplizierte Dateiablage direkt in das System. ### Nachrichten (App) Im Ordner **„Nachrichten (App)“** können Sie direkt mit Ihren Mitarbeitern Nachrichten austauschen. Der gesamte Nachrichtenverlauf wird übersichtlich in diesem Bereich angezeigt. Eine ausführliche Anleitung zum Nachrichtensystem finden Sie hier: [Nachrichten mit der Mitarbeiter-App](https://handbuch.neolohn.de/books/neolohn-kunden-handbuch/page/nachrichten-app?utm_source=chatgpt.com) # 6. Mitarbeiterliste ### Ansicht der Mitarbeiterstatus wechseln Über die Filter oberhalb der Mitarbeiterliste legen Sie fest, welche Mitarbeiter angezeigt werden. [![ma-Liste.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/C1Hma-liste.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/C1Hma-liste.png) #### aktive MA In dieser Ansicht werden alle Mitarbeiter angezeigt, die aktuell ein aktives Beschäftigungsverhältnis in Ihrem Unternehmen haben. #### alle MA Hier werden sowohl aktive als auch bereits ausgeschiedene Mitarbeiter angezeigt. > 💡 **Tipp** > Möchten Sie einen bereits ausgeschiedenen Mitarbeiter erneut einstellen, öffnen Sie dessen Mitarbeiter-Maske und klicken Sie im Bereich **„Übersicht“** auf **„Neue Beschäftigung“**. Dadurch wird ein neues Beschäftigungsverhältnis angelegt, während alle bisherigen Beschäftigungsdaten erhalten bleiben. #### archivierte Mitarbeiter Hier werden ausschließlich Mitarbeiter angezeigt, die von Ihnen archiviert wurden. Die Archivierungsfunktion ersetzt das Löschen eines Mitarbeiters. #### Bewerbungen In dieser Ansicht finden Sie alle über den digitalen Personalbogen eingegangenen Bewerbungen. Sie können Bewerber prüfen sowie direkt übernehmen oder ablehnen. Eine ausführliche Anleitung zum digitalen Personalbogen finden Sie hier: [Digitaler Personalbogen – Bewerbungen verwalten](https://handbuch.neolohn.de/books/neolohn-kunden-handbuch/page/7-digitaler-personalbogen?utm_source=chatgpt.com) ### Betriebsstätte wechseln Haben Sie mehrere Betriebsstätten in der Verwaltung angelegt, können Sie oberhalb der Mitarbeiterliste jederzeit zwischen den einzelnen Betriebsstätten wechseln. Wählen Sie dazu einfach die gewünschte Betriebsstätte aus der Liste aus. [![ma-liste betriebstätte.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/ma-liste-betriebstatte.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/ma-liste-betriebstatte.png) ### Mitarbeiter markieren Um alle aktuell angezeigten Mitarbeiter auszuwählen, klicken Sie auf **„Angezeigte MA“**. Alternativ können Sie die Tastenkombination **Strg + A** verwenden, sofern sich der Fokus in der Mitarbeiterliste befindet. Anschließend werden alle angezeigten Mitarbeiter markiert und die Anzahl der ausgewählten Mitarbeiter wird eingeblendet. [![ma liste .png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/qYMma-liste.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/qYMma-liste.png) ##### Markierung aufheben Klicken Sie auf **„Kein Filter“**, um die Markierung aller ausgewählten Mitarbeiter aufzuheben. # 7. digitaler Personalbogen Der digitale Personalbogen ermöglicht es neuen Mitarbeitern, ihre Personalstammdaten **selbstständig online einzugeben**. Die Daten werden anschließend **direkt in Neolohn** übernommen – das spart Zeit und vermeidet Erfassungsfehler. ## **Schritt-für-Schritt-Anleitung: Digitaler Personalbogen über das Bewerberportal** ### **1. Bewerberportal öffnen** - Öffne **Neolohn**. - Klicke oben rechts auf das **Symbol neben „Verwaltung“** (Bewerberportal-Symbol). [![digitaler persobogen.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/digitaler-persobogen.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/digitaler-persobogen.png) **Alternativ**: Rufe die URL direkt auf: `https://[deineKundennummer].neolohn.de/bewerbung` --- ### **2. E-Mail-Adresse eingeben und Einladung versenden** - Gib die **E-Mail-Adresse des potenziellen Bewerbers** ein. - Klicke auf das **Senden-Symbol** (📤), um die Einladung zu verschicken. > 💡 **Alternativ**: Du kannst dem Bewerber einfach den Link zum Bewerberportal senden. `https://[deineKundennummer].neolohn.de/bewerbung` > Dort kann er seine E-Mail-Adresse selbstständig eingeben, um den Prozess zu starten. --- ### **3. Einladung per E-Mail empfangen** - Der Bewerber erhält eine **E-Mail von Neolohn by Twodoxx** an die angegebene Adresse. - Diese enthält: - Einen **Link zum Bewerberportal** - Einen **persönlichen Bestätigungscode** --- ### **4. Zugangscode eingeben und Personalbogen ausfüllen** - Der Bewerber klickt auf den Link in der E-Mail. - Im Portal wird er aufgefordert, den **Zugangscode** einzugeben. - Anschließend öffnet sich der **digitale Personalbogen**. --- ### **5. Personalbogen ausfüllen** Im digitalen Personalbogen werden alle relevanten Angaben abgefragt, z. B.: - Persönliche Daten - Anschrift - Steuer-ID - Sozialversicherungsdaten - Bankverbindung - Notfallkontakt - Hochladen von Dokumenten (optional) ### **6. Eingang des ausgefüllten Personalbogens prüfen** Nachdem der Bewerber den **digitalen Personalbogen erfolgreich abgesendet** hat, wird dieser automatisch in Neolohn bereitgestellt. - Wähle links den **Filterbereich „Bewerbungen“** aus. - Es erscheint eine Liste mit allen eingegangenen digitalen Personalbögen. [![Bewerbungen.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/bewerbungen.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/bewerbungen.png) --- ### **7. Bewerberdaten öffnen und prüfen** - Klicke auf den **Namen des Bewerbers** in der Liste. - Der ausgefüllte Personalbogen wird geöffnet. --- ### **8. Bewerber übernehmen oder ablehnen** Scrollen Sie im geöffneten Personalbogen bis zum Ende der Seite. Dort stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung: **Bewerber ablehnen** Der Personalbogen wird archiviert und nicht übernommen. **Bewerber übernehmen** Wählen Sie zunächst: - die **Betriebsstätte**, - das **Eintrittsdatum**. Sobald diese Angaben hinterlegt wurden, übernimmt Neolohn alle Daten automatisch in die Mitarbeiterakte. Der neue Mitarbeiter erscheint anschließend unter den **aktiven Mitarbeitern** im Monat des eingetragenen Eintrittsdatums. --- ### 💡 **Hinweis** Anschließend müssen Sie nur noch die intern relevanten Angaben, wie beispielsweise **Entlohnung**, **Position**, **Sollstunden** und weitere unternehmensspezifische Einstellungen ergänzen und können danach den Arbeitsvertrag erstellen. # 8. Mitarbeiterstatus Info Symbole
**Symbol****Beschreibung**
unvollständiger Mitarbeiter – Daten zum Mitarbeiter unvollständig und verhindern das Berechnen des Mitarbeiters.
Hinweis nach Berechnung, der Mitarbeiter konnte aufgrund Überschreitung der SV Brutto Grenze bei Geringfügigkeit nicht ordnungsgemäß abgerechnet werden - bitte überprüfen.
Hinweis nach Berechnung, der Mitarbeiter ist korrekt abgerechnet,
abweichende Lohnabrechnung – gibt Differenzen an, nach Upload der Probelohnabrechnungen des Lohnbuchhalters
blockiert: abweichende Zeiten – Zeiten wurden nach der Berechnung geändert, der Abschluss ist blockiert und es muss zunächst **erneut berechnet** werden.
offener Urlaubsantrag – im Zeitkonto eines Mitarbeiters zeigt einen **offenen Urlaubsantrag** an, der genehmigt oder abgelehnt werden sollte.
abgeschlossener Mitarbeiter – nach **Export & Abschluss** ist der Mitarbeiter festgeschrieben, die Daten sind gespeichert und nicht mehr veränderbar. Hinweis: Für Korrekturen klicken Sie auf das Schloss, um die Mitarbeiter-Maske wieder zu öffnen. Nach der Anpassung muss der Mitarbeiter erneut abgeschlossen werden.
unabgeschlossener Mitarbeiter – erscheint, wenn ein bereits abgeschlossener Mitarbeiter im Abrechnungsmonat erneut geöffnet wurde, um Korrekturen vorzunehmen.
überlange Schichten – erscheint, wenn ein Mitarbeiter an einem Tag **mehr als 10 Stunden** gearbeitet hat.
ungelesene Nachrichten – erscheint, wenn der Mitarbeiter eine Nachricht über die Mitarbeiter App gesendet hat und diese noch nicht in neolohn geöffnet wurde.
Geburtstage – der Mitarbeiter hat in diesem Monat Geburtstag.
offene Aufgaben – zeigt an, dass im Bereich **Übersicht** eine unerledigte Aufgabe vorliegt. Hinweis: Setzen Sie rechts neben der Aufgabe einen Haken, um das Symbol verschwinden zu lassen; die Aufgabegilt dann als erledigt.
neue Uploads – Ein neues Dokument steht im Ordner Uploads (Pfad: Mitarbeiter > Postfach) für Sie zur Verfügung.
# Nachrichten (App)
## Nachrichten mit Mitarbeitern austauschen Über das integrierte Nachrichtensystem können Sie direkt mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren. Nachrichten werden zwischen Neolohn und der Mitarbeiter-App ausgetauscht und ermöglichen eine einfache interne Kommunikation. Im Bereich **Postfach** finden Sie das Nachrichtensystem. [![ma Nachrichten.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/ma-nachrichten.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/ma-nachrichten.png) Verfassen Sie Ihre Nachricht im Nachrichtenfeld und senden Sie diese ab. Der Mitarbeiter kann die Nachricht anschließend direkt in seiner Neolohn Mitarbeiter-App einsehen. [![ma-nachrichten.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/WtZma-nachrichten.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/WtZma-nachrichten.png) **Hinweis:** Da es sich bei der Mitarbeiter-App um eine Web Progressive App (PWA) handelt, erhält der Mitarbeiter keine Push-Benachrichtigung. Sobald er die App öffnet, werden neue Nachrichten jedoch direkt angezeigt. Antwortet Ihnen ein Mitarbeiter, wird dies in Neolohn oben rechts in der Menüleiste durch das **Briefumschlag-Symbol** angezeigt. [![Nachrichten III.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/nachrichten-iii.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/nachrichten-iii.png) Zusätzlich erscheint das **Briefumschlag-Symbol** hinter dem Namen des entsprechenden Mitarbeiters. [![Nachrichten Icon.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/nachrichten-icon.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/nachrichten-icon.png) Nutzen Sie außerdem das Dashboard-Widget **„Neue Nachrichten“**, werden eingegangene Nachrichten auch dort direkt angezeigt. [![Dashboard nachrichten.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/dashboard-nachrichten.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/dashboard-nachrichten.png)
# Mitarbeiter Beschäftigungswechsel Wenn Sie einem Mitarbeiter eine **neue Beschäftigungsart** zuweisen möchten – beispielsweise den Wechsel von **geringfügig** auf **Vollzeit** (sozialversicherungspflichtig) – gehen Sie wie folgt vor: ## Schritt-für-Schritt-Anleitung 1. **Mitarbeitermaske öffnen** Öffnen Sie die Mitarbeitermaske des betreffenden Mitarbeiters und wechseln Sie in den Bereich **Übersicht**. 2. **"Neue Beschäftigung" anklicken** Im Bereich Übersicht finden Sie den Button **„Neue Beschäftigung"**. Klicken Sie darauf, um den Beschäftigungswechsel zu starten. [![Beschäftigungswechsel.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/beschaftigungswechsel.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-09/beschaftigungswechsel.png) 1. **Austrittsdatum eingeben** Tragen Sie das **Austrittsdatum** der bisherigen Beschäftigung ein. 2. **Neues Eintrittsdatum eingeben** Tragen Sie das **neue Eintrittsdatum** der neuen Beschäftigung ein. 3. **Neue Beschäftigungsart (Personengruppenschlüssel) wählen** Wählen Sie die gewünschte neue **Beschäftigungsart (PGS)** aus, z. B. 101 für sozialversicherungspflichtig oder 109 für geringfügig entlohnt. 4. **Mit „Fortfahren" bestätigen** Klicken Sie abschließend auf **„Fortfahren"**. [![Beschäftigungswechsel II .png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/beschaftigungswechsel-ii.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-09/beschaftigungswechsel-ii.png) Neolohn erstellt daraufhin **automatisiert eine neue Mitarbeitermaske** mit den Eigenschaften der gewählten Personengruppe. Die neue Mitarbeitermaske finden Sie in dem **Monat**, in dem Sie das neue Eintrittsdatum eingetragen haben. > **Hinweis:** In der Mitarbeiterauflistung wird neben dem Namen des Mitarbeiters zur Orientierung immer die Nummer der aktuellen Beschäftigungsart (Personengruppenschlüssel) angezeigt. [![MA PGS.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/ma-pgs.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-09/ma-pgs.png) --- ## Übersicht der wichtigsten Personengruppenschlüssel (PGS) Der Personengruppenschlüssel ist eine dreistellige, gesetzlich vorgegebene Nummer (DEÜV-Meldeverfahren), die die sozialversicherungsrechtliche Einordnung der Beschäftigung kennzeichnet. Die gängigsten Schlüssel im Überblick:
PGSBeschäftigungsart
**101**Sozialversicherungspflichtig Beschäftigte ohne besondere Merkmale (z. B. Vollzeit/Teilzeit)
**102**Auszubildende ohne besondere Merkmale
**105**Praktikanten
**106**Werkstudenten
**109**Geringfügig entlohnte Beschäftigte (Minijob nach § 8 Abs. 1 Nr. 1 SGB IV)
**110**Kurzfristig Beschäftigte (nach § 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV)
--- ## Wichtig zu wissen - Ein Beschäftigungswechsel bildet **immer zwei getrennte Beschäftigungsverhältnisse** ab: das alte (mit Austrittsdatum beendet) und das neue (mit dem neuen Eintrittsdatum beginnend). - Die alte Mitarbeitermaske bleibt für den abgelaufenen Zeitraum bestehen und ist weiterhin einsehbar. - Die neue Mitarbeitermaske übernimmt automatisch die Eigenschaften der neu gewählten Personengruppe (z. B. Beitragsgruppen, Meldepflichten). - Achten Sie darauf, dass **Austrittsdatum der alten** und **Eintrittsdatum der neuen Beschäftigung** lückenlos bzw. korrekt aufeinanderfolgend gewählt werden. ⚠️ **Zeitpunkt des Beschäftigungswechsels beachten** Ein Beschäftigungswechsel sollte **immer zum Ende eines Monats bzw. zum Ende des Abrechnungsmonats** vorgenommen werden – also mit Austrittsdatum der alten Beschäftigung zum Monatsletzten und neuem Eintrittsdatum zum 1. des Folgemonats. Ein Wechsel **mitten im Monat** kann zu fehlerhaften oder unvollständigen Abrechnungen führen, da die alte und die neue Beschäftigung innerhalb desselben Abrechnungsmonats getrennt abgerechnet werden müssen. Bitte prüfen Sie daher vor dem Anlegen der neuen Beschäftigung immer, ob das gewählte Datum am Monatsende liegt. # Zeiten # 1. MA Gutzeitkonto ### Gutzeitkonto Das **Gutzeitkonto** bietet Ihnen eine Übersicht über die **Gutstunden** und **Minusstunden** Ihrer Mitarbeiter. Hier können Sie jederzeit nachvollziehen, wie viele Stunden ein Mitarbeiter aufgebaut oder abgebaut hat. [![Gutzeitkonto.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/gutzeitkonto.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/gutzeitkonto.png) Wenn Sie Ihren Mitarbeitern jeden Monat ein gleichbleibendes Gehalt auszahlen möchten, empfehlen wir die Nutzung des Gutzeitkontos. Im Reiter **„Zeiten“** finden Sie im unteren mittleren Bereich den Button **„GZ+ – Monat“**. Mit dieser Funktion werden die erfassten Arbeitszeiten automatisch so angepasst, dass der Mitarbeiter seine vereinbarten **Sollstunden** für den jeweiligen Monat erreicht. Die Differenz zwischen den tatsächlich geleisteten Stunden und den Sollstunden wird automatisch dem Gutzeitkonto gutgeschrieben oder als Minusstunden verbucht. [![GZ Monat Button.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/gz-monat-button.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/gz-monat-button.png) Nach der Berechnung des Mitarbeiters werden die entstandenen **Gut- oder Minusstunden** automatisch im Gutzeitkonto ausgewiesen. (siehe Bild oben) # 2. Manuelle Zeiterfassung ## Manuelle Zeiterfassung in der Mitarbeiter-Maske Im Bereich **Mitarbeiter → Reiter „Zeiten“** können Sie Arbeitszeiten manuell erfassen und bearbeiten. --- ### Zeiten manuell erfassen Um Arbeitszeiten manuell einzugeben, gehen Sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie die gewünschte **Mitarbeiterakte** und wechseln Sie in den Reiter **„Zeiten“**. 2. Klicken Sie in der Monatsübersicht auf den gewünschten **Kalendertag**. 3. Geben Sie die Arbeitszeit per Tastatur ein (Format: z. B. *08:00 - 16:00*) und drücken Sie **Enter**. Die Zeit wird automatisch gespeichert. Der Cursor springt anschließend direkt zum nächsten Tag, sodass mehrere Tage effizient nacheinander erfasst werden können. Um gezielt Tage zu überspringen, nutzen Sie die **Pfeiltasten** Ihrer Tastatur (z. B. von 05.07. direkt auf 09.07.). **Zur Kontrolle:** - Das aktuell ausgewählte Datum wird im linken Datumsfeld angezeigt. - Das Feld **„von“** ist bei Auswahl automatisch blau markiert. --- ### Zeiten bearbeiten Um bereits erfasste Zeiten zu ändern: 1. Klicken Sie auf den Tag, dessen Zeit Sie bearbeiten möchten. 2. Im mittleren Editor ist die Anfangszeit bereits blau markiert. 3. Passen Sie dort die Zeit entsprechend an und bestätigen Sie danach mit **OK**. --- ### Zeiten löschen Das Löschen von Zeiten erfolgt über die Tastatur: 1. Klicken Sie in das Feld mit den Zeiten, die Sie löschen möchten. 2. Drücken Sie die **Entf-Taste** oder die **Rücktaste (←)**. Alle aktuell markierten Schichten werden gelöscht. --- ### Zeiten markieren - Mit **Strg + A** werden alle Zeiten markiert. - Mit gedrückter **Strg-Taste** und Mausklick können einzelne Zeiten zur Markierung hinzugefügt oder entfernt werden. Sind die gewünschten Zeiten markiert (rot hinterlegt), können diese durch Drücken der **Entf-Taste** gelöscht werden. --- ### Urlaubstage löschen Urlaubstage können nicht direkt im Bereich **„Zeiten“** gelöscht werden. Um einen Urlaubstag zu entfernen, wechseln Sie in den Bereich **„Zeitkonto“**. Dort können Sie den entsprechenden Urlaubsantrag entweder über das **„X“** stornieren oder über das **„?“** wieder aufheben. Der Urlaubstag wird anschließend automatisch aus den aktiven Zeiten entfernt. [![Urlaub löschen.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/urlaub-loschen.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/urlaub-loschen.png) # 3. Zeiterfassung # Zeiterfassung der Mitarbeiter Neolohn bietet drei Möglichkeiten zur Erfassung der Arbeitszeiten. Wählen Sie die Variante, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt. 1. **Zeiterfassung per QR-Code** 2. **Zeiterfassung per Registrierungscode** 3. **Zeiterfassung direkt über die Mitarbeiter-App (optional mit GPS-Standort)** > 💡 Hinweis > Für die Zeiterfassung per QR-Code oder Registrierungscode wird ein Tablet oder ein anderes internetfähiges Gerät im Betrieb benötigt. Auf diesem Gerät melden Sie sich mit einem **Systembenutzer der Rolle „Zeiterfassung“** an. Anschließend können sich Ihre Mitarbeiter dort ein- und ausstempeln. --- # Zeiterfassung per QR-Code oder Registrierungscode einrichten Bevor Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten per QR-Code oder Registrierungscode erfassen können, muss einmalig ein **Systembenutzer für die Zeiterfassung** eingerichtet werden. ## Schritt 1: Systembenutzer „Zeiterfassung“ anlegen 1. Öffnen Sie **Verwaltung → Benutzer**. 2. Klicken Sie auf **„+ Neuen externen Benutzer anlegen“**. 3. Vergeben Sie einen Namen, z. B. **„Zeiterfassung Tablet 1“**. 4. Hinterlegen Sie eine allgemeine E-Mail-Adresse. 5. Wählen Sie als Rolle **„Zeiterfassung“**. 6. Bestätigen Sie die Anlage des Benutzers. [![Zeiterfassung Rolle.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/zeiterfassung-rolle.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/zeiterfassung-rolle.png) --- ## Schritt 2: Benutzer registrieren Nach dem Anlegen erhält die angegebene E-Mail-Adresse eine Registrierungs-E-Mail. Folgen Sie dem Registrierungslink und vergeben Sie ein Passwort. Das Passwort muss: - mindestens 10 Zeichen enthalten, - Groß- und Kleinbuchstaben, - Zahlen sowie - Sonderzeichen enthalten. > 💡 **Tipp** > Verwenden Sie ein Passwort, das Sie auch Ihren Mitarbeitern mitteilen können. Sollte sich der Systembenutzer einmal abmelden, kann sich jeder Mitarbeiter selbstständig wieder anmelden. --- ## Schritt 3: Tablet oder Terminal einrichten Öffnen Sie auf dem Tablet oder einem anderen internetfähigen Gerät einen Browser (Empfehlung: **Google Chrome**) und rufen Sie folgende Adresse auf: `https://IhreKundennummer.neolohn.de/zeiterfassung` Melden Sie sich anschließend mit dem zuvor angelegten Zeiterfassungs-Benutzer an. Wählen Sie danach die gewünschte Betriebsstätte aus. Nach der Anmeldung wird automatisch der Zeiterfassungsbildschirm geöffnet. [![QR-code.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/qr-code.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/qr-code.png) > ℹ️ **Hinweis** > Der angezeigte QR-Code wird regelmäßig automatisch erneuert. Dadurch wird verhindert, dass Mitarbeiter einen QR-Code fotografieren und sich außerhalb des Betriebs ein- oder ausstempeln. --- # 1. Zeiterfassung per QR-Code Bei dieser Variante scannt der Mitarbeiter den angezeigten QR-Code mit der **Neolohn Mitarbeiter-App**. Nach dem erfolgreichen Scan beginnt der Mitarbeiter seine Schicht oder beendet sie. Die Arbeitszeiten werden direkt in Neolohn übernommen und können im Bereich **Mitarbeiter → Zeiten** eingesehen werden. --- # 2. Zeiterfassung per Registrierungscode Alternativ können sich Mitarbeiter ohne QR-Code über einen persönlichen Registrierungscode anmelden. ## Registrierungscode einrichten 1. Öffnen Sie die Mitarbeiter-Maske. 2. Wechseln Sie in den Reiter **„Übersicht“**. 3. Klicken Sie auf **„Registrierungscode generieren“**. [![Code aktivieren.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/eClcode-aktivieren.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/eClcode-aktivieren.png) Teilen Sie dem Mitarbeiter den generierten Registrierungscode mit. Bei der ersten Anmeldung gibt der Mitarbeiter diesen Registrierungscode am Zeiterfassungs-Terminal ein. Anschließend vergibt er einen persönlichen **6-stelligen PIN-Code**. Dieser PIN-Code dient künftig zum Ein- und Ausstempeln.[![Registrierungs-code.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/registrierungs-code.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/registrierungs-code.png) --- # 3. Zeiterfassung über die Mitarbeiter-App Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten auch direkt über die **Neolohn Mitarbeiter-App** erfassen. ## Manuelle Zeiterfassung aktivieren Öffnen Sie die **Mitarbeiter-Maske** und wechseln Sie in den Bereich **„Beschäftigung“**. Aktivieren Sie dort unter **„App-Einstellungen“** die Option **„Manuelle Zeiterfassung (ohne QR-Code)“**. Danach kann der Mitarbeiter seine Arbeitszeiten direkt über die Mitarbeiter-App erfassen. [![manuelle Zeiterfassung aktivieren.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/manuelle-zeiterfassung-aktivieren.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/manuelle-zeiterfassung-aktivieren.png) ## Standortermittlung aktivieren (optional) Möchten Sie zusätzlich den Standort beim Ein- und Ausstempeln erfassen, aktivieren Sie in der **Verwaltung → Einstellungen** die Option **„Standortermittlungspflicht“**. [![standortermittlungspflicht.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/standortermittlungspflicht.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/standortermittlungspflicht.png) > 💡 **Hinweis** > Der Mitarbeiter muss anschließend in der Mitarbeiter-App den Zugriff auf seinen Standort erlauben. Erst danach kann die Zeiterfassung genutzt werden. Im Reiter **„Zeiten“** der Mitarbeiter-Maske können Sie anschließend nachvollziehen, an welchem Standort sich der Mitarbeiter beim Ein- und Ausstempeln befunden hat. # 4. Dienstplan Die Dienstplanansicht in neolohn zeigt stets eine Woche von Montag bis Sonntag in tabellarischer Form. Die Bereiche werden in der Reihenfolge angezeigt, die Sie unter Verwaltung/ Stammdaten festlegen können. Innerhalb der einzelnen Bereiche werden alle Mitarbeiter aufgeführt, denen mindestens eine Position in diesem Bereich/ Abteilung zugewiesen wurde. Der fertige Dienstplan wird Ihrem Mitarbeiter in seiner Mitarbeiter-App unter "Mein Dienstplan" angezeigt. [![image-1723105311999.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/scaled-1680-/image-1723105311999.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/image-1723105311999.png) **Dienstplan Vorbereitung** Anleitung zur Festlegung eines neuen Bereich Zuerst müssen in der Verwaltung unter Stammdaten die entsprechenden Bereiche korrekt hinterlegt sein, für die ein Dienstplan erstellt wird. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1\. Navigieren Sie im Menü zu **Verwaltung** und wählen Sie **Stammdaten** aus. 2\. Klicken Sie im rechten Fenster "Bereiche", auf die in grün hinterlegte Schaltfläche **Neuer Bereich**. 3\. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Bezeichnung für den neuen Bereich eingeben können (z. B. "Küche"). 4\. Bestätigen Sie Ihre Eingabe, indem Sie auf **OK** klicken, um den neuen Bereich zu speichern. [![image-1723107017418.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/scaled-1680-/image-1723107017418.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/image-1723107017418.png) Nachdem Sie den neuen Bereich angelegt haben, wird dieser nun in Ihrem Dienstplan unter dem Bereich angezeigt. (Hier könnte ein Foto eines Bereichs im Dienstplan eingefügt werden) **Anleitung zur Festlegung eines neuen Postens** 1\. Wählen Sie Ihre Betriebsstätte aus, indem Sie rechts auf das „V“-Symbol klicken. Nach der Auswahl werden die vorhandenen Posten ebenfalls auf der rechten Seite angezeigt. [![image-1723475045014.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/scaled-1680-/image-1723475045014.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/image-1723475045014.png) 2\. Klicken Sie auf die Schaltfläche „**Neuer Posten**“. 3\. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Bezeichnung für den neuen Posten eingeben können (z. B. "Spüler"). Dieser Posten wird dem zuvor gewählten Bereich, wie beispielsweise der Küche, zugeordnet. **Hinweis:** Ein Bereich kann mehrere Posten umfassen. Im Bereich Küche könnten zum Beispiel Posten wie Spüler, Küchenhilfe, Küchenchef oder Saucier definiert werden. 4.Klicken Sie auf „OK“, um die Eingabe zu bestätigen und den neuen Posten zu speichern. **Mehrere Posten/Qualifikationen einem Bereich zuweisen** Sie können einem Bereich mehrere Posten oder Qualifikationen zuordnen. Zum Beispiel gibt es im Bereich \*\*Küche\*\* die drei verschiedenen Positionen: Küchenleitung, Entremetier und Saucier. Wenn Sie später im Dienstplan den Bereich Küche auswählen, werden Ihnen dort alle zugehörigen Posten angezeigt. Die Zuweisung der Posten erfolgt unter **Verwaltung > Stammdaten > Betriebsstätte** im Abschnitt **"Posten"**. Hier können Sie die gewünschten Positionen für den Bereich einstellen. [![image-1729255883772.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-10/scaled-1680-/image-1729255883772.png) ](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-10/image-1729255883772.png)[![image-1729255907437.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-10/scaled-1680-/image-1729255907437.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-10/image-1729255907437.png) **Mitarbeiterzuordnung** Um einem Mitarbeiter einen Posten zuzuordnen, gehen Sie wie folgt vor: 1\. Navigieren Sie zum Reiter **Beschäftigung** im Mitarbeiterprofil. 2\. Scrollen Sie nach unten, bis Sie das Fenster **Zuordnung Posten** sehen. 3\. Setzen Sie ein Häkchen bei dem entsprechenden Posten, um diesen dem Mitarbeiter zuzuweisen. **Hinweis:** Durch die Zuordnung eines Postens ist auch eine Bereichsauswertung erstellbar, die Ihnen eine detaillierte Analyse der Mitarbeiterzuordnungen in den verschiedenen Bereichen ermöglicht. [![image-1723536356430.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/scaled-1680-/image-1723536356430.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/image-1723536356430.png) **Mitarbeiter Sortierung festlegen** Um die Reihenfolge der Mitarbeiter im Dienstplan festzulegen, führen Sie die folgenden Schritte durch: 1\. Öffnen Sie die Mitarbeiterdetails und navigieren Sie zum Reiter **Personalien**. 2\. Geben Sie im Fenster **Angaben zum Namen** im Feld **Sortierung im Dienstplan** eine Zahl ein, die die Position des Mitarbeiters im Dienstplan bestimmt. Die niedrigste Zahl wird im Dienstplan zuerst angezeigt. [![image-1724679387803.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/scaled-1680-/image-1724679387803.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/image-1724679387803.png) **Dienstplan erstellen** 1\. Klicken Sie in der oberen Leiste auf **Dienstplan**, um den Dienstplaner zu öffnen. 2\. Wählen Sie zuerst den gewünschten Bereich aus: Oben links können Sie z. B. "Küche"\*auswählen. [![image-1724680260184.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/scaled-1680-/image-1724680260184.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/image-1724680260184.png) 3\. Es werden nun alle Mitarbeiter angezeigt, denen Sie zuvor den Bereich \*\*Küche\*\* zugeordnet haben. 4\. Wählen Sie den gewünschten Tag und den entsprechenden Mitarbeiter aus: Klicken Sie auf das „Kalenderzeichen mit dem +“-Zeichen beim gewünschten Tag, um eine Schicht hinzuzufügen. Dadurch öffnet sich das Fenster **Schicht Editor** [![image-1724680475382.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/scaled-1680-/image-1724680475382.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/image-1724680475382.png) 5\. **Schichttitel angeben:** Geben Sie unter Schichttitel z. B. „**Frühschicht**“ ein. **Posten:** Ist der vorgegebene Posten welcher im Mitarbeiterprofil hinterlegt wurde **Qualifikation:** Hier können Sie die Qualifikation auswählen ggf. der Mitarbeiter übt mehrere Qualifikationen aus. **Offener Beginn/Ende:** Wenn keine genaue Uhrzeit festgelegt ist, können Sie „Offener Beginn“ oder „Offenes Ende“ auswählen. In den Fällen in denen unklar ist, wann die Schicht endet, wird der Haken bei \*\*„Offenes Ende“\*\* gesetzt. **Notiz:** Geben Sie bei Bedarf eine Notiz wie z. B. „Dresscode“ ein. Diese Information erscheint dann in der Mitarbeiter-App. **Zeitblöcke eintragen:** Tragen Sie die Schichtzeiten unter \*\*Zeitblöcke\*\* ein, z. B. von 08:00 bis 16:00 Uhr. Auch wenn das Ende offen bleibt, muss eine Zeit bei \*\*„Bis“\*\* eingetragen werden. Der Mitarbeiter sieht trotz dessen in der App nur die Anfangszeit. **Schicht bestätigen:** Klicken Sie auf \*\*„Schicht bestätigen“\*\*, um die Schicht an dem gewünschten Tag zu hinterlegen. Über das Bearbeiten-Symbol können Sie die Schicht später noch anpassen. **Dienstplan freigeben** Sobald der Dienstplan für den Bereich fertiggestellt ist, klicken Sie oben rechts auf \*\*„Freigabe“\*\*. Der Dienstplan wird dadurch in der Mitarbeiter-App sichtbar. Beachten Sie, dass Änderungen jedes Mal erneut freigegeben werden müssen, damit sie in der App angezeigt werden. [![image-1724681154876.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/scaled-1680-/image-1724681154876.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/image-1724681154876.png) **Schichtvorlagen erstellen** Um sich wiederholende Arbeitszeiten wie z. B. „Küche Frühschicht (08:00-16:00 Uhr)“ effizienter einzuplanen, können Sie Schichtvorlagen erstellen: 1\. Wählen Sie oben rechts neben dem Feld „Schichtvorlage wählen“ das Bearbeiten-Symbol aus. 2\. Es öffnet sich der **Schichtvorlagen Editor**. 3\. Legen Sie eine neue Vorlage an und weisen Sie ihr eine Farbe zu. 4\. Speichern Sie die Vorlage, um sie künftig bei der Dienstplanung schnell auswählen zu können. [![image-1724681330421.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/scaled-1680-/image-1724681330421.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/image-1724681330421.png) **Vorlage zuweisen**: Die erstellte Schichtvorlage wird nun links im entsprechenden Feld angezeigt. Klicken Sie auf die Vorlage und weisen Sie sie dann über das „Kalender +“-Zeichen im Dienstplaner dem gewünschten Tag und Mitarbeiter zu. (animiert darstellen) [![image-1724759244666.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/scaled-1680-/image-1724759244666.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/image-1724759244666.png) **Dienstplan kopieren** Für wiederkehrende Dienstpläne können Sie die Kopierfunktion nutzen: 1\. Klicken Sie oben rechts auf "vor 1 KW“ hier besteht die Möglichkeit bis "vor 8 KW" aus zu wählen. 2\. Wählen Sie die gewünschten Mitarbeiter aus, indem Sie den Haken neben den Namen setzen. 3\. Klicken Sie auf das Kopieren-Symbol neben "vor 1 KW". Die Schichtzeiten werden dann aus der vorherigen Woche übernommen. [![image-1724759749223.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/scaled-1680-/image-1724759749223.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/image-1724759749223.png) **Kostenübersicht** In der Spalte ganz rechts sehen Sie die Kosten pro Mitarbeiter für die jeweilige Woche laut Dienstplan. In der Zeile am unteren Rand wird die Gesamtsumme angezeigt, für alle Mitarbeiter die für diesen Bereich eingeteilt wurden, für den jeweiligen Tag laut Dienstplan. [![image-1724761368616.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/scaled-1680-/image-1724761368616.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/image-1724761368616.png) # 5. Urlaubsverwaltung Die **Urlaubsverwaltung** finden Sie im Reiter **Mitarbeiter** unter dem Menüpunkt **Zeitkonto**. Hier verwalten Sie sowohl den **Urlaubsanspruch** als auch die **Urlaubsanträge** der Mitarbeiter. [![Urlaub Verwalten.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/urlaub-verwalten.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/urlaub-verwalten.png) **Zusätzliche Urlaubstage eintragen** Im Bereich **Urlaubsverwaltung** können Sie im Feld **Zusätzlicher Urlaubsanspruch** zusätzliche Urlaubstage hinzufügen. Ändern Sie die vor eingestellte Anzahl der Urlaubstage einfach in die gewünschte Anzahl, falls zusätzliche Tage vereinbart wurden. Die Gesamtsumme der Urlaubstage für das aktuelle Jahr wird darunter automatisch angezeigt. [![zusätzlicher Urlaubsanspruch.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/zusatzlicher-urlaubsanspruch.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/zusatzlicher-urlaubsanspruch.png) **Vorwerte (Resturlaub)** In diesem Feld wird der Resturlaub angezeigt, sobald der Monat **Dezember** final abgeschlossen ist. Sie haben zudem die Möglichkeit, Werte manuell einzugeben. Das Feld kann auch genutzt werden, um **Korrekturen am Urlaubsanspruch** vorzunehmen. Möchten Sie den Anspruch kürzen, können Sie einfach ein **Minuszeichen** vor die Zahl setzen. [![Vorwerte.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/vorwerte.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/vorwerte.png) **Urlaubsanträge & Urlaubstage** Ihr Mitarbeiter hat die Möglichkeit, **Urlaubsanträge** über die **Mitarbeiter-App** zu stellen. Die gestellten Urlaubsanträge werden Ihnen im Reiter **Mitarbeiter** unter **Zeitkonto** angezeigt. - Um einen Antrag zu **genehmigen**, klicken Sie auf den grünen Haken - Um einen Antrag **abzulehnen**, klicken Sie auf das rote X - Mit dem blauen Fragezeichen können Sie Ihre Entscheidung aufheben und den Antrag erneut prüfen. Der Mitarbeiter wird über Ihre Entscheidung direkt in seiner Mitarbeiter-App informiert. Die genehmigten Urlaubstage werden automatisch im Reiter **Zeiten** beim Mitarbeiter hinterlegt, sofern Sie unter **Beschäftigung** die Regelarbeitszeiten festgelegt haben. [![Urlaubsanträge .png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/urlaubsantrage.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/urlaubsantrage.png) Info: Urlaubsansprüche kurz erklärt > **Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) sieht einen gesetzlichen Mindesturlaub von 24 Werktagen bei einer 6-Tage-Woche vor. Arbeitet ein Mitarbeiter an weniger als 6 Tagen pro Woche, wird der Urlaubsanspruch anteilig auf seine regelmäßigen Arbeitstage pro Woche umgerechnet.** 💡 **Hinweis:** Der gesetzliche Mindesturlaub entspricht: - **24 Werktagen** bei einer 6-Tage-Woche. - Das sind **20 Arbeitstage** bei einer 5-Tage-Woche. #### Formel zur Berechnung des Urlaubsanspruchs: Urlaubstage = (Arbeitstage pro Woche / 6) × 24 ### Beispiele: 1. **Arbeitet der Mitarbeiter 2 Tage pro Woche**, wäre der Urlaubsanspruch: 2 / 6 × 24 = 8 Urlaubstage pro Jahr 2. **Arbeitet der Mitarbeiter 3 Tage pro Woche**, ergibt sich folgender Urlaubsanspruch: 3 / 6 × 24 = 12 Urlaubstage pro Jahr 3. **Arbeitet der Mitarbeiter 5 Tage pro Woche**, wäre der Urlaubsanspruch: 5 / 6 × 24 = 20 Urlaubstage pro Jahr # 6. Lohnberechnung erstellen ### Mitarbeiter final abrechnen Bevor Sie einen Mitarbeiter final abrechnen, sollten folgende Punkte geprüft und korrekt hinterlegt sein: - Die **Entlohnung** wurde hinterlegt und die **Gültigkeit** ist korrekt eingetragen. - Alle **Lohnarten** sind im Reiter **Lohnarten & Bezüge** korrekt erfasst. - Im Reiter **Zuschläge** wurden alle relevanten Einstellungen vorgenommen. - Die **Arbeitszeiten inklusive Pausen** sind im Reiter **Zeiten** vollständig erfasst. Sind alle Punkte geprüft und die Zeiten korrekt eingetragen, können Sie die Abrechnung durchführen. Klicken Sie dazu unten links auf **Berechnen**, um die Berechnung des Mitarbeiters zu starten. [![Lohn berechnen.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/lohn-berechnen.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/lohn-berechnen.png) Nach dem Klicken auf **Berechnen** erstellt die Software automatisch den Lohn und generiert eine **Lohnabrechnung**, auf die Sie im Bereich **Berichte** zugreifen können. Alternativ können Sie auf **LA** klicken, um die Lohnabrechnung direkt in einem eigenen Fenster zu öffnen. [![LA.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/BAgla.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/BAgla.png) Zusätzlich können Sie die **Arbeitgeber- und Arbeitnehmerkosten** aufklappen, indem Sie auf die kleinen Dreiecke klicken. So erhalten Sie eine detaillierte Ansicht aller Kostenpositionen und können die Zusammensetzung der Abrechnung genau einsehen. [![Kostenübersicht.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/kostenubersicht.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/kostenubersicht.png) # Kamerabild-Pflicht bei der Zeiterfassung Für mehr Sicherheit bei der Zeiterfassung können Sie festlegen, dass Mitarbeiter beim Ein- und Ausstempeln zusätzlich ein **Kamerabild aufnehmen müssen**. Dadurch lässt sich die Identität beim Stempeln nachvollziehen und beispielsweise überprüfen, ob der Mitarbeiter beim Arbeitsbeginn bereits die erforderliche Arbeitskleidung trägt. ### Kamerabild-Pflicht aktivieren Die Funktion können Sie in der **Verwaltung → Einstellungen** über die Option im Feld **Erweiterte Einstellungen →** **„Kamerabild-Pflicht“** aktivieren.
Ist die Funktion in der Verwaltung aktiviert, gilt die **Kamerabild-Pflicht zunächst für alle Mitarbeiter**. Sie können die Kamerabild-Pflicht jedoch **mitarbeiterspezifisch deaktivieren**, wenn sie für einzelne Mitarbeiter nicht erforderlich ist.
[![Kamerabild Pflicht VW.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-08/scaled-1680-/kamerabild-pflicht-vw.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-08/kamerabild-pflicht-vw.png) #### Mitarbeiterspezifische Funktion deaktivieren Öffnen Sie dazu die entsprechende Mitarbeiter-Maske und wechseln Sie in den Reiter **„Beschäftigung“**. Wählen Sie dort die Option **„Keine Kamerabild-Pflicht“** aus. Die Kamerabild-Pflicht ist damit für diesen Mitarbeiter deaktiviert. [![Kamerabild Pflicht MA-spezifisch.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-08/scaled-1680-/kamerabild-pflicht-ma-spezifisch.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-08/kamerabild-pflicht-ma-spezifisch.png) ### Kamerabilder einsehen Die aufgenommenen Bilder können Sie direkt in der Mitarbeiter-Maske einsehen. Dafür stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: **Über die aktiven Zeiten** Bewegen Sie die Maus im Reiter **„Zeiten“** über eine gestempelte Arbeitszeit. Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem das zugehörige Kamerabild angezeigt wird. [![Screenshot Kamerabildpflicht Zeiten .png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-08/scaled-1680-/screenshot-kamerabildpflicht-zeiten.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-08/screenshot-kamerabildpflicht-zeiten.png) **Über die Tagesübersicht** Alternativ können Sie in den Bereich **„Tagesübersicht“** wechseln. Klicken Sie dort neben der entsprechenden Zeiterfassung auf das **Kamera-Symbol**. Anschließend wird das zugehörige Kamerabild angezeigt. [![Kamerabild TU.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-08/scaled-1680-/kamerabild-tu.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-08/kamerabild-tu.png) # Schichten / gestempelte Arbeitszeit  bestätigen Mit der **Bestätigungspflicht für Schichten** können erfasste Arbeitszeiten vor dem Abschluss noch einmal aktiv geprüft und freigegeben werden. So stellen Sie sicher, dass nur kontrollierte Zeitdaten als bestätigt gelten und abgerechnet werden. > ⚙️ **So aktivieren Sie die Funktion** > Gehen Sie zu **Verwaltung → Einstellungen** und aktivieren Sie die Option **„Bestätigungspflicht für Schichten“**. > > Die Funktion kann zusätzlich **mitarbeiterspezifisch** im Reiter **„Beschäftigung“** aktiviert oder angepasst werden. [![Bestätigungspflicht VW.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-08/scaled-1680-/bestatigungspflicht-vw.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-08/bestatigungspflicht-vw.png) ### So funktioniert die Bestätigung Ist die Funktion aktiviert, werden **noch nicht bestätigte Schichten in den aktiven Zeiten ausgegraut dargestellt** und bei der Lohnberechnung zunächst **nicht berücksichtigt**. Um eine Schicht zu bestätigen, stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung: **Über die aktiven Zeiten** - Bewegen Sie die Maus über die gewünschte Schicht. - Es öffnet sich ein Fenster mit dem Button **„Schicht bestätigen“**. - Klicken Sie darauf, um die Schicht zu bestätigen. [![Schicht bestätigen aktive Zeiten.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-08/scaled-1680-/schicht-bestatigen-aktive-zeiten.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-08/schicht-bestatigen-aktive-zeiten.png) **Über die Tagesübersicht** - Öffnen Sie die **Tagesübersicht**. - Klicken Sie bei der entsprechenden Schicht auf das **Fragezeichen-Symbol**. - Die Schicht wird bestätigt und das Symbol wechselt zu einem **grünen Haken**. [![Schichten bestätigen.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-08/scaled-1680-/schichten-bestatigen.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-08/schichten-bestatigen.png) Nach der Bestätigung wird die gestempelte Arbeitszeit im Bereich Zeiten wieder **normal schwarz** dargestellt. > 💡 **Tipp** > Filtern Sie in der **Tagesübersicht** nach **„Unbestätigt“**. So erhalten Sie eine Übersicht über alle noch nicht bestätigten Schichten und können diese schnell nacheinander prüfen. # Mitarbeiter-App # 1. MA App ## Nutzung der Neolohn MA-App ### Funktionen und Anleitung ## 1. Anmelden in der MA-App So gelangst du zu deinem persönlichen Bereich: 1. Öffne den Browser auf deinem Smartphone. 2. Gib folgende Adresse ein: **`[Kundennummer].neolohn.de/ma-app`** *(Ersetze „Kundennummer“ durch die tatsächliche Nummer deines Betriebs.)* 3. Gib deine **E-Mail-Adresse** und dein **Passwort** ein, das du bei der Registrierung festgelegt hast. 4. Tippe auf **„Anmelden“**, um die App zu starten. 💡 **Tipp:** Notiere oder speichere dein Passwort sicher – du brauchst es bei jedem Login. --- ## 2. Profilbild hinzufügen Ein Foto macht deine Anmeldung persönlicher – besonders in größeren Teams: - Tippe oben rechts neben deinem Namen auf das **Stift-Symbol**. - Wähle aus, ob du ein Bild aufnehmen oder aus der Galerie hochladen möchtest. - Bestätige die Auswahl – dein Profilbild wird übernommen. --- ## 3. Zeiterfassung - Check In/Out Du hast zwei Möglichkeiten, deine Arbeitszeit zu erfassen: **mit QR-Code** oder **manuell ohne Code**. ### A) Zeiterfassung mit QR-Code Diese Variante nutzt du am Einsatzort – dort ist ein Terminal der den QR-Code anzeigt hinterlegt. **Schicht starten:** 1. Tippe in der App im Home Menü auf **„Check In/Out“**. 2. Erlaube der App den Zugriff auf deine Kamera. 3. Scanne den bereitgestellten QR-Code. 4. Das Zeiterfassungs-Ticket wird angezeigt. 5. Tippe auf **„Schicht starten“** (grün hinterlegt). → Du wirst automatisch zum Startbildschirm weitergeleitet. → Unter deinem Namen erscheint der Status **„Aktiv“** mit grünem Punkt. **Schicht beenden:** 1. Öffne wieder im Home Menü **„Check In/Out“**. 2. Scanne den QR-Code erneut. 3. Tippe auf **„Schicht beenden“** (rot hinterlegt). → Der Status wechselt zu **„Untätig“** (roter Punkt). ✅ Deine Zeit ist damit erfasst. --- ### B) Manuelle Zeiterfassung (ohne QR-Code) Diese Variante nutzt du, direkt in der App. **Schicht starten:** 1. Tippe auf Home Menü auf **„Check In/Out“**. 2. Tippe auf **„Schicht starten“** (grün hinterlegt). 3. Du kehrst automatisch zur Startseite zurück. → Der Status zeigt jetzt **„Aktiv“** mit grünem Punkt. **Schicht beenden:** 1. Tippe erneut im Home Menü auf **„Check In/Out“**. 2. Tippe auf **„Schicht beenden“** (rot hinterlegt). 3. Der Status wird auf **„Untätig“** mit rotem Punkt gesetzt. ✅ Deine Arbeitszeit ist damit erfasst. --- ## 4. Standortermittlung aktivieren (optional) 1. Gehe in der App zu **„Check In/Out“**. 2. Im Zeiterfassungs-Ticket findest du den Button **„Standortermittlung aktivieren“**. 3. Tippe darauf und erlaube der App den Zugriff auf deinen Standort. ## 5. Dienstplan ### A) Eigener Dienstplan 1. Tippe im Hauptmenü auf den Button **„Dienstplan“**. 2. Dir wird dein **persönlicher Dienstplan** in der **Wochenansicht** (Montag bis Sonntag) angezeigt. Du kannst dort alle deine geplanten Schichten der aktuellen Woche einsehen – inklusive Uhrzeiten und Positionen --- ### B) Dienstplan deines Teams Hinweis: Damit diese Funktion genutzt werden kann, muss sie in der Neolohn-Software unter „Verwaltung > Einstellungen“ durch das Unternehmen aktiviert werden („Teamplan-Funktion aktivieren“). 1. Wähle innerhalb des Dienstplanbereichs den Reiter **„Team“** aus. 2. Es wird der **Team-Dienstplan in der Tagesansicht** angezeigt. 3. Klappe den Tag auf, um die eingetragenen Kollegen und deren geplante Einsätze zu sehen. - Rechts neben dem Namen eines Kollegen findest du das **Drei-Punkte-Symbol (⁝)**. - Tippe darauf, um weitere Informationen zur Schicht zu erhalten: - **Eingesetzter Bereich** (z. B. Service, Küche), - **Posten** (z. B. Teamleitung), - **Hinterlegte Notizen**. ## 6. Arbeitsplanung Im Bereich **„Arbeitsplanung“** kannst du ganz einfach Wunschzeiten eintragen, Urlaub beantragen oder deinen aktuellen Stand bei Arbeitsstunden und Urlaubstagen einsehen – sofern dein Betrieb diese Funktionen freigeschaltet hat. --- ### Wunschzeiten eintragen So gibst du an, wann du gerne arbeiten möchtest – oder lieber nicht: 1. Öffne im Hauptmenü den Bereich **„Arbeitsplanung“**.und wähle "**Wunschzeiten hinzufügen**" aus 2. Wähle eine der beiden Optionen aus: - **„Passt gut“** → Du würdest an diesem Tag gerne eine Schicht übernehmen. - **„Passt nicht“** → An diesem Tag möchtest du lieber nicht eingeteilt werden. 3. Tippe nun auf die gewünschten Kalendertage, um deine Auswahl zu markieren. 🟢 **Grün** bedeutet „Passt gut“ 🟠 **Orange** bedeutet „Passt nicht“ Sobald du die Tage ausgewählt hast, werden deine Angaben automatisch an deinen Betrieb übermittelt. --- ### 📝 Notizen hinzufügen Du kannst jeder Angabe auch eine kurze Notiz beifügen. So funktioniert’s: 1. Trage deine Notiz in das Textfeld unter der Monatsansicht ein. 2. Tippe auf das kleine **Papierflieger-Symbol** rechts neben dem Textfeld, um die Info an deinen Betrieb zu senden. ## 7.Urlaub beantragen **Urlaubsantrag stellen** Tippe im Hauptmenü auf **„Arbeitsplanung“** und anschließend auf **„Urlaub beantragen“**. #### ▸ Einzelne Tage - **Einmal auf ein Datum tippen** → halber Urlaubstag - **Zweimal auf das Datum tippen** → ganzer Urlaubstag (blau markiert) #### ▸ Mehrtägiger Urlaub - Tippe auf den **ersten Tag** deines gewünschten Zeitraums, - dann direkt auf den **letzten Tag** des geplanten Urlaubs. - Alle gewählten Tage werden automatisch **blau markiert**. - Unten erscheint der Zeitraum **„von … bis …“**. 3. **Urlaubsantrag absenden** Tippe auf das **Papierflieger-Symbol**, um deinen Antrag an dein Unternehmen zu senden. --- ### Status deiner Urlaubsanträge einsehen In der Übersicht kannst du jederzeit nachverfolgen, wie der aktuelle Stand deiner Anträge ist: - **😊** → Urlaub **genehmigt** - **😞** → Urlaub **abgelehnt** - **😐** → Antrag **noch offen** ## 8. Dokumente Im Bereich **„Dokumente“** findest du alle Ordner, die dein Arbeitgeber für dich freigegeben hat – inklusive der darin abgelegten Dateien. #### Dokumente ansehen und herunterladen - Tippe auf ein Dokument, um es zu öffnen. - Um das Dokument auf deinem Smartphone zu speichern, wähle den **Download-Button** aus (meist als Pfeilsymbol dargestellt). #### Eigene Dokumente hochladen Du hast zwei Möglichkeiten, Dokumente an deinen Arbeitgeber zu übermitteln: - **Symbol mit Dokument (links):** Lade eine bereits vorhandene Datei von deinem Smartphone hoch. - **Kamera-Symbol (rechts):** Fotografiere ein Dokument direkt und lade es sofort hoch. Alle hochgeladenen Dateien erscheinen im Ordner **„Upload“** – sowohl für dich als auch für deinen Arbeitgeber in der Neolohn-Software einsehbar. . # 2. Installation Iphone ## **Mitarbeiter-App Installation auf dem iPhone** Die Neolohn Mitarbeiter-App ist eine Web-App und kann bequem über den Safari-Browser auf dem Home-Bildschirm des iPhones gespeichert werden. ### 🔹 **So funktioniert’s – Schritt für Schritt** 1. **Safari öffnen** Öffne den **Safari-Browser** auf deinem iPhone. 2. **Startseite der Mitarbeiter-App aufrufen** Gib in die Adresszeile folgendes ein: `https://ihrekd-nr.neolohn.de/ma-app` *(Ersetze „ihrekd-nr“ mit der Firmen Kundennummer, diese erfährst du in der Regel von deinen Vorgesetzten).* 3. **Mit Zugangsdaten anmelden** Melde dich mit deinen persönlichen Neolohn-Mitarbeiter-Zugangsdaten an. 4. **Teilen-Menü öffnen** Tippe unten in der Mitte auf das **„Teilen“-Symbol** (🔗). 5. **Zum Home-Bildschirm hinzufügen** Scrolle im Teilen-Menü nach unten und wähle: 👉 **„Zum Home-Bildschirm“** (oder **„Add to Home Screen“** bei englischer Spracheinstellung). 