Fahrtkostenzuschuss

Der Fahrtkostenzuschuss ist eine freiwillige Unterstützung durch den Arbeitgeber für die tägliche Fahrt des Arbeitnehmers von dessen Wohnung zur ersten Tätigkeitsstädte. Es gibt kein Gesetz, das den Arbeitgeber zur Zahlung dieses Zuschusses verpflichtet. Darüber hinaus muss der Fahrtkostenzuschuss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet werden. Eine Gehaltsumwandlung ist also nicht möglich. 

Beim Fahrtkostenzuschuss des Arbeitgebers für Fahrten des Arbeitnehmers gibt es grundsätzlich zwei Optionen, die voneinander zu unterscheiden sind:

1. Klassischer Fahrtkostenzuschuss für die Fahrt zwischen Wohnung und erster Arbeitsstädte 
2. Fahrtkostenzuschuss in Form eines Jobtickets bei Benutzung der öffentlichen Verkehrsmittel

Es ist zu beachten, dass steuerfreie bzw. pauschal versteuerte Fahrtkostenzuschüsse den Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers in dessen Steuererklärung mindern.

Klassischer Fahrtkostenzuschuss

Für die Fahrt zwischen der Wohnung des Arbeitnehmers und der ersten Tätigkeitsstädte kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Fahrtkostenzuschuss zahlen. Der Fahrtkostenzuschuss muss vom Arbeitgeber mit 15 % pauschal versteuert werden, ist aber von der Sozialsversicherungspflicht befreit. Die pauschale Steuer kann entweder vom Arbeitgeber gezahlt oder auf den Arbeitnehmer abgewählt werden.

Für die Berechnung der möglichen Höhe des Fahrtkostenzuschusses sind die folgenden Parameter relevant:

• Einfache Entfernung zwischen Wohnung des Arbeitnehmers und der ersten Tätigkeitsstädte
• Entfernungspauschale von 0,30 € pro Kilometer
  • Ab dem 01.01.2022 beträgt die Entfernungspauschale ab den 21. Kilometer 0,38 €
• Gearbeitete Tage im Monat in der ersten Tätigkeitsstädte (ohne Krank, Urlaub und Auswärtstätigkeiten)
  • Zur Vereinfachung kann im Lohnsteuerabzugsverfahren von 15 gearbeiteten Tagen pro Monat ausgegangen werden (nicht gültig bei Teilzeit oder Home Office)
• Zu beachten: jährlicher Höchstbetrag der Entfernungspauschale von 4.500,00 € / Jahr bzw. 375,00 € / Monat  

Beispiel

Ein Arbeitnehmer fährt an 15 Tagen im Monat mit dem eigenen Auto in die Arbeit. Dir Entfernung zur ersten Tätigkeitsstädte beträgt 20 km. Der Arbeitgeber bezahlt dem Arbeitnehmer zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn einen Fahrtkostenzuschuss in Höhe der zulässigen Entfernungspauschale. Die pauschale Steuer i.H.v. 15 % zahlt der Arbeitgeber.

Umsetzung in der Software

1. Berechnung der Höhe der zulässigen Entfernungspauschale:
   0,30 € x 20 Kilometer = 6,00 € pro Tag
   6,00 € x 15 Arbeitstage = 90,00 € pro Monat
2. Lohnart bei Arbeitnehmer hinzufügen:
   Fahrtkostenzuschuss pauschal 15% (LaNr. 7) unter 'Mitarbeiter>Beschäftigung>Lohnarten' Hinzufügen und  90,00 € bei Betrag eingeben
3. Pauschale Lohnsteuer berechnen:
   90,00 € x 15 % = 13,50 € pro Monat (Pauschale Lohnsteuer für den Arbeitgeber -> taucht nicht auf der Lohnabrechnung des Arbeitnehmers auf)

Jobticket

Fahrtkostenzuschüsse, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden und im Zusammenhang mit der Benutzung der öffentlichen Verkehrsmittel stehen (= Jobticket), sind steuer- und sozialversicherungsfrei. Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Fahrtkostenzuschuss zahlt, der die Kosten des Jobtickets übersteigt, ist der Differenzbetrag normal steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Seit 2019 besteht zudem die Möglichkeit den Fahrtkostenzuschuss im Zusammenhang mit einem Jobticket pauschal mit 25 % zu versteuern. Diese pauschale Steuer kann entweder vom Arbeitgeber gezahlt oder auf den Arbeitnehmer abgewälzt werden.
Für den Arbeitnehmer hat das den Vorteil, dass der gezahlte Zuschuss keinen Einfluss auf die abzugsfähigen Werbungskosten in der Steuererklärung des Arbeitnehmers hat. Die Entfernungspauschale kann folglich in der Steuererklärung als Werbungskosten angegeben werden. Die pauschale Steuer kann entweder von Arbeitnehmer gezahlt werden oder auf den Arbeitgeber abgewälzt werden. 

Beispiel

Ein Arbeitnehmer erhält von seinem Arbeitgeber zusätzlich zu seinem Gehalt ein Jobticket gezahlt, mit dem er täglich zur Arbeit fahren kann. Das Jobticket kostet monatlich 50,00 €. Der Weg von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstädte beträgt  20 km. 

Umsetzung in der Software

Möglichkeit 1 - Steuerfreiheit:

Möglichkeit 2 - Pauschalierung: