# Neolohn Kunden Handbuch

# Erste Schritte in Neolohn

Bevor Sie mit Neolohn arbeiten können, sollten zunächst alle wichtigen Grundeinstellungen in der **Verwaltung** vorgenommen werden. Eine vollständige Einrichtung erleichtert die spätere Arbeit erheblich und sorgt dafür, dass Berechnungen, Auswertungen und Exporte korrekt funktionieren.

Beginnen Sie daher immer damit, in der Verwaltung alle relevanten Daten Ihres Unternehmens zu vervollständigen.

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# Schritt 1: 

### Stammdaten des Unternehmens hinterlegen

Ergänzen Sie zunächst im Bereich **Stammdaten → Unternehmen** Ihre Unternehmensdaten. Dort hinterlegen Sie unter anderem:

- Unternehmensdaten
- Steuernummer
- Kontaktdaten
- Bankverbindung
- weitere zentrale Firmendaten

Wir empfehlen, alle verfügbaren Felder möglichst vollständig auszufüllen. So haben Sie alle wichtigen Informationen zu Ihrem Unternehmen zentral an einem Ort gesammelt und jederzeit griffbereit.

### Betriebsstätten anlegen

Direkt unterhalb des Unternehmens können Sie Ihre Betriebsstätten hinzufügen. Klicken Sie dazu auf **„+ Neue Betriebsstätte hinzufügen“**.

##### Hinweis: Unterschied zwischen Unternehmen und Betriebsstätte

Das **Unternehmen** stellt Ihre Hauptfirma dar, z. B. die *Pasta la Vista GmbH*.

Die **Betriebsstätte** ist dagegen der jeweilige Betrieb oder Standort, z. B. *Pizzarazzi*.

#### Wichtige Unterschiede

- Im **Unternehmen** wird die **Steuernummer** hinterlegt.
- In der **Betriebsstätte** wird die jeweilige **Betriebsnummer** eingetragen.
- Jede Betriebsstätte besitzt eine eigene Betriebsnummer

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Hinweis:** </span>Die **Sofortmeldung** läuft über die jeweilige Betriebsnummer. Deshalb können Sie sich pro Betriebsstätte separat für die Sofortmeldung in Neolohn registrieren.

### Bereiche und Posten festlegen

Es ist zwingend erforderlich, dass Sie Ihre **Bereiche** und **Posten** bestimmen und entsprechend hinterlegen.

Die **Bereiche** werden im Unternehmen angelegt, z. B.:

- Service
- Küche
- Verwaltung

In der jeweiligen Betriebsstätte definieren Sie anschließend die dazugehörigen **Posten bzw. Positionen**, z. B.:

- Sous Chef
- Saucier
- Entremetier
- Buchhaltung
- Service

*(Ein Bereich und ein Posten können in kleineren Unternehmen natürlich auch identisch sein.)*

Diese Struktur ist wichtig für:

- Dienstplanung (Planung nach Bereichen)
- Kostenstellen-Auswertungen
- Bereichs- und Einsatzort-Auswertungen
- Mitarbeiter-Zuordnungen
- u. v. m.

Weitere Informationen finden Sie hier:

[Anleitung Bereiche &amp; Posten](https://handbuch.neolohn.de/books/neolohn-kunden-handbuch/page/2-bereiche-und-posten?utm_source=chatgpt.com)

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### Weitere Einstellungen vornehmen

Nachdem die Stammdaten eingerichtet wurden, sollten Sie die Verwaltung Bereich für Bereich durchgehen und alle Einstellungen anpassen, die für Ihr Unternehmen relevant sind.

Dazu gehören unter anderem die Bereiche:

- Lohnarten &amp; Bezüge
- Qualifikationen
- Einsatzorte
- Schriftverkehr
- Benutzer &amp; Rollen
- Zeitregeln
- Einstellungen
- Krankenkassen

Weitere Anleitungen zu den einzelnen Bereichen finden Sie hier:

[Neolohn Kunden-Handbuch – Verwaltung &amp; Lohnarten](https://handbuch.neolohn.de/books/neolohn-kunden-handbuch/page/4-lohnartenbezuge?utm_source=chatgpt.com)

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# Schritt 2:

### Mitarbeiter anlegen und vervollständigen

Sobald die Verwaltung vollständig eingerichtet wurde, können Sie damit beginnen, neue Mitarbeiter anzulegen oder bestehende Mitarbeiter-Masken zu vervollständigen. Hinterlegen Sie dort alle relevanten Mitarbeiterdaten.

Die Anleitung zur Mitarbeiterverwaltung finden Sie hier:

[Anleitung Mitarbeiterverwaltung](https://handbuch.neolohn.de/books/neolohn-kunden-handbuch/chapter/mitarbeiterverwaltung?utm_source=chatgpt.com)

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# Schritt 3:

### Lohnfindung und Einrichtung der Abrechnung

Für die Lohnfindung ist ein gemeinsamer Online-Termin mit uns erforderlich. In diesem Termin schauen wir uns die einzelnen Mitarbeiter gemeinsam an und bestimmen, wie diese optimal eingestellt und abgerechnet werden sollen.

Vereinbaren Sie dazu einfach einen Termin mit uns.

Telefon: **089 2000 19595**  
Oder kontaktieren Sie direkt Ihren Neolohn-Berater.

# Verwaltung

# 1. Unternehmen und Betriebsstätten Stammdaten

### Verwaltung: Stammdaten

Unter **Verwaltung → Stammdaten** pflegen Sie die Stammdaten Ihres Unternehmens sowie die Ihrer Betriebsstätten. Das Unternehmen stellt dabei Ihre Hauptfirma dar, während Sie unter *Betriebsstätten* die Möglichkeit haben, weitere Betriebe anzulegen. Jede Betriebsstätte verfügt über eine eigene **Betriebsstättennummer**, wird jedoch über die **Steuernummer des Unternehmens** geführt.

Wir empfehlen, sich einmal die Mühe zu machen, **alle Felder vollständig auszufüllen**, da Sie so einen zentralen Ort haben, von dem aus Sie jederzeit auf alle wichtigen Daten Ihres Unternehmens und Ihrer Betriebsstätten zugreifen können.

#### **Betriebsstätte hinzufügen**

Unter dem Reiter **Verwaltung → Stammdaten** finden Sie unter Ihrem Unternehmen die Schaltfläche **+ Neue Betriebsstätte hinzufügen**. Klicken Sie darauf, um eine neue Betriebsstätte anzulegen und deren Daten zu erfassen.

[![Screenshot neue Betriebstätte.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/screenshot-neue-betriebstatte.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-09/screenshot-neue-betriebstatte.png)Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Sie zunächst den **Namen der neuen Betriebsstätte** eintragen. Mit einem Klick auf **OK** wird die Betriebsstätte erstellt. Anschließend erscheint sie unterhalb der Unternehmensdaten, und über die entsprechende Schaltfläche können Sie alle weiteren relevanten Informationen hinterlegen.

#### **Betriebsstätte wechseln** 

Möchten Sie in die Ansicht einer anderen Betriebsstätte wechseln, klicken Sie links unter der Monatsanzeige auf den aktuell ausgewählten Betrieb. Daraufhin öffnet sich eine Übersicht aller angelegten Betriebsstätten, aus der Sie die gewünschte auswählen können.

[![Screenshot Auswahl Betriebstätte.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/KEyscreenshot-auswahl-betriebstatte.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-09/KEyscreenshot-auswahl-betriebstatte.png)

# 2. Bereiche und Posten

### Bereiche und Posten definieren

Um die Personal Struktur Ihres Unternehmens festzulegen, Kosten nach Bereichen oder Einsatzorten auszuwerten und den Dienstplaner optimal zu nutzen, legen Sie Bereiche und die dazugehörigen Posten wie folgt an:

1. Navigieren Sie zu **Verwaltung → Stammdaten**.
2. Suchen Sie den Abschnitt **Bereiche** und klicken Sie auf **+ Neuer Bereich**.
3. Geben Sie den Namen des Bereichs ein, z. B. *Verwaltung*, *Service* oder *Küche*.
4. Klicken Sie auf **OK**, um den Bereich zu erstellen.
5. Sobald der Bereich angelegt ist, können Sie die dazugehörigen **Posten** definieren. Diese Zuordnung erleichtert die Strukturierung der Mitarbeitenden und sorgt dafür, dass Kosten, Einsatzorte und Arbeitspläne korrekt ausgewertet werden.

[![image-1730198059248.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-10/scaled-1680-/image-1730198059248.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-10/image-1730198059248.png)

### Posten zuweisen

Nachdem die Bereiche angelegt wurden, können Sie jedem Bereich **spezifische Posten** zuordnen. Posten spiegeln die unterschiedlichen **Arbeitspositionen oder Rollen** in Ihrem Unternehmen wider und sorgen dafür, dass Kosten, Einsatzorte und Arbeitspläne korrekt zugeordnet werden.

#### Posten anlegen

1. Navigieren Sie in der Software zu **Verwaltung → Stammdaten → Betriebsstätte**.
2. Klicken Sie auf **Neuer Posten**, um einen neuen Posten anzulegen.
3. Tragen Sie die Bezeichnung des Postens ein und speichern Sie die Eingabe.

Sobald der Posten erstellt wurde, kann er einem Bereich zugewiesen werden und steht für die Planung und Auswertungen innerhalb der Software zur Verfügung.

[![image-1730200989468.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-10/scaled-1680-/image-1730200989468.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-10/image-1730200989468.png)

# 4. Lohnarten&Bezüge

<article class="text-token-text-primary w-full focus:outline-none scroll-mt-[calc(var(--header-height)+min(200px,max(70px,20svh)))]" data-scroll-anchor="true" data-testid="conversation-turn-4" data-turn="assistant" data-turn-id="55198a22-41b0-4b91-858f-b6c9d3dbad09" dir="auto" id="bkmrk-verwaltung%3A-lohnarte" tabindex="-1">### Verwaltung: Lohnarten 

Im Bereich **Lohnarten &amp; Bezüge** finden Sie alle Lohnarten, die Sie Mitarbeitern zuordnen können. Diese sind an die **DATEV-Lohnarten** angelehnt.

Die Übersicht ist in folgende Spalten unterteilt:

<div class="text-base my-auto mx-auto pb-10 [--thread-content-margin:--spacing(4)] thread-sm:[--thread-content-margin:--spacing(6)] thread-lg:[--thread-content-margin:--spacing(16)] px-(--thread-content-margin)"><div class="[--thread-content-max-width:40rem] thread-lg:[--thread-content-max-width:48rem] mx-auto max-w-(--thread-content-max-width) flex-1 group/turn-messages focus-visible:outline-hidden relative flex w-full min-w-0 flex-col agent-turn" tabindex="-1"><div class="flex max-w-full flex-col grow"><div class="min-h-8 text-message relative flex w-full flex-col items-end gap-2 text-start break-words whitespace-normal [.text-message+&]:mt-5" data-message-author-role="assistant" data-message-id="e2530e61-29b5-4279-9028-f3e0f7339630" data-message-model-slug="gpt-5" dir="auto"><div class="flex w-full flex-col gap-1 empty:hidden first:pt-[3px]"><div class="markdown prose dark:prose-invert w-full break-words light markdown-new-styling">- **Lohnarten-Nr.**  
    Nummer, die Neolohn der jeweiligen Lohnart zuweist.
- **Export-Nr.**  
    Hier wird die Nummer eingetragen, die Ihr Lohnbuchhalter/Steuerberater für diese Lohnart in DATEV vorgibt.  
    *Beispiel:* Die Lohnart *Mankogeld* hat in DATEV die Nummer **2200** – tragen Sie diese hier ein.
- **Export**  
    Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn die Lohnart exportiert werden soll. Entfernen Sie das Häkchen, wenn diese nicht im Export berücksichtigt werden soll.
- **Bezeichnung**  
    Beschreibung der Lohnart.
- **Standard**  
    Hier können Sie einen Standardwert für die Lohnart hinterlegen.  
    *Beispiel:* Für *Mankogeld* 16,00 €, damit dieser Betrag automatisch monatlich abgerechnet wird.
- **Rechengröße**  
    Bestimmt die Berechnungsweise der Lohnart, z. B. *monatlich*, *täglich* oder *Menge × Faktor*.
- **Steuer &amp; Sozialversicherung**  
    Zeigt an, wie die Lohnart versteuert und verbeitragt wird.
- **Ausgleichsbetrag**  
    Setzen Sie ein Häkchen, wenn die Lohnart in den Ergänzungslohn einfließen soll.
- **FinBu-Konto**  
    Hier können Sie das entsprechende Konto der Finanzbuchhaltung hinterlegen.
- **Entfernen**  
    Entfernt die Lohnart aus der aktiven Liste. Hinweis: Die Lohnart wird **nicht endgültig gelöscht**, sondern nur aus der aktiven Auswahl entfernt.

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</div></div></div></div></div></div>### Weitere Lohnarten hinzufügen

Sollte eine Lohnart in der aktiven Liste fehlen, können Sie über **+ Auswahl an Lohnarten** weitere Lohnarten hinzufügen. Klicken Sie anschließend auf **Verwenden**.

**Tipp:** Falls eine passende Lohnart nicht vorhanden ist, stehen Ihnen **Musterlohnarten** zur Verfügung. Diese können Sie individuell umbenennen und anschließend hinzufügen.

### Lohnartengruppen hinzufügen

Mit **Lohnartengruppen** haben Sie die Möglichkeit, Vorlagen zu erstellen, die mehrere Lohnarten und Netto-Bezüge enthalten. Diese können Sie anschließend mit nur einem Klick einem Mitarbeiter zuweisen.

So gehen Sie vor:

<div class="text-base my-auto mx-auto pb-10 [--thread-content-margin:--spacing(4)] thread-sm:[--thread-content-margin:--spacing(6)] thread-lg:[--thread-content-margin:--spacing(16)] px-(--thread-content-margin)"><div class="[--thread-content-max-width:40rem] thread-lg:[--thread-content-max-width:48rem] mx-auto max-w-(--thread-content-max-width) flex-1 group/turn-messages focus-visible:outline-hidden relative flex w-full min-w-0 flex-col agent-turn" tabindex="-1"><div class="flex max-w-full flex-col grow"><div class="min-h-8 text-message relative flex w-full flex-col items-end gap-2 text-start break-words whitespace-normal [.text-message+&]:mt-5" data-message-author-role="assistant" data-message-id="e2530e61-29b5-4279-9028-f3e0f7339630" data-message-model-slug="gpt-5" dir="auto"><div class="flex w-full flex-col gap-1 empty:hidden first:pt-[3px]"><div class="markdown prose dark:prose-invert w-full break-words light markdown-new-styling">1. Klicken Sie auf **+ Neue Lohnartengruppe hinzufügen**.
2. Vergeben Sie einen passenden Titel für die Vorlage, z. B. *Standard Service Lohnarten*.
3. Wählen Sie alle gewünschten **Lohnarten und Netto-Bezüge** aus, die standardmäßig in dieser Vorlage enthalten sein sollen.
4. Klicken Sie auf **Fertig**, damit die Vorlage gespeichert wird.

</div></div></div></div></div></div>[![Screenshot Lohnartengruppe.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/screenshot-lohnartengruppe.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-09/screenshot-lohnartengruppe.png)

Die erstellte Lohnartengruppe steht anschließend in der **Mitarbeiter-Maske** zur Auswahl bereit und kann direkt zugewiesen werden.

</article>

# 5. Netto Be-/Abzüge

### Verwaltung: Netto-Be-/Abzüge

**Netto-Be-/Abzüge** sind Buchungen, die **erst nach der Steuer- und Sozialversicherungsberechnung** berücksichtigt werden.  
Das bedeutet: Sie beeinflussen **nicht** das Steuer- oder Sozialversicherungs-Brutto, sondern wirken sich direkt auf das **Netto** aus.

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#### Beispiele für Netto-Abzüge (werden vom Netto abgezogen)

- **Pfändungen**
- **Vorschüsse**
- **Sachbezugskosten** (z. B. Kantinenpauschale 4,40 € täglich, wenn der Mitarbeiter mitisst)
- **Rückzahlungen vom Mitarbeiter**

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#### Beispiele für Netto-Bezüge (werden dem Netto hinzugerechnet)

- **steuerfreie Erstattungen** (z. B. Fahrkostenerstattung, Verpflegungspauschalen)
- **Auslagenersatz** (z. B. wenn ein Mitarbeiter etwas für die Firma ausgelegt hat und das Geld zurückerhält)
- **steuerfreie Zuschüsse** (z. B. Internetzuschuss mit Nachweis)

### Neue Netto-Be-/Abzüge hinzufügen

Um einen neuen Netto-Bezug oder Abzug zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf **+ Neue Netto Be-/Abzüge hinzufügen**.
2. Vergeben Sie eine **Bezeichnung** für den Bezug und bestätigen Sie mit **OK**.
3. Der neue Bezug erscheint nun in der **aktiven Liste** und kann individuell angepasst werden:
    
    
    - **Lohnarten-Nr.**: Nummer, die Neolohn der jeweiligen Lohnart zuweist.
    - **Export-Nr.**: Nummer, die Ihr Lohnbuchhalter oder Steuerberater für diese Lohnart in DATEV vorgibt.
    - **Export**: Häkchen setzen, wenn die Lohnart exportiert werden soll. Entfernen Sie das Häkchen, wenn sie nicht exportiert werden soll.
    - **ohne „-“**: Setzen Sie hier ein Häkchen, damit beim Export das Minuszeichen nicht übernommen wird. Dies ist nützlich, wenn das andere Lohnsystem den Abzug bereits als Minusbetrag hinterlegt hat.
    - **Bezeichnung**: Beschreibung der Lohnart.
    - **Standardbetrag**: Hier können Sie einen Standardwert für die Lohnart hinterlegen.
    - **Rechengröße**: Bestimmt die Berechnungsweise der Lohnart, z. B. *monatlich*, *täglich* oder *Menge × Faktor*.
    - **AG-Kostenrelevant**: Legt fest, ob der Nettobezug bei den Arbeitgeberkosten berücksichtigt wird.
    - **SEPA-Vorschuss**: Wird der Haken gesetzt, wird der Bezug im SEPA-Vorschuss berücksichtigt.
    - **FinBu-Konto**: Hier kann das entsprechende Konto der Finanzbuchhaltung hinterlegt werden.
    - **Entfernen**: Entfernt die Lohnart aus der aktiven Liste. Hinweis: Die Lohnart wird **nicht vollständig gelöscht**, sondern nur aus der aktiven Auswahl entfernt.

# 3. Qualifikationen

### Verwaltung: Qualifikationen

In der Verwaltung können Sie die **Qualifikationen** festlegen, die später in der **Mitarbeiter-Maske** zur Auswahl stehen sollen.

So gehen Sie vor:

1. Klicken Sie auf **+ Neue Qualifikation hinzufügen**.
2. Es öffnet sich ein neues Fenster.
3. Tragen Sie die **Qualifikation** ein – jeweils in den Formen *neutral*, *weiblich* und *männlich*.
4. Optional können Sie direkt eine **Qualifikationsnummer** vergeben.
5. Klicken Sie auf **OK**, um die Eingabe zu speichern.

Die Qualifikation ist nun hinterlegt und kann einzelnen Mitarbeitern zugewiesen werden.

# 6. Einsatzorte

### Einsatzorte hinterlegen

In diesem Bereich können Sie alle **Einsatzorte** Ihrer Betriebstätten hinterlegen. Dies kann sowohl für unterschiedliche Bereiche als auch für **Events** oder besondere Einsatzorte erfolgen. Einsatzorte sind besonders nützlich, da Sie im Bereich **Berichte** Auswertungen nach Einsatzort erstellen können. Je nach Bedarf können Sie also beliebig viele Einsatzorte anlegen, um später gezielte Auswertungen zu erhalten.

##### Einsatzort anlegen: 

Um einen neuen Einsatzort anzulegen, gehen Sie in der Software zu **Verwaltung → Einsatzorte** und klicken auf **+ Neuen Einsatzort hinzufügen**. Vergeben Sie eine passende **Bezeichnung** für den Einsatzort und bestätigen Sie mit **OK**. Der Einsatzort erscheint anschließend in der **Mitarbeiter-Maske** und kann einzelnen Mitarbeitenden zugewiesen werden.

# 7. Schriftverkehr

### Schriftverkehr-Vorlagen verwalten

In diesem Bereich können Sie alle **Vorlagen für Schriftverkehr** verwalten, wie zum Beispiel **Arbeitsverträge, Abmahnungen oder Kündigungen**, die später in der **Mitarbeiter-Maske** erstellt werden können.

#### Eigene Vertragsvorlage erstellen

Um eine neue Vorlage anzulegen, navigieren Sie in der Software zu **Verwaltung → Schriftverkehr** und klicken dort auf **Vorlagen**. Wählen Sie anschließend **„Neue Vorlage“** aus. Sie haben die Möglichkeit, eine bestehende Vorlage zu kopieren und zu bearbeiten oder **„Keine Auswahl“** zu wählen, wenn Sie eine komplett neue Vorlage erstellen möchten.

Geben Sie der Vorlage einen aussagekräftigen **Namen**, zum Beispiel *Vollzeit Arbeitsvertrag Service Betriebsstätte München*, und bestätigen Sie mit **OK**. Die neue Vorlage steht anschließend in der **Mitarbeiter-Maske → Reiter Postfach** zur Verfügung und kann dort für einzelne Mitarbeitende genutzt werden.

# 8. Benutzer und Rollen

### Neuen Benutzer anlegen

Um einen neuen Zugang zur Software zu erstellen, unterscheiden Sie zunächst zwischen **internen** und **externen Benutzern**.

- **Interne Benutzer** sind Ihre Mitarbeiter, die bereits in der Software angelegt und in der Mitarbeiterliste aufgeführt sind.
- **Externe Benutzer** sind beispielsweise Ihr Lohnbuchhalter oder andere Personen außerhalb Ihres Unternehmens.

Je nach Auswahl klicken Sie entweder auf **+Neuen externen Benutzer anlegen** oder auf **+Mitarbeiter eine neue Rolle zuweisen**. Anschließend tragen Sie den **Namen** sowie die **E-Mail-Adresse** der Person ein. Im nächsten Schritt vergeben Sie eine **Rolle**, die den Umfang der Zugriffsrechte bestimmt. Eine detaillierte Beschreibung der verfügbaren Rollen finden Sie weiter unten in diesem Handbuch.

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Der neu angelegte Benutzer erhält im Anschluss automatisch eine **E-Mail von twodoxx by Neolohn**. Sollte diese nicht im Posteingang erscheinen, empfehlen wir, den **Spam-Ordner** zu überprüfen.

In der E-Mail befindet sich ein Link, über den der Benutzer aufgefordert wird, ein **individuelles Passwort** für seinen Account zu erstellen. Das Passwort muss folgende Anforderungen erfüllen: mindestens **10 Zeichen**, enthaltene **Sonderzeichen**, **Groß- und Kleinbuchstaben** sowie **Zahlen**.

Nach Abschluss der Passwortvergabe sind die **E-Mail-Adresse** und das **gewählte Passwort** die persönlichen Zugangsdaten für den Login in Neolohn.

**Welcher Benutzer kann was:**

Unter **Verwaltung** -&gt; **Benutzer** findet man die Benutzerverwaltung und die Rollenzuweisung.

[![image-1724831760117.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/scaled-1680-/image-1724831760117.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/image-1724831760117.png)

**Sachbearbeiter:**

- Hat Zugriff auf die Unternehmensverwaltung
- Kann in neolohn andere Benutzer anlegen und deaktivieren
- Kann in neolohn Mitarbeitern weitere Rollen zuweisen
- Kann Mitarbeiter anlegen, auf den Dienstplan zugreifen, die Vergütung der Mitarbeiter sehen und verändern und Berichte sowie Dokumente erstellen.

**Chef vom Dienst (Budget)**

- Kann Mitarbeiter anlegen
- Kann auf den Dienstplan zugreifen
- Kann Arbeitszeiten bei den Mitarbeitern ergänzen und anpassen
- Kann Arbeitgeberkosten der Mitarbeiter sehen (in der Übersicht und im Dienstplan)
- <u>KANN NICHT</u>: Zugriff auf die Unternehmensverwaltung, Erstellung und Einsicht von Dokumenten und Berichten

**Chef vom Dienst**

- Kann das Selbe wie „Chef vom Dienst (Budget)“
- <u>KANN ZUSÄTZLICH NICHT</u>: Einsicht der Arbeitgeberkosten pro Mitarbeiter

**Dienstplaner:**

- Kann ausschließlich den Dienst planen (ohne Budget)

**Zeitenpfleger:**

- Kann Arbeitszeiten bei den Mitarbeitern ergänzen und anpassen
- Zugriff nur auf die Zeiteneingabe relevanter Daten der Mitarbeiter
- Voller Zugruff auf den Dienstplan ohne Budget

**Zeiterfassung**

- Systembenutzer der nur auf die Zeiterfassung zugreifen kann

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Infos zum aktivieren der Zeiterfassung auf ihrem Tablet finden sie hier: [https://handbuch.neolohn.de/books/neolohn-kunden-handbuch/page/3-zeiterfassung](https://handbuch.neolohn.de/books/neolohn-kunden-handbuch/page/3-zeiterfassung)</span>

# Pausenmodelle für Zeiterfassung einstellen & erstellen

In der **Verwaltung → Zeitregeln** können Sie individuelle **Pausenmodelle** festlegen, die bei der Zeiterfassung der Mitarbeiter automatisch hinterlegt und genutzt werden können.

Standardmäßig ist das **gesetzliche Pausenmodell** in der Verwaltung hinterlegt:

- **Ab 6 Stunden Arbeitszeit:** 30 Minuten Pause
- **Ab 9 Stunden Arbeitszeit:** 15 Minuten Pause

Sie können jedoch auch **eigene Pausenregelungen** erstellen, z. B. für unterschiedliche Bereiche oder Mitarbeitertypen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf **„Pausenmodell wählen“**.
2. Geben Sie im leeren Feld unter **Bezeichnung** den Namen Ihres Pausenmodells ein, z. B. *Pause Auszubildende* oder *Pausen Küche.*

[![Screenshot Pause.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ik6screenshot-pause.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-11/ik6screenshot-pause.png)

1. Klicken Sie auf **„Extra Pause“**, um eine neue Pause hinzuzufügen.
2. Legen Sie fest, **nach wie vielen Stunden** Arbeitszeit die Pause greifen soll (z. B. 5 Stunden) und **wie viele Minuten** abgerechnet werden sollen (z. B. 30 Minuten).
3. Über das Kästchen mit dem **€-Symbol** können Sie festlegen, ob die Pause **bezahlt** werden soll. Haken gesetzt = bezahlt, Haken entfernt = unbezahlt.

[![Screenshot Pause bezahlt.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/LRdscreenshot-pause-bezahlt.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-11/LRdscreenshot-pause-bezahlt.png)

Klicken Sie auf **„Neu erstellen“**, um die Pausen-Vorlage zu speichern. Danach steht Ihre Vorlage zur Verfügung und kann in der **Mitarbeiter-Maske → Bereich Beschäftigung/Tätigkeit** ausgewählt und dem Mitarbeiter zugewiesen werden.

[![Screenshot Pause MA Auswahl.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/screenshot-pause-ma-auswahl.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-11/screenshot-pause-ma-auswahl.png)

Sind die Arbeitszeiten in der **Mitarbeiter-Maske** erfasst, wird die Pause automatisch entsprechend des hinterlegten Pausenmodells berechnet.

Um die Pause für einzelne Tage einzusehen, klicken Sie auf den jeweiligen Tag. Im mittleren Bereich wird die berechnete Pause direkt angezeigt.  
Zusätzlich können Sie oberhalb der erfassten Arbeitszeiten eine **zweite Anzeigezeile** einblenden, indem Sie den Haken in der zweiten Zeile setzen (siehe Markierung im Beispielbild). Dadurch werden die Pausen übersichtlich mit dargestellt.

[![Screenshot pause zeiten ma.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/screenshot-pause-zeiten-ma.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-11/screenshot-pause-zeiten-ma.png)

# Zeitenimport aus anderen Systemen

Im Reiter **Verwaltung &gt; Zeitregeln** können im Bereich Zeitenimport aus verschiedenen Quellen importiert werden. Diese Importe können Zeiten von mehreren Mitarbeiter gleichzeitig aus einer Betriebsstätte abrufen und in neolohn importieren.

### Zeiten aus E2N

Sofern Sie Ihre Zeiterfassung über die Software von E2N durchführen, können Arbeitszeiten und Abwesenheiten über unsere interne Schnittstelle importiert werden. Hierfür wird der in der E2N-Software hinterlegte API-Key benötigt sowie eine kurze Konfiguration durch das neolohn-Team.

[![image.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/Dpuimage.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-01/Dpuimage.png)

Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie diese Schnittstelle nutzen möchten, da eine manuelle Freischaltung unsererseits erforderlich ist.

### Zeitenimport aus CSV

Ebenfalls können Zeiten **aus einer CSV-Datei** importiert werden.

[![image.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/image.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-01/image.png)

Dafür reicht der Upload einer einfacher CSV-Datei, die im Folgenden Format importiert werden muss:

- Betriebsnummer;Personalnummer;Postennummer;Qualifikationsnummer;Datum;Von;Bis;Dauer;Schichtnummer(optional);EGFZ;Einsatzort(optional)
- Bitte geben Sie keine Headerzeile an
- Pausen werden hier einzeln angegeben
- Das **Pausenmodell** ist auch anwendbar wenn keine Pausen explizit angewendet werden, dann muss das Feld **Dauer** die **gesamte** **Schichtzeit** inklusive Pausen betragen.
- Beispiel:
- 12345678;123;7;2;06.05.2025;06:45;11:08;04:23;1;1;16
- 12345678;123;7;2;06.05.2025;11:08;11:53;00:45;2;31;16
- 12345678;123;7;2;06.05.2025;11:53;16:15;04:22;3;1;16


Feldbeschreibung:

- **Betriebsnummer:** Die in der Betriebstätte hinterlegte Betriebsnummer
- **Personalnummer:** Die im Mitarbeiter hinterlegte Personalnummer
- **Postennummer:** Die in der Betriebsstätte hinterlegte Postennummer (Kostenstelle)
- **Qualifikationsnummer:** Die hinterlege Qualifikationsnummer (muss dem Mitarbeiter zugeordnet sein)
- **Datum:** Das Datum der Schicht im Format TT.MM.JJJJ bzw. DD.MM.YYYY, z.B. "07.06.2025"
- **Von:** Start Uhrzeit der Schicht im Format HH:mm, z.B. "07:00"
- **Bis:** Ende Uhrzeit der Schicht im Format HH:mm, z.B. "15:05"
- **Dauer:** Dauer der Schicht im Format HH:mm, z.B. "08:05" für 8 Stunden und 5 Minuten
- **Schichtnummer:** Laufende Schichtnummer des Tages (optional)
- **EGFZ:** Typ der Schicht (z.B. 1 für Arbeit, 2 Urlaub, 3 Krank, 31 unbezahlte Pause, ...)
- **Einsatzort:** Die im Unternehmen hinterlegte Einsatzortsnummer (muss dem Mitarbeiter zugeordnet sein) (optional)

### Zeitenimport aus eigener API

Zeiten können ebenfalls aus einer API-Schnittstelle geladen werden, die Einstellungen dafür können in der letzten Option unter **Zeiten aus eigener API abrufen** getätigt werden. Dieses Feld ist aufklappbar.

[![image.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/RLXimage.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-01/RLXimage.png)

Bitte entnehmen Sie die Informationen zum Import von Zeiten über eine selbst entwickelte Schnittstelle dem folgenden Dokument.

[Zeitdatenschnittstelle - neolohn - RESTAPI.pdf](https://handbuch.neolohn.de/attachments/12)

# Einstellungen

Im Bereich **Einstellungen** finden Sie die Standard-Einstellungen für die **Mitarbeiter-App** sowie Vorgaben für **neu angelegte Mitarbeiter**. Außerdem können Sie hier zusätzliche **Ordner für das Mitarbeiter-Postfach** in der Mitarbeiter-Maske anlegen.

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### MA-App Einstellungen

Hier können Sie die Funktionen der Mitarbeiter-App individuell an Ihr Unternehmen anpassen. Sie haben unter anderem die Möglichkeit, folgende Funktionen zu aktivieren oder zu deaktivieren:

- Schichttausch
- Dienstplan
- Zeiterfassung
- Nachrichten-Funktion
- weitere App-Module

Zusätzlich können Sie bestimmen, welche Informationen in der Mitarbeiter-App angezeigt werden sollen. So können Sie beispielsweise den:

- Monatsstatus ausblenden
- Urlaubsanspruch ausblenden

Arbeiten Sie mit der Zeiterfassung direkt über die Mitarbeiter-App, können Sie außerdem die **Standortermittlungspflicht** aktivieren. Dadurch wird beim Stempeln der Standort des Mitarbeiters erfasst.

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### Standard-Einstellungen für neue Mitarbeiter

Die hier gesetzten Einstellungen werden automatisch für neu angelegte Mitarbeiter übernommen.

Standardmäßig empfehlen wir, folgende Haken aktiviert zu lassen:

- **SFN-Zuschläge kappen**
- **Mindestlohnrelevante Zuschläge**

**! Wichtiger Hinweis für Bayern:** Wenn Ihr Lohnbuchhalter in Bayern abrechnet, muss zusätzlich der Haken bei:

**„SV-pflichtige Zuschläge auf den Ausgleichsbetrag“** aktiviert werden.

Die Rentenversicherung prüft bundesweit unterschiedlich. Ausschließlich die Rentenversicherung in Bayern verlangt, dass Zuschläge auf den Ausgleichsbetrag sozialversicherungspflichtig verbeitragt werden.

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### Zusätzlicher Nachtarbeitszuschlag N6

Dieser Zuschlag muss nur aktiviert werden, wenn Mitarbeiter regelmäßig Nachtarbeit leisten.

Der Zuschlag betrifft Arbeitszeiten im gesetzlichen Nachtarbeitszeitraum und kann vom Mitarbeiter unter bestimmten Voraussetzungen eingefordert werden. Dieser Zuschlag wird nicht aktiv von Behörden geprüft, kann jedoch im Streitfall arbeitsrechtlich geltend gemacht werden. Voraussetzung dafür ist, dass der Mitarbeiter tatsächlich regelmäßig in den entsprechenden Nachtzeiten arbeitet.

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### SFN Steuer-/SV-freie Zuschläge einzeln ausweisen

Diese Einstellung bestimmt lediglich, ob Zuschläge einzeln auf der Lohnabrechnung dargestellt werden.

Unsere Empfehlung ist, die Zuschläge in einer gemeinsamen Lohnart **„SFN-Zuschläge“** zusammenzuführen. Dadurch bleibt die Lohnabrechnung deutlich übersichtlicher, da einzelne Zuschlagsarten die Abrechnung schnell unnötig verlängern und komplizierter machen können.

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### Tägliche Gutzeit stempeln

Mit dieser Funktion gleicht die Software bei der Zeiterfassung täglich automatisch auf die Sollstunden des Mitarbeiters aus und bucht entsprechend Stunden hinzu oder ab.

Unsere Empfehlung ist die Nutzung der **monatlichen Gutzeit**, da diese in der Praxis meist übersichtlicher und flexibler ist.

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### Zeiterfassung nur mit Dienstplan in der App

Wird diese Funktion aktiviert, können Mitarbeiter die Zeiterfassung in der Mitarbeiter-App nur nutzen, wenn für den entsprechenden Zeitraum eine passende Schicht im Dienstplan hinterlegt wurde.

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### Urlaubsanträge – Urlaub an Feiertagen

Mit der Funktion **„Urlaub am Feiertag einfügen“** bestimmen Sie, wie Feiertage innerhalb eines beantragten Urlaubs behandelt werden.

Ist die Funktion aktiviert und ein Mitarbeiter beantragt Urlaub über die Mitarbeiter-App, wird ein Feiertag innerhalb des Urlaubszeitraums ebenfalls als Urlaubstag berechnet und nicht separat als Feiertag behandelt.

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### Betriebsbezogene Personalnummer

Aktivieren Sie diese Funktion, wenn Sie Ihre eigenen Personalnummern verwalten möchten.

Ist die Funktion deaktiviert, erstellt Neolohn die Personalnummern automatisch.

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### Arbeit am Feiertag

Hier legen Sie fest, wie Arbeit an Feiertagen behandelt werden soll. Ihnen stehen folgende Optionen zur Verfügung:

- **Ohne Berücksichtigung**
- **Zusätzliche Gutzeit**
- **Zusätzliche Vergütung**

Die ausgewählte Einstellung wird bei Feiertagsarbeit automatisch berücksichtigt und entsprechend berechnet.

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### Automatische Probezeit nach Monaten

Geben Sie hier an, wie lange die Probezeit standardmäßig dauern soll.

Diese Einstellung wird automatisch bei neuen Mitarbeitern hinterlegt, kann jedoch jederzeit mitarbeiterspezifisch angepasst werden.

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### Automatische Befristung nach Monaten

Hier definieren Sie die standardmäßige Dauer einer Befristung für neu angelegte Mitarbeiter.

Auch diese Einstellung kann später individuell beim jeweiligen Mitarbeiter angepasst werden.

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### Pausenmodell auswählen

Hier wählen Sie das standardmäßig verwendete Pausenmodell aus.

Im Bereich **Zeitregeln** können Sie zusätzlich eigene Pausenmodelle erstellen und verwalten. Weitere Informationen dazu finden Sie hier:

[Pausenmodelle für die Zeiterfassung erstellen und verwalten](https://handbuch.neolohn.de/books/neolohn-kunden-handbuch/page/pausenmodelle-fur-zeiterfassung-einstellen-erstellen?utm_source=chatgpt.com)

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### EFZG-Stunden

Hier legen Sie fest, wie die Stunden bei Urlaub und Krankheit berechnet werden sollen.

Zur Auswahl stehen:

- **Sollstunden**
- **IST-Stunden**
- **Keine Berechnung**

Die ausgewählte Option wird anschließend automatisch für die EFZG-Berechnung verwendet.

# Mitarbeiterverwaltung

# 1. Mitarbeiter anlegen

**Neuen Mitarbeiter anlegen**

Um einen neuen Mitarbeiter anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1\. Klicken Sie auf das **+**-Symbol im Reiter "**Mitarbeiter**" im oberen Hauptmenü.  
Ein Dialogfenster öffnet sich.  
2\. Geben Sie den **Vorname, Nachname** und die **E-Mail-Adresse** des neuen Mitarbeiters ein.  
3\. Klicken Sie auf **OK,** um den Mitarbeiter zu speichern.

Nach dem Speichern öffnet sich automatisch der Mitarbeiter im Menüfeld "**Übersicht**". Die Übersicht bietet einen Überblick über die wichtigsten Daten. Hier können Sie folgende Funktionen nutzen:

\- Beschäftigungswechsel  
\- Registrierungscode generieren  
\- App-Login aktivieren/deaktivieren  
\- Mitarbeiter archivieren  
\- Sofortmeldung

Um Informationen zum Mitarbeiter zu erfassen, wechseln Sie in die entsprechenden Reiter.

**1. Personalien**

Unter dem Reiter "**Personalien"** erfassen Sie die persönlichen Informationen des Mitarbeiters. Die rot umrandeten Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden, um die Lohnabrechnung und die Dienstplanfunktion nutzen zu können.

[![image-1724839243379.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/scaled-1680-/image-1724839243379.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/image-1724839243379.png)

**2. Beschäftigung**

Unter dem Reiter "**Beschäftigung"** verwalten Sie alle **Angaben zum Beschäftigungsverhältnis**, einschließlich Qualifikation und Vergütung. Auch die Zuordnung der Posten und Einsatzorte erfolgt hier, was für die Dienstplanung und spätere Auswertungen erforderlich ist.

Wie Sie Qualifikationen und Posten verwalten, erfahren Sie in den entsprechenden Erklärungen:  
[Qualifikationen und Vergütung](https://handbuch.neolohn.de/books/neolohn-kunden-handbuch/page/2-ma-qualifikation-und-vergutung "Qualifikationen und Vergütung")  
[Bereiche und Posten ](https://handbuch.neolohn.de/books/neolohn-kunden-handbuch/page/2-bereiche-und-posten "Bereiche und Posten ")

[![image-1724839987657.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/scaled-1680-/image-1724839987657.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/image-1724839987657.png)

**3. Abgaben**

Unter dem Reiter "**Abgaben"** hinterlegen Sie Informationen zur

- Lohnsteuer
- Sozialversicherung
- Krankenkasse
- Finanzamt

[![image-1724841962266.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/scaled-1680-/image-1724841962266.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/image-1724841962266.png)

**4. Lohnarten &amp; Bezüge**

Unter "**Lohnarten &amp; Bezüge**" legen Sie fest, welche Lohnarten und Bezüge für die Lohnabrechnung verwendet werden sollen. Eine ausführliche Erklärung zu den verschiedenen Lohnarten finden Sie hier:  
[Lohnarten und Bezüge](https://handbuch.neolohn.de/books/neolohn-kunden-handbuch/page/3-ma-lohnarten-und-bezuge "Lohnarten und Bezüge")

[![image-1724843732382.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/scaled-1680-/image-1724843732382.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/image-1724843732382.png)

**Lohnarten hinzufügen**

1\. Klicken Sie auf „**+ Lohnarten hinzufügen**“. Dadurch öffnet sich eine Liste aller verfügbaren Lohnarten.  
2\. Um eine Lohnart hinzuzufügen, klicken Sie rechts auf das grüne Feld „**verwenden**“. Die ausgewählte Lohnart wird dann oben angezeigt und in der Lohnabrechnung verwendet.  
3\. Sie haben außerdem die Möglichkeit, verschiedene Faktoren nach Ihren Bedürfnissen anzupassen.

Eine Übersicht der gängigsten Einstellungen zu den Lohnarten finden Sie hier:  
[Lohnarten und Bezüge](https://handbuch.neolohn.de/books/neolohn-kunden-handbuch/page/3-ma-lohnarten-und-bezuge "Lohnarten und Bezüge")

**5. Zuschläge**

Im Bereich „**Zuschläge**“ können Sie die SFN-Zuschläge verwalten.

Hinweis: Wir empfehlen, in Bayern das Häkchen bei „SV-pflichtige Zuschläge auf den Ausgleichsbetrag“ zu setzen.

[![image-1724844844667.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/scaled-1680-/image-1724844844667.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/image-1724844844667.png)

**6. Zeitkonto**

Unter dem Reiter „**Zeitkonto**“ hinterlegen Sie die Urlaubstage Ihres Mitarbeiters. Wenn Sie im Reiter "Beschäftigung" das Eintrittsdatum und die Beschäftigungsart hinterlegt haben, ist der gesetzliche Urlaubsanspruch bereits automatisch eingetragen. Falls Sie jedoch mit Ihrem Mitarbeiter einen höheren Urlaubsanspruch vereinbart haben, können Sie dies unter „**Zusätzlicher Urlaubsanspruch**“ vermerken.

Tragen Sie einfach die Differenz zum gesetzlichen Anspruch ein. Beispielsweise beträgt der gesetzliche Urlaubsanspruch für Vollzeitmitarbeiter 20 Tage. Haben Sie jedoch 28 Tage Urlaub vereinbart, geben Sie die zusätzlichen 8 Tage unter „Zusätzlicher Urlaubsanspruch“ ein.

Unterhalb des Eingabefeldes wird die Gesamtsumme des Urlaubsanspruchs angezeigt, in diesem Fall also 28 Tage.

[![image-1724845574196.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/scaled-1680-/image-1724845574196.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/image-1724845574196.png)

Später haben Sie die Möglichkeit, hier Urlaubsanträge zu genehmigen oder abzulehnen.

-&gt; Weitere Informationen zur Urlaubsverwaltung finden Sie unter folgendem Link: [Urlaubsverwaltung](https://handbuch.neolohn.de/books/neolohn-kunden-handbuch/page/5-urlaubsverwaltung "Urlaubsverwaltung")

Auch Gut- und Minusstunden können Sie hier verwalten.

-&gt;Erklärungen zur Verwaltung vom Gutzeitkonto finden Sie hier: [Zeitkonto](https://handbuch.neolohn.de/books/neolohn-kunden-handbuch/page/1-ma-zeitkonto "Zeitkonto")

**7. Zeiten**

Unter dem Reiter **„Zeiten“** erfolgt die **Zeiterfassung** des Mitarbeiters. Diese wird mithilfe der Mitarbeiter-App und einem QR-Code-Scanner erfasst. Alle weiteren Informationen zum Thema Zeiterfassung finden Sie hier: [Zeiterfassung](https://handbuch.neolohn.de/books/neolohn-kunden-handbuch/page/3-zeiterfassung "Zeiterfassung")

**Manuelle Zeiteingabe**

Wenn Sie Zeiten manuell eingeben möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1\. Klicken Sie auf das **entsprechende Datum**, an dem Sie die Zeiten einfügen möchten.  
2\. Im linken Fenster ist die Zeit „**von**“ markiert. Tragen Sie die gewünschte Uhrzeit ein und drücken Sie **Enter**.   
\- Die Zeit wird nun im ausgewählten Datum hinterlegt.

Hinweis: Sollte die erfasste Zeit nicht übernommen werden, könnte dies daran liegen, dass Sie zunächst die **Qualifikation** und den **Posten** angeben müssen. Stellen Sie sicher, dass diese Angaben korrekt ausgefüllt sind, bevor Sie die Zeit eingeben.

**Urlaub- oder Krankheitstage eintragen**

Unter dem Reiter „**Mitarbeiter**“ &gt; „**Zeiten“** haben Sie die Möglichkeit, manuell **EGFZ-Tage** (Urlaub, Krankheit, Schule usw.) einzutragen. Gehen Sie wie folgt vor:

1\. Im mittleren Feld unter dem blau markierten Bereich „**EGFZ Tage eintragen**“ geben Sie den Zeitraum an (von … bis).  
2\. Wählen Sie anschließend eines der darunter liegenden Felder aus, z. B. „Urlaub“ Das Programm überträgt die Urlaubszeiten automatisch und berechnet ausschließlich die Regelarbeitstage als Urlaub.

[![image-1730211258941.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-10/scaled-1680-/image-1730211258941.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-10/image-1730211258941.png)

Nach der Berechnung des Monats werden die Daten automatisch im Reiter „**Zeitkonto**“ unter „**Urlaubsverwaltung**“ angepasst.

**Zeiten korrigieren**

Um Zeiten zu korrigieren, gehen Sie wie folgt vor:

1\. Klicken Sie auf das Feld, in dem Sie die Zeit korrigieren möchten. Dieses Feld wird dadurch blau markiert.  
2\. Ändern Sie die Zeiten im linken Feld:

[![image-1730205895801.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-10/scaled-1680-/image-1730205895801.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-10/image-1730205895801.png)

  
3\. Drücken Sie erneut **Enter**. Die Uhrzeit wird jetzt in der Übersicht korrigiert.

**Zeiten/Schichten löschen**

Um eine Zeit oder Schicht zu löschen, folgen Sie diesen Schritten:

1\. Klicken Sie wie gewohnt auf das Datum oder die Zeit, die gelöscht werden soll.  
2\. Drücken Sie auf Ihrer Tastatur die Taste **„Entf“**  
3\. Sie werden gefragt, ob Sie die Schicht wirklich löschen möchten. Bestätigen Sie dies mit **„Ja“**  
\- Die Zeit ist nun gelöscht.

**8. Postfach**

Im **Postfach** verwalten Sie alle Dokumente Ihres Mitarbeiters.

Hier können Sie auch den entsprechenden Arbeitsvertrag erstellen.

Alle weiteren Informationen dazu finden Sie hier: [Postfach](https://handbuch.neolohn.de/books/neolohn-kunden-handbuch/page/9-ma-postfach "Postfach")

# 2. MA Qualifikation und Vergütung

**Qualifikation festlegen**

Um die Vergütung festzulegen, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass die richtige **Qualifikation** unter **Verwaltung** &gt; in **Qualifikation** hinterlegt ist.

Falls Sie eine neue Qualifikation vergeben möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1\. Navigieren Sie zu **Verwaltung &gt; Qualifikation**  
2\. Klicken Sie auf den markierten Streifen **„+ Neue Qualifikation hinzufügen“**

[![image-1730214465653.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-10/scaled-1680-/image-1730214465653.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-10/image-1730214465653.png)

Nachdem Sie auf „+ Neue Qualifikation hinzufügen“ geklickt haben, öffnet sich ein Editor, in dem Sie die Details der neuen Qualifikation eintragen müssen.

1\. Tragen Sie die erforderlichen Informationen in die entsprechenden Felder ein.  
2\. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „OK“

[![image-1730214855793.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-10/scaled-1680-/image-1730214855793.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-10/image-1730214855793.png)

Die neue Qualifikation wird nun im Mitarbeiterprofil hinterlegt.

**Vergütung/Lohn festlegen**

Um die Vergütung für den Mitarbeiter festzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1\. Navigieren Sie zum gewünschten Mitarbeiterprofil und wählen Sie den Reiter **„Beschäftigung“ &gt; „Qualifikation/Vergütung“**  
2\. Klicken Sie auf „+ Neue Qualifikation/Vergütung“. Es erscheint eine neue Zeile.  
3\. Wählen Sie zunächst die gewünschte Qualifikation aus und anschließend die Entlohnungsart

[![image-1730216843901.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-10/scaled-1680-/image-1730216843901.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-10/image-1730216843901.png)

\*(Eine Erläuterung zu den verschiedenen Entlohnungsarten finden Sie hier: (#Link einfügen))\*

4\. Je nach gewählter Entlohnungsart füllen Sie die weiteren Felder aus.

\- Beispiel: Für das Effektivlohn-Modell empfehlen wir ein Basisfixum von 10€ (vergleichbar mit einem Bruttobetrag). Der Effektivlohn beschreibt dabei den Auszahlungslohn pro Stunde

**5.Neue Vergütung vereinbaren oder zusätzliche Qualifikation hinzufügen**

Falls für einen Mitarbeiter eine **neue** Vergütungsvereinbarung festgelegt werden soll oder der Mitarbeiter \*\***mehrere Qualifikationen** mit unterschiedlichen Vergütungen hat, gehen Sie wie folgt vor:

  
Fügen Sie einfach eine weitere Qualifikation hinzu, indem Sie den bisherigen Vorgang zur Vergütungsvereinbarung wiederholen.

Bestehende Vergütung anpassen oder deaktivieren:  
Soll eine bestehende Vergütungsvereinbarung geändert oder nicht mehr berücksichtigt werden, entfernen Sie einfach den **blauen Haken** bei „anwenden“. Dadurch wird die Vereinbarung inaktiv, ohne sie zu löschen.

[![image-1730293259612.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-10/scaled-1680-/image-1730293259612.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-10/image-1730293259612.png)

So können Sie flexible Vergütungsmodelle für Mitarbeiter mit unterschiedlichen Qualifikationen verwalten und bei Bedarf schnell anpassen.

# 3. MA Lohnarten und Bezüge

### Lohnarten zuweisen

In diesem Bereich sehen Sie alle Lohnarten, die einem Mitarbeiter **zugeordnet** wurden.  
Über die Auswahl der **Entlohnung** im Reiter **Beschäftigung** werden die entsprechenden Lohnarten automatisch gemäß der gewählten Entlohnungsart hinzugefügt.

- **+ Lohnart hinzufügen**  
    Über diese Funktion können Sie zusätzliche Lohnarten auswählen. Durch Klick auf **Verwenden** wird die gewählte Lohnart den **aktiven Lohnarten** des Mitarbeiters hinzugefügt.
- **Entfernen**  
    Entfernt eine Lohnart aus den aktiven Lohnarten des Mitarbeiters.
- **Verwenden (Häkchen setzen/entfernen)**
    
    
    - Ist das Häkchen gesetzt, wird die Lohnart aktiv genutzt.
    - Entfernen Sie das Häkchen, bleibt die Lohnart zwar in der Liste der aktiven Lohnarten bestehen, wird jedoch **pausiert** und nicht mehr berücksichtigt. Sie kann jederzeit wieder aktiviert werden, indem Sie das Häkchen erneut setzen.
- **Einmalig aktivieren**  
    Wird hier ein Häkchen gesetzt, ist die gewählte Lohnart nur für den Monat aktiv, in dem die Auswahl getroffen wurde. Danach wird sie automatisch wieder deaktiviert.

### Netto-Be-/Abzüge des Mitarbeiters

In diesem Bereich können Sie **Netto-Bezüge und Abzüge** für den Mitarbeiter erfassen.

- Klicken Sie dazu auf **+ Netto Be-/Abzüge hinzufügen**. Es öffnet sich eine Liste mit allen Bezügen, die zuvor in der Verwaltung hinterlegt wurden.
- Soll ein neuer Bezug hinzugefügt werden, muss dieser zunächst in der Verwaltung unter **Lohnarten &amp; Bezüge** über **+ neuen Netto Be-/Abzug hinzufügen** erstellt werden.
- Nach dem Erstellen steht der neue Bezug automatisch in der **Mitarbeitermaske** zur Verfügung und kann dort ausgewählt werden.
- Tragen Sie den gewünschten Betrag ein.
    
    
    - **Tipp:** Soll der Bezug als **Abzug** berücksichtigt werden, setzen Sie ein **Minuszeichen** vor den Betrag.
- Mit Klick auf **Verwenden** wird der Bezug aktiviert.

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### Lohnartengruppe hinzufügen

Wurde in der Verwaltung eine **Lohnartengruppe** erstellt, können Sie diese direkt im Mitarbeiterprofil übernehmen:

- Klicken Sie auf **+ Lohnartengruppe auswählen**.
- Alle in der Vorlage enthaltenen **Lohnarten &amp; Bezüge** werden automatisch dem Mitarbeiter zugewiesen.

Weitere Informationen zur Erstellung und Verwaltung von Lohnartengruppen finden Sie hier: [https://handbuch.neolohn.de/books/iw2-neolohn/page/4-lohnarten](https://handbuch.neolohn.de/books/neolohn-kunden-handbuch/page/4-lohnartenbezuge)

### 💡 Hinweis bei Differenzen 

Kommt es zu **Differenzen** im Vergleich zur Lohnabrechnung Ihres Lohnbuchhalters oder den Personalkosten, prüfen Sie bitte Folgendes:

1. Stimmen die **Schlüsselung der Lohnarten** überein?
2. Werden die Lohnarten **gleich versteuert und verbeitragt**?

Die **Schlüsselung der Lohnarten** können Sie im Bereich **Lohnarten &amp; Bezüge** einsehen, indem Sie auf **+ Lohnarten hinzufügen** klicken.

**Wichtig:**

- Wird die gleiche Lohnbezeichnung verwendet, aber **Versteuerung oder Verbeitragung stimmen nicht überein**, kann dies zu Differenzen führen.
- In diesem Fall erstellen Sie bitte eine **neue Lohnart**, die exakt die Werte Ihres Lohnbuchhalters übernimmt.
- Die bisherige Lohnart kann durch **Entfernen des Häkchens bei „Verwenden“** deaktiviert werden, ohne dass sie endgültig gelöscht wird.

[![Screenshot Schlüsselung.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/screenshot-schlusselung.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-09/screenshot-schlusselung.png)

# 4. MA Zuschläge

Im Bereich **Zuschläge** legen Sie fest, welche Zuschläge für einen Mitarbeiter berücksichtigt werden und wie diese berechnet werden.

**Zuschläge aktivieren:**  
Um Zuschläge für einen Mitarbeiter zu aktivieren, klicken Sie auf **Standard**. Dadurch werden die voreingestellten Zuschläge übernommen. Sie können die Prozentzahl jederzeit direkt im Feld anpassen.

**Zuschläge deaktivieren:**  
Um Zuschläge zu deaktivieren, klicken Sie auf **Aus (0 %)**. Der Zuschlag wird damit nicht mehr berücksichtigt.

**SFN-Zuschläge kappen**  
Setzen Sie hier den Haken, wenn die **Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge (SFN-Zuschläge)** nur bis zum Erreichen des vereinbarten Nettoentgelts berücksichtigt werden sollen.  
Sobald das vereinbarte Netto erreicht ist, werden darüber hinausgehende Zuschläge **nicht mehr ausgezahlt**.

Ist der Haken **nicht** gesetzt, werden alle erarbeiteten SFN-Zuschläge **in voller Höhe vergütet**. Dies kann insbesondere in Monaten mit vielen Zuschlägen dazu führen, dass der Mitarbeiter ein **höheres Nettoentgelt als vereinbart** erhält.

**Nachtarbeitszuschlag N6 (lt. §6 Abs. 5 ArbZG)**

Die Grundlage für einen Nachtzuschlag ist § 6 Abs. 5 ArbZG (Arbeitszeitgesetz). Dieser fordert einen Bruttoentgeltzuschlag oder Freizeitausgleich für die in der Nachtzeit geleisteten Arbeitsstunden. Also für die zwischen 23.00 Uhr und 6.00 Uhr geleisteten Nachtarbeitsstunden. Jedoch ist nicht in jedem Fall der Nachtarbeit ein Ausgleich zu leisten. Dies richtet sich nach der Qualifizierung als Nachtarbeitnehmer. Nach § 2 Absatz 5 ArbZG handelt es sich dabei um einen Arbeitnehmer, **der in der Regel Nachtarbeit in Wechselschicht leistet oder mindestens 48 Tage im Kalenderjahr Nachtarbeit leistet**. Nach der Qualifizierung als Nachtarbeitnehmer gilt § 6 Abs. 5 ArbZG, welcher einen besonderen Schutzcharakter aufweist. Es sind insbesondere Gesundheitsbestimmungen getroffen worden, um die durch die Nachtarbeit möglicherweise auftretenden Gefahren einzudämmen und zu erkennen. Dazu tritt eine Weiterbeschäftigungspflicht, sollte die Nachtarbeit aus medizinischen Gründen nicht mehr möglich sein. Die Art des in § 6 Abs. 5 ArbZG geforderten Ausgleichs liegt im Ermessen des Arbeitnehmers. Es handelt sich Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts um eine Wahlschuld (BAG, Urt. v. 05.09.2002 – 9 AZR 202/01).

Der Ausgleich für die Nachtarbeit ist nicht fest geregelt, sondern muss angemessen sein.

Mindestlohnrelevante Zuschläge

Setzen Sie hier den Haken, um **SFN-freie Zuschläge** zu nutzen, die dabei helfen, den **Mindestlohn** zu erreichen.

# 5. MA Postfach / Dokumenten Verwaltung / Vorlagen

#### **Dokumentenübersicht**

In die **Dokumentenübersicht** gelangen Sie über den Reiter „**Mitarbeiter**“ im Hauptmenü und den Unterpunkt „**Postfach**“.

Die Dokumentenübersicht zeigt Ihnen eine sortierte Liste aller gespeicherten Dokumente für den ausgewählten Mitarbeiter.

Um ein Dokument einzusehen, klicken Sie auf das entsprechende Dokument. Es öffnet sich anschließend in Ihrem Browserfenster.

[![image-1727165664432.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-09/scaled-1680-/image-1727165664432.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-09/image-1727165664432.png)

**Vorlagen erstellen**

Neolohn bietet Ihnen die Möglichkeit vorgefertigte Mustervorlagen, spezifisch auf einen Mitarbeiter zu erstellen.

Neolohn Vorlagen:

Abmahnung  
Abmahnung wegen Alkohol  
Abmahnung wegen Vernachlässigung der Ausbildung  
Allerletzte Abmahnung  
Änderung der Vergütungsvereinbarung  
Antrag auf Ablehnung der Rentenversicherungspflicht bei Geringfügigkeit  
Arbeitsvertrag Geringfügig  
Arbeitsvertrag Kurzfristig  
Arbeitsvertrag Student  
Arbeitsvertrag Vollzeit / Teilzeit  
Aufhebungsvertrag Ausführlich  
Aufhebungsvertrag mit Restlohnquittung  
Erklärung Barzuschüsse zur Internetnutzung  
Erklärung Fahrtkosten öffentlich  
Fristgerechte Kündigung  
Fristlose Kündigung  
Quittung  
Verlängerung der Befristung

Wählen sie eine der oben genannten Vorlage hier aus: [![image-1727166565932.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-09/scaled-1680-/image-1727166565932.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-09/image-1727166565932.png) und drücken auf "Erstellen"

Das ausgewählte Dokument erscheint nun in der Editor-Ansicht, in der Sie es nach Bedarf bearbeiten können.

Um das Dokument fertigzustellen, klicken Sie auf den Button „**PDF erstellen**“.

PDF speichern: Nachdem Sie auf „PDF erstellen“ geklickt haben, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die PDF in einem entsprechenden Ordner ablegen können. Wählen Sie den gewünschten Ordner aus, z. B. „Verträge“, und klicken Sie auf „OK“. Der Vertrag wird nun als PDF im ausgewählten Ordner gespeichert.

[![image-1727167852617.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-09/scaled-1680-/image-1727167852617.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-09/image-1727167852617.png)

**Dokument herunterladen und speichern**

Im ausgewählten Ordner haben Sie nun die Möglichkeit, das Dokument auf Ihren Rechner herunterzuladen und zu speichern oder auszudrucken.

\- Klicken Sie dazu auf das Wolkensymbol (#Icon einfügen). Das Dokument wird dann wie gewohnt auf Ihrem Computer gespeichert.

**Einsicht der Dokumente für Mitarbeiter freischalten**

Um Mitarbeitern Einsicht in bestimmte Dokumente zu gewähren, können Sie einzelne Ordner freischalten:

1\. Gehen Sie zum Hauptmenüpunkt **„Verwaltung“** und wählen Sie **„Einstellungen“**.  
2\. Unter Mitarbeiter Postfach sehen Sie eine Übersicht aller Ordner.   
3\. Setzen Sie einen **Haken** bei den gewünschten Ordnern, um diese für den Mitarbeiter freizuschalten und in seiner Mitarbeiter-App sichtbar zu machen.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, weitere Ordner hinzuzufügen, indem Sie auf „Neues Verzeichnis“ klicken.

[![image-1727169134570.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-09/scaled-1680-/image-1727169134570.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-09/image-1727169134570.png)

**Eigene Dateien hochladen**

Um eigene Dateien in Neolohn hochzuladen, nutzen Sie die \*\*Drag-and-Drop\*\*-Funktion. Ziehen Sie dazu einfach die gewünschte Datei aus Ihrem Ordner und lassen Sie sie im entsprechenden Ordnerbereich in Neolohn los. Der Zielordner wird gelb markiert, sobald Sie die Datei darüber ziehen. Lassen Sie die Datei einfach los, um sie dort abzulegen und hochzuladen.

&gt; (#Video oder GIF zur Veranschaulichung einfügen.)

Dieser Vorgang ermöglicht eine schnelle und unkomplizierte Dateiablage direkt in das System.

# 6. Mitarbeiterliste

#### Tastenkürzel

Strg + A hakt alle Mitarbeiter an, wenn der Fokus gerade in der Mitarbeiterliste ist

# 7. digitaler Personalbogen

### **Was ist der digitale Personalbogen?**

Der digitale Personalbogen ermöglicht es neuen Mitarbeitern, ihre Personalstammdaten **selbstständig online einzugeben**. Die Daten werden anschließend **direkt in Neolohn** übernommen – das spart Zeit und vermeidet Erfassungsfehler.

## **Schritt-für-Schritt-Anleitung: Digitaler Personalbogen über das Bewerberportal**

### **1. Bewerberportal aufrufen**

- Öffne **Neolohn**.
- Klicke oben rechts auf das **Symbol neben „Verwaltung“** (Bewerberportal-Symbol).
    
    [![image-1746700432030.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/image-1746700432030.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-05/image-1746700432030.png)
    
      
    **Alternativ**: Rufe die URL direkt auf:  
    `<a href="https://%5BdeineKundennummer%5D.neolohn.de/bewerbung">https://[deineKundennummer].neolohn.de/bewerbung</a>`

---

### **2. E-Mail-Adresse eingeben und Einladung versenden**

- Gib die **E-Mail-Adresse des potenziellen Bewerbers** ein.
- Klicke auf das **Senden-Symbol** (📤), um die Einladung zu verschicken.

> 💡 **Alternativ**: Du kannst dem Bewerber einfach den Link zum Bewerberportal senden. `<a href="https://%5BdeineKundennummer%5D.neolohn.de/bewerbung">https://[deineKundennummer].neolohn.de/bewerbung</a>`  
> Dort kann er seine E-Mail-Adresse selbstständig eingeben, um den Prozess zu starten.

---

### **3. Einladung per E-Mail empfangen**

- Der Bewerber erhält eine **E-Mail von Neolohn by Twodoxx** an die angegebene Adresse.
- Diese enthält:
    
    
    - Einen **Link zum Bewerberportal**
    - Einen **persönlichen Bestätigungscode**

---

### **4. Zugangscode eingeben und Personalbogen ausfüllen**

- Der Bewerber klickt auf den Link in der E-Mail.
- Im Portal wird er aufgefordert, den **Zugangscode** einzugeben.
- Anschließend öffnet sich der **digitale Personalbogen**.

---

### **5. Personalbogen ausfüllen**

Im digitalen Personalbogen werden alle relevanten Angaben abgefragt, z. B.:

- Persönliche Daten
- Anschrift
- Steuer-ID
- Sozialversicherungsdaten
- Bankverbindung
- Notfallkontakt
- Hochladen von Dokumenten (optional)

### **6. Eingang des ausgefüllten Personalbogens prüfen**

Nachdem der Bewerber den **digitalen Personalbogen erfolgreich abgesendet** hat, wird dieser automatisch in Neolohn bereitgestellt.

- Wähle links den **Filterbereich „Bewerbungen“** aus.
- Es erscheint eine Liste mit allen eingegangenen digitalen Personalbögen.

[![image-1746694090064.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/image-1746694090064.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-05/image-1746694090064.png)

---

### **7. Bewerberdaten öffnen und prüfen**

- Klicke auf den **Namen des Bewerbers** in der Liste.
- Der ausgefüllte Personalbogen wird geöffnet.

---

### **8. Bewerber übernehmen oder ablehnen**

**scrolle im geöffneten Personalbogen ganz nach unten, um den Bereich für die abschließende Entscheidung zu erreichen. Dort stehen dir zwei Aktionen zur Verfügung:**

- **Bewerber ablehnen**  
    → Der Personalbogen wird archiviert und nicht übernommen.
- **Bewerber übernehmen**  
    → Wähle hier:
    
    
    1. **Dein Unternehmen** aus.
    2. Gib das gewünschte **Eintrittsdatum** ein.

> ✅ Sobald diese beiden Angaben gemacht wurden, werden **alle ausgefüllten Daten automatisch in die Mitarbeiterakte übernommen**.
> 
> Du musst anschließend nur noch die intern relevanten Daten wie **Entlohnung**, **Position**, **Sollstunden** und ähnliche Angaben hinterlegen.

---

### 💡 **Tipp**

Nach der Übernahme kannst du den neuen Mitarbeiter direkt weiterbearbeiten (z. B. für Lohnarten, Verträge erstellen u.v.m.).

# 8. Mitarbeiterstatus Info Symbole

<table border="1" id="bkmrk-symbol-beschreibung-" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 512.292px;"><colgroup><col style="width: 10.3654%;"></col><col style="width: 89.5949%;"></col></colgroup><tbody><tr style="height: 29.4583px;"><td class="align-center" style="height: 29.4583px;">**Symbol**</td><td style="height: 29.4583px;">**Beschreibung**</td></tr><tr style="height: 32.125px;"><td class="align-center" style="height: 32.125px;"><svg class="bi bi-exclamation-diamond-fill" fill="currentColor" height="16" viewbox="0 0 16 16" width="16" xmlns="http://www.w3.org/2000/svg"> <path d="M9.05.435c-.58-.58-1.52-.58-2.1 0L.436 6.95c-.58.58-.58 1.519 0 2.098l6.516 6.516c.58.58 1.519.58 2.098 0l6.516-6.516c.58-.58.58-1.519 0-2.098zM8 4c.535 0 .954.462.9.995l-.35 3.507a.552.552 0 0 1-1.1 0L7.1 4.995A.905.905 0 0 1 8 4m.002 6a1 1 0 1 1 0 2 1 1 0 0 1 0-2"></path></svg></td><td style="height: 32.125px;">unvollständiger Mitarbeiter - Daten zum Mitarbeiter unvollständig und verhindern das Berechnen des Mitarbeiters. </td></tr><tr style="height: 46.25px;"><td class="align-center" style="height: 46.25px;"><svg class="bi bi-circle-fill" fill="#c24039" height="16" viewbox="0 0 16 16" width="16" xmlns="http://www.w3.org/2000/svg"> <circle cx="8" cy="8" r="8"></circle></svg></td><td style="height: 46.25px;">Hinweis nach Berechnung, der Mitarbeiter konnte aufgrund Überschreitung der SV Brutto Grenze bei Geringfügigkeit nicht ordnungsgemäß abgerechnet werden - bitte überprüfen. </td></tr><tr style="height: 32.125px;"><td class="align-center" style="height: 32.125px;"><svg class="bi bi-circle-fill" fill="#80b13d" height="16" viewbox="0 0 16 16" width="16" xmlns="http://www.w3.org/2000/svg"> <circle cx="8" cy="8" r="8"></circle></svg></td><td style="height: 32.125px;">Hinweis nach Berechnung, der Mitarbeiter ist korrekt abgerechnet,</td></tr><tr style="height: 46.25px;"><td class="align-center" style="height: 46.25px;"><svg class="bi bi-question-circle-fill" fill="currentColor" height="16" viewbox="0 0 16 16" width="16" xmlns="http://www.w3.org/2000/svg"> <path d="M16 8A8 8 0 1 1 0 8a8 8 0 0 1 16 0M5.496 6.033h.825c.138 0 .248-.113.266-.25.09-.656.54-1.134 1.342-1.134.686 0 1.314.343 1.314 1.168 0 .635-.374.927-.965 1.371-.673.489-1.206 1.06-1.168 1.987l.003.217a.25.25 0 0 0 .25.246h.811a.25.25 0 0 0 .25-.25v-.105c0-.718.273-.927 1.01-1.486.609-.463 1.244-.977 1.244-2.056 0-1.511-1.276-2.241-2.673-2.241-1.267 0-2.655.59-2.75 2.286a.237.237 0 0 0 .241.247m2.325 6.443c.61 0 1.029-.394 1.029-.927 0-.552-.42-.94-1.029-.94-.584 0-1.009.388-1.009.94 0 .533.425.927 1.01.927z"></path></svg></td><td style="height: 46.25px;">abweichende Lohnabrechnung - gibt Differenzen an, nach Upload der Probelohnabrechnungen des Lohnbuchhalters </td></tr><tr style="height: 46.25px;"><td class="align-center" style="height: 46.25px;"><svg class="bi bi-dash-circle-fill" fill="currentColor" height="16" viewbox="0 0 16 16" width="16" xmlns="http://www.w3.org/2000/svg"> <path d="M16 8A8 8 0 1 1 0 8a8 8 0 0 1 16 0M4.5 7.5a.5.5 0 0 0 0 1h7a.5.5 0 0 0 0-1z"></path></svg></td><td style="height: 46.25px;">Zeiten wurden nach der Berechnung geändert – der Abschluss ist blockiert und es muss zunächst **erneut berechnet** werden.</td></tr><tr style="height: 46.25px;"><td class="align-center" style="height: 46.25px;"><svg class="bi bi-airplane-fill" fill="currentColor" height="16" viewbox="0 0 16 16" width="16" xmlns="http://www.w3.org/2000/svg"> <path d="M6.428 1.151C6.708.591 7.213 0 8 0s1.292.592 1.572 1.151C9.861 1.73 10 2.431 10 3v3.691l5.17 2.585a1.5 1.5 0 0 1 .83 1.342V12a.5.5 0 0 1-.582.493l-5.507-.918-.375 2.253 1.318 1.318A.5.5 0 0 1 10.5 16h-5a.5.5 0 0 1-.354-.854l1.319-1.318-.376-2.253-5.507.918A.5.5 0 0 1 0 12v-1.382a1.5 1.5 0 0 1 .83-1.342L6 6.691V3c0-.568.14-1.271.428-1.849"></path></svg></td><td style="height: 46.25px;">offener Urlaubsantrag - im Zeitkonto eines Mitarbeiters zeigt einen **offenen Urlaubsantrag** an, der genehmigt oder abgelehnt werden sollte.</td></tr><tr style="height: 63.0417px;"><td class="align-center" style="height: 63.0417px;"><svg class="bi bi-lock-fill" fill="currentColor" height="16" viewbox="0 0 16 16" width="16" xmlns="http://www.w3.org/2000/svg"> <path d="M8 0a4 4 0 0 1 4 4v2.05a2.5 2.5 0 0 1 2 2.45v5a2.5 2.5 0 0 1-2.5 2.5h-7A2.5 2.5 0 0 1 2 13.5v-5a2.5 2.5 0 0 1 2-2.45V4a4 4 0 0 1 4-4m0 1a3 3 0 0 0-3 3v2h6V4a3 3 0 0 0-3-3" fill-rule="evenodd"></path></svg></td><td style="height: 63.0417px;">abgeschlossener Mitarbeiter – nach **Export &amp; Abschluss** ist der Mitarbeiter festgeschrieben, die Daten sind gespeichert und nicht mehr veränderbar. Hinweis: Für Korrekturen klicken Sie auf das Schloss, um die Mitarbeiter-Maske wieder zu öffnen. Nach der Anpassung muss der Mitarbeiter erneut abgeschlossen werden.</td></tr><tr style="height: 43.25px;"><td class="align-center" style="height: 43.25px;"><svg class="bi bi-unlock-fill" fill="currentColor" height="16" viewbox="0 0 16 16" width="16" xmlns="http://www.w3.org/2000/svg"> <path d="M12 0a4 4 0 0 1 4 4v2.5h-1V4a3 3 0 1 0-6 0v2h.5A2.5 2.5 0 0 1 12 8.5v5A2.5 2.5 0 0 1 9.5 16h-7A2.5 2.5 0 0 1 0 13.5v-5A2.5 2.5 0 0 1 2.5 6H8V4a4 4 0 0 1 4-4" fill-rule="evenodd"></path></svg></td><td style="height: 43.25px;">unabgeschlossener Mitarbeiter – erscheint, wenn ein bereits abgeschlossener Mitarbeiter im Abrechnungsmonat erneut geöffnet wurde, um Korrekturen vorzunehmen.</td></tr><tr style="height: 32.125px;"><td class="align-center" style="height: 32.125px;"><svg class="bi bi-alarm-fill" fill="currentColor" height="16" viewbox="0 0 16 16" width="16" xmlns="http://www.w3.org/2000/svg"> <path d="M6 .5a.5.5 0 0 1 .5-.5h3a.5.5 0 0 1 0 1H9v1.07a7.001 7.001 0 0 1 3.274 12.474l.601.602a.5.5 0 0 1-.707.708l-.746-.746A6.97 6.97 0 0 1 8 16a6.97 6.97 0 0 1-3.422-.892l-.746.746a.5.5 0 0 1-.707-.708l.602-.602A7.001 7.001 0 0 1 7 2.07V1h-.5A.5.5 0 0 1 6 .5m2.5 5a.5.5 0 0 0-1 0v3.362l-1.429 2.38a.5.5 0 1 0 .858.515l1.5-2.5A.5.5 0 0 0 8.5 9zM.86 5.387A2.5 2.5 0 1 1 4.387 1.86 8.04 8.04 0 0 0 .86 5.387M11.613 1.86a2.5 2.5 0 1 1 3.527 3.527 8.04 8.04 0 0 0-3.527-3.527"></path></svg></td><td style="height: 32.125px;">überlange Schichten – erscheint, wenn ein Mitarbeiter an einem Tag **mehr als 10 Stunden** gearbeitet hat.</td></tr><tr style="height: 63.0417px;"><td class="align-center" style="height: 63.0417px;"><svg class="bi bi-envelope-fill" fill="currentColor" height="16" viewbox="0 0 16 16" width="16" xmlns="http://www.w3.org/2000/svg"> <path d="M.05 3.555A2 2 0 0 1 2 2h12a2 2 0 0 1 1.95 1.555L8 8.414zM0 4.697v7.104l5.803-3.558zM6.761 8.83l-6.57 4.027A2 2 0 0 0 2 14h12a2 2 0 0 0 1.808-1.144l-6.57-4.027L8 9.586zm3.436-.586L16 11.801V4.697z"></path></svg></td><td style="height: 63.0417px;">ungelesene Nachrichten – zeigt an, dass im Bereich **Übersicht** eine ungelesene Nachricht vorliegt.  
Hinweis: Setzen Sie rechts neben der Nachricht einen Haken, um den Briefumschlag verschwinden zu lassen; die Nachricht gilt dann als gelesen.</td></tr><tr style="height: 32.125px;"><td class="align-center" style="height: 32.125px;"><svg class="bi bi-cake2-fill" fill="currentColor" height="16" viewbox="0 0 16 16" width="16" xmlns="http://www.w3.org/2000/svg"> <path d="m2.899.804.595-.792.598.79A.747.747 0 0 1 4 1.806v4.886q-.532-.09-1-.201V1.813a.747.747 0 0 1-.1-1.01ZM13 1.806v4.685a15 15 0 0 1-1 .201v-4.88a.747.747 0 0 1-.1-1.007l.595-.792.598.79A.746.746 0 0 1 13 1.806m-3 0a.746.746 0 0 0 .092-1.004l-.598-.79-.595.792A.747.747 0 0 0 9 1.813v5.17q.512-.02 1-.055zm-3 0v5.176q-.512-.018-1-.054V1.813a.747.747 0 0 1-.1-1.01l.595-.79.598.789A.747.747 0 0 1 7 1.806"></path> <path d="M4.5 6.988V4.226a23 23 0 0 1 1-.114V7.16c0 .131.101.24.232.25l.231.017q.498.037 1.02.055l.258.01a.25.25 0 0 0 .26-.25V4.003a29 29 0 0 1 1 0V7.24a.25.25 0 0 0 .258.25l.259-.009q.52-.018 1.019-.055l.231-.017a.25.25 0 0 0 .232-.25V4.112q.518.047 1 .114v2.762a.25.25 0 0 0 .292.246l.291-.049q.547-.091 1.033-.208l.192-.046a.25.25 0 0 0 .192-.243V4.621c.672.184 1.251.409 1.677.678.415.261.823.655.823 1.2V13.5c0 .546-.408.94-.823 1.201-.44.278-1.043.51-1.745.696-1.41.376-3.33.603-5.432.603s-4.022-.227-5.432-.603c-.702-.187-1.305-.418-1.745-.696C.408 14.44 0 14.046 0 13.5v-7c0-.546.408-.94.823-1.201.426-.269 1.005-.494 1.677-.678v2.067c0 .116.08.216.192.243l.192.046q.486.116 1.033.208l.292.05a.25.25 0 0 0 .291-.247M1 8.82v1.659a1.935 1.935 0 0 0 2.298.43.935.935 0 0 1 1.08.175l.348.349a2 2 0 0 0 2.615.185l.059-.044a1 1 0 0 1 1.2 0l.06.044a2 2 0 0 0 2.613-.185l.348-.348a.94.94 0 0 1 1.082-.175c.781.39 1.718.208 2.297-.426V8.833l-.68.907a.94.94 0 0 1-1.17.276 1.94 1.94 0 0 0-2.236.363l-.348.348a1 1 0 0 1-1.307.092l-.06-.044a2 2 0 0 0-2.399 0l-.06.044a1 1 0 0 1-1.306-.092l-.35-.35a1.935 1.935 0 0 0-2.233-.362.935.935 0 0 1-1.168-.277z"></path></svg></td><td style="height: 32.125px;">Geburtstage - der Mitarbeiter hat in diesem Monat Geburtstag.</td></tr></tbody></table>

# Zeiten

# 1. MA Zeitkonto



# 2. Manuelle Zeiterfassung

## Manuelle Zeiterfassung in der Mitarbeiter-Maske

Im Bereich **Mitarbeiter → Reiter „Zeiten“** können Sie Arbeitszeiten manuell erfassen und bearbeiten.

---

### Zeiten manuell erfassen

Um Arbeitszeiten manuell einzugeben, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die gewünschte **Mitarbeiterakte** und wechseln Sie in den Reiter **„Zeiten“**.
2. Klicken Sie in der Monatsübersicht auf den gewünschten **Kalendertag**.
3. Geben Sie die Arbeitszeit per Tastatur ein (Format: z. B. *08:00 - 16:00*) und drücken Sie **Enter**.

Die Zeit wird automatisch gespeichert. Der Cursor springt anschließend direkt zum nächsten Tag, sodass mehrere Tage effizient nacheinander erfasst werden können.

Um gezielt Tage zu überspringen, nutzen Sie die **Pfeiltasten** Ihrer Tastatur (z. B. von 05.07. direkt auf 09.07.).

**Zur Kontrolle:**

- Das aktuell ausgewählte Datum wird im linken Datumsfeld angezeigt.
- Das Feld **„von“** ist bei Auswahl automatisch blau markiert.

---

### Zeiten bearbeiten

Um bereits erfasste Zeiten zu ändern:

1. Klicken Sie auf den Tag, dessen Zeit Sie bearbeiten möchten.
2. Im mittleren Editor ist die Anfangszeit bereits blau markiert.
3. Passen Sie dort die Zeit entsprechend an und bestätigen Sie danach mit **OK**.

---

### Zeiten löschen

Das Löschen von Zeiten erfolgt über die Tastatur:

1. Klicken Sie in das Feld mit den Zeiten, die Sie löschen möchten.
2. Drücken Sie die **Entf-Taste** oder die **Rücktaste (←)**.

Alle aktuell markierten Schichten werden gelöscht.

---

### Zeiten markieren

- Mit **Strg + A** werden alle Zeiten markiert.
- Mit gedrückter **Strg-Taste** und Mausklick können einzelne Zeiten zur Markierung hinzugefügt oder entfernt werden.

Sind die gewünschten Zeiten markiert (rot hinterlegt), können diese durch Drücken der **Entf-Taste** gelöscht werden.

---

### Hinweis zu Urlaubstagen

Urlaubstage in den aktiven Zeiten können auf diese Weise **nicht gelöscht** werden.  
Um Urlaubstage zu entfernen, wechseln Sie in den Reiter **Zeitkonto** und löschen oder stornieren dort den entsprechenden Urlaubsantrag.

---

Wenn du willst, kann ich daraus noch eine **visuell optimierte Version mit Icons (Tastatur, Maus etc.)** machen – das kommt im Handbuch erfahrungsgemäß sehr gut an.

# 3. Zeiterfassung

**Zeiterfassung der Mitarbeiter**

Die Zeiterfassung der Mitarbeiter kann auf zwei verschiedene Arten erfolgen:

1\. QR-Code-Scan  
2\. Registrierungscode

In beiden Fällen nutzen die Mitarbeiter ein Tablet oder ein anderes internetfähiges Gerät, um sich vor Beginn ihrer Schicht anzumelden und nach Ende der Schicht wieder abzumelden über den Neolohn Zeiterfassung Account:

<span style="text-decoration: underline; color: rgb(35, 111, 161);">IhreKundennr.neolohn.de/zeiterfassung</span>

Die Zeiterfassung läuft wie folgt ab:  
\- Beim QR-Code-Scan wird der bereitgestellte QR-Code mit der Handy Camara (i.d. Mitarbeiter App) gescannt, um die Anmeldung bzw. Abmeldung vorzunehmen.  
\- Beim Registrierungscode geben die Mitarbeiter einen persönlichen 8-stelligen Code ein, um ihre Schichtzeiten zu erfassen.

Diese beiden Methoden ermöglichen eine einfache und zuverlässige Erfassung der Arbeitszeiten, die direkt in das System von Neolohn übertragen werden.

<span style="text-decoration: underline;">**Schritt 1: Erstellen eines Externen Benutzers für die Zeiterfassung**</span>

Um die Zeiterfassung über ein Tablet oder ein anderes internetfähiges Gerät zu ermöglichen, gehen Sie wie folgt vor:

1\. **Navigieren Sie zur Verwaltung:**  
\- Gehen Sie im Hauptmenü auf **Verwaltung** und wählen Sie anschließend den Benutzer-Reiter.

**2. Erstellen Sie einen externen Benutzer:**

\- Klicken Sie auf \*\*neuen externen Benutzer anlegen\*\*.

\- Geben Sie einen Vor- und Nachnamen an, der den Zweck beschreibt, z. B. \*\*Zeiterfassung Tablet 1\*\*.

\- Tragen Sie eine allgemeine E-Mail-Adresse ein, z. B. \*\*info@ihredomain.de\*\* oder eine ähnliche Adresse ein.

\- Weisen Sie die Rolle „Zeiterfassung“ zu und drücken auf "JA".

[![image-1729519274957.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-10/scaled-1680-/image-1729519274957.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-10/image-1729519274957.png)

Nachdem der externe Benutzer angelegt wurde, erhalten Sie eine Registrierungs-E-Mail an die zuvor angegebene E-Mail-Adresse.

Rufen Sie die E-Mail auf und folgen Sie den Anweisungen.

Sie werden aufgefordert ein neues Passwort festzulegen.  
Das Passwort muss folgende Kriterien erfüllen:  
\- Mindestens 10 Zeichen lang  
\- Groß- und Kleinschreibung  
\- Sonderzeichen und Zahlen enthalten

**Hinweis zum Passwort:**  
\- Verwenden Sie ein Passwort, das auch anderen autorisierten Mitarbeitern bekannt sein kann, da der Zeiterfassung-Account möglicherweise abgemeldet wird und ein erneutes Login erforderlich sein könnte.

**Schritt 2: Einrichten der Zeiterfassungsseite auf dem Tablet**

Folgen Sie diesen Schritten, um die Zeiterfassungsseite auf einem Tablet oder einem Monitor einzurichten, <span style="text-decoration: underline;">über den sich die Mitarbeiter künftig ein- und ausloggen:</span>

1\. Website aufrufen:  
\- Öffnen Sie einen Internetbrowser (Tipp: wir empfehlen Google Chrome) auf dem Gerät, das für die Zeiterfassung vorgesehen ist und einfach zugänglich für die Mitarbeiter.  
\- Geben Sie die URL im Format „\[Ihre-Kundennummer\].neolohn.de/zeiterfassung“ ein und rufen Sie die Seite auf.

2\. Login mit dem Zeiterfassungs-Account:  
\- Melden Sie sich auf der Website mit der E-Mail-Adresse an, die Sie zuvor für den Benutzer „Zeiterfassung“ erstellt haben.  
\- Geben Sie das gespeicherte Passwort ein und aktivieren Sie die Option \*\*Passwort speichern\*\*, sodass sich bei Bedarf auch andere Mitarbeiter ohne erneute Eingabe einloggen können.

3\. Betriebsstätte auswählen:  
\- Wählen Sie die passende Betriebsstätte aus, die zur Erfassung der Arbeitszeiten genutzt wird.  
\- Bestätigen Sie die Auswahl, indem Sie auf \*\*Okay\*\* klicken.

4\. QR-Code-Fenster:  
\- Nach der Auswahl öffnet sich ein Fenster mit einem QR-Code, der sich regelmäßig aktualisiert.   
Info: Der dynamische QR-Code verhindert, dass Mitarbeiter ihn abfotografieren und für unerlaubtes oder frühzeitiges Einchecken verwenden.

[![image-1730137016652.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-10/scaled-1680-/image-1730137016652.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-10/image-1730137016652.png)

**Zeiterfassung der Mitarbeiter**

Die Zeiterfassung der Mitarbeiter kann auf zwei verschiedene Arten erfolgen:

1\. QR-Code-Scan  
2\. Registrierungscode

In beiden Fällen nutzen die Mitarbeiter ein Tablet oder ein anderes internetfähiges Gerät, um sich vor Beginn ihrer Schicht anzumelden und nach Ende der Schicht wieder abzumelden über den Neolohn Zeiterfassung Account:

<span style="text-decoration: underline; color: rgb(35, 111, 161);">IhreKundennr.neolohn.de/zeiterfassung</span>

Die Zeiterfassung läuft wie folgt ab:  
\- Beim QR-Code-Scan wird der bereitgestellte QR-Code mit der Handy Camara (i.d. Mitarbeiter App) gescannt, um die Anmeldung bzw. Abmeldung vorzunehmen.  
\- Beim Registrierungscode geben die Mitarbeiter einen persönlichen 8-stelligen Code ein, um ihre Schichtzeiten zu erfassen.

Diese beiden Methoden ermöglichen eine einfache und zuverlässige Erfassung der Arbeitszeiten, die direkt in das System von Neolohn übertragen werden.

<span style="text-decoration: underline;">**Schritt 1: Erstellen eines Externen Benutzers für die Zeiterfassung**</span>

Um die Zeiterfassung über ein Tablet oder ein anderes internetfähiges Gerät zu ermöglichen, gehen Sie wie folgt vor:

1\. **Navigieren Sie zur Verwaltung:**  
\- Gehen Sie im Hauptmenü auf **Verwaltung** und wählen Sie anschließend den Benutzer-Reiter.

**2. Erstellen Sie einen externen Benutzer:**

\- Klicken Sie auf \*\*neuen externen Benutzer anlegen\*\*.

\- Geben Sie einen Vor- und Nachnamen an, der den Zweck beschreibt, z. B. \*\*Zeiterfassung Tablet 1\*\*.

\- Tragen Sie eine allgemeine E-Mail-Adresse ein, z. B. \*\*info@ihredomain.de\*\* oder eine ähnliche Adresse ein.

\- Weisen Sie die Rolle „Zeiterfassung“ zu und drücken auf "JA".

[![image-1729519274957.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-10/scaled-1680-/image-1729519274957.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-10/image-1729519274957.png)

Nachdem der externe Benutzer angelegt wurde, erhalten Sie eine Registrierungs-E-Mail an die zuvor angegebene E-Mail-Adresse.

Rufen Sie die E-Mail auf und folgen Sie den Anweisungen.

Sie werden aufgefordert ein neues Passwort festzulegen.  
Das Passwort muss folgende Kriterien erfüllen:  
\- Mindestens 10 Zeichen lang  
\- Groß- und Kleinschreibung  
\- Sonderzeichen und Zahlen enthalten

**Hinweis zum Passwort:**  
\- Verwenden Sie ein Passwort, das auch anderen autorisierten Mitarbeitern bekannt sein kann, da der Zeiterfassung-Account möglicherweise abgemeldet wird und ein erneutes Login erforderlich sein könnte.

**Schritt 3: Mitarbeiter Zeiterfassung**

**Check-in über QR-Code Scan:**   
Mitarbeiter können den QR-Code auf zwei Arten einscannen, um die Zeit zu erfassen:  
\- Über die Mitarbeiter-App (Check-In): Mitarbeiter nutzen die App, um den QR-Code zu scannen.  
\- Mit der Handykamera: Der QR-Code kann direkt mit der Kamera eines Smartphones eingescannt werden, um die Arbeitszeit zu registrieren.

\- Nach dem Scan wird die Anmelde- oder Abmeldezeit des Mitarbeiters automatisch in der Neolohn-Software gespeichert und ist im Bereich \*\*Mitarbeiter &gt; Zeiten\*\* einsehbar.

**Alternative Methode: Check-In mit persönlichem Registrierungscode**

Falls die Zeiterfassung über QR-Code nicht genutzt werden soll, können Mitarbeiter stattdessen über einen persönlichen Registrierungscode ein- und auschecken. So richten Sie den Registrierungscode ein:

1\. Registrierungscode für den Mitarbeiter generieren:  
\- Öffnen Sie das \***\*Hauptmenü**\*\* und gehen Sie zu \*\***Mitarbeiter**\*\* wählen Sie den Reiter \*\***Übersicht\***\*.  
\- Klicken Sie auf **\*\*Registrierungscode generieren\*\***, um einen Code für den gewünschten Mitarbeiter zu erstellen.

[![image-1730137717935.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-10/scaled-1680-/image-1730137717935.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-10/image-1730137717935.png)

\- Teilen Sie dem Mitarbeiter den generierten Registrierungscode mit.  
\- Der Mitarbeiter muss diesen Code einmalig auf dem Zeiterfassungstablet bei der \*\*Erstanmeldung\*\* eingeben.

[![image-1730137845011.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-10/scaled-1680-/image-1730137845011.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-10/image-1730137845011.png)

\- Nach Eingabe des Registrierungscodes wird der Mitarbeiter aufgefordert, einen persönlichen \*\*6-stelligen Code\*\* zu erstellen.  
\- Dieser persönliche Code dient als Anmeldecode, mit dem sich der Mitarbeiter künftig bei jeder Schicht \*\*identifizieren und anmelden\*\* kann.

[![image-1730137867914.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-10/scaled-1680-/image-1730137867914.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-10/image-1730137867914.png)

Sobald der persönliche Code erstellt wurde, kann der Mitarbeiter ihn jederzeit verwenden, um sich über das Zeiterfassungstablet ein- und auszuloggen.

# 4. Dienstplan

Die Dienstplanansicht in neolohn zeigt stets eine Woche von Montag bis Sonntag in tabellarischer Form. Die Bereiche werden in der Reihenfolge angezeigt, die Sie unter Verwaltung/ Stammdaten festlegen können. Innerhalb der einzelnen Bereiche werden alle Mitarbeiter aufgeführt, denen mindestens eine Position in diesem Bereich/ Abteilung zugewiesen wurde. Der fertige Dienstplan wird Ihrem Mitarbeiter in seiner Mitarbeiter-App unter "Mein Dienstplan" angezeigt.

[![image-1723105311999.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/scaled-1680-/image-1723105311999.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/image-1723105311999.png)

<span style="text-decoration: underline;">**Dienstplan Vorbereitung**</span>

Anleitung zur Festlegung eines neuen Bereich

Zuerst müssen in der Verwaltung unter Stammdaten die entsprechenden Bereiche korrekt hinterlegt sein, für die ein Dienstplan erstellt wird.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

1\. Navigieren Sie im Menü zu **Verwaltung** und wählen Sie **Stammdaten** aus.  
2\. Klicken Sie im rechten Fenster "Bereiche", auf die in grün hinterlegte Schaltfläche **Neuer Bereich**.  
3\. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Bezeichnung für den neuen Bereich eingeben können (z. B. "Küche").  
4\. Bestätigen Sie Ihre Eingabe, indem Sie auf **OK** klicken, um den neuen Bereich zu speichern.

[![image-1723107017418.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/scaled-1680-/image-1723107017418.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/image-1723107017418.png)

Nachdem Sie den neuen Bereich angelegt haben, wird dieser nun in Ihrem Dienstplan unter dem Bereich angezeigt.

(Hier könnte ein Foto eines Bereichs im Dienstplan eingefügt werden)

**Anleitung zur Festlegung eines neuen Postens**

1\. Wählen Sie Ihre Betriebsstätte aus, indem Sie rechts auf das „V“-Symbol klicken. Nach der Auswahl werden die vorhandenen Posten ebenfalls auf der rechten Seite angezeigt.

[![image-1723475045014.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/scaled-1680-/image-1723475045014.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/image-1723475045014.png)

2\. Klicken Sie auf die Schaltfläche „**Neuer Posten**“.

3\. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Bezeichnung für den neuen Posten eingeben können (z. B. "Spüler"). Dieser Posten wird dem zuvor gewählten Bereich, wie beispielsweise der Küche, zugeordnet.

**Hinweis:**  
Ein Bereich kann mehrere Posten umfassen. Im Bereich Küche könnten zum Beispiel Posten wie Spüler, Küchenhilfe, Küchenchef oder Saucier definiert werden.

4.Klicken Sie auf „OK“, um die Eingabe zu bestätigen und den neuen Posten zu speichern.

**Mehrere Posten/Qualifikationen einem Bereich zuweisen**

Sie können einem Bereich mehrere Posten oder Qualifikationen zuordnen. Zum Beispiel gibt es im Bereich \*\*Küche\*\* die drei verschiedenen Positionen: Küchenleitung, Entremetier und Saucier.

Wenn Sie später im Dienstplan den Bereich Küche auswählen, werden Ihnen dort alle zugehörigen Posten angezeigt.

Die Zuweisung der Posten erfolgt unter **Verwaltung &gt; Stammdaten &gt; Betriebsstätte** im Abschnitt **"Posten"**. Hier können Sie die gewünschten Positionen für den Bereich einstellen.

[![image-1729255883772.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-10/scaled-1680-/image-1729255883772.png) ](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-10/image-1729255883772.png)[![image-1729255907437.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-10/scaled-1680-/image-1729255907437.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-10/image-1729255907437.png)

**Mitarbeiterzuordnung**

Um einem Mitarbeiter einen Posten zuzuordnen, gehen Sie wie folgt vor:

1\. Navigieren Sie zum Reiter **Beschäftigung** im Mitarbeiterprofil.  
2\. Scrollen Sie nach unten, bis Sie das Fenster **Zuordnung Posten** sehen.  
3\. Setzen Sie ein Häkchen bei dem entsprechenden Posten, um diesen dem Mitarbeiter zuzuweisen.

**Hinweis:**  
Durch die Zuordnung eines Postens ist auch eine Bereichsauswertung erstellbar, die Ihnen eine detaillierte Analyse der Mitarbeiterzuordnungen in den verschiedenen Bereichen ermöglicht.

[![image-1723536356430.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/scaled-1680-/image-1723536356430.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/image-1723536356430.png)

**Mitarbeiter Sortierung festlegen**

Um die Reihenfolge der Mitarbeiter im Dienstplan festzulegen, führen Sie die folgenden Schritte durch:

1\. Öffnen Sie die Mitarbeiterdetails und navigieren Sie zum Reiter **Personalien**.  
2\. Geben Sie im Fenster **Angaben zum Namen** im Feld **Sortierung im Dienstplan** eine Zahl ein, die die Position des Mitarbeiters im Dienstplan bestimmt.   
Die niedrigste Zahl wird im Dienstplan zuerst angezeigt.

[![image-1724679387803.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/scaled-1680-/image-1724679387803.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/image-1724679387803.png)

<span style="text-decoration: underline;">**Dienstplan erstellen**</span>

1\. Klicken Sie in der oberen Leiste auf **Dienstplan**, um den Dienstplaner zu öffnen.  
2\. Wählen Sie zuerst den gewünschten Bereich aus: Oben links können Sie z. B. "Küche"\*auswählen.

[![image-1724680260184.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/scaled-1680-/image-1724680260184.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/image-1724680260184.png)

3\. Es werden nun alle Mitarbeiter angezeigt, denen Sie zuvor den Bereich \*\*Küche\*\* zugeordnet haben.  
4\. Wählen Sie den gewünschten Tag und den entsprechenden Mitarbeiter aus: Klicken Sie auf das „Kalenderzeichen mit dem +“-Zeichen beim gewünschten Tag, um eine Schicht hinzuzufügen.

Dadurch öffnet sich das Fenster **Schicht Editor**

[![image-1724680475382.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/scaled-1680-/image-1724680475382.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/image-1724680475382.png)

5\. **Schichttitel angeben:** Geben Sie unter Schichttitel z. B. „**Frühschicht**“ ein.

**Posten:** Ist der vorgegebene Posten welcher im Mitarbeiterprofil hinterlegt wurde

**Qualifikation:** Hier können Sie die Qualifikation auswählen ggf. der Mitarbeiter übt mehrere Qualifikationen aus.

**Offener Beginn/Ende:** Wenn keine genaue Uhrzeit festgelegt ist, können Sie „Offener Beginn“ oder „Offenes Ende“ auswählen. In den Fällen in denen unklar ist, wann die Schicht endet, wird der Haken bei \*\*„Offenes Ende“\*\* gesetzt.

**Notiz:** Geben Sie bei Bedarf eine Notiz wie z. B. „Dresscode“ ein. Diese Information erscheint dann in der Mitarbeiter-App.

**Zeitblöcke eintragen:** Tragen Sie die Schichtzeiten unter \*\*Zeitblöcke\*\* ein, z. B. von 08:00 bis 16:00 Uhr. Auch wenn das Ende offen bleibt, muss eine Zeit bei \*\*„Bis“\*\* eingetragen werden. Der Mitarbeiter sieht trotz dessen in der App <span style="text-decoration: underline;">nur die Anfangszeit.</span>

**Schicht bestätigen:** Klicken Sie auf \*\*„Schicht bestätigen“\*\*, um die Schicht an dem gewünschten Tag zu hinterlegen. Über das Bearbeiten-Symbol können Sie die Schicht später noch anpassen.

**Dienstplan freigeben**

Sobald der Dienstplan für den Bereich fertiggestellt ist, klicken Sie oben rechts auf \*\*„Freigabe“\*\*. Der Dienstplan wird dadurch in der Mitarbeiter-App sichtbar. Beachten Sie, dass Änderungen jedes Mal erneut freigegeben werden müssen, damit sie in der App angezeigt werden.

[![image-1724681154876.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/scaled-1680-/image-1724681154876.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/image-1724681154876.png)

**Schichtvorlagen erstellen**

Um sich wiederholende Arbeitszeiten wie z. B. „Küche Frühschicht (08:00-16:00 Uhr)“ effizienter einzuplanen, können Sie Schichtvorlagen erstellen:

1\. Wählen Sie oben rechts neben dem Feld „Schichtvorlage wählen“ das Bearbeiten-Symbol aus.  
2\. Es öffnet sich der **Schichtvorlagen Editor**.  
3\. Legen Sie eine neue Vorlage an und weisen Sie ihr eine Farbe zu.  
4\. Speichern Sie die Vorlage, um sie künftig bei der Dienstplanung schnell auswählen zu können.

[![image-1724681330421.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/scaled-1680-/image-1724681330421.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/image-1724681330421.png)

**Vorlage zuweisen**: Die erstellte Schichtvorlage wird nun links im entsprechenden Feld angezeigt. Klicken Sie auf die Vorlage und weisen Sie sie dann über das „Kalender +“-Zeichen im Dienstplaner dem gewünschten Tag und Mitarbeiter zu.

(animiert darstellen)

[![image-1724759244666.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/scaled-1680-/image-1724759244666.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/image-1724759244666.png)

**Dienstplan kopieren**

Für wiederkehrende Dienstpläne können Sie die Kopierfunktion nutzen:

1\. Klicken Sie oben rechts auf "vor 1 KW“ hier besteht die Möglichkeit bis "vor 8 KW" aus zu wählen.   
2\. Wählen Sie die gewünschten Mitarbeiter aus, indem Sie den Haken neben den Namen setzen.  
3\. Klicken Sie auf das Kopieren-Symbol neben "vor 1 KW". Die Schichtzeiten werden dann aus der vorherigen Woche übernommen.

[![image-1724759749223.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/scaled-1680-/image-1724759749223.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/image-1724759749223.png)

**Kostenübersicht**

In der Spalte ganz rechts sehen Sie die Kosten pro Mitarbeiter für die jeweilige Woche laut Dienstplan. In der Zeile am unteren Rand wird die Gesamtsumme angezeigt, für alle Mitarbeiter die für diesen Bereich eingeteilt wurden, für den jeweiligen Tag laut Dienstplan.

[![image-1724761368616.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/scaled-1680-/image-1724761368616.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-08/image-1724761368616.png)

# 5. Urlaubsverwaltung

Die **Urlaubsverwaltung** finden Sie im Reiter **Mitarbeiter** unter dem Menüpunkt **Zeitkonto**. Hier verwalten Sie sowohl den **Urlaubsanspruch** als auch die **Urlaubsanträge** der Mitarbeiter.

[![image-1726216109246.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-09/scaled-1680-/image-1726216109246.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-09/image-1726216109246.png)

**Zusätzliche Urlaubstage eintragen**

Im Bereich **Urlaubsverwaltung** können Sie im Feld **Zusätzlicher Urlaubsanspruch** zusätzliche Urlaubstage hinzufügen.

Ändern Sie die vor eingestellte Anzahl der Urlaubstage einfach in die gewünschte Anzahl, falls zusätzliche Tage vereinbart wurden.

Die Gesamtsumme der Urlaubstage für das aktuelle Jahr wird darunter automatisch angezeigt.

[![image-1726216402415.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-09/scaled-1680-/image-1726216402415.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-09/image-1726216402415.png)

**Vorwerte (Resturlaub)**

In diesem Feld wird der Resturlaub angezeigt, sobald der Monat **Dezember** final abgeschlossen ist. Sie haben zudem die Möglichkeit, Werte manuell einzugeben. Das Feld kann auch genutzt werden, um **Korrekturen am Urlaubsanspruch** vorzunehmen. Möchten Sie den Anspruch kürzen, können Sie einfach ein **Minuszeichen** vor die Zahl setzen.

**Urlaubsanträge &amp; Urlaubstage**

Ihr Mitarbeiter hat die Möglichkeit, **Urlaubsanträge** über die **Mitarbeiter-App** zu stellen. (#Anleitung zur Aktivierung der Mitarbeiter-App finden Sie hier: Link hinterlegen).

Die gestellten Urlaubsanträge werden Ihnen im Reiter **Mitarbeiter** unter **Zeitkonto** angezeigt.

- Um einen Antrag zu **genehmigen**, klicken Sie auf den grünen Haken (#Icon hinzufügen)
- Um einen Antrag **abzulehnen**, klicken Sie auf das rote X (#Icon hinzufügen)
- Mit dem blauen Fragezeichen (#Icon hinzufügen) können Sie Ihre Entscheidung aufheben und den Antrag erneut prüfen.

Der Mitarbeiter wird über Ihre Entscheidung direkt in seiner Mitarbeiter-App informiert.

Die genehmigten Urlaubstage werden automatisch im Reiter **Zeiten** beim Mitarbeiter hinterlegt, sofern Sie unter **Beschäftigung** die Regelarbeitszeiten festgelegt haben.

[![image-1726219055407.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-09/scaled-1680-/image-1726219055407.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2024-09/image-1726219055407.png)

Info: Urlaubsansprüche kurz erklärt

Das Bundesurlaubsgesetz sieht einen **Mindesturlaub von 24 Werktagen** bei einer **6-Tage-Woche** vor. Arbeitet ein Mitarbeiter weniger als 6 Tage pro Woche, wird der Urlaubsanspruch anteilig berechnet.

#### Formel zur Berechnung des Urlaubsanspruchs:

<span class="katex-display"><span class="katex"><span class="katex-mathml">Urlaubstage = (Arbeitstage pro Woche / 6) × 24 </span></span></span>

### Beispiele:

1. **Arbeitet der Mitarbeiter 2 Tage pro Woche**, wäre der Urlaubsanspruch:
    
    <span class="katex-display"><span class="katex"><span class="katex-mathml">2 / 6 × 24 = 8 Urlaubstage pro Jahr</span></span></span>
2. **Arbeitet der Mitarbeiter 3 Tage pro Woche**, ergibt sich folgender Urlaubsanspruch:
    
    <span class="katex-display"><span class="katex"><span class="katex-mathml">3 / 6 × 24 = 12 Urlaubstage pro Jahr</span></span></span>
3. **Arbeitet der Mitarbeiter 5 Tage pro Woche**, wäre der Urlaubsanspruch:
    
    <span class="katex-display"><span class="katex"><span class="katex-mathml">5 / 6 × 24 = 20 Urlaubstage pro Jahr</span></span></span>

# 6. Lohnberechnung

### Mitarbeiter final abrechnen

Bevor Sie einen Mitarbeiter final abrechnen, sollten folgende Punkte geprüft und korrekt hinterlegt sein:

- Die **Entlohnung** wurde hinterlegt und die **Gültigkeit** ist korrekt eingetragen.
- Alle **Lohnarten** sind im Reiter **Lohnarten &amp; Bezüge** korrekt erfasst.
- Im Reiter **Zuschläge** wurden alle relevanten Einstellungen vorgenommen.
- Die **Arbeitszeiten inklusive Pausen** sind im Reiter **Zeiten** vollständig erfasst.

Sind alle Punkte geprüft und die Zeiten korrekt eingetragen, können Sie die Abrechnung durchführen. Klicken Sie dazu unten links auf **Berechnen**, um die Berechnung des Mitarbeiters zu starten.

[![Screenshot Lohn berechnen.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/screenshot-lohn-berechnen.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-09/screenshot-lohn-berechnen.png)

Nach dem Klicken auf **Berechnen** erstellt die Software automatisch den Lohn und generiert eine **Lohnabrechnung**, auf die Sie im Bereich **Berichte** zugreifen können. Alternativ können Sie auf **LA** klicken, um die Lohnabrechnung direkt in einem eigenen Fenster zu öffnen.

[![Screenshot Berichte.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/screenshot-berichte.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-09/screenshot-berichte.png)

Zusätzlich können Sie die **Arbeitgeber- und Arbeitnehmerkosten** aufklappen, indem Sie auf die kleinen Dreiecke klicken. So erhalten Sie eine detaillierte Ansicht aller Kostenpositionen und können die Zusammensetzung der Abrechnung genau einsehen.

[![Screenshot Kosten.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/iWuscreenshot-kosten.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-09/iWuscreenshot-kosten.png)

# Mitarbeiter-App

# 1. MA App

## Nutzung der Neolohn MA-App

### Funktionen und Anleitung 

## 1. Anmelden in der MA-App

So gelangst du zu deinem persönlichen Bereich:

1. Öffne den Browser auf deinem Smartphone.
2. Gib folgende Adresse ein:  
    **`[Kundennummer].neolohn.de/ma-app`**  
    *(Ersetze „Kundennummer“ durch die tatsächliche Nummer deines Betriebs.)*
3. Gib deine **E-Mail-Adresse** und dein **Passwort** ein, das du bei der Registrierung festgelegt hast.
4. Tippe auf **„Anmelden“**, um die App zu starten.

💡 **Tipp:** Notiere oder speichere dein Passwort sicher – du brauchst es bei jedem Login.

---

## 2. Profilbild hinzufügen

Ein Foto macht deine Anmeldung persönlicher – besonders in größeren Teams:

- Tippe oben rechts neben deinem Namen auf das **Stift-Symbol**.
- Wähle aus, ob du ein Bild aufnehmen oder aus der Galerie hochladen möchtest.
- Bestätige die Auswahl – dein Profilbild wird übernommen.

---

## 3. Zeiterfassung - Check In/Out 

Du hast zwei Möglichkeiten, deine Arbeitszeit zu erfassen:  
**mit QR-Code** oder **manuell ohne Code**.

### A) Zeiterfassung mit QR-Code

Diese Variante nutzt du am Einsatzort – dort ist ein Terminal der den QR-Code anzeigt hinterlegt.

**Schicht starten:**

1. Tippe in der App im Home Menü auf **„Check In/Out“**.
2. Erlaube der App den Zugriff auf deine Kamera.
3. Scanne den bereitgestellten QR-Code.
4. Das Zeiterfassungs-Ticket wird angezeigt.
5. Tippe auf **„Schicht starten“** (grün hinterlegt).  
    → Du wirst automatisch zum Startbildschirm weitergeleitet.  
    → Unter deinem Namen erscheint der Status **„Aktiv“** mit grünem Punkt.

**Schicht beenden:**

1. Öffne wieder im Home Menü **„Check In/Out“**.
2. Scanne den QR-Code erneut.
3. Tippe auf **„Schicht beenden“** (rot hinterlegt).  
    → Der Status wechselt zu **„Untätig“** (roter Punkt).  
    ✅ Deine Zeit ist damit erfasst.

---

### B) Manuelle Zeiterfassung (ohne QR-Code)

Diese Variante nutzt du, direkt in der App.

**Schicht starten:**

1. Tippe auf Home Menü auf **„Check In/Out“**.
2. Tippe auf **„Schicht starten“** (grün hinterlegt).
3. Du kehrst automatisch zur Startseite zurück.  
    → Der Status zeigt jetzt **„Aktiv“** mit grünem Punkt.

**Schicht beenden:**

1. Tippe erneut im Home Menü auf **„Check In/Out“**.
2. Tippe auf **„Schicht beenden“** (rot hinterlegt).
3. Der Status wird auf **„Untätig“** mit rotem Punkt gesetzt.  
    ✅ Deine Arbeitszeit ist damit erfasst.

---

## 4. Standortermittlung aktivieren (optional)

1. Gehe in der App zu **„Check In/Out“**.
2. Im Zeiterfassungs-Ticket findest du den Button **„Standortermittlung aktivieren“**.
3. Tippe darauf und erlaube der App den Zugriff auf deinen Standort.

## 5. Dienstplan 

### A) Eigener Dienstplan

1. Tippe im Hauptmenü auf den Button **„Dienstplan“**.
2. Dir wird dein **persönlicher Dienstplan** in der **Wochenansicht** (Montag bis Sonntag) angezeigt.

Du kannst dort alle deine geplanten Schichten der aktuellen Woche einsehen – inklusive Uhrzeiten und Positionen

---

### B) Dienstplan deines Teams

Hinweis: Damit diese Funktion genutzt werden kann, muss sie in der Neolohn-Software unter „Verwaltung &gt; Einstellungen“ durch das Unternehmen aktiviert werden („Teamplan-Funktion aktivieren“).

1. Wähle innerhalb des Dienstplanbereichs den Reiter **„Team“** aus.
2. Es wird der **Team-Dienstplan in der Tagesansicht** angezeigt.
3. Klappe den Tag auf, um die eingetragenen Kollegen und deren geplante Einsätze zu sehen.

- Rechts neben dem Namen eines Kollegen findest du das **Drei-Punkte-Symbol (⁝)**.
- Tippe darauf, um weitere Informationen zur Schicht zu erhalten:
    
    
    - **Eingesetzter Bereich** (z. B. Service, Küche),
    - **Posten** (z. B. Teamleitung),
    - **Hinterlegte Notizen**.

## 6. Arbeitsplanung

Im Bereich **„Arbeitsplanung“** kannst du ganz einfach Wunschzeiten eintragen, Urlaub beantragen oder deinen aktuellen Stand bei Arbeitsstunden und Urlaubstagen einsehen – sofern dein Betrieb diese Funktionen freigeschaltet hat.

---

### Wunschzeiten eintragen

So gibst du an, wann du gerne arbeiten möchtest – oder lieber nicht:

1. Öffne im Hauptmenü den Bereich **„Arbeitsplanung“**.und wähle "**Wunschzeiten hinzufügen**" aus
2. Wähle eine der beiden Optionen aus:
    
    
    - **„Passt gut“** → Du würdest an diesem Tag gerne eine Schicht übernehmen.
    - **„Passt nicht“** → An diesem Tag möchtest du lieber nicht eingeteilt werden.
3. Tippe nun auf die gewünschten Kalendertage, um deine Auswahl zu markieren.

🟢 **Grün** bedeutet „Passt gut“  
🟠 **Orange** bedeutet „Passt nicht“

Sobald du die Tage ausgewählt hast, werden deine Angaben automatisch an deinen Betrieb übermittelt.

---

### 📝 Notizen hinzufügen

Du kannst jeder Angabe auch eine kurze Notiz beifügen.

So funktioniert’s:

1. Trage deine Notiz in das Textfeld unter der Monatsansicht ein.
2. Tippe auf das kleine **Papierflieger-Symbol** rechts neben dem Textfeld, um die Info an deinen Betrieb zu senden.

## 7.Urlaub beantragen

**Urlaubsantrag stellen**

Tippe im Hauptmenü auf **„Arbeitsplanung“** und anschließend auf **„Urlaub beantragen“**.

#### ▸ Einzelne Tage

- **Einmal auf ein Datum tippen** → halber Urlaubstag
- **Zweimal auf das Datum tippen** → ganzer Urlaubstag (blau markiert)

#### ▸ Mehrtägiger Urlaub

- Tippe auf den **ersten Tag** deines gewünschten Zeitraums,
- dann direkt auf den **letzten Tag** des geplanten Urlaubs.
- Alle gewählten Tage werden automatisch **blau markiert**.
- Unten erscheint der Zeitraum **„von … bis …“**.

3. **Urlaubsantrag absenden**  
    Tippe auf das **Papierflieger-Symbol**, um deinen Antrag an dein Unternehmen zu senden.

---

### Status deiner Urlaubsanträge einsehen

In der Übersicht kannst du jederzeit nachverfolgen, wie der aktuelle Stand deiner Anträge ist:

- **😊** → Urlaub **genehmigt**
- **😞** → Urlaub **abgelehnt**
- **😐**  → Antrag **noch offen**

## 8. Dokumente

Im Bereich **„Dokumente“** findest du alle Ordner, die dein Arbeitgeber für dich freigegeben hat – inklusive der darin abgelegten Dateien.