6. **App-Namen bestätigen oder anpassen** Du kannst den vorgeschlagenen Namen übernehmen oder einen eigenen vergeben. 7. **Hinzufügen** Tippe oben rechts auf **„Hinzufügen“ (Add)**. --- ### ✅ **Fertig!** Die Neolohn-Mitarbeiter-App erscheint jetzt als **Icon auf dem Home-Bildschirm** und kann wie eine normale App gestartet werden – **ohne erneute Anmeldung**, solange die Session aktiv ist. # 3. Installation Android ## **Mitarbeiter-App Installation auf einem Android-Gerät** Auch auf Android-Geräten kann die Neolohn Mitarbeiter-App als Web-App über den Browser zum Startbildschirm hinzugefügt werden. ### 🔹 **So funktioniert’s – Schritt für Schritt** 1. **Browser öffnen** Öffne den **Chrome-Browser** (empfohlen) auf deinem Android-Gerät. 2. **Startseite der Mitarbeiter-App aufrufen** Gib folgende Adresse in die Adresszeile ein: `https://ihrekd-nr.neolohn.de/ma-app` *(Ersetze „ihrekd-nr“ mit der Firmen Kundennummer. Diese erfährst du in der Regel von deinen Vorgesetzten)* 3. **Mit Zugangsdaten anmelden** Melde dich mit deinen Neolohn-Zugangsdaten an. 4. **Menü öffnen (drei Punkte)** Tippe oben rechts auf das **Menü-Symbol** (⋮). 5. **Zum Startbildschirm hinzufügen** Wähle im Menü den Punkt **„Zum Startbildschirm hinzufügen“** aus. 6. **Name festlegen (optional)** Du kannst den vorgeschlagenen App-Namen übernehmen oder anpassen. 7. **Hinzufügen bestätigen** Tippe auf **„Hinzufügen“**. Je nach Android-Version erscheint zusätzlich eine Bestätigung über das Platzieren des Symbols. --- ### ✅ **Fertig!** Das Symbol der **Neolohn-Mitarbeiter-App** ist jetzt direkt auf dem **Startbildschirm deines Smartphones** verfügbar und kann jederzeit gestartet werden. # Registrierung zur Neolohn Mitarbeiter-App ### **Allgemeine Hinweise** Zur Nutzung der Neolohn Mitarbeiter-App erhältst du **zwei E-Mails** von **„Neolohn by twodoxx“**. Bitte folge den Anweisungen **zeitnah**, da die Links zeitlich begrenzt gültig sind. --- ### **1. E-Mail: Registrierung & Passwortvergabe** Diese E-Mail enthält einen **Registrierungslink**, der **nur 48 Stunden gültig** ist. #### So gehst du vor: 1. Klicke auf den **Registrierungslink** in der E-Mail. 2. Du wirst aufgefordert, ein **sicheres Passwort** zu erstellen und deine E-Mail-Adresse zu **verifizieren**. 3. Klicke auf den blauen Link **„Klicken Sie hier, um fortzufahren“**. 4. Lege dein Passwort fest: - **Mindestens 10 Zeichen** - **Mindestens 1 Großbuchstabe** - **Mindestens 1 Zahl** - **Mindestens 1 Sonderzeichen** 5. Klicke auf **„Zurück zur Applikation“**, um den Vorgang abzuschließen. > ✅ Nach erfolgreicher Registrierung kannst du dich in der **Neolohn Mitarbeiter-App** einloggen und alle Funktionen nutzen. --- ### **2. E-Mail: Installations- und Nutzungsanleitung** In dieser E-Mail findest du: - Detaillierte **Installationshinweise** für dein Gerät - Infos zur **Anmeldung und Nutzung** der App --- ### **Zugang zur App:** ➡️ `https://[firmen-kundennummer].neolohn.de/ma-app` *(Bitte „firmen-kundennummer“ mit der tatsächlichen Firmen Kundennummer ersetzen. Diese erhälst du in der Regel von deinen Vorgesetzten)* --- ### **Erklärvideos zur Installation & Nutzung:** - 📱 **Für iPhone-Nutzer:** [Installation der MA-App (Apple)](https://neolohn.de/support/26-ma-app-installation-apple) - 🤖 **Für Android-Nutzer:** [Installation der MA-App (Android)](https://neolohn.de/support/27-ma-app-instalaltion-android) - ⏱️ **Zeiterfassung über die App:** [Video zur Zeiterfassung mit der App](https://neolohn.de/support/21-zeiterfassung-ma-app) # Export der Lohndaten # 1.Lohnübertragung/Export an den Steuerberater ### Lohnübertragung an den Steuerberater Am Ende eines Abrechnungszeitraums können die **Bewegungsdaten aus Neolohn exportiert** und im **Lohnprogramm des Steuerberaters/Lohnbuchhalters importiert** werden. ### **Voraussetzungen einrichten** 1. Öffnen Sie in der Neolohn-Software den Bereich **„Verwaltung“** und wählen den Reiter **„Stammdaten“** aus. 2. Klicken Sie auf die entsprechende **Betriebsstätte**. 3. In dem Bereich **„Schnittstellen“** wählen Sie das Programm Ihres Steuerberaters aus (z. B. *DATEV Lohn & Gehalt*). 4. Hinterlegen Sie anschließend auch die Beraternummer und Mandantennummer [![Schnittstelle .png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/schnittstelle.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/schnittstelle.png) #### Lohnarten zuordnen (Exportnummern) Als Nächstes wechseln Sie in den Reiter **„Lohnarten & Bezüge“**. Damit die Lohnarten beim Export korrekt zugeordnet werden können, ist es erforderlich, in der Spalte **„Export-Nr.“** die **Lohnart-Nummer** einzutragen, die **Ihr Steuerberater in seinem Lohnprogramm** (z. B. DATEV, Addison, etc.) verwendet. > 💡 **Hinweis:** Die korrekte Zuordnung der Exportnummern ist entscheidend für eine fehlerfreie Verarbeitung der Daten beim Steuerberater. Fragen Sie im Zweifel direkt bei Ihrer Kanzlei nach der richtigen Nummer. [![Export Lohnarten.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/export-lohnarten.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/export-lohnarten.png) ### Einheitliche Personalnummern Damit der Lohnexport korrekt verarbeitet werden kann, **müssen die Personalnummern in Neolohn mit denen im Lohnprogramm des Steuerberaters übereinstimmen**. Die Personalnummer kann für jeden Mitarbeiter in der **Mitarbeitermaske** hinterlegt werden: Wechsle dazu in den Reiter **„Beschäftigung“** und trage die entsprechende Nummer im Feld **„Personalnummer“** ein. [![PN.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/pn.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/pn.png) ### Bewegungsdaten / Exportdatei erstellen Sobald **alle Mitarbeiter berechnet** und mit einem **grünen Statuspunkt** markiert sind, kann der Abrechnungsmonat abgeschlossen und die Exportdatei erstellt werden. #### So gehen Sie vor: 1. Klicken Sie auf **„Export & Abschluss“**, um den Abrechnungsmonat final zu schließen. 2. Abhängig von der gewählten **Schnittstelle** (unter **Verwaltung → Betriebsstätte → Schnittstellen**) wird die Datei entweder: - **per E-Mail** zugestellt oder - **als Download-Datei** bereitgestellt. 3. Die generierte Datei (z. B. im **DATEV-kompatiblen Format**) kann anschließend in das Lohnprogramm des Steuerberaters importiert werden. # 2. DATEV Lohn und Gehalt ### Import der Bewegungsdaten Damit der Import der Bewegungsdaten durchgeführt werden kann, muss einmalig die von Neolohn bereitgestellte **INI-Datei** in DATEV importiert werden. Nach erfolgreicher Einrichtung kann der Import der Bewegungsdaten wie gewohnt erfolgen. Die benötigte INI-Datei können Sie sich hier herunterladen: [ https://drive.google.com/drive/folders/1J2qC2BthWpouJQhQiHBlH1wbo8TlH8KR](https://drive.google.com/drive/folders/1J2qC2BthWpouJQhQiHBlH1wbo8TlH8KR) ### Einrichtung der INI-Datei in DATEV Für die Einrichtung der INI-Datei stehen Ihnen folgende Anleitungen von DATEV zur Verfügung: - DATEV Hilfe-Center: [DATEV Hilfe-Center – Importformat einrichten](https://help-center.apps.datev.de/documents/9232480?utm_source=chatgpt.com) - DATEV Video-Anleitung: [DATEV Video-Anleitung zur Einrichtung](https://datev.readyplace.net/public/tutorial/660d18f7362b155888d2c1fc?step=0&utm_source=chatgpt.com) ### Bewegungsdaten importieren Nachdem die INI-Datei erfolgreich eingerichtet wurde, können die Bewegungsdaten wie gewohnt in DATEV importiert werden. Wählen Sie dazu den entsprechenden Abrechnungsmonat aus und importieren Sie die von Neolohn bereitgestellte Bewegungsdatei. Hinweis: Die Einrichtung der INI-Datei ist nur einmal erforderlich. Für zukünftige Importe kann die vorhandene Konfiguration weiterhin verwendet werden. Anschließend wählen Sie unter **Dateiauswahl** die entsprechende Datei aus. Beachten Sie dabei, dass die Datei zuvor aus der **ZIP-Datei entpackt** werden muss. Nach dem Import prüft das System automatisch, ob alle verwendeten **Lohnarten** vorhanden sind. Falls Unstimmigkeiten auftreten, wird ein entsprechendes **Fehlerprotokoll** angezeigt. Sobald alle Fehler behoben wurden, können die Daten erfolgreich übernommen werden Schritt 1 [![Datev Schritt 1 Bewegunsdaten.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-04/scaled-1680-/datev-schritt-1-bewegunsdaten.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-04/datev-schritt-1-bewegunsdaten.png) Schritt 2 [![Twodoxx Neolohn (1).jpg](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/twodoxx-neolohn-1.jpg)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/twodoxx-neolohn-1.jpg) Schritt 3 [![Datev Schritt 3 Bewegunsdaten.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-04/scaled-1680-/datev-schritt-3-bewegunsdaten.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-04/datev-schritt-3-bewegunsdaten.png) Im Anschluss können Sie die **Probeabrechnungen** erstellen und diese per **Drag & Drop** in Neolohn importieren. Wechseln Sie dazu in den Bereich **Berichte** und wählen Sie unten die Option **„Lohnabrechnungen aus Schnittstellensystem hochladen“**. Im nächsten Schritt klicken Sie auf **„Probeabrechnungen ohne Verteilung“**. Die Software vergleicht die importierten Abrechnungen automatisch mit den in Neolohn berechneten Werten und zeigt eventuelle **Differenzen** an. Diese werden in der Mitarbeiter Übersicht durch ein **„?“-Symbol** beim jeweiligen Mitarbeiter gekennzeichnet. Durch Klicken auf das Symbol erhalten Sie eine Anzeige der Abweichungen. Wenn Sie anschließend die finalen Lohnabrechnungen importieren möchten, gehen Sie identisch vor, wählen jedoch die Option **„Lohnabrechnung mit Verteilung“**. In diesem Fall werden die Abrechnungen automatisch den entsprechenden Mitarbeitern zugeordnet und stehen diesen direkt in der **Mitarbeiter-App** zur Verfügung. [![Probeabrechnung hochladen.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-04/scaled-1680-/probeabrechnung-hochladen.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-04/probeabrechnung-hochladen.png) Auswahl für Upload der Probeabrechnungen aus Datev L&G: [![Probeabrechnung hochladen2.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-04/scaled-1680-/probeabrechnung-hochladen2.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-04/probeabrechnung-hochladen2.png) # Datev Lohn&Gehalt Lohnarten anlegen **Leitfaden für Steuerberatungen und Lohnbüros** --- ## 1. Worum es geht Neolohn rechnet den **Effektivlohn** ab. Dafür werden Lohnarten benötigt, die es in DATEV Lohn und Gehalt in dieser Form nicht als Standard gibt – zum Beispiel den **Ausgleichsbetrag** oder die **Mindestlohnergänzung**. **Das Anlegen dieser Lohnarten ist zwingende Voraussetzung für den Bewegungsdatenimport aus Neolohn.** Ohne passende Lohnarten im Abrechnungssystem kann die Importdatei nicht verarbeitet werden – die übergebenen Werte finden kein Ziel und laufen ins Leere. Die Einrichtung ist eine **einmalige Aufgabe**. Die Lohnarten werden einmal angelegt und stehen danach dauerhaft zur Verfügung; sie müssen weder monatlich noch zu jeder Abrechnung erneut eingerichtet werden. --- ## 2. Zwei verbreitete Missverständnisse vorab **„Lohnarten mit abweichendem Faktor kann man nicht importieren."** Doch – das funktioniert. Lohnarten mit abweichendem Faktor lassen sich sowohl importieren als auch in Lohn und Gehalt direkt erfassen, sofern die jeweilige Lohnart einen Faktor grundsätzlich zulässt. Das ist in der Praxis mehrfach bestätigt. **„Beim Ausgleichsbetrag klappt der Faktor nicht."** Das ist korrekt und auch so gewollt: Der Ausgleichsbetrag ist ein **reiner Betrag**, keine Berechnung „Stunden × Faktor". Eine Betragslohnart hat kein Faktorfeld – das ist kein Fehler, sondern die richtige Lohnartenausprägung. Daraus folgt die zentrale Regel dieses Leitfadens: > **Entscheidend ist, welche Lohnart man beim Neuanlegen als Kopiervorlage verwendet.** Die Kopiervorlage bestimmt den Lohnartenkern – also ob die Lohnart einen Faktor erwartet oder einen Betrag, und wie sie steuer- und sozialversicherungsrechtlich behandelt wird. Wird die falsche Vorlage gewählt, passt der Lohnartenkern nicht und weder Erfassung noch Import funktionieren sauber. --- ## 3. Empfehlung: eigener Nummernkreis Legen Sie die Neolohn-Lohnarten in einem **eigenen Nummernkreis** an, zum Beispiel **ab 800**. Vorteile: - Sie erkennen sofort, dass diese Lohnarten ausschließlich für Neolohn gedacht sind. - Keine Kollision mit den DATEV-Standardlohnarten. - Bei Rückfragen, Prüfungen oder einem Beraterwechsel ist die Systematik nachvollziehbar. Bitte prüfen Sie vorab in der Mandantenlohnartentafel, dass der gewählte Nummernkreis noch frei ist. --- ## 4. So kopieren Sie eine Lohnart in DATEV Lohn und Gehalt 1. **Mandanten öffnen** und in die **Mandantendaten → Lohnarten** wechseln. 2. In der Lohnartenübersicht die **Vorlage-Lohnart markieren**, die kopiert werden soll (siehe Tabelle in Abschnitt 5). 3. Über **Neu / Lohnart anlegen** die Funktion **„auf Basis einer bestehenden Lohnart"** bzw. **Kopieren** wählen. Hier – und nur hier – wird der Lohnartenkern festgelegt. 4. **Neue Lohnartnummer** aus dem eigenen Nummernkreis vergeben (z. B. 800). 5. **Bezeichnung** auf den Neolohn-Namen ändern, z. B. „Basisgrundlohn". Am besten wortgleich zur Neolohn-Bezeichnung, das erleichtert die Zuordnung beim Import und die spätere Kontrolle. 6. **Schlüsselung prüfen**: steuerliche Behandlung (laufend / sonstiger Bezug / steuerfrei) und SV-Behandlung (laufend / einmalig / beitragsfrei) gemäß Tabelle. 7. **Erfassungsart prüfen**: Faktorlohnart (Stunden × Faktor) oder Betragslohnart. 8. **Speichern** und den Vorgang für die nächste Lohnart wiederholen. > **Hinweis LODAS:** In DATEV LODAS heißt der Weg *Mandantendaten → Lohnarten → Kopieren*; die Logik ist identisch, die Bezeichnungen der Felder weichen leicht ab. --- ## 5. Zuordnungstabelle Neolohn → DATEV
Neolohn-LohnartDATEV Lohnart kopierenErfassungSteuerSV
Basisgrundlohn1000Stunden × Faktorlaufendlaufend
Ausgleichsbetrag2000Betraglaufendlaufend
Entgeltfortzahlung Feiertag (Brutto-Schnittwert lt. EFZG)1000Stunden × Faktorlaufendlaufend
Entgeltfortzahlung Urlaub (Auszahlungsbetrag)1000Betrag/Faktor – siehe Hinweislaufendlaufend
Entgeltfortzahlung Krank (Auszahlungsbetrag)1000Betrag/Faktor – siehe Hinweislaufendlaufend
Mindestlohnergänzung2000Betraglaufendlaufend
SFN-Zuschläge (steuer- und sv-frei)3701Stunden × Faktorsteuerfreibeitragsfrei
SFN-Zuschläge (sv-pflichtig)3801Stunden × Faktorsteuerfreipflichtig, laufend
Wäschegeld3701Betragsteuerfreibeitragsfrei
Mankogeld3701Betragsteuerfreibeitragsfrei
**Die Logik dahinter** - **1000** = laufender, steuer- und sv-pflichtiger Bezug **mit** Faktorfeld → für alles, was sich aus Stunden × Wert ergibt. - **2000** = laufender, steuer- und sv-pflichtiger Bezug **als reiner Betrag** → für Ausgleichsbetrag und Mindestlohnergänzung. - **3701** = steuerfreier und beitragsfreier Bezug. - **3801** = steuerfreier, aber **beitragspflichtiger** Bezug. **Hinweis zu den Entgeltfortzahlungen Urlaub und Krank:** Neolohn übergibt hier einen Auszahlungsbetrag. Prüfen Sie beim Anlegen, ob Sie die Lohnart als Betragslohnart oder als Faktorlohnart (Stunden × Durchschnittswert) betreiben möchten – das hängt davon ab, wie die Werte in Ihrer Schnittstellendatei geliefert werden. Beide Varianten lassen sich aus der 1000er-Vorlage ableiten. **Hinweis zu den SFN-Zuschlägen:** Es sind bewusst **zwei** Lohnarten, weil Steuer- und SV-Freiheit unterschiedliche Grenzen haben. Zuschläge sind steuerfrei bis zu einem Grundlohn von 50 EUR/Stunde, beitragsfrei in der Sozialversicherung aber nur bis 25 EUR/Stunde. Der übersteigende Teil bleibt steuerfrei, wird aber beitragspflichtig – dafür ist die Lohnart auf Basis 3801 vorgesehen. > **Bitte prüfen:** Die genannten DATEV-Nummern stammen aus der DATEV-Standardlohnartentafel. In Mandanten mit individuell angepasster Lohnartentafel können abweichende Nummern hinterlegt sein. Ein kurzer Blick in die Mandantenlohnartentafel vor dem Kopieren vermeidet Fehlzuordnungen. --- ## 6. Test und Fehlersuche Wenn nach dem Bewegungsdatenimport Werte nicht ankommen oder falsch verarbeitet werden, grenzen Sie in dieser Reihenfolge ein: 1. **Manuelle Erfassung testen.** Geben Sie in der Monatserfassung direkt bei der neu angelegten Lohnart einen Wert ein. - *Funktioniert es* → Die Lohnart ist korrekt angelegt, das Problem liegt beim Bewegungsdatenimport bzw. der Schnittstellendatei. - *Funktioniert es nicht* → Der Lohnartenkern passt nicht. In diesem Fall die Lohnart löschen und mit der richtigen Kopiervorlage neu anlegen. Nachträglich lässt sich der Kern nicht mehr ändern. 2. **Erfassungsart abgleichen.** Erwartet die Lohnart einen Faktor, die Datei liefert aber einen Betrag (oder umgekehrt)? 3. **Lohnartnummern abgleichen.** Stimmen die Nummern in der Importdatei mit den tatsächlich angelegten überein? 4. **Schlüsselung prüfen.** Landet der Wert im richtigen Steuer- und SV-Brutto? # 3. DATEV LODAS # 4. Addison # 5. SBS # 6. Lexware # 7. Edlohn # 8. Agenda # Sofortmeldung in Neolohn ### Aktivierung der Sofortmeldung in Neolohn Um die Sofortmeldung zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie in der **Verwaltung** den Bereich **Stammdaten**. 2. Wählen Sie unter **Unternehmen** den Punkt **Betriebsstätte** aus. [![Sofortmeldung VW.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/sofortmeldung-vw.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/sofortmeldung-vw.png) 1. Im Abschnitt **Sofortmeldung** können Sie den gewünschten Betrieb registrieren. 2. Klicken Sie dazu einfach auf **„Betriebsstätte registrieren“**. [![Sofortmeldung VWI.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/Gqlsofortmeldung-vwi.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/Gqlsofortmeldung-vwi.png) Nach der Registrierung erhalten Sie innerhalb weniger Tage Post von der **ITSG** mit einem **20-stelligen Aktivierungscode**. Geben Sie diesen Code im Feld **„Activation Code“** ein und klicken Sie auf **„Betriebsstätte aktivieren“**. Ab diesem Zeitpunkt können Sie in der **Mitarbeitermaske** in der Übersicht den gewünschten Mitarbeiter mit nur einem Klick auf das Feld **„Sofortmelden“** direkt melden. Die erstellte Sofortmeldung finden Sie anschließend im **Reiter Postfach** unter **Sofortmeldungen**. [![Sofortmeldung MA.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/sofortmeldung-ma.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/sofortmeldung-ma.png) # Probelohnabrechnungen und fertige Lohnabrechnungen in Neolohn hochladen ### Fertige Lohnabrechnungen hochladen So stellen Sie Ihren Mitarbeitern die fertigen Lohnabrechnungen direkt in der **Mitarbeiter-App** zur Verfügung: 1. Wechseln Sie auf den **Monat**, für den Sie die Abrechnungen hochladen möchten. 2. Klicken Sie im Menü auf **Berichte** [![Abrechnug upload.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/bx1abrechnug-upload.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/bx1abrechnug-upload.png) 3\. Ganz unten links finden Sie das Feld **„Lohnabrechnungen aus Schnittstellensystem hochladen“**. 4\. Klicken Sie auf dieses Feld und wählen Sie die **Sammeldatei** (PDF-Format) mit allen Lohnabrechnungen des entsprechenden Monats aus. **Alternativ:** Ziehen Sie die Datei per *Drag & Drop* in das Feld. [![LA upload.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/la-upload.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/la-upload.png) 1. Im letzten Schritt wählen Sie aus, ob die Abrechnungen **mit** oder **ohne Verteilung** hochgeladen werden sollen. - Damit die Abrechnungen im **Postfach der Mitarbeiter-App** erscheinen, wählen Sie **„Lohnabrechnungen mit Verteilung“**. --- ### Probelohnabrechnungen hochladen Mit Probelohnabrechnungen können Sie Abweichungen zwischen der Abrechnung in **Neolohn** und der Abrechnung Ihres Lohnbuchhalters/Steuerberaters schnell erkennen. 1. Wechseln Sie auf den **Monat**, für den Sie die Probelohnabrechnungen hochladen möchten. 2. Klicken Sie auf **Berichte** (neben „Mitarbeiter“). 3. Ganz unten links finden Sie das Feld **„Lohnabrechnungen aus Schnittstellensystem hochladen“**. 4. Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie die **Sammeldatei** (PDF-Format) mit allen Probelohnabrechnungen aus. - **Alternativ:** Datei per *Drag & Drop* in das Feld ziehen. 5. Differenzen werden durch einen ein **"?"** Symbol neben dem jeweiligen Mitarbeiternamen angezeigt. **Hinweis:** Probelohnabrechnungen werden **nicht** an Mitarbeiter verteilt. Sie dienen ausschließlich der internen Kontrolle, sie werden auch nicht in Neolohn gespeichert. # Lohnabrechnung # Lohnabrechnung erstellen ### Mitarbeiter final abrechnen Bevor Sie einen Mitarbeiter final abrechnen, sollten folgende Punkte geprüft und korrekt hinterlegt sein: - Die **Entlohnung** wurde hinterlegt und die **Gültigkeit** ist korrekt eingetragen. - Alle **Lohnarten** sind im Reiter **Lohnarten & Bezüge** korrekt erfasst. - Im Reiter **Zuschläge** wurden alle relevanten Einstellungen vorgenommen. - Die **Arbeitszeiten inklusive Pausen** sind im Reiter **Zeiten** vollständig erfasst. Sind alle Punkte geprüft und die Zeiten korrekt eingetragen, können Sie die Abrechnung durchführen. Klicken Sie dazu unten links auf **Berechnen**, um die Berechnung des Mitarbeiters zu starten. [![Lohn berechnen.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/ru9lohn-berechnen.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/ru9lohn-berechnen.png) Nach dem Klicken auf **Berechnen** erstellt die Software automatisch den Lohn und generiert eine **Lohnabrechnung**, auf die Sie im Bereich **Berichte** zugreifen können. Alternativ können Sie auf **LA** klicken, um die Lohnabrechnung direkt in einem eigenen Fenster zu öffnen. [![Berichte.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/4woberichte.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/4woberichte.png) Zusätzlich können Sie die **Arbeitgeber- und Arbeitnehmerkosten** aufklappen, indem Sie auf die kleinen Dreiecke klicken. So erhalten Sie eine detaillierte Ansicht aller Kostenpositionen und können die Zusammensetzung der Abrechnung genau einsehen. [![Screenshot Kosten.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/iWuscreenshot-kosten.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-09/iWuscreenshot-kosten.png) # Fehlermeldungen bei Lohnberechnung ### Fehlermeldungen bei der Abrechnung Während der Lohnabrechnung können verschiedene Fehlermeldungen erscheinen, die auf bestimmte Probleme hinweisen. **1. „Warnung: offene Vormonate“** Diese Meldung erscheint, wenn der Mitarbeiter im **Vormonat noch nicht abgeschlossen** wurde. Änderungen, die im aktuellen Monat vorgenommen werden, können sich daher auch auf den Vormonat auswirken. Um dies zu beheben, navigieren Sie in den **Vormonat**, markieren den Mitarbeiter und klicken unten links auf **Abschluss & Export**. Danach erscheint ein **Schloss-Symbol**, das anzeigt, dass der Monat festgeschrieben ist und nicht mehr verändert werden kann. Sollten nachträglich Korrekturen erforderlich sein, können Sie auf das **Schloss-Symbol** klicken, um den Mitarbeiter erneut zu öffnen. Achten Sie darauf, den Mitarbeiter nach der Korrektur wieder abzuschließen, sodass das Schloss-Symbol wieder hinter dem Namen erscheint. **2. „Qualifikation nicht vorhanden/aktiv in den Mitarbeiter-Zeiten“** Diese Meldung erscheint, wenn eine neue Qualifikation eingetragen wurde, obwohl bereits Zeiten für den Mitarbeiter erfasst sind. Navigieren Sie in den Reiter **Zeiten**, wählen Sie die neue Qualifikation aus und bestätigen Sie mit **OK** oder **Enter**. Dies muss für **jeden betroffenen Tag einmal** durchgeführt werden. Danach lässt sich der Mitarbeiter wieder normal berechnen. [![Screenshot Quli Fehlermeldung.