Verwaltung 1. Unternehmen und Betriebsstätten Stammdaten Verwaltung: Stammdaten Unter Verwaltung → Stammdaten pflegen Sie die Stammdaten Ihres Unternehmens sowie die Ihrer Betriebsstätten. Das Unternehmen stellt dabei Ihre Hauptfirma dar, während Sie unter Betriebsstätten die Möglichkeit haben, weitere Betriebe anzulegen. Jede Betriebsstätte verfügt über eine eigene Betriebsstättennummer , wird jedoch über die Steuernummer des Unternehmens geführt. Wir empfehlen, sich einmal die Mühe zu machen, alle Felder vollständig auszufüllen , da Sie so einen zentralen Ort haben, von dem aus Sie jederzeit auf alle wichtigen Daten Ihres Unternehmens und Ihrer Betriebsstätten zugreifen können.   Betriebsstätte hinzufügen Unter dem Reiter Verwaltung → Stammdaten finden Sie unter Ihrem Unternehmen die Schaltfläche + Neue Betriebsstätte hinzufügen . Klicken Sie darauf, um eine neue Betriebsstätte anzulegen und deren Daten zu erfassen. Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Sie zunächst den Namen der neuen Betriebsstätte eintragen. Mit einem Klick auf OK wird die Betriebsstätte erstellt. Anschließend erscheint sie unterhalb der Unternehmensdaten, und über die entsprechende Schaltfläche können Sie alle weiteren relevanten Informationen hinterlegen.   Betriebsstätte wechseln  Möchten Sie in die Ansicht einer anderen Betriebsstätte wechseln, klicken Sie links unter der Monatsanzeige auf den aktuell ausgewählten Betrieb. Daraufhin öffnet sich eine Übersicht aller angelegten Betriebsstätten, aus der Sie die gewünschte auswählen können. 2. Bereiche und Posten Bereiche und Posten definieren Um die Personal Struktur Ihres Unternehmens festzulegen, Kosten nach Bereichen oder Einsatzorten auszuwerten und den Dienstplaner optimal zu nutzen, legen Sie Bereiche und die dazugehörigen Posten wie folgt an: Navigieren Sie zu Verwaltung → Stammdaten . Suchen Sie den Abschnitt Bereiche und klicken Sie auf + Neuer Bereich . Geben Sie den Namen des Bereichs ein, z. B. Verwaltung , Service oder Küche . Klicken Sie auf OK , um den Bereich zu erstellen. Sobald der Bereich angelegt ist, können Sie die dazugehörigen Posten definieren. Diese Zuordnung erleichtert die Strukturierung der Mitarbeitenden und sorgt dafür, dass Kosten, Einsatzorte und Arbeitspläne korrekt ausgewertet werden. Posten zuweisen Nachdem die Bereiche angelegt wurden, können Sie jedem Bereich spezifische Posten zuordnen. Posten spiegeln die unterschiedlichen Arbeitspositionen oder Rollen in Ihrem Unternehmen wider und sorgen dafür, dass Kosten, Einsatzorte und Arbeitspläne korrekt zugeordnet werden. Posten anlegen Navigieren Sie in der Software zu Verwaltung → Stammdaten → Betriebsstätte . Klicken Sie auf  Neuer Posten , um einen neuen Posten anzulegen. Tragen Sie die Bezeichnung des Postens ein und speichern Sie die Eingabe. Sobald der Posten erstellt wurde, kann er einem Bereich zugewiesen werden und steht für die Planung und Auswertungen innerhalb der Software zur Verfügung. 3. Qualifikationen Verwaltung: Qualifikationen In der Verwaltung können Sie die Qualifikationen festlegen, die später in der Mitarbeiter-Maske zur Auswahl stehen sollen. So gehen Sie vor: Klicken Sie auf + Neue Qualifikation hinzufügen . Es öffnet sich ein neues Fenster. Tragen Sie die Qualifikation ein – jeweils in den Formen neutral , weiblich und männlich . Optional können Sie direkt eine Qualifikationsnummer vergeben. Klicken Sie auf OK , um die Eingabe zu speichern. Die Qualifikation ist nun hinterlegt und kann einzelnen Mitarbeitern zugewiesen werden. 4. Lohnarten Verwaltung: Lohnarten  Im Bereich Lohnarten & Bezüge finden Sie alle Lohnarten, die Sie Mitarbeitern zuordnen können. Diese sind an die DATEV-Lohnarten angelehnt. Die Übersicht ist in folgende Spalten unterteilt: Lohnarten-Nr. Nummer, die Neolohn der jeweiligen Lohnart zuweist. Export-Nr. Hier wird die Nummer eingetragen, die Ihr Lohnbuchhalter/Steuerberater für diese Lohnart in DATEV vorgibt. Beispiel: Die Lohnart Mankogeld hat in DATEV die Nummer 2200 – tragen Sie diese hier ein. Export Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn die Lohnart exportiert werden soll. Entfernen Sie das Häkchen, wenn diese nicht im Export berücksichtigt werden soll. Bezeichnung Beschreibung der Lohnart. Standard Hier können Sie einen Standardwert für die Lohnart hinterlegen. Beispiel: Für Mankogeld 16,00 €, damit dieser Betrag automatisch monatlich abgerechnet wird. Rechengröße Bestimmt die Berechnungsweise der Lohnart, z. B. monatlich , täglich oder Menge × Faktor . Steuer & Sozialversicherung Zeigt an, wie die Lohnart versteuert und verbeitragt wird. Ausgleichsbetrag Setzen Sie ein Häkchen, wenn die Lohnart in den Ergänzungslohn einfließen soll. FinBu-Konto Hier können Sie das entsprechende Konto der Finanzbuchhaltung hinterlegen. Entfernen Entfernt die Lohnart aus der aktiven Liste. Hinweis: Die Lohnart wird nicht endgültig gelöscht , sondern nur aus der aktiven Auswahl entfernt. Weitere Lohnarten hinzufügen Sollte eine Lohnart in der aktiven Liste fehlen, können Sie über + Auswahl an Lohnarten weitere Lohnarten hinzufügen. Klicken Sie anschließend auf Verwenden . Tipp: Falls eine passende Lohnart nicht vorhanden ist, stehen Ihnen Musterlohnarten zur Verfügung. Diese können Sie individuell umbenennen und anschließend hinzufügen. Lohnartengruppen hinzufügen Mit Lohnartengruppen haben Sie die Möglichkeit, Vorlagen zu erstellen, die mehrere Lohnarten und Netto-Bezüge enthalten. Diese können Sie anschließend mit nur einem Klick einem Mitarbeiter zuweisen. So gehen Sie vor: Klicken Sie auf + Neue Lohnartengruppe hinzufügen . Vergeben Sie einen passenden Titel für die Vorlage, z. B. Standard Service Lohnarten . Wählen Sie alle gewünschten Lohnarten und Netto-Bezüge aus, die standardmäßig in dieser Vorlage enthalten sein sollen. Klicken Sie auf Fertig , damit die Vorlage gespeichert wird. Die erstellte Lohnartengruppe steht anschließend in der Mitarbeiter-Maske zur Auswahl bereit und kann direkt zugewiesen werden. 5. Netto Be-/Abzüge Verwaltung: Netto-Be-/Abzüge Netto-Be-/Abzüge sind Buchungen, die erst nach der Steuer- und Sozialversicherungsberechnung berücksichtigt werden. Das bedeutet: Sie beeinflussen nicht das Steuer- oder Sozialversicherungs-Brutto, sondern wirken sich direkt auf das Netto aus. Beispiele für Netto-Abzüge (werden vom Netto abgezogen) Pfändungen Vorschüsse Sachbezugskosten (z. B. Kantinenpauschale 4,40 € täglich, wenn der Mitarbeiter mitisst) Rückzahlungen vom Mitarbeiter Beispiele für Netto-Bezüge (werden dem Netto hinzugerechnet) steuerfreie Erstattungen (z. B. Fahrkostenerstattung, Verpflegungspauschalen) Auslagenersatz (z. B. wenn ein Mitarbeiter etwas für die Firma ausgelegt hat und das Geld zurückerhält) steuerfreie Zuschüsse (z. B. Internetzuschuss mit Nachweis) Neue Netto-Be-/Abzüge hinzufügen Um einen neuen Netto-Bezug oder Abzug zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie auf + Neue Netto Be-/Abzüge hinzufügen . Vergeben Sie eine Bezeichnung für den Bezug und bestätigen Sie mit OK . Der neue Bezug erscheint nun in der aktiven Liste und kann individuell angepasst werden: Lohnarten-Nr. : Nummer, die Neolohn der jeweiligen Lohnart zuweist. Export-Nr. : Nummer, die Ihr Lohnbuchhalter oder Steuerberater für diese Lohnart in DATEV vorgibt. Export : Häkchen setzen, wenn die Lohnart exportiert werden soll. Entfernen Sie das Häkchen, wenn sie nicht exportiert werden soll. ohne „-“ : Setzen Sie hier ein Häkchen, damit beim Export das Minuszeichen nicht übernommen wird. Dies ist nützlich, wenn das andere Lohnsystem den Abzug bereits als Minusbetrag hinterlegt hat. Bezeichnung : Beschreibung der Lohnart. Standardbetrag : Hier können Sie einen Standardwert für die Lohnart hinterlegen. Rechengröße : Bestimmt die Berechnungsweise der Lohnart, z. B. monatlich , täglich oder Menge × Faktor . AG-Kostenrelevant : Legt fest, ob der Nettobezug bei den Arbeitgeberkosten berücksichtigt wird. SEPA-Vorschuss : Wird der Haken gesetzt, wird der Bezug im SEPA-Vorschuss berücksichtigt. FinBu-Konto : Hier kann das entsprechende Konto der Finanzbuchhaltung hinterlegt werden. Entfernen : Entfernt die Lohnart aus der aktiven Liste. Hinweis: Die Lohnart wird nicht vollständig gelöscht , sondern nur aus der aktiven Auswahl entfernt. 6. Einsatzorte Einsatzorte hinterlegen In diesem Bereich können Sie alle Einsatzorte Ihrer Betriebstätten hinterlegen. Dies kann sowohl für unterschiedliche Bereiche als auch für Events oder besondere Einsatzorte erfolgen. Einsatzorte sind besonders nützlich, da Sie im Bereich Berichte Auswertungen nach Einsatzort erstellen können. Je nach Bedarf können Sie also beliebig viele Einsatzorte anlegen, um später gezielte Auswertungen zu erhalten. Einsatzort anlegen:  Um einen neuen Einsatzort anzulegen, gehen Sie in der Software zu Verwaltung → Einsatzorte und klicken auf + Neuen Einsatzort hinzufügen . Vergeben Sie eine passende Bezeichnung für den Einsatzort und bestätigen Sie mit OK . Der Einsatzort erscheint anschließend in der Mitarbeiter-Maske und kann einzelnen Mitarbeitenden zugewiesen werden. 7. Schriftverkehr Schriftverkehr-Vorlagen verwalten In diesem Bereich können Sie alle Vorlagen für Schriftverkehr verwalten, wie zum Beispiel Arbeitsverträge, Abmahnungen oder Kündigungen , die später in der Mitarbeiter-Maske erstellt werden können. Eigene Vertragsvorlage erstellen Um eine neue Vorlage anzulegen, navigieren Sie in der Software zu Verwaltung → Schriftverkehr und klicken dort auf Vorlagen . Wählen Sie anschließend „Neue Vorlage“ aus. Sie haben die Möglichkeit, eine bestehende Vorlage zu kopieren und zu bearbeiten oder „Keine Auswahl“ zu wählen, wenn Sie eine komplett neue Vorlage erstellen möchten. Geben Sie der Vorlage einen aussagekräftigen Namen , zum Beispiel Vollzeit Arbeitsvertrag Service Betriebsstätte München , und bestätigen Sie mit OK . Die neue Vorlage steht anschließend in der Mitarbeiter-Maske → Reiter Postfach zur Verfügung und kann dort für einzelne Mitarbeitende genutzt werden. 8. Benutzer und Rollen Neuen Benutzer anlegen Um einen neuen Zugang zur Software zu erstellen, unterscheiden Sie zunächst zwischen internen und externen Benutzern . Interne Benutzer sind Ihre Mitarbeiter, die bereits in der Software angelegt und in der Mitarbeiterliste aufgeführt sind. Externe Benutzer sind beispielsweise Ihr Lohnbuchhalter oder andere Personen außerhalb Ihres Unternehmens. Je nach Auswahl klicken Sie entweder auf +Neuen externen Benutzer anlegen oder auf +Mitarbeiter eine neue Rolle zuweisen . Anschließend tragen Sie den Namen sowie die E-Mail-Adresse der Person ein. Im nächsten Schritt vergeben Sie eine Rolle , die den Umfang der Zugriffsrechte bestimmt. Eine detaillierte Beschreibung der verfügbaren Rollen finden Sie weiter unten in diesem Handbuch. Der neu angelegte Benutzer erhält im Anschluss automatisch eine E-Mail von twodoxx by Neolohn . Sollte diese nicht im Posteingang erscheinen, empfehlen wir, den Spam-Ordner zu überprüfen. In der E-Mail befindet sich ein Link, über den der Benutzer aufgefordert wird, ein individuelles Passwort für seinen Account zu erstellen. Das Passwort muss folgende Anforderungen erfüllen: mindestens 10 Zeichen , enthaltene Sonderzeichen , Groß- und Kleinbuchstaben sowie Zahlen . Nach Abschluss der Passwortvergabe sind die E-Mail-Adresse und das gewählte Passwort die persönlichen Zugangsdaten für den Login in Neolohn.   Welcher Benutzer kann was: Unter Verwaltung -> Benutzer findet man die Benutzerverwaltung und die Rollenzuweisung. Sachbearbeiter:  Hat Zugriff auf die Unternehmensverwaltung Kann in neolohn andere Benutzer anlegen und deaktivieren  Kann in neolohn Mitarbeitern weitere Rollen zuweisen Kann Mitarbeiter anlegen, auf den Dienstplan zugreifen, die Vergütung der Mitarbeiter sehen und verändern und Berichte sowie Dokumente erstellen. Chef vom Dienst (Budget) Kann Mitarbeiter anlegen Kann auf den Dienstplan zugreifen Kann Arbeitszeiten bei den Mitarbeitern ergänzen und anpassen Kann Arbeitgeberkosten der Mitarbeiter sehen (in der Übersicht und im Dienstplan) KANN NICHT : Zugriff auf die Unternehmensverwaltung, Erstellung und Einsicht von Dokumenten und Berichten Chef vom Dienst Kann das Selbe wie „Chef vom Dienst (Budget)“ KANN ZUSÄTZLICH NICHT : Einsicht der Arbeitgeberkosten pro Mitarbeiter Dienstplaner: Kann ausschließlich den Dienst planen (ohne Budget) Zeitenpfleger:  Kann Arbeitszeiten bei den Mitarbeitern ergänzen und anpassen Zugriff nur auf die Zeiteneingabe relevanter Daten der Mitarbeiter  Voller Zugruff auf den Dienstplan ohne Budget Zeiterfassung Systembenutzer der nur auf die Zeiterfassung zugreifen kann Infos zum aktivieren der Zeiterfassung auf ihrem Tablet finden sie hier:   https://handbuch.neolohn.de/books/neolohn-kunden-handbuch/page/3-zeiterfassung Pausenmodelle für Zeiterfassung einstellen & erstellen In der  Verwaltung → Zeitregeln können Sie individuelle Pausenmodelle festlegen, die bei der Zeiterfassung der Mitarbeiter automatisch hinterlegt und genutzt werden können. Standardmäßig ist das gesetzliche Pausenmodell in der Verwaltung hinterlegt: Ab 6 Stunden Arbeitszeit: 30 Minuten Pause Ab 9 Stunden Arbeitszeit: 15 Minuten Pause Sie können jedoch auch eigene Pausenregelungen erstellen, z. B. für unterschiedliche Bereiche oder Mitarbeitertypen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: Klicken Sie auf „Pausenmodell wählen“ . Geben Sie im leeren Feld unter Bezeichnung den Namen Ihres Pausenmodells ein, z. B. Pause Auszubildende oder Pausen Küche.  Klicken Sie auf „Extra Pause“ , um eine neue Pause hinzuzufügen. Legen Sie fest, nach wie vielen Stunden Arbeitszeit die Pause greifen soll (z. B. 5 Stunden) und wie viele Minuten abgerechnet werden sollen (z. B. 30 Minuten). Über das Kästchen mit dem €-Symbol können Sie festlegen, ob die Pause bezahlt werden soll. Haken gesetzt = bezahlt, Haken entfernt = unbezahlt. Klicken Sie auf „Neu erstellen“ , um die Pausen-Vorlage zu speichern. Danach steht Ihre Vorlage zur Verfügung und kann in der Mitarbeiter-Maske → Bereich Beschäftigung/Tätigkeit ausgewählt und dem Mitarbeiter zugewiesen werden. Sind die Arbeitszeiten in der Mitarbeiter-Maske erfasst, wird die Pause automatisch entsprechend des hinterlegten Pausenmodells berechnet. Um die Pause für einzelne Tage einzusehen, klicken Sie auf den jeweiligen Tag. Im mittleren Bereich wird die berechnete Pause direkt angezeigt. Zusätzlich können Sie oberhalb der erfassten Arbeitszeiten eine zweite Anzeigezeile einblenden, indem Sie den Haken in der zweiten Zeile setzen (siehe Markierung im Beispielbild). Dadurch werden die Pausen übersichtlich mit dargestellt. Zeitenimport aus anderen Systemen Im Reiter  Verwaltung > Zeitregeln können im Bereich Zeitenimport aus verschiedenen Quellen importiert werden. Diese Importe können Zeiten von mehreren Mitarbeiter gleichzeitig aus einer Betriebsstätte abrufen und in neolohn importieren. Zeiten aus E2N Sofern Sie Ihre Zeiterfassung über die Software von E2N durchführen, können Arbeitszeiten und Abwesenheiten über unsere interne Schnittstelle importiert werden. Hierfür wird der in der E2N-Software hinterlegte API-Key benötigt sowie eine kurze Konfiguration durch das neolohn-Team. Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie diese Schnittstelle nutzen möchten, da eine manuelle Freischaltung unsererseits erforderlich ist. Zeitenimport aus CSV Ebenfalls können Zeiten aus einer CSV-Datei importiert werden. Dafür reicht der Upload einer einfacher CSV-Datei, die im Folgenden Format importiert werden muss: Betriebsnummer;Personalnummer;Postennummer;Qualifikationsnummer;Datum;Von;Bis;Dauer;Schichtnummer(optional);EGFZ;Einsatzort(optional) Bitte geben Sie keine Headerzeile an Pausen werden hier einzeln angegeben Das Pausenmodell ist auch anwendbar wenn keine Pausen explizit angewendet werden, dann muss das Feld Dauer die gesamte Schichtzeit  inklusive Pausen betragen. Beispiel: 12345678;123;7;2;06.05.2025;06:45;11:08;04:23;1;1;16 12345678;123;7;2;06.05.2025;11:08;11:53;00:45;2;31;16 12345678;123;7;2;06.05.2025;11:53;16:15;04:22;3;1;16 Feldbeschreibung: Betriebsnummer:  Die in der Betriebstätte hinterlegte Betriebsnummer Personalnummer:  Die im Mitarbeiter hinterlegte Personalnummer Postennummer:  Die in der Betriebsstätte hinterlegte Postennummer (Kostenstelle) Qualifikationsnummer:  Die hinterlege Qualifikationsnummer (muss dem Mitarbeiter zugeordnet sein) Datum:  Das Datum der Schicht im Format TT.MM.JJJJ bzw. DD.MM.YYYY, z.B. "07.06.2025" Von:  Start Uhrzeit der Schicht im Format HH:mm, z.B. "07:00" Bis:  Ende Uhrzeit der Schicht im Format HH:mm, z.B. "15:05" Dauer:  Dauer der Schicht im Format HH:mm, z.B. "08:05" für 8 Stunden und 5 Minuten Schichtnummer:  Laufende Schichtnummer des Tages (optional) EGFZ:  Typ der Schicht (z.B. 1 für Arbeit, 2 Urlaub, 3 Krank, 31 unbezahlte Pause, ...) Einsatzort: Die im Unternehmen hinterlegte Einsatzortsnummer (muss dem Mitarbeiter zugeordnet sein) (optional) Zeitenimport aus eigener API Zeiten können ebenfalls aus einer API-Schnittstelle geladen werden, die Einstellungen dafür können in der letzten Option unter  Zeiten aus eigener API abrufen getätigt werden. Dieses Feld ist aufklappbar. Bitte entnehmen Sie die Informationen zum Import von Zeiten über eine selbst entwickelte Schnittstelle dem folgenden Dokument. Zeitdatenschnittstelle - neolohn - RESTAPI.pdf