#### Dokumente ansehen und herunterladen

- Tippe auf ein Dokument, um es zu öffnen.
- Um das Dokument auf deinem Smartphone zu speichern, wähle den **Download-Button** aus (meist als Pfeilsymbol dargestellt).

#### Eigene Dokumente hochladen

Du hast zwei Möglichkeiten, Dokumente an deinen Arbeitgeber zu übermitteln:

- **Symbol mit Dokument (links):** Lade eine bereits vorhandene Datei von deinem Smartphone hoch.
- **Kamera-Symbol (rechts):** Fotografiere ein Dokument direkt und lade es sofort hoch.

Alle hochgeladenen Dateien erscheinen im Ordner **„Upload“** – sowohl für dich als auch für deinen Arbeitgeber in der Neolohn-Software einsehbar.

.

# 2. Installation Iphone

## **Mitarbeiter-App Installation auf dem iPhone**

Die Neolohn Mitarbeiter-App ist eine Web-App und kann bequem über den Safari-Browser auf dem Home-Bildschirm des iPhones gespeichert werden.

### 🔹 **So funktioniert’s – Schritt für Schritt**

1. **Safari öffnen**  
    Öffne den **Safari-Browser** auf deinem iPhone.
2. **Startseite der Mitarbeiter-App aufrufen**  
    Gib in die Adresszeile folgendes ein:  
    `https://ihrekd-nr.neolohn.de/ma-app`  
    *(Ersetze „ihrekd-nr“ mit der Firmen Kundennummer, diese erfährst du in der Regel von deinen Vorgesetzten).*
3. **Mit Zugangsdaten anmelden**  
    Melde dich mit deinen persönlichen Neolohn-Mitarbeiter-Zugangsdaten an.
4. **Teilen-Menü öffnen**  
    Tippe unten in der Mitte auf das **„Teilen“-Symbol** (🔗).
5. **Zum Home-Bildschirm hinzufügen**  
    Scrolle im Teilen-Menü nach unten und wähle:  
    👉 **„Zum Home-Bildschirm“** (oder **„Add to Home Screen“** bei englischer Spracheinstellung).
6. **App-Namen bestätigen oder anpassen**  
    Du kannst den vorgeschlagenen Namen übernehmen oder einen eigenen vergeben.
7. **Hinzufügen** Tippe oben rechts auf **„Hinzufügen“ (Add)**.

---

### ✅ **Fertig!**

Die Neolohn-Mitarbeiter-App erscheint jetzt als **Icon auf dem Home-Bildschirm** und kann wie eine normale App gestartet werden – **ohne erneute Anmeldung**, solange die Session aktiv ist.

# 3. Installation Android

## **Mitarbeiter-App Installation auf einem Android-Gerät**

Auch auf Android-Geräten kann die Neolohn Mitarbeiter-App als Web-App über den Browser zum Startbildschirm hinzugefügt werden.

### 🔹 **So funktioniert’s – Schritt für Schritt**

1. **Browser öffnen**  
    Öffne den **Chrome-Browser** (empfohlen) auf deinem Android-Gerät.
2. **Startseite der Mitarbeiter-App aufrufen**  
    Gib folgende Adresse in die Adresszeile ein:  
    `https://ihrekd-nr.neolohn.de/ma-app`  
    *(Ersetze „ihrekd-nr“ mit der Firmen Kundennummer. Diese erfährst du in der Regel von deinen Vorgesetzten)*
3. **Mit Zugangsdaten anmelden**  
    Melde dich mit deinen Neolohn-Zugangsdaten an.
4. **Menü öffnen (drei Punkte)**  
    Tippe oben rechts auf das **Menü-Symbol** (⋮).
5. **Zum Startbildschirm hinzufügen** Wähle im Menü den Punkt **„Zum Startbildschirm hinzufügen“** aus.
6. **Name festlegen (optional)**  
    Du kannst den vorgeschlagenen App-Namen übernehmen oder anpassen.
7. **Hinzufügen bestätigen**  
    Tippe auf **„Hinzufügen“**. Je nach Android-Version erscheint zusätzlich eine Bestätigung über das Platzieren des Symbols.

---

### ✅ **Fertig!**

Das Symbol der **Neolohn-Mitarbeiter-App** ist jetzt direkt auf dem **Startbildschirm deines Smartphones** verfügbar und kann jederzeit gestartet werden.

# Registrierung zur Neolohn Mitarbeiter-App

### **Allgemeine Hinweise**

Zur Nutzung der Neolohn Mitarbeiter-App erhältst du **zwei E-Mails** von **„Neolohn by twodoxx“**. Bitte folge den Anweisungen **zeitnah**, da die Links zeitlich begrenzt gültig sind.

---

### **1. E-Mail: Registrierung &amp; Passwortvergabe**

Diese E-Mail enthält einen **Registrierungslink**, der **nur 48 Stunden gültig** ist.

#### So gehst du vor:

1. Klicke auf den **Registrierungslink** in der E-Mail.
2. Du wirst aufgefordert, ein **sicheres Passwort** zu erstellen und deine E-Mail-Adresse zu **verifizieren**.
3. Klicke auf den blauen Link **„Klicken Sie hier, um fortzufahren“**.
4. Lege dein Passwort fest:
    
    
    - **Mindestens 10 Zeichen**
    - **Mindestens 1 Großbuchstabe**
    - **Mindestens 1 Zahl**
    - **Mindestens 1 Sonderzeichen**
5. Klicke auf **„Zurück zur Applikation“**, um den Vorgang abzuschließen.

> ✅ Nach erfolgreicher Registrierung kannst du dich in der **Neolohn Mitarbeiter-App** einloggen und alle Funktionen nutzen.

---

### **2. E-Mail: Installations- und Nutzungsanleitung**

In dieser E-Mail findest du:

- Detaillierte **Installationshinweise** für dein Gerät
- Infos zur **Anmeldung und Nutzung** der App

---

### **Zugang zur App:**

➡️ `https://[firmen-kundennummer].neolohn.de/ma-app`  
*(Bitte „firmen-kundennummer“ mit der tatsächlichen Firmen Kundennummer ersetzen. Diese erhälst du in der Regel von deinen Vorgesetzten)*

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### **Erklärvideos zur Installation &amp; Nutzung:**

- 📱 **Für iPhone-Nutzer:**  
    [Installation der MA-App (Apple)](https://neolohn.de/support/26-ma-app-installation-apple)
- 🤖 **Für Android-Nutzer:**  
    [Installation der MA-App (Android)](https://neolohn.de/support/27-ma-app-instalaltion-android)
- ⏱️ **Zeiterfassung über die App:**  
    [Video zur Zeiterfassung mit der App](https://neolohn.de/support/21-zeiterfassung-ma-app)

# Export der Lohndaten

# 1.Lohnübertragung/Export an den Steuerberater

### Lohnübertragung an den Steuerberater

Am Ende eines Abrechnungszeitraums können die **Bewegungsdaten aus Neolohn exportiert** und im **Lohnprogramm des Steuerberaters/Lohnbuchhalters importiert** werden.

###  **Voraussetzungen einrichten**

1. Öffnen Sie in der Neolohn-Software den Bereich **„Verwaltung“** und wählen den Reiter **„Stammdaten“** aus.
2. Klicken Sie auf die entsprechende **Betriebsstätte**.
3. <span data-end="627" data-start="607">In dem Bereich </span>**„Schnittstellen“** wählen Sie das Programm Ihres Steuerberaters aus (z. B. *DATEV Lohn &amp; Gehalt*).
4. Hinterlegen Sie anschließend auch die Beraternummer und Mandantennummer

[![image-1753790296426.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/image-1753790296426.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-07/image-1753790296426.png)

#### Lohnarten zuordnen (Exportnummern)

Als Nächstes wechseln Sie in den Reiter **„Lohnarten &amp; Bezüge“**.

Damit die Lohnarten beim Export korrekt zugeordnet werden können, ist es erforderlich, in der Spalte **„Export-Nr.“** die **Lohnart-Nummer** einzutragen, die **Ihr Steuerberater in seinem Lohnprogramm** (z. B. DATEV, Addison, etc.) verwendet.

> 💡 **Hinweis:** Die korrekte Zuordnung der Exportnummern ist entscheidend für eine fehlerfreie Verarbeitung der Daten beim Steuerberater. Fragen Sie im Zweifel direkt bei Ihrer Kanzlei nach der richtigen Nummer.

[![image-1753791154741.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/image-1753791154741.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-07/image-1753791154741.png)

### Einheitliche Personalnummern

Damit der Lohnexport korrekt verarbeitet werden kann, **müssen die Personalnummern in Neolohn mit denen im Lohnprogramm des Steuerberaters übereinstimmen**.

Die Personalnummer kann für jeden Mitarbeiter in der **Mitarbeitermaske** hinterlegt werden:  
Wechsle dazu in den Reiter **„Beschäftigung“** und trage die entsprechende Nummer im Feld **„Personalnummer“** ein.

[![image-1753880449959.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/image-1753880449959.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-07/image-1753880449959.png)

### Bewegungsdaten / Exportdatei erstellen

Sobald **alle Mitarbeiter berechnet** und mit einem **grünen Statuspunkt** markiert sind, kann der Abrechnungsmonat abgeschlossen und die Exportdatei erstellt werden.

#### So gehen Sie vor:

1. Klicken Sie auf **„Export &amp; Abschluss“**, um den Abrechnungsmonat final zu schließen.
2. Abhängig von der gewählten **Schnittstelle** (unter **Verwaltung → Betriebsstätte → Schnittstellen**) wird die Datei entweder:
    
    
    - **per E-Mail** zugestellt oder
    - **als Download-Datei** bereitgestellt.
3. Die generierte Datei (z. B. im **DATEV-kompatiblen Format**) kann anschließend in das Lohnprogramm des Steuerberaters importiert werden.

# 2. DATEV Lohn und Gehalt

### Import der Bewegungsdaten

Damit der Import der Bewegungsdaten durchgeführt werden kann, muss einmalig die von Neolohn bereitgestellte **INI-Datei** in DATEV importiert werden. Nach erfolgreicher Einrichtung kann der Import der Bewegungsdaten wie gewohnt erfolgen.

Die benötigte INI-Datei können Sie sich hier herunterladen: [ https://drive.google.com/drive/folders/1J2qC2BthWpouJQhQiHBlH1wbo8TlH8KR](https://drive.google.com/drive/folders/1J2qC2BthWpouJQhQiHBlH1wbo8TlH8KR)

### Einrichtung der INI-Datei in DATEV

Für die Einrichtung der INI-Datei stehen Ihnen folgende Anleitungen von DATEV zur Verfügung:

- DATEV Hilfe-Center:  
    <span class="" data-state="closed">[DATEV Hilfe-Center – Importformat einrichten](https://help-center.apps.datev.de/documents/9232480?utm_source=chatgpt.com)</span>
- DATEV Video-Anleitung:  
    <span class="" data-state="closed">[DATEV Video-Anleitung zur Einrichtung](https://datev.readyplace.net/public/tutorial/660d18f7362b155888d2c1fc?step=0&utm_source=chatgpt.com)</span>

### Bewegungsdaten importieren

Nachdem die INI-Datei erfolgreich eingerichtet wurde, können die Bewegungsdaten wie gewohnt in DATEV importiert werden. Wählen Sie dazu den entsprechenden Abrechnungsmonat aus und importieren Sie die von Neolohn bereitgestellte Bewegungsdatei.

Hinweis: Die Einrichtung der INI-Datei ist nur einmal erforderlich. Für zukünftige Importe kann die vorhandene Konfiguration weiterhin verwendet werden.

Anschließend wählen Sie unter **Dateiauswahl** die entsprechende Datei aus. Beachten Sie dabei, dass die Datei zuvor aus der **ZIP-Datei entpackt** werden muss.

Nach dem Import prüft das System automatisch, ob alle verwendeten **Lohnarten** vorhanden sind. Falls Unstimmigkeiten auftreten, wird ein entsprechendes **Fehlerprotokoll** angezeigt.

Sobald alle Fehler behoben wurden, können die Daten erfolgreich übernommen werden

Schritt 1

[![Datev Schritt 1 Bewegunsdaten.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-04/scaled-1680-/datev-schritt-1-bewegunsdaten.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-04/datev-schritt-1-bewegunsdaten.png)

Schritt 2

[![Twodoxx Neolohn (1).jpg](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/twodoxx-neolohn-1.jpg)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-06/twodoxx-neolohn-1.jpg)

Schritt 3

[![Datev Schritt 3 Bewegunsdaten.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-04/scaled-1680-/datev-schritt-3-bewegunsdaten.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-04/datev-schritt-3-bewegunsdaten.png)

Im Anschluss können Sie die **Probeabrechnungen** erstellen und diese per **Drag &amp; Drop** in Neolohn importieren. Wechseln Sie dazu in den Bereich **Berichte** und wählen Sie unten die Option **„Lohnabrechnungen aus Schnittstellensystem hochladen“**.

Im nächsten Schritt klicken Sie auf **„Probeabrechnungen ohne Verteilung“**. Die Software vergleicht die importierten Abrechnungen automatisch mit den in Neolohn berechneten Werten und zeigt eventuelle **Differenzen** an. Diese werden in der Mitarbeiter Übersicht durch ein **„?“-Symbol** beim jeweiligen Mitarbeiter gekennzeichnet. Durch Klicken auf das Symbol erhalten Sie eine Anzeige der Abweichungen.

Wenn Sie anschließend die finalen Lohnabrechnungen importieren möchten, gehen Sie identisch vor, wählen jedoch die Option **„Lohnabrechnung mit Verteilung“**. In diesem Fall werden die Abrechnungen automatisch den entsprechenden Mitarbeitern zugeordnet und stehen diesen direkt in der **Mitarbeiter-App** zur Verfügung.

[![Probeabrechnung hochladen.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-04/scaled-1680-/probeabrechnung-hochladen.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-04/probeabrechnung-hochladen.png)

Auswahl für Upload der Probeabrechnungen aus Datev L&amp;G:

[![Probeabrechnung hochladen2.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-04/scaled-1680-/probeabrechnung-hochladen2.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-04/probeabrechnung-hochladen2.png)

# 3. DATEV LODAS



# 4. Adison



# 5. SBS



# 6. DLS Daten

# Sofortmeldung in Neolohn

### Aktivierung der Sofortmeldung in Neolohn

Um die Sofortmeldung zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie in der **Verwaltung** den Bereich **Stammdaten**.
2. Wählen Sie unter **Unternehmen** den Punkt **Betriebsstätte** aus.
3. Im Abschnitt **Sofortmeldung** können Sie den gewünschten Betrieb registrieren.
4. Klicken Sie dazu einfach auf **„Betriebsstätte registrieren“**.

[![image-1754662103442.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/image-1754662103442.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-08/image-1754662103442.png)

Nach der Registrierung erhalten Sie innerhalb weniger Tage Post von der **ITSG** mit einem **20-stelligen Aktivierungscode**.  
Geben Sie diesen Code im Feld **„Activation Code“** ein und klicken Sie auf **„Betriebsstätte aktivieren“**.

Ab diesem Zeitpunkt können Sie in der **Mitarbeitermaske** in der Übersicht den gewünschten Mitarbeiter mit nur einem Klick auf das Feld **„Sofortmelden“** direkt melden.  
Die erstellte Sofortmeldung finden Sie anschließend im **Reiter Postfach** unter **Sofortmeldungen**.

[![image-1754662389760.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/image-1754662389760.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-08/image-1754662389760.png)

# Probelohnabrechnungen und fertige Lohnabrechnungen in Neolohn hochladen

### Fertige Lohnabrechnungen hochladen

So stellen Sie Ihren Mitarbeitern die fertigen Lohnabrechnungen direkt in der **Mitarbeiter-App** zur Verfügung:

1. Wechseln Sie auf den **Monat**, für den Sie die Abrechnungen hochladen möchten.
2. Klicken Sie im Menü auf **Berichte** (neben „Mitarbeiter“).
3. Ganz unten links finden Sie das Feld **„Lohnabrechnungen aus Schnittstellensystem hochladen“**.
4. Klicken Sie auf dieses Feld und wählen Sie die **Sammeldatei** (PDF-Format) mit allen Lohnabrechnungen des entsprechenden Monats aus.
    
    
    - **Alternativ:** Ziehen Sie die Datei per *Drag &amp; Drop* in das Feld.
5. Im letzten Schritt wählen Sie aus, ob die Abrechnungen **mit** oder **ohne Verteilung** hochgeladen werden sollen.
    
    
    - Damit die Abrechnungen im **Postfach der Mitarbeiter-App** erscheinen, wählen Sie **„Lohnabrechnungen mit Verteilung“**.

---

### Probelohnabrechnungen hochladen

Mit Probelohnabrechnungen können Sie Abweichungen zwischen der Abrechnung in **Neolohn** und der Abrechnung Ihres Lohnbuchhalters/Steuerberaters schnell erkennen.

1. Wechseln Sie auf den **Monat**, für den Sie die Probelohnabrechnungen hochladen möchten.
2. Klicken Sie auf **Berichte** (neben „Mitarbeiter“).
3. Ganz unten links finden Sie das Feld **„Lohnabrechnungen aus Schnittstellensystem hochladen“**.
4. Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie die **Sammeldatei** (PDF-Format) mit allen Probelohnabrechnungen aus.
    
    
    - **Alternativ:** Datei per *Drag &amp; Drop* in das Feld ziehen.
5. Differenzen werden durch einen **orangenen Punkt** neben dem jeweiligen Mitarbeiternamen angezeigt.

**Hinweis:** Probelohnabrechnungen werden **nicht** an Mitarbeiter verteilt. Sie dienen ausschließlich der internen Kontrolle.

# Lohnabrechnung

# Lohnabrechnung erstellen

### Mitarbeiter final abrechnen

Bevor Sie einen Mitarbeiter final abrechnen, sollten folgende Punkte geprüft und korrekt hinterlegt sein:

- Die **Entlohnung** wurde hinterlegt und die **Gültigkeit** ist korrekt eingetragen.
- Alle **Lohnarten** sind im Reiter **Lohnarten &amp; Bezüge** korrekt erfasst.
- Im Reiter **Zuschläge** wurden alle relevanten Einstellungen vorgenommen.
- Die **Arbeitszeiten inklusive Pausen** sind im Reiter **Zeiten** vollständig erfasst.

Sind alle Punkte geprüft und die Zeiten korrekt eingetragen, können Sie die Abrechnung durchführen. Klicken Sie dazu unten links auf **Berechnen**, um die Berechnung des Mitarbeiters zu starten.

[![Screenshot Lohn berechnen.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/screenshot-lohn-berechnen.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-09/screenshot-lohn-berechnen.png)

Nach dem Klicken auf **Berechnen** erstellt die Software automatisch den Lohn und generiert eine **Lohnabrechnung**, auf die Sie im Bereich **Berichte** zugreifen können. Alternativ können Sie auf **LA** klicken, um die Lohnabrechnung direkt in einem eigenen Fenster zu öffnen.

[![Screenshot Berichte.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/screenshot-berichte.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-09/screenshot-berichte.png)

Zusätzlich können Sie die **Arbeitgeber- und Arbeitnehmerkosten** aufklappen, indem Sie auf die kleinen Dreiecke klicken. So erhalten Sie eine detaillierte Ansicht aller Kostenpositionen und können die Zusammensetzung der Abrechnung genau einsehen.

[![Screenshot Kosten.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/iWuscreenshot-kosten.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-09/iWuscreenshot-kosten.png)

# Fehlermeldungen bei Lohnberechnung

### Fehlermeldungen bei der Abrechnung

Während der Lohnabrechnung können verschiedene Fehlermeldungen erscheinen, die auf bestimmte Probleme hinweisen.

<span style="color: rgb(224, 62, 45);">**1. „Warnung: offene Vormonate“**</span>  
Diese Meldung erscheint, wenn der Mitarbeiter im **Vormonat noch nicht abgeschlossen** wurde. Änderungen, die im aktuellen Monat vorgenommen werden, können sich daher auch auf den Vormonat auswirken.  
Um dies zu beheben, navigieren Sie in den **Vormonat**, markieren den Mitarbeiter und klicken unten links auf **Abschluss &amp; Export**. Danach erscheint ein **Schloss-Symbol**, das anzeigt, dass der Monat festgeschrieben ist und nicht mehr verändert werden kann.  
Sollten nachträglich Korrekturen erforderlich sein, können Sie auf das **Schloss-Symbol** klicken, um den Mitarbeiter erneut zu öffnen. Achten Sie darauf, den Mitarbeiter nach der Korrektur wieder abzuschließen, sodass das Schloss-Symbol wieder hinter dem Namen erscheint.

<span style="color: rgb(224, 62, 45);">**2. „Qualifikation nicht vorhanden/aktiv in den Mitarbeiter-Zeiten“**</span>  
Diese Meldung erscheint, wenn eine neue Qualifikation eingetragen wurde, obwohl bereits Zeiten für den Mitarbeiter erfasst sind.  
Navigieren Sie in den Reiter **Zeiten**, wählen Sie die neue Qualifikation aus und bestätigen Sie mit **OK** oder **Enter**. Dies muss für **jeden betroffenen Tag einmal** durchgeführt werden. Danach lässt sich der Mitarbeiter wieder normal berechnen.

[![Screenshot Quli Fehlermeldung.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/screenshot-quli-fehlermeldung.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-09/screenshot-quli-fehlermeldung.png)

[![Screenshot Quali Fehlermeldung 2.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/screenshot-quali-fehlermeldung-2.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-09/screenshot-quali-fehlermeldung-2.png)

<span style="color: rgb(224, 62, 45);">**3. Unvollständige Input-Daten**</span>  
In diesem Fall sollten Sie überprüfen, ob die **Stammdaten des Mitarbeiters** korrekt hinterlegt sind. Bereits kleine Eingabefehler, wie beispielsweise ein **Sonderzeichen** (z. B. `) im Namen, können die Berechnung verhindern. Entfernen Sie das fehlerhafte Zeichen oder korrigieren Sie die Stammdaten entsprechend, damit die Abrechnung erfolgreich durchgeführt werden kann.

# Abweichungen zur Probeabrechnungen

## Häufige Gründe für Abweichungen in der Lohnabrechnung

Abweichungen zwischen der in Neolohn erstellten Lohnabrechnung und den Werten Ihres Steuerberaters oder Ihrer Lohn-Buchhaltung können verschiedene Ursachen haben. Nachfolgend finden Sie die häufigsten Gründe:

### 1. Fehlerhafte oder unvollständige Stammdaten

- unterschiedliche **Steuerklasse**
- Falscher **Kinderfreibetrag**
- **Elterneigenschaft**
- **Beitragsgruppenschlüssel (BGS)** unterscheidet sich
- Gleitzone
- Fehlende oder falsche **Konfession**
- Falsche **Krankenkasse** oder **Beitragssatz**
- **Exportnummer der Lohnart nicht korrekt hinterlegt**
- Austrittsdatum

Bereits kleine Abweichungen in diesen Daten führen unmittelbar zu unterschiedlichen Steuer- und Sozialversicherungsberechnungen.

---

### 2. Abweichende Lohnarten-Schlüsselung

Ein sehr häufiger Grund für Differenzen ist eine nicht übereinstimmende **Schlüsselung der Lohnarten**. Entscheidend ist dabei, wie eine Lohnart:

- versteuert &amp; verbeitragt wird

In der **Verwaltung** können Sie einsehen, welche Lohnarten in der Mitarbeiter-Maske zur Verfügung stehen und wie diese steuer- und sozialversicherungsrechtlich behandelt werden.

[![Screenshot LohnartenVW.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-02/scaled-1680-/screenshot-lohnartenvw.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-02/screenshot-lohnartenvw.png)

Nach der Berechnung sehen Sie außerdem in der **Lohnabrechnung**, wie die jeweilige Lohnart tatsächlich geschlüsselt wurde.

Stimmt diese Behandlung nicht zu 100 % mit den Vorgaben Ihres Steuerberaters überein, entstehen Differenzen.

[![Screenshot La Schlüsslung.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-02/scaled-1680-/screenshot-la-schlusslung.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-02/screenshot-la-schlusslung.png)

---

## Lohnarten korrekt auswählen oder anpassen

Um eine passende Lohnart auszuwählen oder zu ergänzen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die **Verwaltung**.
2. Wechseln Sie in den Bereich **Lohnarten &amp; Bezüge**.
3. Klicken Sie auf **„+ Auswahl an Lohnarten“**.
4. Suchen Sie die passende Lohnart und klicken Sie auf **„Verwenden“**.

Die Lohnart steht nun in der Mitarbeiter-Maske zur Verfügung.

Um sie einem Mitarbeiter zuzuordnen:

1. Öffnen Sie die **Mitarbeiter-Maske**.
2. Wechseln Sie in den Bereich **Lohnarten &amp; Bezüge**.
3. Klicken Sie auf **„+ Lohnart hinzufügen“**.
4. Wählen Sie die gewünschte Lohnart aus und klicken Sie auf **„Verwenden“**.

Die Lohnart wird nun den aktiven Lohnarten des Mitarbeiters hinzugefügt.

Eine falsch verwendete Lohnart können Sie entweder vollständig entfernen oder den Haken bei **„Verwenden“** deaktivieren.

---

## Weitere mögliche Ursachen für Abweichungen

Zusätzlich können Differenzen entstehen durch:

- Nicht neu berechnete Mitarbeiter nach Änderungen
- Manuell geänderte Zeiten nach bereits erfolgter Berechnung
- Nicht berücksichtigte Einmalzahlungen oder Sonderzahlungen

# Lohnzahlungs-SEPA-Datei für das Online-Banking erstellen

Mit der SEPA-Datei stellen Sie eine vollständig vorbereitete Zahlungsdatei für Ihr Online-Banking bereit. Diese Datei enthält alle Lohnauszahlungsbeträge und kann direkt in Ihrem Banking-Tool hochgeladen werden – die Überweisungen sind sofort zahlungsfertig vorbereitet.

**Voraussetzungen:**

- In Ihrem Unternehmen muss unter **Verwaltung &gt; Stammdaten** eine gültige **IBAN** hinterlegt sein.
- Bei jedem Mitarbeiter muss im Stammdatensatz ebenfalls die **IBAN** korrekt eingetragen sein.

Erst wenn diese Angaben vollständig sind, kann die SEPA-Datei ohne Fehlermeldung erstellt und exportiert werden.

Sind alle Mitarbeiter korrekt berechnet, wählen Sie diejenigen aus, für die eine SEPA-Datei erstellt werden soll. Über den Button **„Angezeigte MA“** können Sie alle sichtbaren Mitarbeiter mit einem Klick markieren.

Anschließend wechseln Sie in den Menüpunkt **Berichte**. Im Bereich **Exporte** wählen Sie **„SEPA Mitarbeiterlöhne“** aus. Neolohn erzeugt daraufhin automatisch eine **XML-Datei**, die Sie lokal abspeichern können.

[![Screenshot Sepa.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/screenshot-sepa.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-11/screenshot-sepa.png)

Diese XML-Datei laden Sie anschließend in Ihrem Online-Banking hoch – die Überweisungen sind damit vollständig vorbereitet und können direkt ausgeführt werden.

#### **SEPA-Datei für Vorschüsse und Abschläge erstellen**

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Vorschüsse oder Abschläge auszahlen, können Sie in Neolohn ebenfalls eine SEPA-Datei erzeugen, die sich bequem in Ihr Online-Banking hochladen lässt. Voraussetzung ist, dass der Vorschuss beim Mitarbeiter als *Netto-Be-/Abzug* abgerechnet wurde.

Um die Lohnart für Vorschüsse oder Abschläge korrekt einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie in der **Verwaltung** den Bereich **Lohnarten &amp; Bezüge**.
2. Scrollen Sie nach unten zu **Netto-Be-/Abzüge** und klicken Sie auf **+ neuen Netto Be-/Abzug hinzufügen**.
3. Vergeben Sie eine **Bezeichnung**, z. B. *Vorschuss* oder *Abschlag*.
4. Tragen Sie eine **Lohnarten-Nr.** ein.
5. Wählen Sie als **Rechnungsgröße** den Wert *Monat*.
6. Den **Standardbetrag** lassen Sie auf 0, da der tatsächliche Betrag später direkt in der Mitarbeiter-Maske MA-spezifisch hinterlegt wird.
7. **WICHTIG:** Setzen Sie unbedingt den Haken bei **SEPA Vorschuss**, damit die Buchung später in der SEPA-Datei berücksichtigt wird.

[![Screenshot Sepa Vorschuss.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/screenshot-sepa-vorschuss.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-11/screenshot-sepa-vorschuss.png)

Nachdem die Lohnart für Vorschüsse eingerichtet wurde, können Sie den Vorschuss direkt beim Mitarbeiter hinterlegen. Öffnen Sie dazu in der Mitarbeiter-Maske den Bereich **Lohnarten &amp; Bezüge** und fügen Sie unter **Netto-Be-/Abzüge** den zuvor angelegten Vorschuss hinzu. Tragen Sie den individuellen Betrag ein und berechnen Sie anschließend den Mitarbeiter. Wiederholen Sie diesen Schritt bei allen Mitarbeitern, für die ein Vorschuss abgerechnet werden soll.

[![Screenshot sepa vs .png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/screenshot-sepa-vs.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-11/screenshot-sepa-vs.png)

Sind alle Vorschüsse erfasst und berechnet, markieren Sie die betreffenden Mitarbeiter und wechseln in den Bereich **Berichte**. Dort wählen Sie den Button **SEPA Mitarbeiter Vorschüsse** aus. Neolohn erstellt daraufhin automatisch eine XML-Datei, die Ihnen direkt zum Download bereitsteht. Diese Datei können Sie anschließend in Ihrem Online-Banking hochladen und die Überweisungen damit bequem ausführen.

# Tagesübersicht

Die **Tagesübersicht** bietet Ihnen eine kompakte und sofort verständliche Darstellung des aktuellen Personalstatus.  
Diese Ansicht ist besonders hilfreich, wenn Ihr Betrieb die **Neolohn-Zeiterfassung** und/oder den **Dienstplan** nutzt.

Sie sehen auf einen Blick:

- **Aktiv eingestempelte Mitarbeiter**
- **Mitarbeiter, die zu früh eingestempelt haben**
- **Geplante Mitarbeiter, die noch nicht eingestempelt sind**
- **Mitarbeiter, die sich nicht ausgestempelt haben**
- **Fehlende Mitarbeiter oder Abweichungen vom Dienstplan**

Die Tagesübersicht dient somit als schnelle Kontroll- und Entscheidungsgrundlage – insbesondere für Betriebsleiter oder Schichtführer.  
Personelle Abweichungen und kritische Situationen lassen sich sofort erkennen und direkt korrigieren.

[![Tagesübersicht.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/tagesubersicht.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-12/tagesubersicht.png)

## Produktivität anzeigen lassen

In diesem Bereich können Sie die **tägliche Produktivität Ihres Betriebs** ermitteln.  
Sobald **Soll- &amp; Ist-Tagesumsatz** sowie **Soll- &amp; Ist-Lohnkosten** eingetragen sind, berechnet Neolohn automatisch die **Produktivität in Prozent**.

Sie haben zwei Möglichkeiten, die Lohnkosten zu hinterlegen:

1. **Manuelle Eingabe**  
    Tragen Sie die gewünschten Werte direkt in die entsprechenden Felder ein.
2. **Übernahme aus dem Dienstplan**  
    Wenn Sie die im Dienstplan hinterlegten Sollkosten verwenden möchten, klicken Sie einfach auf das **kleine Dienstplan-Symbol**.  
    Die Daten werden automatisch übernommen.

Diese Funktion ermöglicht Ihnen eine schnelle und transparente Einschätzung der wirtschaftlichen Leistung eines Tages.

[![Tagesübersicht Dienstplankosten.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/tagesubersicht-dienstplankosten.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-12/tagesubersicht-dienstplankosten.png)

Um die **Produktivität einzelner Mitarbeiter** einzusehen, tragen Sie im Feld **„MA-Umsatz“** den Umsatz ein, den der jeweilige Mitarbeiter erzielt hat.  
Neolohn berechnet daraufhin **automatisch die jeweilige Produktivität in Prozent**.

[![Ma-Umsatz.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/ma-umsatz.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2025-12/ma-umsatz.png)

# Nachrichten System

Über das integrierte Nachrichtensystem können Sie direkt mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren. Die Nachrichten werden den Mitarbeitern in der **Neolohn Mitarbeiter-App** angezeigt und dienen der internen Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Personal.

### Voraussetzung

Damit das Nachrichtensystem genutzt werden kann, muss die Funktion in Neolohn aktiviert werden.  
Öffnen Sie dazu die **Verwaltung**, wechseln Sie in den Bereich **Einstellungen** und aktivieren Sie unter **App-Module** die Option **„Nachrichten-Funktion aktivieren“**.

### Berechtigungen und Empfang

Die Rollen **Sachbearbeiter** und **Chef vom Dienst** sind berechtigt, Nachrichten an die Mitarbeiter-App zu senden.  
Der Mitarbeiter kann die empfangenen Nachrichten jederzeit in der Mitarbeiter-App einsehen und darauf Antworten.

### Nachrichten Funktion deaktivieren 

1. 1. Gehen Sie in die **Verwaltung**.
    2. Wechseln Sie in den Bereich **Einstellungen**.
    3. Entfernen Sie den Haken bei **„Nachrichten-Funktion aktivieren“**.

Das Nachrichtensystem ist nun deaktiviert und Nachrichten können nicht mehr versendet oder empfangen werden.

### Nachricht versenden

Um eine Nachricht an einen Mitarbeiter zu senden, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die **Mitarbeitermaske** des entsprechenden Mitarbeiters.
2. Wechseln Sie in den Reiter **Postfach**.
3. Wählen Sie dort den Bereich **„Nachrichten (App)“** aus.
4. Sie gelangen nun in das Nachrichtensystem und können Ihre Nachricht verfassen und absenden.

[![Screenshot Nachricht verfassen.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/screenshot-nachricht-verfassen.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-01/screenshot-nachricht-verfassen.png)

# FAQ für Steuerberater

In diesem Abschnitt beantworten wir häufige Fragen der Steuerberater

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### Darf man Zuschläge nutzen, um den Mindestlohn zu erreichen – insbesondere Nachtzuschläge?

Ja. Auf der Seite des Zolls ist beschrieben, dass **Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge** zur Erreichung des Mindestlohns genutzt werden können:  
[https://www.zoll.de/DE/Fachthemen/Arbeit/Mindestarbeitsbedingungen/Mindestlohn-Mindestlohngesetz/Berechnung-Zahlung-Mindestlohns/Sonstige-Lohnbestandteile-Zulagen-Zuschlaege/sonstige-lohnbestandteile-zulagen-zuschlaege\_node.html<span aria-hidden="true" class="ms-0.5 inline-block align-middle leading-none"><svg aria-hidden="true" class="block h-[0.75em] w-[0.75em] stroke-current stroke-[0.75]" data-rtl-flip="" height="20" width="20" xmlns="http://www.w3.org/2000/svg"></svg></span>](https://www.zoll.de/DE/Fachthemen/Arbeit/Mindestarbeitsbedingungen/Mindestlohn-Mindestlohngesetz/Berechnung-Zahlung-Mindestlohns/Sonstige-Lohnbestandteile-Zulagen-Zuschlaege/sonstige-lohnbestandteile-zulagen-zuschlaege_node.html)

Wichtig ist hierbei die Unterscheidung:

- **Nachtzuschläge nach § 3b EStG** sind berücksichtigungsfähig und können zur Erreichung des Mindestlohns herangezogen werden, da es sich um freiwillige Leistungen des Arbeitgebers handelt.
- **Zuschläge für Nachtarbeit nach § 6 Abs. 5 ArbZG** entstehen hingegen aus einer gesetzlichen Verpflichtung. Wann diese Pflicht greift, ist im Arbeitszeitgesetz geregelt (23–6 Uhr, mehr als 2 Stunden sowie Wechselschicht oder mindestens 48 Tage pro Jahr).

Nur wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, handelt es sich um Nachtarbeit im gesetzlichen Sinne. In diesem Fall können Zuschläge zwar weiterhin steuer- und sozialversicherungsfrei gezahlt werden, sind jedoch **nicht mindestlohnrelevant**.

Berücksichtigungsfähig sind Nachtzuschläge:

- generell im Zeitraum von **20–23 Uhr**
- oder wenn mindestens eine Voraussetzung nach § 2 ArbZG nicht erfüllt ist

[![Grafik Zuschläge.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-04/scaled-1680-/grafik-zuschlage.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-04/grafik-zuschlage.png)

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### Werden Zuschläge auch für Urlaubs- und Krankheitstage berechnet?

Ja, nach dem **Entgeltausfallprinzip (§ 4 EFZG)**.

Das bedeutet, dass Mitarbeitende bei Krankheit oder Urlaub weder besser noch schlechter gestellt werden dürfen als bei regulärer Arbeit.

Konkret:

- Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit werden fortgezahlt
- die Fortzahlung erfolgt **brutto**
- bei Abwesenheit sind diese Zuschläge **nicht steuerfrei**, da sie nicht aktiv erarbeitet wurden

Den entsprechenden EFZG-Durchschnittswert berechnet Neolohn automatisch. Dieser wird auch in den **Bewegungsdaten** übermittelt, sodass keine eigene Berechnung notwendig ist.

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### Wie werden Zuschläge in Neolohn berechnet?

Zuschläge werden in Neolohn **nach gesetzlichen Vorgaben berechnet**.

Zusätzlich gilt:

- ab **25,00 €** werden Zuschläge **verbeitragt**
- ab **50,00 €** werden sie zusätzlich **versteuert**

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### Was ist die Lohnart „SFN Zuschläge aus Ausgleichsbetrag SV-pflichtig“?

In Bayern (**nur in Bayern**) verlangt die Rentenversicherung, dass für diese Zuschläge **Sozialversicherungsbeiträge** abgeführt werden.  
Das Finanzamt lässt diese weiterhin (berechtigterweise) **steuerfrei** auszahlen.

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### Wieso benötigt man eine zusammenführende Lohnart für Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge?

Die Zuschläge für **Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit** werden in einer gemeinsamen **SFN-Zuschlagslohnart** zusammengeführt, um die Lohnabrechnung übersichtlich zu halten und nicht unnötig zu verlängern oder zu verkomplizieren.

In Neolohn stehen dennoch detaillierte Auswertungen zur Verfügung, wie z. B. die **Stundenauswertung**, in der genau ersichtlich ist, wann welche Zuschläge berechnet wurden.

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### Wo sieht man die genaue Berechnung der Zuschläge?

In Neolohn gibt es den Bericht **Stundenauswertungen**. Dort ist genau aufgegliedert, wann welche Zuschläge berechnet wurden.

[![Stdauswertung.png](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-04/scaled-1680-/stdauswertung.png)](https://handbuch.neolohn.de/uploads/images/gallery/2026-04/stdauswertung.png)