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/screenshot-quli-fehlermeldung.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-09/screenshot-quli-fehlermeldung.png) [![Screenshot Quali Fehlermeldung 2.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/screenshot-quali-fehlermeldung-2.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-09/screenshot-quali-fehlermeldung-2.png) **3. Unvollständige Input-Daten** In diesem Fall sollten Sie überprüfen, ob die **Stammdaten des Mitarbeiters** korrekt hinterlegt sind. Bereits kleine Eingabefehler, wie beispielsweise ein **Sonderzeichen** (z. B. `) im Namen, können die Berechnung verhindern. Entfernen Sie das fehlerhafte Zeichen oder korrigieren Sie die Stammdaten entsprechend, damit die Abrechnung erfolgreich durchgeführt werden kann. # Abweichungen zur Probeabrechnungen ## Häufige Gründe für Abweichungen in der Lohnabrechnung Abweichungen zwischen der in Neolohn erstellten Lohnabrechnung und den Werten Ihres Steuerberaters oder Ihrer Lohn-Buchhaltung können verschiedene Ursachen haben. Nachfolgend finden Sie die häufigsten Gründe: ### 1. Fehlerhafte oder unvollständige Stammdaten - unterschiedliche **Steuerklasse** - Falscher **Kinderfreibetrag** - **Elterneigenschaft** - **Beitragsgruppenschlüssel (BGS)** unterscheidet sich - Gleitzone - Fehlende oder falsche **Konfession** - Falsche **Krankenkasse** oder **Beitragssatz** - **Exportnummer der Lohnart nicht korrekt hinterlegt** - Austrittsdatum Bereits kleine Abweichungen in diesen Daten führen unmittelbar zu unterschiedlichen Steuer- und Sozialversicherungsberechnungen. --- ### 2. Abweichende Lohnarten-Schlüsselung Ein sehr häufiger Grund für Differenzen ist eine nicht übereinstimmende **Schlüsselung der Lohnarten**. Entscheidend ist dabei, wie eine Lohnart: - versteuert & verbeitragt wird In der **Verwaltung** können Sie einsehen, welche Lohnarten in der Mitarbeiter-Maske zur Verfügung stehen und wie diese steuer- und sozialversicherungsrechtlich behandelt werden. [![Screenshot LohnartenVW.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-02/scaled-1680-/screenshot-lohnartenvw.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-02/screenshot-lohnartenvw.png) Nach der Berechnung sehen Sie außerdem in der **Lohnabrechnung**, wie die jeweilige Lohnart tatsächlich geschlüsselt wurde. Stimmt diese Behandlung nicht zu 100 % mit den Vorgaben Ihres Steuerberaters überein, entstehen Differenzen. [![Screenshot La Schlüsslung.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-02/scaled-1680-/screenshot-la-schlusslung.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-02/screenshot-la-schlusslung.png) --- ## Lohnarten korrekt auswählen oder anpassen Um eine passende Lohnart auszuwählen oder zu ergänzen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie die **Verwaltung**. 2. Wechseln Sie in den Bereich **Lohnarten & Bezüge**. 3. Klicken Sie auf **„+ Auswahl an Lohnarten“**. 4. Suchen Sie die passende Lohnart und klicken Sie auf **„Verwenden“**. Die Lohnart steht nun in der Mitarbeiter-Maske zur Verfügung. Um sie einem Mitarbeiter zuzuordnen: 1. Öffnen Sie die **Mitarbeiter-Maske**. 2. Wechseln Sie in den Bereich **Lohnarten & Bezüge**. 3. Klicken Sie auf **„+ Lohnart hinzufügen“**. 4. Wählen Sie die gewünschte Lohnart aus und klicken Sie auf **„Verwenden“**. Die Lohnart wird nun den aktiven Lohnarten des Mitarbeiters hinzugefügt. Eine falsch verwendete Lohnart können Sie entweder vollständig entfernen oder den Haken bei **„Verwenden“** deaktivieren. --- ## Weitere mögliche Ursachen für Abweichungen Zusätzlich können Differenzen entstehen durch: - Nicht neu berechnete Mitarbeiter nach Änderungen - Manuell geänderte Zeiten nach bereits erfolgter Berechnung - Nicht berücksichtigte Einmalzahlungen oder Sonderzahlungen # Lohnzahlungs-SEPA-Datei für das Online-Banking erstellen Mit der SEPA-Datei stellen Sie eine vollständig vorbereitete Zahlungsdatei für Ihr Online-Banking bereit. Diese Datei enthält alle Lohnauszahlungsbeträge und kann direkt in Ihrem Banking-Tool hochgeladen werden – die Überweisungen sind sofort zahlungsfertig vorbereitet. **Voraussetzungen:** - In Ihrem Unternehmen muss unter **Verwaltung > Stammdaten** eine gültige **IBAN** hinterlegt sein. - Bei jedem Mitarbeiter muss im Stammdatensatz ebenfalls die **IBAN** korrekt eingetragen sein. Erst wenn diese Angaben vollständig sind, kann die SEPA-Datei ohne Fehlermeldung erstellt und exportiert werden. Sind alle Mitarbeiter korrekt berechnet, wählen Sie diejenigen aus, für die eine SEPA-Datei erstellt werden soll. Über den Button **„Angezeigte MA“** können Sie alle sichtbaren Mitarbeiter mit einem Klick markieren. Anschließend wechseln Sie in den Menüpunkt **Berichte**. Im Bereich **Exporte** wählen Sie **„SEPA Mitarbeiterlöhne“** aus. Neolohn erzeugt daraufhin automatisch eine **XML-Datei**, die Sie lokal abspeichern können. [![Screenshot Sepa.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/screenshot-sepa.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-11/screenshot-sepa.png) Diese XML-Datei laden Sie anschließend in Ihrem Online-Banking hoch – die Überweisungen sind damit vollständig vorbereitet und können direkt ausgeführt werden. #### **SEPA-Datei für Vorschüsse und Abschläge erstellen** Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Vorschüsse oder Abschläge auszahlen, können Sie in Neolohn ebenfalls eine SEPA-Datei erzeugen, die sich bequem in Ihr Online-Banking hochladen lässt. Voraussetzung ist, dass der Vorschuss beim Mitarbeiter als *Netto-Be-/Abzug* abgerechnet wurde. Um die Lohnart für Vorschüsse oder Abschläge korrekt einzurichten, gehen Sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie in der **Verwaltung** den Bereich **Lohnarten & Bezüge**. 2. Scrollen Sie nach unten zu **Netto-Be-/Abzüge** und klicken Sie auf **+ neuen Netto Be-/Abzug hinzufügen**. 3. Vergeben Sie eine **Bezeichnung**, z. B. *Vorschuss* oder *Abschlag*. 4. Tragen Sie eine **Lohnarten-Nr.** ein. 5. Wählen Sie als **Rechnungsgröße** den Wert *Monat*. 6. Den **Standardbetrag** lassen Sie auf 0, da der tatsächliche Betrag später direkt in der Mitarbeiter-Maske MA-spezifisch hinterlegt wird. 7. **WICHTIG:** Setzen Sie unbedingt den Haken bei **SEPA Vorschuss**, damit die Buchung später in der SEPA-Datei berücksichtigt wird. [![Screenshot Sepa Vorschuss.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/screenshot-sepa-vorschuss.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-11/screenshot-sepa-vorschuss.png) Nachdem die Lohnart für Vorschüsse eingerichtet wurde, können Sie den Vorschuss direkt beim Mitarbeiter hinterlegen. Öffnen Sie dazu in der Mitarbeiter-Maske den Bereich **Lohnarten & Bezüge** und fügen Sie unter **Netto-Be-/Abzüge** den zuvor angelegten Vorschuss hinzu. Tragen Sie den individuellen Betrag ein und berechnen Sie anschließend den Mitarbeiter. Wiederholen Sie diesen Schritt bei allen Mitarbeitern, für die ein Vorschuss abgerechnet werden soll. [![Screenshot sepa vs .png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/screenshot-sepa-vs.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-11/screenshot-sepa-vs.png) Sind alle Vorschüsse erfasst und berechnet, markieren Sie die betreffenden Mitarbeiter und wechseln in den Bereich **Berichte**. Dort wählen Sie den Button **SEPA Mitarbeiter Vorschüsse** aus. Neolohn erstellt daraufhin automatisch eine XML-Datei, die Ihnen direkt zum Download bereitsteht. Diese Datei können Sie anschließend in Ihrem Online-Banking hochladen und die Überweisungen damit bequem ausführen. # Tagesübersicht Die **Tagesübersicht** bietet Ihnen eine kompakte und sofort verständliche Darstellung des aktuellen Personalstatus. Diese Ansicht ist besonders hilfreich, wenn Ihr Betrieb die **Neolohn-Zeiterfassung** und/oder den **Dienstplan** nutzt. Sie sehen auf einen Blick: - **Aktiv eingestempelte Mitarbeiter** - **Mitarbeiter, die zu früh eingestempelt haben** - **Geplante Mitarbeiter, die noch nicht eingestempelt sind** - **Mitarbeiter, die sich nicht ausgestempelt haben** - **Fehlende Mitarbeiter oder Abweichungen vom Dienstplan** Die Tagesübersicht dient somit als schnelle Kontroll- und Entscheidungsgrundlage – insbesondere für Betriebsleiter oder Schichtführer. Personelle Abweichungen und kritische Situationen lassen sich sofort erkennen und direkt korrigieren. [![Tagesübersicht.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/tagesubersicht.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-12/tagesubersicht.png) ## Produktivität anzeigen lassen In diesem Bereich können Sie die **tägliche Produktivität Ihres Betriebs** ermitteln. Sobald **Soll- & Ist-Tagesumsatz** sowie **Soll- & Ist-Lohnkosten** eingetragen sind, berechnet Neolohn automatisch die **Produktivität in Prozent**. Sie haben zwei Möglichkeiten, die Lohnkosten zu hinterlegen: 1. **Manuelle Eingabe** Tragen Sie die gewünschten Werte direkt in die entsprechenden Felder ein. 2. **Übernahme aus dem Dienstplan** Wenn Sie die im Dienstplan hinterlegten Sollkosten verwenden möchten, klicken Sie einfach auf das **kleine Dienstplan-Symbol**. Die Daten werden automatisch übernommen. Diese Funktion ermöglicht Ihnen eine schnelle und transparente Einschätzung der wirtschaftlichen Leistung eines Tages. [![Tagesübersicht Dienstplankosten.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/tagesubersicht-dienstplankosten.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-12/tagesubersicht-dienstplankosten.png) Um die **Produktivität einzelner Mitarbeiter** einzusehen, tragen Sie im Feld **„MA-Umsatz“** den Umsatz ein, den der jeweilige Mitarbeiter erzielt hat. Neolohn berechnet daraufhin **automatisch die jeweilige Produktivität in Prozent**. [![Ma-Umsatz.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/ma-umsatz.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-12/ma-umsatz.png) # Nachrichten System Über das integrierte Nachrichtensystem können Sie direkt mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren. Die Nachrichten werden den Mitarbeitern in der **Neolohn Mitarbeiter-App** angezeigt und dienen der internen Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Personal. ### Voraussetzung Damit das Nachrichtensystem genutzt werden kann, muss die Funktion in Neolohn aktiviert werden. Öffnen Sie dazu die **Verwaltung**, wechseln Sie in den Bereich **Einstellungen** und aktivieren Sie unter **App-Module** die Option **„Nachrichten-Funktion aktivieren“**. ### Berechtigungen und Empfang Die Rollen **Sachbearbeiter** und **Chef vom Dienst** sind berechtigt, Nachrichten an die Mitarbeiter-App zu senden. Der Mitarbeiter kann die empfangenen Nachrichten jederzeit in der Mitarbeiter-App einsehen und darauf Antworten. ### Nachrichten Funktion deaktivieren 1. 1. Gehen Sie in die **Verwaltung**. 2. Wechseln Sie in den Bereich **Einstellungen**. 3. Entfernen Sie den Haken bei **„Nachrichten-Funktion aktivieren“**. Das Nachrichtensystem ist nun deaktiviert und Nachrichten können nicht mehr versendet oder empfangen werden. ### Nachricht versenden Um eine Nachricht an einen Mitarbeiter zu senden, gehen Sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie die **Mitarbeitermaske** des entsprechenden Mitarbeiters. 2. Wechseln Sie in den Reiter **Postfach**. 3. Wählen Sie dort den Bereich **„Nachrichten (App)“** aus. 4. Sie gelangen nun in das Nachrichtensystem und können Ihre Nachricht verfassen und absenden. [![Screenshot Nachricht verfassen.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/screenshot-nachricht-verfassen.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-01/screenshot-nachricht-verfassen.png) # FAQ für Steuerberater In diesem Abschnitt beantworten wir häufige Fragen der Steuerberater --- ### Darf man Zuschläge nutzen, um den Mindestlohn zu erreichen – insbesondere Nachtzuschläge? Ja. Auf der Seite des Zolls ist beschrieben, dass **Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge** zur Erreichung des Mindestlohns genutzt werden können: [https://www.zoll.de/DE/Fachthemen/Arbeit/Mindestarbeitsbedingungen/Mindestlohn-Mindestlohngesetz/Berechnung-Zahlung-Mindestlohns/Sonstige-Lohnbestandteile-Zulagen-Zuschlaege/sonstige-lohnbestandteile-zulagen-zuschlaege\_node.html](https://www.zoll.de/DE/Fachthemen/Arbeit/Mindestarbeitsbedingungen/Mindestlohn-Mindestlohngesetz/Berechnung-Zahlung-Mindestlohns/Sonstige-Lohnbestandteile-Zulagen-Zuschlaege/sonstige-lohnbestandteile-zulagen-zuschlaege_node.html) Wichtig ist hierbei die Unterscheidung: - **Nachtzuschläge nach § 3b EStG** sind berücksichtigungsfähig und können zur Erreichung des Mindestlohns herangezogen werden, da es sich um freiwillige Leistungen des Arbeitgebers handelt. - **Zuschläge für Nachtarbeit nach § 6 Abs. 5 ArbZG** entstehen hingegen aus einer gesetzlichen Verpflichtung. Wann diese Pflicht greift, ist im Arbeitszeitgesetz geregelt (23–6 Uhr, mehr als 2 Stunden sowie Wechselschicht oder mindestens 48 Tage pro Jahr). Nur wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, handelt es sich um Nachtarbeit im gesetzlichen Sinne. In diesem Fall können Zuschläge zwar weiterhin steuer- und sozialversicherungsfrei gezahlt werden, sind jedoch **nicht mindestlohnrelevant**. Berücksichtigungsfähig sind Nachtzuschläge: - generell im Zeitraum von **20–23 Uhr** - oder wenn mindestens eine Voraussetzung nach § 2 ArbZG nicht erfüllt ist [![Grafik Zuschläge.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-04/scaled-1680-/grafik-zuschlage.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-04/grafik-zuschlage.png) --- ### Werden Zuschläge auch für Urlaubs- und Krankheitstage berechnet? Ja, nach dem **Entgeltausfallprinzip (§ 4 EFZG)**. Das bedeutet, dass Mitarbeitende bei Krankheit oder Urlaub weder besser noch schlechter gestellt werden dürfen als bei regulärer Arbeit. Konkret: - Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit werden fortgezahlt - die Fortzahlung erfolgt **brutto** - bei Abwesenheit sind diese Zuschläge **nicht steuerfrei**, da sie nicht aktiv erarbeitet wurden Den entsprechenden EFZG-Durchschnittswert berechnet Neolohn automatisch. Dieser wird auch in den **Bewegungsdaten** übermittelt, sodass keine eigene Berechnung notwendig ist. --- ### Wie werden Zuschläge in Neolohn berechnet? Zuschläge werden in Neolohn **nach gesetzlichen Vorgaben berechnet**. Zusätzlich gilt: - ab **25,00 €** werden Zuschläge **verbeitragt** - ab **50,00 €** werden sie zusätzlich **versteuert** --- ### Was ist die Lohnart „SFN Zuschläge aus Ausgleichsbetrag SV-pflichtig“? In Bayern (**nur in Bayern**) verlangt die Rentenversicherung, dass für diese Zuschläge **Sozialversicherungsbeiträge** abgeführt werden. Das Finanzamt lässt diese weiterhin (berechtigterweise) **steuerfrei** auszahlen. --- ### Wieso benötigt man eine zusammenführende Lohnart für Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge? Die Zuschläge für **Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit** werden in einer gemeinsamen **SFN-Zuschlagslohnart** zusammengeführt, um die Lohnabrechnung übersichtlich zu halten und nicht unnötig zu verlängern oder zu verkomplizieren. In Neolohn stehen dennoch detaillierte Auswertungen zur Verfügung, wie z. B. die **Stundenauswertung**, in der genau ersichtlich ist, wann welche Zuschläge berechnet wurden. --- ### Wo sieht man die genaue Berechnung der Zuschläge? In Neolohn gibt es den Bericht **Stundenauswertungen**. Dort ist genau aufgegliedert, wann welche Zuschläge berechnet wurden. [![Stdauswertung.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-04/scaled-1680-/stdauswertung.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-04/stdauswertung.png) # Dashboard Das Dashboard ist Ihre zentrale Startseite in Neolohn. Hier erhalten Sie eine schnelle Übersicht über die wichtigsten Informationen, Aufgaben und Kennzahlen Ihres Unternehmens. Die einzelnen Elemente können individuell angepasst werden, sodass Sie genau die Informationen sehen, die für Ihren Betrieb relevant sind. [![Dashboard I.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/dashboard-i.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/dashboard-i.png) Durch Klicken auf das Haus-Symbol oben rechts gelangen Sie jederzeit zurück zum Dashboard. [![home button leiste.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/home-button-leiste.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/home-button-leiste.png) Klicken Sie auf den Button **„+ Widget hinzufügen“.**
Anschließend öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die gewünschten Widgets auswählen und Ihrem Dashboard hinzufügen können.
[![Dashboard Widgets Übersicht.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/dashboard-widgets-ubersicht.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/dashboard-widgets-ubersicht.png) ##### Widgets verschieben, vergrößern und entfernen Sobald Sie mehrere Widgets zu Ihrem Dashboard hinzugefügt haben, können Sie diese individuell anordnen. Um ein Widget zu verschieben, bewegen Sie die Maus an den oberen Rand des Widget-Fensters. Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie das Widget an die gewünschte Position. Die Größe eines Widgets können Sie ebenfalls anpassen. Bewegen Sie dazu die Maus an den unteren Rand des Widget-Fensters. Sobald die Markierung erscheint, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen das Fenster nach unten, um es zu vergrößern. Über das **Kreuz-Symbol** oben rechts im Widget-Fenster können Sie ein Widget vom Dashboard entfernen. Das Widget wird dabei lediglich aus Ihrer aktuellen Dashboard-Ansicht gelöscht und kann jederzeit wieder über **„+ Widget hinzufügen“** hinzugefügt werden. ##### Widget „Eigene Aufgaben“ Mit dem Widget **„Eigene Aufgaben“** können Sie persönliche Aufgaben direkt im Dashboard erfassen und verwalten. Geben Sie dazu Ihre Aufgabe in das Textfeld ein. Über den Farbbutton können Sie die Priorität der Aufgabe festlegen. Durch mehrfaches Klicken wechseln Sie zwischen den verfügbaren Farben: - **Grün** = Normal - **Orange** = Wichtig - **Rot** = Dringend Nachdem Sie die gewünschte Priorität ausgewählt haben, klicken Sie auf das **„+“** oder drücken **Enter**, um die Aufgabe zu speichern. Erledigte Aufgaben können Sie durch Setzen eines Hakens als abgeschlossen markieren. Die Aufgabe wird daraufhin durchgestrichen dargestellt. Alternativ können Sie eine Aufgabe über das **Papierkorb-Symbol** direkt löschen. ##### Widget „Fristen“ Das Widget **„Fristen“** zeigt Ihnen an, bei welchen Mitarbeitern Fristen zu beachten sind oder notwendige Angaben noch fehlen. So behalten Sie wichtige Termine und auslaufende Nachweise jederzeit im Blick. Über die Filter am oberen Rand können Sie die Anzeige auf bestimmte Fristarten eingrenzen. Klicken Sie dazu beispielsweise auf **„Arbeitserlaubnis“**, um nur Mitarbeiter anzuzeigen, bei denen diese Frist bald abläuft oder relevante Angaben fehlen. Mit der Auswahl **„Alle“** werden sämtliche Fristen und Hinweise angezeigt. ##### Widget „Offene Urlaubsanträge“ Das Widget **„Offene Urlaubsanträge“** zeigt Ihnen auf einen Blick, bei welchen Mitarbeitern noch unbearbeitete Urlaubsanträge vorliegen. Sie können die Anträge direkt im Widget bearbeiten und den Urlaub **genehmigen** oder **ablehnen**, ohne die Mitarbeiter-Maske öffnen zu müssen. ##### Widget "Aktive Mitarbeiter" Mit dem Widget **„Aktive Mitarbeiter“** sehen Sie auf einen Blick, welche Mitarbeiter aktuell eingecheckt sind und sich derzeit in einer laufenden Schicht befinden. Zusätzlich wird angezeigt, wie lange die jeweilige Schicht bereits dauert. Dadurch erhalten Sie jederzeit einen schnellen Überblick über die aktuell anwesenden Mitarbeiter. ##### Widget „Neue Nachrichten“ Das Widget **„Neue Nachrichten“** zeigt Ihnen an, welche Mitarbeiter Ihnen neue Nachrichten gesendet haben. Durch Klicken auf die jeweilige Nachricht gelangen Sie direkt in den entsprechenden Nachrichtenverlauf und können die Nachricht lesen oder beantworten. ##### Widget „Lohnkosten Trend“ Das Widget **„Lohnkosten Trend“** zeigt Ihnen die Entwicklung Ihrer Lohnkosten auf Basis der Daten aus dem Dienstplan und der Zeiterfassung. Über die Schaltflächen im oberen Bereich können Sie zwischen den verschiedenen Ansichten wechseln und sich die Lohnkosten nach Tagen oder im zeitlichen Verlauf anzeigen lassen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, direkt im Widget den Monat zu wechseln, um die Lohnkosten anderer Abrechnungszeiträume einzusehen.
##### Widget „Lohnkosten nach Bereich“ Das Widget **„Lohnkosten nach Bereich“** zeigt Ihnen nach der Berechnung der Mitarbeiter die angefallenen **Arbeitgeber-Lohnkosten je Bereich** an. Dadurch erhalten Sie einen schnellen Überblick darüber, wie sich Ihre Personalkosten auf die einzelnen Bereiche Ihres Unternehmens, beispielsweise Service, Küche oder Verwaltung, verteilen. ##### Widget „Mitarbeiter Aufgaben“ Mit dem Widget **„Mitarbeiter Aufgaben“** können Sie sich die Aufgaben anzeigen lassen, die in der Mitarbeiter-Maske für einen Mitarbeiter hinterlegt wurden. Geben Sie dazu den Namen des Mitarbeiters in das Suchfeld ein. Anschließend werden die hinterlegten Aufgaben angezeigt. Offene Aufgaben können direkt im Widget als erledigt markiert werden. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, neue Aufgaben hinzuzufügen.
# Export Stammdaten [![image.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/OdWimage.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/OdWimage.png) [![image.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/sKSimage.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/sKSimage.png) [![image.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/jxhimage.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/jxhimage.png) [![image.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/Y04image.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/Y04image.png) [![image.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/Qknimage.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/Qknimage.png) [![image.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/Xx2image.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/Xx2image.png) [![image.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/Mpqimage.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/Mpqimage.png) [![image.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/EGTimage.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/EGTimage.png) [![image.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/eceimage.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/eceimage.png) [![image.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/uQuimage.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-07/uQuimage.png) # Unternehmensstruktur im Überblick